andrey

Путь к Файлу: /4 курс / PIZB-10_05_01_14 / ПроектИС_Жданов_ПИЗб-10 / Моделирование процессов1.doc

Ознакомиться или скачать весь учебный материал данного пользователя
Скачиваний:   1
Пользователь:   andrey
Добавлен:   05.01.2015
Размер:   7.3 МБ
СКАЧАТЬ

Моделирование процессов

 

Для реализации разработанной стратегии предстоит смоделировать деятельность предприятия. Можно разработать удачную стратегию поведения компании, но не воплотить на практике, поскольку для реализации необходимо довести определенное задание до каждого подразделения и участка предприятия, а также отследить выполнение этого задания. В данной главе представлены принципы оптимального разделения деятельности предприятия на участки, а также приведен ряд задач, которые должны выполнять соответствующие подразделения. Моделирование процессов является вторым блоком в общей схеме управления (рис. 3.1).

 

Моделирование процессов1

 

Глава начинается с изложения системного подхода к описанию деятельности; далее рассмотрены методы анализа системы и, наконец, дан обзор основных моделей.

 

3.1. Элементы системного анализа

Понимание основных принципов системного анализа — необходимое условие отражения общих элементов информационной системы предприятия и их взаимосвязи. Системный подход позволяет полностью отразить все подсистемы и модули, по которым происходит движение информации, а также последовательность ее преобразования. Кроме этого, системный подход широко используется для описания структуры и деятельности организаций.

В последние 50 лет системный подход получил свое развитие как теория для описания сложных технологических и социальных систем. Он предполагает взаимосвязь отдельных частей системы, а также связь с окружающей средой.

Теория систем включает два подхода к восприятию проблем и способов достижения цели. Первый называется жестким и предполагает, что. проблему можно определить однозначно, а способы ее решения известны, причем их число конечно. Мягкий подход применяется для описания плохо определенных и мало структурированных систем.

Деятельность предприятия — это совокупность процессов, на которые оказывают влияние многие факторы. Моделирование предприятия предполагает упрощение путем воспроизведения наиболее существенных элементов и абстрагирования от многих незначительных факторов. Вместе с тем их полное игнорирование неоправданно. При моделировании таких экономических объектов, как предприятия, актуален учет совокупности всех факторов. Особенностями экономического поведения являются низкая детерминированность, стохастическая природа экономической динамики. Иногда незначительные факторы могут сильно повлиять на ход событий. Поэтому при моделировании предприятий особое внимание нужно уделять принципам системного подхода. Основные понятия системного анализа - это система, обратная связь, окружающая среда, синергетический эффект.

Система может быть определена как совокупность взаимосвязанных элементов, которые работают вместе для достижения определенной цели. Поскольку отдельные элементы связаны друг с другом, изменение одного из них ведет к изменению других.

Это свойство называется взаимозависимостью. Зависимость в системе может быть разной степени. Существуют тесно связанные и несвязанные элементы. Между двумя связанными системами происходит интенсивный обмен информацией, продуктами и т.д. Нарушение этой связи может вести к сбоям в работе системы. В качестве примера взаимосвязанных систем можно привести промышленное предприятие, работающее по принципу «]и5Т-т-1:1те» (точно в срок). Это значит, что производство и поставка частей для комплектации осуществляются без промежуточного хранения. Продукция производится ровно в том количестве, которое определено производственным планом, и ровно в то время, которое там указано. В случае сбоя поставки страдают как последующие звенья, так и параллельные. Если между двумя названными блоками предусмотрена операция хранения, эти две системы не будут связаны друг с другом напрямую.

Обратная связь — связь между выходом и входом системы. Если обнаружены отклонения выхода от желаемого результата, то на вход посылается корректирующая информация.

Обратная связь может быть положительной или отрицательной. Она используется для описания отношения желательных параметров выхода и фактических значений. В случае отклонений на вход посылается воздействие, корректирующее вход. В случае отрицательной связи корректирующее воздействие выглядит следующим образом: если произошел перерасход по какой либо статье бюджета в текущем периоде, то бюджет на следующий период уменьшается. В случае положительной обратной связи отклонение от ожидаемого результата корректирует ожидаемый результат. Например, непредвиденный рост продаж при положительной связи вызовет увеличение объема выпускаемой продукции.

Окружающая среда. Система не может функционировать в полной изоляции. Она соприкасается с окружающей средой, которая может быть представлена как другой системой, так и отдельными агентами.

Система отделена от окружающей среды границами. Все, что находится под контролем системы, входит в нее как составная часть, а все, что за пределами контроля, относится к окружающей среде. Границы системы непостоянны и могут изменяться. Так, если предприятие учредило дочернюю фирму или произошли операции слияния или поглощения, границы системы изменяются.

Связь с окружающей средой может быть разной интенсивности. В зависимости от этого системы подразделяют на открытые и закрытые.

Система может включать в себя подсистемы. Подсистемой называется группа взаимосвязанных элементов, действующих как часть системы. Каждая из подсистем имеет свой вход и выход.

Синергетический эффект — системный эффект, предполагающий, • что целое больше, чем сумма составных частей. Соединение элементов приводит к новому результату, который недостижим при их существовании отдельно друг от друга. Часто этот эффект называют правилом «2+2= 5».

3.1.1. Поведение системы

Поведение может быть описано несколькими способами и охарактеризовано с разных сторон. С точки зрения системного подхода при моделировании поведения учитываются следующие понятия:

Ø многовариантность. Предполагается, что одного и того же результата можно достичь несколькими способами. В отношении моделей процессов предприятия это означает, что один и тот же процесс может иметь разную структуру и притом обладать одинаковыми показателями эффективности или качества;

Ø гибкость параметров системы. Это одно из основных требований к системе, обеспечивающих ее гибкость при возбуждающих воздействиях. Система время от времени может испытывать сильные колебания на входе, вызванные внешними или внутренними воздействиями. Для устойчивого функционирования ей необходимо адекватно реагировать на изменившуюся обстановку и своевременно адаптироваться к новым условиям. Например, компьютерная информационная система с гибкими параметрами должна воспринимать информацию разных форматов, поддерживать изменение процессов и т.д. В отношении предприятия гибкость системы означает учет новых требований покупателей, изменение деятельности соответственно новым предпочтениям. У консервативных или бюрократических структур возможности изменения ограничены;

Ø гибкость системы связана с другой ее характеристикой — адаптивностью. Под адаптивностью понимается возможность системы самонастраиваться. Такие системы называют самоорганизующимися или кибернетическими. Их изменение происходит автоматически при изменении параметров входа. Примерами могут служить коммерческое или некоммерческое предприятие, а также отдельные методы обработки данных в системах поддержки принятия решений, например нейронные сети и элементы искусственного интеллекта;

Ø детерминированные и стохастические системы. В детерминированных или механических системах выход всегда может быть предсказан по параметрам входа. Примерами служат настольный калькулятор и прикладная система бухгалтерского учета, где процедура расчета баланса и других отчетов жестко определена и регламентирована соответствующими документами.

В стохастической или вероятностной системе результаты выхода не могут быть определены с абсолютной точностью. Пример — система планирования загрузки мощностей предприятия. Реальная загрузка зависит от многих параметров, которые не учитываются при планировании. К стохастическим относятся все системы прогнозирования (например, продаж, доли рынка и т.д.).

 

3.2. Методы анализа системы

В начале построения системы моделей необходимо получить представление об организации и той среде (экономической, информационной), в которой она работает. Для этого предназначено несколько методов анализа.

Методы анализа системы будут определяться, по крайней мере, двумя факторами - уровнем модели и областью моделирования:

Ø уровень создаваемой модели. Модель может быть разработана для решения проблем или для создания условий решения этих проблем. В любом случае модель предназначена для улучшения информационного обеспечения принятия решений на разных уровнях. Это может быть операционный уровень, уровень управленческого персонала среднего звена либо уровень стратегического управления. В зависимости от этого выбирается техника проведения анализа; так, для стратегического уровня большее значение имеет интервью первого лица организации. В случае создания системы транзакций большее значение будут играть обзор существующих процессов, наблюдение за ними;

Ø границы функциональной области. Создаваемая модель может касаться только одной функциональной области, например бухгалтерского учета и финансов, или включать сквозной процесс, проходящий через несколько функциональностей. В случае моделирования одной функциональности нужно будет описать связь с другими подразделениями организации. Форма этой связи определяется организационной культурой, структурой, а также методами принятия решений.

После определения границ моделирования и организационного уровня, который будет задействован, можно приступать к выявлению наиболее важных моментов. Выделяют несколько методов анализа системы (или методов нахождения существенных фактов для отражения в модели). Подробно они описываются ниже.

 

3.2.1. Интервьюирование

Интервьюирование - наиболее важный и распространенный метод выявления существенных элементов создаваемой модели. Он в большей мере является искусством, чем механической техникой. Однако можно дать несколько рекомендаций по организации и проведению интервью. Выделяют следующие элементы интервьюирования: план интервью, проведение беседы, запись.

При построении плана интервью необходимо структурировать основные черты и недостатки существующей информационной системы, а также требования, предъявляемые к будущей системе. План отражает следующие моменты:

Ø перечисляются цели, которые должны быть достигнуты в процессе интервьюирования;

Ø должен быть аккуратно выделен предмет интервью. Информация, получаемая в результате, должна соотноситься с будущей моделью. Например, если идет речь о создании системы автоматизации транзакций, то интервьюируются в основном сотрудники бухгалтерии, а не руководство компании;

Ø для анализа привлекаются клиенты компании. Возможно, у них есть какие-то сложности при установлении отношений с теми подразделениями компании, которые вы моделируете. Конечная модель деятельности должна предполагать устранение этих сложностей;

Ø нужно согласовать место и время проведения интервью, определить типы вопросов.

Проведение интервью должно подчиняться следующим принципам :

Ø интервью должно иметь четкую структуру, которая предполагает следование некоему перечню тем. В конце каждой темы можно дать заключение с кратким изложением сказанного;

Ø человек, проводящий интервью, должен хорошо уметь слушать. Это особенно важно, когда речь идет о незнакомых или сложных системах;

Ø  при проведении интервью необходимо сочетать открытые и закрытые вопросы, чтобы получить максимум информации. Закрытые вопросы предполагают ответ «да» или «нет», а открытые — изложение мнения или идей относительно новой системы участника интервью, равно как и выражение точки зрения коллектива по этому вопросу;

Ø интервью должно быть структурировано с организационной точки зрения. Есть три типа структуры интервью. Первый тип — пирамидальная структура: разговор начинают с множества мелких вопросов и постепенно переходят к общим. Второй тип структуры — «воронка». В этом случае интервью начинается с общих вопросов и заканчивается частными. Третий вид — «ромб», когда интервью начинается со специфических вопросов, в середине обсуждаются общие, а в конце опять происходит конкретизация.

Советы по проведению интервью:

Ø никогда не следует критиковать человека, которого вы интервьюируете;

Ø интервью должно длиться не более получаса.

Запись интервью. При проведении интервью необходимо фиксировать основные моменты. Может быть полезной зарисовка диаграмм, процессов. Иногда для записи интервью используется диктофон. При записи нужно выделять три основных атрибута системы предприятия:

Ø бизнес-процессы. Необходимо зафиксировать работы, при выполнении которых вход трансформируется в выход, а результат этого процесса может быть задействован в работе предприятия;

Ø данные отображают ход и состояние бизнес-процессов организации;

Ø движение информации. Бизнес-процессы связаны друг с другом, они не могут существовать изолированно. Поэтому нужно отслеживать логические переходы от одного бизнес-процесса к другим.

Возникают следующие проблемы с интервью как с источником информации:

Ø информация исходит от одного человека, который не обязательно является сторонником ваших методов реорганизации предприятия, поэтому может дать неточные сведения. В результате преобразований могут понадобиться сотрудники с более высокой квалификацией, чем прежде, и люди будут с осторожностью относиться к нововведениям;

Ø часто происходит смешивание понятий. В ходе интервью должно выясниться, что ожидается в конце, а не как этого достичь;

Ø техника проведения интервью зависит от качеств человека, которого вы интервьюируете. Офисные сотрудники не привыкли заниматься описанием своей работы, в то время как управленческий персонал делает это более спокойно, способен анализировать свою деятельность;

Ø аналитик, проводящий интервью, должен очень живо реагировать на ход разговора, быстро анализировать сказанное, отфильтровывать ненужные факты, шум. Это тонкая техника, и она отличается, скажем, от быстрого реагирования на события при работе с компьютером. Интервью является существенным источником информации. Для получения полноценной картины о работе организации опрос должен сочетаться с другими методами анализа ее деятельности.

Ø

3.2.2. Анкетирование

Анкетирование используется для получения конкретного вида информации об исследуемой организации и применяется при анализе системы в ограниченных случаях. Причины заключаются в следующем:

Ø очень сложно сформулировать вопрос так, чтобы все респонденты однозначно трактовали его смысл;

Ø для составления качественной анкеты аналитик должен хорошо разобраться в системе, поэтому анкетирование целесообразно проводить в конце обследования, а не в начале;

Ø сложно обрабатывать большое количество анкет, особенно содержащих открытые вопросы.

Вместе с тем анкетирование удобно проводить в случае, если есть необходимость опросить большое количество людей, например клиентов компании.

Анкеты можно использовать как средство проверки результатов обследования, полученных при помощи других методов. Использование стандартных вопросов для анкетирования большого количества людей помогает создать качественную модель.

 

3.2.3. Обзор документов

Большая часть информации о деятельности предприятия документируется, поэтому на следующем этапе обследования осуществляется просмотр документов. Имеет смысл просмотреть документы, которые помогают создать общую картину работы предприятия. К таковым относятся:

Ø инструкции по выполнению работ;

Ø бланки документов, которые заполняются сотрудниками и перемещаются между подразделениями организации. По этим документам аналитик может отследить движение информации по предприятию и выяснить, как организовано ее хранение;

Ø должностные инструкции;

Ø документы, определяющие политику предприятия в области информационной системы;

Ø описание предприятия для посетителей, информация о работе компании;

Ø описание предыдущих исследований информационной системы, а также техническое задание, спецификация, руководство пользователя существующей компьютерной информационной системы.

Недостатки метода. В организации существует большое количество задокументированной информации, и часто бывает сложно вычленить необходимые сведения из всей совокупности. Документы могут не содержать требуемой информации за прошлый период, поскольку их состав часто меняется и сопоставить старый формат с новым не всегда просто. Несмотря на эти недостатки, обзор документов является важным источником информации.

3.2.4. Наблюдение

Наблюдение — еще один важный источник информации для выявления недостатков существующего способа работы. Этот способ обследования применяют, когда есть необходимость изучить продолжительность какого-либо процесса или точно понять, как он протекает.

При использовании данного метода аналитик самостоятельно производит наблюдение за процессом; в результате складывается представление о том, как реально выполняются исследуемые операции, а не о том, как они должны выполняться. Одно из преимуществ метода наблюдения состоит в том, что аналитик может напрямую пронаблюдать за текущим процессом. Если человек получает информацию в результате обсуждения или письменного обследования, может иметь место неточность изложения или неправильная интерпретация фактов как со стороны опрашиваемых, так и со стороны получателя. При ведении наблюдения исчезает промежуточное звено, которое бывает источником искажения информации.

 

Среди других преимуществ рассматриваемого метода отметим следующие:

Ø при наблюдении появляется возможность раскрыть внутреннее содержание процесса, вместо того чтобы принимать его таким, как он отражается на бумаге;

Ø удается идентифицировать операции, занимающие много времени;

Ø можно пронаблюдать, как различные процессы пересекаются друг с другом, то есть получить представление о динамике процесса, а не его статическое описание. С другой стороны, очевидны сложности применения этой техники:

Ø этот метод требует очень больших затрат времени, поэтому стоит использовать его как дополнительный, а не основной инструмент;

Ø поведение людей при исследовании может меняться, а выполнение работы — отличаться от обычного. Здесь аналитику нужно понять, в обычном ли режиме выполняются работы или что-то происходит неестественно.

Эффект искажения известен в управлении: он возникает, когда за деятельностью рабочих начинают вести наблюдение. Например, когда в компании хотят изменить условия работы сотрудников, делается хронометраж. Сам по себе факт наблюдения уже дает эффект повышения производительности.

Несмотря на недостатки, метод наблюдения является необходимым источником информации, поскольку позволяет увидеть организацию «изнутри», а не обозревать ее «сверху».

3.2.5. Мозговой штурм

Мозговой штурм используется при анализе организации для генерирования новых идей и обсуждения существующих проблем. Проведение сеанса мозгового штурма предполагает участие группы людей. Во время одного сеанса могут быть рассмотрены разные направления деятельности компании, что отличает этот метод от всех остальных.

Проведение сеанса требует тщательной подготовки со стороны аналитика по следующим вопросам:

Ø какие люди и из каких областей деятельности будут приглашены на сеанс;

Ø сколько людей будет задействовано. Если их недостаточно, то может оказаться недостаточно идей для обсуждения, а при большом количестве собравшихся сложно управлять процессом;

Ø  время сеанса. Одного собрания может быть недостаточно для ясного формулирования полученных результатов;

Ø привлечение управленческого персонала. Если проводить сеанс среди рядовых сотрудников, то можно получить результаты на операционном уровне, но уровень управления не будет задействован.

Сеанс мозгового штурма — это наиболее динамичный способ получения информации по сравнению со всеми остальными. Во время сеанса можно достаточно быстро сформулировать новые идеи; при этом формулировки дадут сотрудники организации. Это значит, что будут учтены культурные факторы, система ценностей организации и т.д. Одновременно сеансы мозгового штурма обеспечат более легкую адаптацию к управлению изменениями, развитие креативности коллектива.

Ятс [49] описывает технику мозгового штурма и приводит основные стадии:

Ø участники сеанса записывают идеи на листах бумаги, потом зачитывают их и записывают на доске;

Ø выделяют схожие идеи и ранжируют их по значимости и популярности;

Ø анализируют записанные идеи, рассматривая их сильные и слабые стороны.

Руководитель сеанса должен создать такую атмосферу в группе, когда идеи могут исходить от разных людей, не обязательно специалистов в обсуждаемой области. При этом не допускается какая-либо критика идей. Мышление участников во время сеанса должно быть свободно от предрассудков.

Мозговой штурм — очень продуктивная техника при реинжениринге бизнес-процессов, при выявлении новых методов выполнения каких-либо действий.

Основная сложность метода — подготовка и проведение собрания. Для этого нужен специалист по проведению сеансов.

 

 

3.3. Моделирование системы

Следующий этап рассмотрения информационной системы предприятия — это создание комплекса моделей предприятия, который воспроизводит основные информационные потоки.

Модели предприятия можно рассматривать в трех разрезах: по степени абстракции, по объектам отражения и по категориям реструктуризации. Рассмотрим основные классы и типы моделей, представленные на рис. 3.2.

Моделирование процессов1

По степени абстракции выделяются следующие типы моделей:

Ø концептуальные;

Ø логические;

Ø физические.

Концептуальная модель — это наиболее общее описание предметной области, без каких-либо подробностей и деталей.

Логическая модель строится для описания ключевых элементов системы.

Физическая модель описывает реальную систему в деталях. По объектам отражения модели можно разделить на два класса: модели структуры и модели поведения.

Модели структуры — статические модели, которые отражают составные части системы и их взаимосвязь. К этому классу относятся два типа: модель организационной структуры и модель структуры данных. Второй класс моделей — это модели поведения, которые воспроизводят последовательность действий или процессы. К моделям процессов организации относятся три типа:

Ø функциональная модель, описывающая бизнес-процессы предприятия;

Ø модель потока данных;

Ø модель документооборота.

В терминах реструктуризации выделяются четыре класса моделей: «как есть», «как должно быть», «как могло бы быть», «как будет».

Модели класса «как есть» описывают состояние дела на текущий момент. На основании этих моделей можно сделать предположения о проблемных областях и возможных путях их устранения.

Модели «как должно быть» описывают теоретическую ситуацию в соответствии с инструкциями и методическими руководствами. С помощью этих моделей можно понять степень отклонения существующей ситуации от теоретически возможной.

Модели класса «как могло бы быть» — результат адаптации теории к практике с точки зрения экспертов. С помощью таких моделей выделяется набор возможных улучшений.

Последний вид моделей — «как будет». Они описывают ситуацию, которая может быть реализована на практике с учетом имеющихся возможностей и готовности предприятия к модернизации.

 

3.3.1. Модель организационной структуры

Модель организационной структуры отражает взаимодействие сотрудников предприятия. Один из элементов организационной структуры — наделение властью и полномочиями отдельных сотрудников. Это принципиально отличает модель организационной структуры от функциональной модели.

Организационная структура описывает формальную сторону функционирования предприятия. В этой структуре отражаются три аспекта организации:

Ø подразделения предприятия. Сюда относятся названия подразделений, их задачи и ответственность;

Ø последовательность назначения заданий и контроль их выполнения. По организационной структуре можно понять распределение полномочий сотрудников предприятия;

Ø штатное расписание и спецификация отдельных процедур. На средних и крупных предприятиях имеется описание порядка выполнения отдельных работ.

Организационная структура предприятия отображает его бюрократическую сторону, совокупность правил выполнения той или иной процедуры.

Остановимся подробнее на следующих формах организационных структур:

Ø функциональная;

Ø пронесено-ориентированная;

Ø матричная;

Ø проектная.

 

3.3.1.1. Функциональная и процессно-ориентированная организационные структуры

Организационная структура большей части предприятий имеет функциональную направленность. Это значит, что подразделение выполняет определенную функцию, например поставляет материалы для всего предприятия, хотя оно может выпускать очень широкий спектр продукции. При такой организации основные бизнес-процессы предприятия проходят через все функциональные блоки, которые связаны друг с другом только через руководство компании. При таком подходе большинство вопросов (не только основные) приходится решать не на горизонтальном уровне, а подниматься на два или три уровня управления.

Новые возможности использования информационных технологий позволяют изменить принципы управления путем перехода от функциональной

Моделирование процессов1

структуры управления предприятием к управлению процессами. С новой оргструктурой появляется возможность установить разумный компромисс между производительностью ресурсов — доминирующим индикатором при функциональной ориентации — и эффективностью деятельности организации, складывающейся из эффективности основных бизнес-процессов.

При внедрении компьютерной информационной системы организационная структура предприятия может меняться в двух направлениях: по своему типу (из функционально направленной стать процессно-ориентированной) и, с другой стороны, по численности отдельных подразделений (так, при внедрении полнофункциональной компьютерной информационной системы не исключено значительное сокращение управленческого персонала среднего уровня, поскольку прежние функции теперь может исполнять меньше сотрудников). Использование информационных технологий дает возможность получать оперативную информацию независимо от местонахождения сотрудника и быстро принимать решения с учетом возможности аналитической обработки этой информации.

Функционально ориентированная организационная структура становится неэффективной в силу нескольких причин.

Одна из причин — это изменение ориентиров предприятия. Все результаты деятельности компании зависят от степени удовлетворенности клиентов, их числа, поскольку фирма получает доход только от клиентов. Следовательно, и деятельность всех сотрудников предприятия должна быть связана с главной задачей — удовлетворением потребности клиентов. При наличии функциональной организационной структуры сотрудник ориентирован на выполнение задач собственного подразделения. Часто это никак не соотносится с.результатами деятельности всего предприятия. При функциональной ориентации планы и задания, которые доводятся до каждого подразделения, могут выполняться и перевыполняться отдельными из них, а иногда даже и всеми, но результаты деятельности предприятия иногда оказываются ниже плановых, и деятельность всего предприятия остается неэффективной. С этой точки зрения можно рассматривать соревнование или конкуренцию между разными подразделениями предприятия: даже если одно улучшает показатели своей работы, это никак не отражается на конечных результатах, а иногда может отразиться отрицательно. Например, если одному подразделению удалось добиться выделения дополнительных средств для выполнения задания, работе других подразделений тем самым наносится ущерб. Такой дисбаланс приводит к снижению результатов работы всего предприятия.

Еще один пример нерационального использования ресурсов при наличии функциональной организации — большие накладные расходы при движении продукта от одного отделения к другому. Процесс производства от поставки сырья до конечного продукта проходит через несколько производственных подразделений предприятия. Связь между этими подразделениями осуществляется не на горизонтальном уровне, а на один или два управленческих уровня выше. Это требует большого количества согласований, дополнительного планирования, в результате чего неизбежны дополнительные материальные расходы и потеря времени. С другой стороны, при таком подходе появляется несколько дополнительных промежуточных звеньев для передачи информации, что, в свою очередь, ведет к ее искажению и задержке.

При смене функционально-ориентированной организационной структуры на новую организационную структуру должны вступить в действие новые принципы. Основной из них — разделение деятельности предприятия по типам выпускаемой продукции таким образом, чтобы все операции по производству продукции одного типа выполнялись одним подразделением. Такой подход позволит определить лицо, ответственное за эффективность производства данного продукта. Появится прямая заинтересованность сотрудников в изучении рынка сбыта этого товара" и адаптации производства к изменениям ситуации на рынке. Это позволит установить критерии эффективности деятельности, напрямую связанные с конечным результатом.

Производственные подразделения, возникающие в результате такого деления, называются бизнес-единицами компании. У отдельных бизнес-единиц есть свои плановые задания; для них разрабатываются особые стратегии. Степень самостоятельности бизнес-единиц определяется характеристиками предприятия, уровнем его организационного развития.

3.3.1.2. Проектная организационная структура

Проектная организационная структура ориентируется на выполнение отдельных проектов. Она позволяет мобилизовать ресурсы предприятия для определенного проекта. Чтобы реализовать такую структуру, нужна очень большая гибкость в деятельности организации — возможность задействовать некоторые ресурсы на короткий срок. Воплотить на практике подобную структуру можно только при очень высоком уровне планирования и контроля, который достигается при внедрении полномасштабных информационных систем с автоматизацией большинства рабочих мест (рис. 3.4).

В табл. 3.1 представлено соотношение уровня информационной обеспеченности и организации деятельности. Соотношение между организационной структурой, уровнем использования информационных технологий и конкурентными преимуществами предприятия не всегда однозначно. Производственное предприятие инженерного профиля может иметь не самую современную систему получения и обработки информации и не очень гибкую систему производства — не такую, как того требует, например, конкуренция на рынке мобильной связи. Конкурентные преимущества такой компании лежат не в области информационных технологий, но сильное отставание по этой части может негативно сказаться на работе предприятия в целом.

 

Таблица 3.1. Взаимосвязь организационной структуры предприятия и информационного обеспечения

 

Организационная структура

 

Уровень владения управленческой информацией

 

функциональная

 

Низкий

 

Матричная

 

Средний

 

Пронесено-ориентированная

 

Высокий

 

Проектно-ориентированная

 

Высокий

 

 

           Моделирование процессов1

                                          Рис.3.4. Процессно-ориентированная организационная структура

3.3.2. Модель структуры данных

Основная предпосылка создания модели структуры данных такова: структура данных предприятия моделируется с помощью трех элементов — сущностей, атрибутов сущностей и связей.

 

Сущность — это такой тип объектов, который существует независимо и содержит данные, относящиеся к предприятию. Скажем, все сотрудники предприятия могут быть представлены сущностью СОТРУДНИК. В качестве сущности может выступать документ, например СЧЕТ-ФАКТУРА.

Атрибуты — это характеристики сущности, с помощью которых может быть описан любой из ее объектов. Например, сущность СОТРУДНИК характеризуется в отделе кадров такими данными, как дата рождения, дата приема на работу и т.д.

Связь. Все сущности предприятия взаимосвязаны и образуют систему. Например, сущность СОТРУДНИК связана с сущностью ПОДРАЗДЕЛЕНИЕ. Существует несколько типов связей: «один к одному», «один ко многим» и «много ко многим».

Описываемый тип моделей достаточно широко представлен в литературе о базах данных, поэтому не будем рассматривать его подробно.

 

3.3.3. Функциональное моделирование

Для моделирования бизнес-процессов предприятия используется метод функционального моделирования. Основа методики, применяемой при описании процессов, — структурированный способ исследования. Для отслеживания ситуации в отдельных подразделениях предприятия необходимо формально разбить всю его деятельность на блоки с тем, чтобы впоследствии легко было контролировать каждый блок.

Для функционального моделирования и моделирования бизнес-процессов применяется стандарт ЮЕРО. Он очень прост для восприятия, результатом моделирования с его помощью является согласованная модель деятельности организации. Она должна удовлетворять неким требованиям; кроме того, предполагается, что она отражает реальное распределение функций, их приоритетность, полномочия. Как правило, в подобных схемах зафиксирована/реальная ситуация, что отличает их от штатного расписания и должностных инструкций предприятия, которые часто составляются для соблюдения формальностей.

ЮЕРО — это стандарт структурированного анализа, который может быть применен для описания процессов на всех этапах — от планирования до разработки окончательного варианта. Этот стандарт позволяет создавать модели, которые графически представляют предметы и действия, сводя их в одну систему.

ЮЕРО включает два вида диаграмм: контекстную и декомпозированную. Контекстная диаграмма, которая представляет объект моделирования, представлена на рис. 3.5. В ней присутствуют следующие элементы:

Ø входящие факторы — данные или материалы, используемые в процессе для получения результата;

Ø результат — данные или материалы, получаемые в результате данного действия;

Ø механизмы — то, с помощью чего осуществляется процесс или действие. Иногда механизмы могут быть использованы как ресурсы;

Ø управление - факторы, которые регулируют и определяют последовательность преобразования входа в результат.

Расположение стрелок при этом строго определено и имеет принципиальное значение.

Декомпозированные диаграммы (рис. 3.6) показывают последовательное иерархическое деление от общего представления деятельности организации до детального разложения на составляющие фрагменты, а также моделируют взаимосвязь таких фрагментов.

           Моделирование процессов1

При подготовке к описанию процессов нужно выполнить ряд требований:

Ø определить цель описания;

Ø определить основные действия, которые подходят для описания процесса;

Ø определить уровень детализации процесса;

Ø определить, с чьей точки зрения процесс будет описываться;

Ø определить, где процесс начинается и где заканчивается, то есть установить его границы.

При построении модели в стандарте ЮЕРО необходимо соблюдать основные правила:

Ø при построении декомпозированной диаграммы должны быть отражены все входы и выходы родительской диаграммы;

Ø на каждом уровне иерархии, кроме первого, должно быть от трех до шести блоков. Если их меньше трех, необходимо сделать их частью другого процесса. Если количество блоков превышает шесть, их нужно консолидировать;

 

Моделирование процессов1

 

Ø название процесса состоит из глагола и существительного;

Ø блоки процесса располагаются последовательно слева направо, сверху вниз;

Ø у каждой стрелки есть название;

Ø в описании процесса должны обязательно присутствовать точка зрения и цель описания;

Ø управление процессом и обеспечивающие процессы включаются в диаграмму.

Декомпозиция деятельности предприятия обычно происходит по следующим уровням:

1. Предприятие.

2. Функции.

3. Процессы.

4. Действия.

5. Задания.

6. Шаги.

Функция — это самая крупная единица описания деятельности. Функции состоят из процессов, которые представляют собой поток работ. На более детальном уровне процессы разбиваются на действия. Далее по степени детализации следуют задания, состоящие из шагов — простейших элементов описания деятельности.

Таким образом, в результате построения модели деятельности предприятия мы получаем очень подробное описание деятельности, представленной в виде иерархического дерева. На рис. 3.7 приведен пример описания производственного блока компании.

Остановимся подробнее на уровне бизнес-процессов, поскольку именно он часто рассматривается как уровень преобразования деятельности. В теории менеджмента процессы называются бизнес-процессами.

Бизнес-процесс — одна или несколько связанных работ или процедур, в совокупности реализующих некоторую цель производственной и непроизводственной деятельности в рамках определенной организационной структуры.

Каждый бизнес-процесс обладает совокупностью следующих элементов:

Ø показатель эффективности — величина, используемая для количественной оценки результатов процесса. Обычно выражается в единицах стоимости, времени или качества;

Ø выход — результат выполнения процесса, предоставляемый «получателю» процесса (вне или внутри организации);

Ø процесс — действия, работы или процедуры, которые необходимо предпринять для превращения входа в выход;           

Ø вход — информация, данные, материалы, используемые процессом для формирования выхода;

Моделирование процессов1

Ø владелец процесса — организационная единица, которая отвечает за результаты выполнения процесса.

Один из видов детализации функциональной модели процесса — распределение последовательности действий по подразделениям компании. В результате получаются горизонтальные или вертикальные дорожки, по которым распределены операции процесса. В каждой дорожке указано название отдела, который выполняет данную операцию. Полученная модель описывает соотношение функций и подразделений организации, выполняющих эти функции. Такая дополнительная детализация позволяет произвести анализ ответственности и выявить «узкие места» протекания процесса.

На самом детальном уровне описания представлены шаги. На этом уровне происходит подробное отражение каждой операции, благодаря чему предоставляется обширная база для проведения аналитической

 

Моделирование процессов1

работы по деятельности предприятия. Главным образом, деятельность предприятий представлена повторяющимися процессами, которые можно запротоколировать в виде диаграмм. Для выполнения аналитической работы каждый шаг описывается с помощью атрибутов.

Типичные атрибуты описания будут представлены в разделе 6.2.2. В диаграмме повторяющихся процессов (рис. 3.8) приводятся шаги и их характеристики: название шага, продолжительность его выполнения, важность (добавляет ли этот шаг ценность продукту).

В табл. 3.2 дано более развернутое описание каждого типа действий.

Таблица 3.2. Описание операций. Источник:

BP improvement. -   PricewaterhouseCoopers, 2000

 

Тип действия

 

Описание

 

Добавление ценности

 

Операция

 

Изменяет состояние продукта, приближая его к конечной форме, или отвечает внутренним требованиям

 

Обычно добавляет ценность, если это не доработка дефектов или внутренние требования

 

Проверка

 

Внутренняя или внешняя проверка

 

Не добавляет ценность

 

Решение

 

Производится выбор: принять или отвергнуть

 

Не добавляет ценность-

 

Хранение

 

Объект выводится из процесса и хранится для последующего использования

 

Добавляет стоимость, если выход ведет к продуктивному результату. Не добавляет стоимость, если сопровождается проверкой

 

Передача/транспортировка

 

Любые перемещения между операциями

 

Не добавляет ценность

 

Задержка

 

Время ожидания в процессе(очередь, ожидание решения и т.д.)

 

Не добавляет ценность

 

Цель построения функциональной модели — создание картины ключевых видов деятельности предприятия, которая позволяет выявить критические и кроссфункциональные процессы компании и их пересечение с потребителями.

На выходе мы получаем модель добавления ценности продукта. В этой модели отражены основные процессы добавления ценности, а также набор продуктов и услуг, поставляемых клиентам. Вопрос о добавлении ценности продукции каждым действием любое предприятие решает индивидуально. Ниже он будет рассмотрен более подробно.

 

3.3.4. Модель документооборота

Суть этого типа моделей состоит в том, что большинство документов обрабатывается одним и тем же способом. Имеются в виду такие операции, как заполнение, тиражирование, сопоставление, сортировка и т.д. При моделировании каждую такую операцию изображают определенным значком. С помощью этих знаков описывается жизненный цикл документа, а также движение из одного подразделения в другое.

Построение модели дает возможность выявить некоторые недостатки существующей системы документооборота, такие как, например, создание невостребованных документов, отсутствие контроля за движением отдельных документов, немотивированное дублирование работ, «узкие места» для прохождения отдельных документов. Поэтому модели этого типа могут быть использованы не только как инструмент системного анализа при проектировании компьютерной информационной системы, но и как средство наведения порядка в сфере управления документами или проведения аудита в этой части деятельности организации.

При построении модели документооборота используются отделы и подразделения компании из организационной структуры.

Один из способов совершенствования движения документов и информации по организации заключается во внедрении системы электронного документооборота.

3.3.5. Модель потока данных

Модель документооборота сосредоточивается на движении документов, то есть описывает их физическое перемещение из отдела в отдел, тиражирование и т.д. В случае использования компьютерной информационной системы часть этих документов, а соответственно и операции с ними могут быть заменены электронным аналогом. Тогда такие действия, как размножение, редактирование принимают совершенно другой характер. В модели потока данных важны процессы надданными, их хранение, а физические характеристики средств хранения данных становятся неактуальными. Рассматриваемая модель описывает операции над данными, а не материальными характеристиками. Точно также ей «безразличен» способ совершения операций с данными: их обработка производится либо вручную, либо частично или полностью на компьютере. Модель при этом не изменяется.

Модель потока данных предполагает описание большого объема информации. В организациях циркулирует информация разного содержания, качества и назначения, поэтому при составлении моделей потока данных часто используют многоуровневый подход к моделированию (то есть проводится последовательная детализация). Таким образом обеспечивается возможность качественного анализа системы потока данных, а именно выявления главных процессов по обработке данных, главных источников и потоков, и концентрации внимания в первую очередь на них.

Основной задачей модели потока является построение логичной схемы движения данных. Но на одном уровне сложно воспринять больше восьми-девяти процессов, поэтому применяется последовательная иерархия с детализацией. При наличии иерархической структуры модели проще общаться с пользователями системы. С руководством компании можно обсуждать концептуальные модели, а у специалистов среднего звена выяснить детали отдельных данных, реквизиты документов, их взаимосвязь.

Построение модели потока данных также можно рассматривать как инструмент для разделения стадий анализа информационной системы и ее дизайна. Анализ системы предполагает построение существующей системы потока, то есть формальное представление того, что существует фактически. Дизайн системы предписывает, что должно быть сделано в организации, чтобы информационная система работала более продуктивно.

Таким образом, модель потока данных представляет собой взгляд.на хранение, перемещение и обработку данных с логической точки зрения и не описывает физическую сторону. Структура хранения информации, отображаемая в этой модели, может послужить прообразом модели структуры данных («сущность—связь»). Процессы обработки информации могут стать модулями программы. Движение информации соотносится с входами и выходами программы или со структурой базы данных. Понятная нотация модели позволяет проводить ее совместное обсуждение аналитикам и пользователям системы.

 

3.4. Связь моделей

Все вышерассмотренные модели — модели структуры и модели процессов — взаимосвязаны, поскольку представляют одну и ту же организацию с разных точек зрения. Такая структуризация необходима для того, чтобы разделить объемное описание деятельности предприятия на составные части.

Одна из задач структурного анализа — представление деятельности организации сначала на логическом уровне, а не на физическом, где возникает большое количество подробностей. Благодаря такому подходу весь проект изменения информационной системы может быть представлен компактно, что облегчает контроль исполнения отдельных работ в рамках проекта. Методы решения проблем, выявленных в процессе анализа, могут быть реализованы как с использованием информационных технологий, так и без них. Если принимается решение о разработке компьютерной информационной системы, то структурированный подход дает возможность разбить всю систему на модули. Иными словами, вся документация для кодирования — спецификация и техническое задание — может разрабатываться отдельно для каждого модуля.

Далее, при переходе на физический уровень, описание процессов соотносится с описанием данных об этих процессах (хотя, естественно, они не всегда идут параллельно). Разрабатываются модельданных организации и модель процессов, причем установить их приоритетность сложно. В каких-то проектах больший акцент делается на данных. Например, предприятие реализует проект по разработке системы транзакций с блоком прогноза. Прогноз предполагает построение моделей, основанных на данных за прошлые периоды. Существует несколько методов прогноза, поэтому такая система рассчитана на сложную структуру данных. Возможна и противоположная ситуация, когда при сложных процессах используется простая схема данных.

Взаимосвязь моделей данных и моделей процессов показана на рис. 3.9.

Моделирование системы начинается с описания процессов, которое осуществляется с помощью моделей двух типов: модели потока данных и модели описания процессов. Одновременно проводится анализ структуры данных посредством спецификации данных и нахождения их взаимосвязей. На выходе двух названных моделей получаем функциональную модель, которая ложится в основу модели базы данных. На основании описания процессов и логической модели данных составляется спецификация программы. После этого производится кодировка программы, которая осуществляет обработку данных, запрашиваемых из базы.

Нужно отметить, что стандарт, используемый для моделирования деятельности предприятия, в значительной степени зависит от того, какой программный продукт получил наибольшее распространение в той или иной стране. Каждый продукт содержит в себе не только функциональные части, но и идеологию моделирования деятельности предприятия. А это, в свою очередь, определяет совокупность средств, инструментов и методов моделирования для отражения деятельности предприятия в компьютерной информационной системе. В России наблюдается большое количество продаж продукта SAP R/3, и сейчас он активно продвигается на рынке. Серия продуктов ARIS, которая является компонентом

 

Моделирование процессов1

    Рис. 3.9. Связь моделей предприятия. Источник: [24, с. 476].

 

для разработки системы моделей предприятия в терминологии SAP R/3, часто преподносится как новый стандарт для моделирования. Но это не что иное, как совокупность взглядов на проблему моделирования с точки зрения SАР. Такой же набор продуктов и нотацию для моделирования предлагает компания Огас1е — производитель программного продукта Огас1е Designer.

Наверх страницы

Внимание! Не забудьте ознакомиться с остальными документами данного пользователя!

Соседние файлы в текущем каталоге:

На сайте уже 21970 файлов общим размером 9.9 ГБ.

Наш сайт представляет собой Сервис, где студенты самых различных специальностей могут делиться своей учебой. Для удобства организован онлайн просмотр содержимого самых разных форматов файлов с возможностью их скачивания. У нас можно найти курсовые и лабораторные работы, дипломные работы и диссертации, лекции и шпаргалки, учебники, чертежи, инструкции, пособия и методички - можно найти любые учебные материалы. Наш полезный сервис предназначен прежде всего для помощи студентам в учёбе, ведь разобраться с любым предметом всегда быстрее когда можно посмотреть примеры, ознакомится более углубленно по той или иной теме. Все материалы на сайте представлены для ознакомления и загружены самими пользователями. Учитесь с нами, учитесь на пятерки и становитесь самыми грамотными специалистами своей профессии.

Не нашли нужный документ? Воспользуйтесь поиском по содержимому всех файлов сайта:



Каждый день, проснувшись по утру, заходи на obmendoc.ru

Товарищ, не ленись - делись файлами и новому учись!

Яндекс.Метрика