Скачиваний:   0
Пользователь:   andrey
Добавлен:   07.01.2015
Размер:   916.0 КБ
СКАЧАТЬ

СИСТЕМА «ГАЛАКТИКА»

УПРАВЛЕНИЕ ПЕРСОНАЛОМ

РУКОВОДСТВО ПОЛЬЗОВАТЕЛЯ

2002

 

АННОТАЦИЯ

Руководство предназначено для пользователей модуля Управление персона-лом, входящего в состав системы Галактика. В руководстве содержится описа-ние функциональных возможностей и методические рекомендации по использо-ванию модуля в практической работе.

Издание 02.2002

Изготовлено по заказу ЗАО “Галактика Софт“ 2002.

Запрещается распространять без согласования с авторами (фирмами-производителями ПО).

 

Оглавление

 

МОДУЛЬ "УПРАВЛЕНИЕ ПЕРСОНАЛОМ"....................................................................6

ВВЕДЕНИЕ.6

Соглашения по оформлению документа...........................................................................6

ОСНОВНЫЕ ТЕРМИНЫ И ПОНЯТИЯ...........................................................................................7

1. ОБЩИЕ СВЕДЕНИЯ О МОДУЛЕ.................................................................................9

1.1. ФУНКЦИОНАЛЬНЫЕ ВОЗМОЖНОСТИ.............................................................................9

1.1.1. Структура меню.................................................................................................10

1.1.2. Связь с другими модулями..................................................................................12

2. ПРИСТУПАЯ К РАБОТЕ..............................................................................................13

2.1. НАСТРОЙКА МОДУЛЯ...................................................................................................13

2.1.1. Общесистемные установки...............................................................................15

2.2. КАТАЛОГИ....................................................................................................................17

2.2.1. Работа с каталогами.........................................................................................18

2.2.2. Пользовательские каталоги...............................................................................20

2.3. СРЕДСТВА ПОДГОТОВКИ И ФОРМИРОВАНИЯ ОТЧЕТОВ..............................................22

2.4. РАЗГРАНИЧЕНИЕ ПРАВ ДОСТУПА................................................................................22

2.5. ИНИЦИАЛИЗАЦИЯ ТАБЛИЦ..........................................................................................23

2.5.1. Системные каталоги..........................................................................................23

2.5.2. Поля таблиц.........................................................................................................24

2.5.3. Настройки отчетов...........................................................................................24

2.5.4. Импорт каталога почтовых адресов из БД ГНИ............................................24

2.6. ДОПОЛНИТЕЛЬНЫЕ ТАБЛИЦЫ.....................................................................................25

3. ШТАТНОЕ РАСПИСАНИЕ..........................................................................................26

3.1. ТАРИФНЫЕ СТАВКИ.....................................................................................................26

3.2. СТРУКТУРНЫЕ ЕДИНИЦЫ ШР......................................................................................28

3.2.1. Ввод нового подразделения.................................................................................29

3.2.2. Синхронизация структурных единиц при внесении изменений.......................30

3.2.3. Синхронизация иерархии.....................................................................................31

3.3. ФОРМИРОВАНИЕ ШТАТНОГО РАСПИСАНИЯ................................................................31

3.3.1. Доплаты в ШР.....................................................................................................35

3.4. ПРОСМОТР ШР.............................................................................................................37

3.5. ПЕЧАТЬ ШТАТНОГО РАСПИСАНИЯ................................................................................38

4. ПРИЕМ НА РАБОТУ......................................................................................................39

4.1. ОФОРМЛЕНИЕ ПРИКАЗА О ПРИЕМЕ НА РАБОТУ..........................................................39

4.1.1. Создание индивидуального приказа...................................................................40

4.1.2. Пакетное создание приказа...............................................................................43

4.2. КАРТОТЕКА СОТРУДНИКОВ.........................................................................................46

4.2.1. Раздел "Общие сведения"....................................................................................48

4.2.2. Раздел "Сведения об образовании"....................................................................53

4.2.3. Раздел "Анкетные данные, стаж"....................................................................56

4.2.3.1. Анкетные данные и дополнительные сведения....................................................................57

4.2.3.2. Стаж ра57

4.2.4. Раздел "Родственники".......................................................................................61

4.2.5. Раздел "Сведения о воинском учете"................................................................62

4.2.6. Раздел "Место предыдущей работы"...............................................................64

4.2.7. Остальные разделы картотеки........................................................................64

4.3. СПИСКИ КАНДИДАТОВ.................................................................................................64

Оглавление 3

 

5. ПЕРЕВОДЫ, ПЕРЕМЕЩЕНИЕ ПО СЛУЖБЕ.........................................................67

5.1. ОФОРМЛЕНИЕ ПРИКАЗОВ.............................................................................................67

5.1.1. Создание индивидуального приказа ("Перевод")..............................................68

5.1.2. Пакетное создание приказа ("Временное заместительство")......................69

5.2. НАЗНАЧЕНИЕ, ПЕРЕВОД/ПЕРЕМЕЩЕНИЕ, СОВМЕСТИТЕЛЬСТВО И ЗАМЕЩЕНИЕ В КАРТОТЕ_Е71

5.2.1. Вкладка "Назначения".........................................................................................72

5.2.2. Вкладка "Совместительства"...........................................................................75

5.2.3. Вкладка "Заместительства".............................................................................77

5.3. ДОПЛАТЫ В КАРТОТЕКЕ..............................................................................................78

6. 80

6.1. РАБОТА С ОТПУСКАМИ................................................................................................80

6.1.1. Оформление приказов на отпуск.......................................................................81

6.2. ИНФОРМАЦИЯ ОБ ОТПУСКАХ В КАРТОТЕКЕ................................................................82

7. ДОПОЛНИТЕЛЬНЫЕ ФУНКЦИИ "КАРТОТЕКИ"..............................................84

7.1. СВЕДЕНИЯ О НЕТРУДОСПОСОБНОСТИ.........................................................................84

7.2. ПЕНСИОННЫЙ СТАЖ....................................................................................................86

7.3. ДОПОЛНИТЕЛЬНАЯ ИНФОРМАЦИЯ..............................................................................87

7.4. ОТЧЕТЫ ПО СОТРУДНИКУ............................................................................................87

7.5. _.5..88

7.6. ДНИ РОЖДЕНИЯ............................................................................................................89

8. УВОЛЬНЕНИЕ.................................................................................................................90

8.1. ОФОРМЛЕНИЕ ПРИКАЗА ОБ УВОЛЬНЕНИИ...................................................................90

8.1.1. Создание индивидуального приказа...................................................................90

8.1.2. Пакетное создание приказа...............................................................................92

9. ТАБЕЛЬ УЧЕТА РАБОЧЕГО ВРЕМЕНИ.................................................................94

9.1. ФОРМИРОВАНИЕ ТАБЕЛЯ.............................................................................................95

9.2. ОБРАБОТКА ОТКЛОНЕНИЙ...........................................................................................95

9.3. ПРОСМОТР И РАСПЕЧАТКА ТАБЕЛЯ.............................................................................96

10. СВЯЗЬ С МОДУЛЕМ "ЗАРАБОТНАЯ ПЛАТА".................................................98

10.1. РАБОЧАЯ КОРЗИНА......................................................................................................99

11. ОПЕРАЦИИ................................................................................................................101

11.1. ПЕРЕХОД НА НОВОЕ ШТАТНОЕ РАСПИСАНИЕ..........................................................101

11.2. ПЕРЕВОД КАРТОЧЕК В АРХИВ...................................................................................102

11.3. ПЕРЕРАСЧЕТ СТАЖЕЙ................................................................................................102

11.4. ПЕРЕРАСЧЕТ ВАКАНСИЙ...........................................................................................102

11.5. ОБНОВЛЕНИЕ ТАРИФОВ/ОКЛАДОВ...........................................................................102

11.6. ЗАМЕНА ТАРИФНЫХ СТАВОК....................................................................................103

11.7. ПРОВЕРКА ТАРИФНЫХ СТАВОК................................................................................104

11.8. КОНТРОЛЬ СООТВЕТСТВИЯ ДАННЫХ ШР И НАЗНАЧЕНИЙ......................................104

11.9. ПРОВЕРКА И КОРРЕКТИРОВКА ДАННЫХ О ВРЕМЕННЫХ НАЗНАЧЕНИЯХ.................104

11.10. ПРОВЕРКИ И КОРЕКТИРОВКА ДАННЫХ ОБ ИЖДИВЕНЦАХ.......................................105

11.11. КОРРЕКТИРОВКА ДАННЫХ ПО УРОВНЯМ ОБРАЗОВАНИЯ.........................................105

11.12. КОНТРОЛЬ ОЧЕРЕДНОСТИ ПРИСВОЕНИЯ ЗВАНИЙ....................................................106

12. ОТЧЕТЫ......................................................................................................................107

12.1. ИЕРАРХИЧЕСТКИЕ ОТЧЕТЫ.......................................................................................107

12.1.1. Отчеты по штатным расписаниям...............................................................108

12.1.2. Отчеты по картотеке.....................................................................................110

Оглавление 4

 

12.2. ОТЧЕТЫ ПО КОМПЛЕКТОВАНИЮ И УЧЕТУ КАДРОВ.................................................111

12.3. ГРАФИК ОТПУСКОВ...................................................................................................111

12.4. ШТАТНОЕ РАСПИСАНИЕ...........................................................................................112

12.5. КОНТРОЛЬ ПО ЗАБОЛЕВАЕМОСТИ.............................................................................112

12.6. ОТЧЕТ ПО ЗАБРОНИРОВАННЫМ ВОЕННООБЯЗАННЫМ.............................................112

12.7. ДОКУМЕНТЫ ПЕРСОНИФИЦИРОВАННОГО УЧЕТА....................................................113

12.8. ТИПОВЫЕ ОТЧЕТЫ.....................................................................................................114

12.8.1. Формирование графического отчета.............................................................116

12.9. СТАНДАРТНЫЕ ОТЧЕТЫ............................................................................................117

12.9.1. Настройка отчета...........................................................................................117

12.9.2. Настройка фильтра.........................................................................................118

12.9.3. Настройка сортировки....................................................................................122

12.9.4. Прочие настройки.............................................................................................124

12.9.5. Особенности заполнения некоторых отчетов..............................................124

13. ФУНКЦИИ АДМИНИСТРИРОВАНИЯ...............................................................126

13.1. КОНТРОЛЬ ТАБЛИЦ....................................................................................................126

13.1.1. Контроль таблицы документов......................................................................126

13.1.2. Контроль таблицы приложений.....................................................................127

13.1.3. Контроль записей по всем стажам................................................................127

13.1.4. Контроль записей по вакансиям......................................................................127

13.1.5. Контроль таблиц по приказам........................................................................127

13.1.6. Контроль справочников "Кадров"...................................................................128

13.2. СООТВЕТСТВИЕ ПРОФЕССИЯ–КПС..............................................................................128

13.3. ФОРМИРОВАНИЕ ЗАПИСЕЙ О СТАЖЕ........................................................................128

13.4. СВЯЗЬ НАЗНАЧЕНИЙ С ЛИЦЕВЫМИ СЧЕТАМИ..........................................................129

13.5. КОНВЕРТОР ИНФОРМАЦИИ ДЛЯ ВНУТРЕННИХ СОВМЕСТИТЕЛЕЙ...........................129

13.6. СИНХРОНИЗАЦИЯ ССЫЛОК НА СЕ ШР И КАТАЛОГ ПОДРАЗДЕЛЕНИЙ....................130

13.7. ПЕРЕНОС АКТУАЛЬНЫХ ДАННЫХ В РАБОЧУЮ КОРЗИНУ.........................................130

14. МЕТОДИЧЕСКИЕ РЕКОМЕНДАЦИИ................................................................131

14.1. БАЗА ДАННЫХ............................................................................................................132

14.2. ПРИЕМ НА РАБОТУ....................................................................................................133

14.3. НАЗНАЧЕНИЕ И ПЕРЕМЕЩЕНИЕ................................................................................134

14.4. РАСЧЕТ СТАЖА..........................................................................................................135

14.5. УВОЛЬНЕНИЕ.............................................................................................................137

15. СООБЩЕНИЯ СИСТЕМЫ.....................................................................................138

ПРЕДМЕТНЫЙ УКАЗАТЕЛЬ...........................................................................................142

Оглавление 5

МОДУЛЬ "УПРАВЛЕНИЕ ПЕРСОНАЛОМ"

ВВЕДЕНИЕ

Данное руководство содержит основные сведения о назначении, настройке и функционировании модуля Управление персоналом, описание приемов работы пользователя в системе и методические рекомендации для кадровой службы предприятия по использованию данного модуля.

Модуль рассчитан на использование работниками отдела кадров, не имеющими специальной подготовки в области программирования.

Соглашения по оформлению документа

В настоящем документе используются следующие условные обозначения:

Элемент

Начертание (изображение)

Пример

Название модуля

Жирное, курсивом

Управление персоналом

Пункт меню, функция

Курсивом, подпункты разделены символом “ЃЛ”

База данных ЃЛ Картотека сотрудников

Название клавиши

Прямой шрифт, жирное

F3, Shift+F5

Заголовок окна

Курсивом, в обрамлении знаками “=“

=Общие сведения=

Вкладка в экранной форме

Курсив, с подчеркиванием

Рабочие места

Кнопки в экранной форме

В квадратных скобках, с подчеркиванием

[Документы]

Поля в экранной форме

Жирное, курсивом

Подразделение

Устанавливаемое значение полей и параметров

Курсив

отдел

 

Кроме того, в документе используются следующие символы, назначение которых — привлечение особого внимания пользователя:

  — ссылка на другие документы системы Галактика;

  — полезный совет;

  — внимание, важная информация.

Модуль "Управление персоналом" 6

ОСНОВНЫЕ ТЕРМИНЫ И ПОНЯТИЯ

Применяемые в настоящем руководстве термины означают:

Законодательство о труде — совокупность нормативных правовых актов, регу-лирующих общественные отношения в сфере трудовых и связанных с ними от-ношений.

Нормативный правовой акт — официальный документ установленной формы, принятый (изданный) уполномоченным на то государственным органом (долж-ностным лицом) или путем референдума с соблюдением предусмотренной зако-нодательством процедуры и содержащий общеобязательные правила поведения, рассчитанные на неопределенный круг лиц и неоднократное применение.

Локальные нормативные акты — нормативный правовой документ, действие которого ограничивается рамками одной или нескольких организаций — коллек-тивные договоры, соглашения, правила внутреннего трудового распорядка, штатные расписания, должностные инструкции и иные принятые в установлен-ном порядке нормативные акты, регулирующие трудовые и связанные с ними отношения у конкретного нанимателя.

Трудовой договор — двухстороннее соглашение между работником и нанимате-лем (носит персонально определенный характер) в соответствии с которым ра-ботник обязуется выполнить работу по определенной одной или нескольким профессиям, специальностям или должностям соответствующей квалификации согласно штатному расписанию и соблюдать внутренний трудовой распорядок, а наниматель обязуется предоставлять работнику обусловленную трудовым дого-вором работу, обеспечивать условия труда, предусмотренные законодательством о труде, локальными нормативными актами и соглашением сторон, своевремен-но выплачивать работнику заработную плату.

Гражданско-правовой договор — является соглашением двух или нескольких лиц об установлении, изменении или прекращении гражданских (имуществен-ных и связанных с ними личных неимущественных) субъективных прав и обя-занностей.

Контракт (разновидность трудового договора) — трудовой договор, заключае-мый в письменной форме на определенный срок и содержащий особенности по сравнению с общими нормами законодательства о труде, предусматривающий конкретную минимальную компенсацию за ухудшение правового положения ра-ботника.

Стороны трудового договора — наниматель и работник.

Наниматель — юридическое или физическое лицо, которому законодательством предоставлено право заключения или прекращения трудового договора с работ-ником.

Уполномоченное должностное лицо нанимателя — руководитель (его замес-тители) организации (обособленного подразделения), руководитель структурно-го подразделения (его заместители), мастер, специалист или иной работник, ко-торому законодательством или нанимателем предоставлено право принимать все или отдельные решения, вытекающие из трудовых и связанных с ними отноше-ний.

Модуль "Управление персоналом" 7

Работник — физическое лицо, состоящее в трудовых отношениях с нанимате-лем на основании заключенного трудового договора.

Профессия — род трудовой деятельности, требующий определенных знаний и навыков, приобретаемых путем обучения и практического опыта.

Квалификация — качественная характеристика работника определенной про-фессии — уровень общей и специальной подготовки работника, подтверждае-мый установленными законодательством видами документов (аттестат, диплом, свидетельство и др.).

Должность — служебное положение работника, обусловленное кругом его обя-занностей, должностными правами и характером ответственности. В зависимо-сти от занимаемой должности определяется порядок ее замещения, условия тру-да и его оплаты и др.

Специальность — совокупность приобретенных путем специальной подготов-ки и опыта работы знаний, умений и навыков, необходимых для выполнения оп-ределенного вида трудовой деятельности в рамках данной профессии. Облада-ние специальностью должно подтверждаться предусмотренными законодатель-ством документами (аттестатом, дипломом, свидетельством и т.п.).

Модуль "Управление персоналом" 8

1. ОБЩИЕ СВЕДЕНИЯ О МОДУЛЕ

1.1. ФУНКЦИОНАЛЬНЫЕ ВОЗМОЖНОСТИ

Модуль Управление персоналом предназначен для:

. планирования, формирования и управления штатным расписанием и резер-вом на замещение должностей;

. автоматизации процесса ведения личных дел сотрудников;

. учета и отслеживания трудовых ежегодных отпусков;

. учета рабочего времени сотрудников;

. получения отчетов по кадровой информации о сотрудниках предприятия.

Модуль Управление персоналом обеспечивает:

. трудоустройство: прием на работу (при приеме на работу дополнительно может быть составлен трудовой договор/контракт); перемещение по службе (переводы, выдвижение и т.п.); увольнение;

. ведение документации по кадровым вопросам — все виды приказов по лич-ному составу; картотека сотрудников (личные дела); журналы регистрации по трудоустройству; сведения о трудовой деятельности и продолжительности стажей (в том числе и для назначения пенсии); всевозможные анкеты, при-ложения и фотографические документы и проч.;

. учет размера зарплаты — штатные расписания; тарифные сетки и ставки; назначение/снятие доплат и надбавок (как для штатного расписания, так и персонально);

. присутствие персонала на работе — табель учета рабочего времени;

. учет, планирование и контроль — учет заполнения штата и перерасчет ва-кансий; табельный учет; предоставление любых типов отпусков, отзыв из отпуска; контроль присутствия на работе (записи по фактическим отпускам и больничным листам, неявки и отклонения от рабочего графика); контроль тарифов и временных назначений; присвоение званий; аттестация сотрудни-ков; резерв на выдвижение и др.;

. формирование статистики, форм и разнообразных отчетов для внешних и внутренних нужд.

Модуль учета и управления кадрами может быть адаптирован к самым различ-ным требованиям:

. состав и структура каталогов полностью определяются потребностями пред-приятия, пользователь может создавать собственные каталоги для заполне-ния анкет и дополнительных характеристик рабочих мест;

. анкета позволяет вводить произвольные, не предусмотренные программой, данные о сотруднике и использовать их при отборе и сортировке выводимых в отчет записей;

Общие сведения о модуле 9

. приложения к личному делу позволяют хранить произвольную дополнитель-ную информацию о сотруднике — как текстовую, так и графическую;

. состав имеющихся отчетов легко расширяется заданием правил отбора дан-ных о сотрудниках для отчета и порядка их сортировки. Формы выходных документов проектируются с помощью текстового редактора.

1.1.1. Структура меню

Структура меню модуля имеет вид, представленный ниже.

База данных

  Общесистемные установки   Перечень приказов   Прием на работу   Увольнение   Перемещение по службе   Оформление отпусков   Назначение групп доплат/удержаний .   В картотеке .   В штатном расписании   Список кандидатов   Картотека сотрудников   Рабочая корзина   Штатное расписание   Просмотр штатного расписания   Дни рождения   Табель учета рабочего времени   Формирование табеля   Обработка отклонений   Просмотр табеля   Распечатка табеля

Операции

  Переход на новое штатное расписание .   Связь нового и старого штатных расписаний .   Перевод сотрудников на новые ставки   Перевод сотрудников в архив   Перерасчет записей по всем стажам   Перерасчет вакансий   Обновление тарифов/окладов .   В штатном расписании .   В картотеке   Замена тарифных ставок   Проверка тарифных ставок   Контроль соответствия данных ШР и назначений   Проверка и корректировка данных о временных назначениях   Проверка и корректировка данных об иждивенцах   Корректировка данных об уровнях образования   Контроль очередности присвоения званий

Отчеты

  Типовые отчеты   Иерархические отчеты .   Иерархические отчеты по штатному расписанию .   Иерархические отчеты по картотеке   Отчеты по комплектованию и учету кадров .   Журнал регистрации приема на работу .   Журнал регистрации увольнения с работы .   Журнал регистрации переводов работающих .   Журнал регистрации отпусков   График отпусков   Контроль по заболеваемости   Штатное расписание   Отчет по забронированным военнообязанным   Документы персонифицированного учета

Общие сведения о модуле 10

-Администратор-

  Контроль таблиц .   Контроль таблицы документов .   Контроль таблицы приложений .   Контроль записей по всем стажам .   Контроль записей по вакансиям .   Контроль таблиц по приказам .   Контроль справочников "Кадров"   Инициализация .   Системные каталоги .   Поля таблиц .   Настройки отчетов .   Импорт каталога почтовых адресов из БД ГНИ   Соответствие профессия-КПС   Формирование записей о стаже   Связь назначений с лицевыми счетами   Конвертор информации для внутренних совместителей   Синхронизация ссылок на СЕ ШР и каталог подразделений   Перенос актуальных данных в рабочую корзину

=Настройка=

  Стандартные отчеты .   Настройка отчетов .   Справка по каталогу отчетов   Тарифные ставки   Единицы штатного расписания .   Синхронизация структурных единиц .   Синхронизация иерархии .   Просмотр структурных единиц   Каталоги .   Просмотр каталогов .   Печать каталогов .   Справочник видов распорядительных действий .   Классификатор льгот на иждивенцев   Дополнительные таблицы

Меню База данных предназначено для ввода, просмотра и корректировки карто-теки сотрудников и штатного расписания предприятия и его подразделений, а также для оформления приказов о приеме на работу, переводе, перемещении, увольнении и предоставлении отпусков сотрудникам.

Меню Операции предназначено для выполнения групповой модификации дан-ных с целью перевода сотрудников на новые ставки, перемещения личных кар-точек в архив, обновления окладов при вводе новой тарифной ставки, перерасче-та тарифов и окладов, а также записей по всем стажам либо вакансиям, получе-ния информации по окончившимся временным назначениям и т.д.

Меню Отчеты предусматривает получение большого числа иерархических, стандартных и пользовательских отчетов, а также вывод на печать утвержден-ных типовых унифицированных форм. Также предоставлена возможность: фор-мирования журналов регистрации приема на работу, увольнения с работы, пере-водов, отпусков; просмотра списка дней рождений работников; печати докумен-тов персонифицированного учета (для ПФ России).

Функции меню -Администратор- и =Настройка= за обеспечивают: контроль и восстановление структуры базы данных; контроль корректности ссылок в базе данных; инициализацию настроек при установке модуля Управление персона-лом и их обновление при смене версий; а также ввод, просмотр, корректировку и печать каталогов, создание пользовательских каталогов, настройку новых отче-тов, формирование дополнительных (пользовательских) таблиц.

Функции меню, сгруппированные под символом "=", предназначены для обеспе-чения возможности доступа к сервисным средствам системы Галактика.

Общие сведения о модуле 11

  Работа с функциями меню "=" подробно описана в документе "Система Галактика. Основы использования".

1.1.2. Связь с другими модулями

Модуль Управление персоналом предназначен для совместной работы с дру-гими модулями системы Галактика.

  Все модули системы Галактика работают с единой базой данных.

В каталоге "Структурные единицы штатного расписания" модуля Управление персоналом хранится информация о структуре подразделений всего предпри-ятия. Этот каталог связан с "Каталогом подразделений" системы Галактика (подробнее см. раздел 3.2).

Модуль Управление персоналом и модуль Заработная плата входят в Кон-тур управления персоналом (подробнее см. главу 10).

  Многие данные, классификаторы и справочники являются общими для обоих модулей.

Общие сведения о модуле 12

2. ПРИСТУПАЯ К РАБОТЕ

Итак, на вашем предприятии появился модуль Управление персоналом. Он ус-тановлен на локальной сети и готов к работе.

Опираясь на опыт работы с пользователями системы Галактика рекомендуем следующий порядок внедрения модуля Управление персоналом:

. предварительно изучить основы использования системы, изложенные в ру-ководстве "Система “Галактика”. Основы использования";

. провести анализ состава информации по работникам, которую необходимо хранить в системе;

. на основе проведенного анализа проработать структуру каталогов и создать необходимые пользовательские каталоги;

. провести синхронизацию каталога структурных единиц ШР и каталога под-разделений;

. с использованием настоящего руководства пользователя самостоятельно проработать все изложенные темы за компьютером на произвольных тесто-вых данных;

. провести анализ состава необходимых отчетов и принципов отбора данных в отчеты;

. изучить возможности для создания новых запросов на данные для типовых отчетов.

2.1. НАСТРОЙКА МОДУЛЯ

Настройка модуля включает разграничение прав доступа, задание общесистем-ных установок (настроечных параметров для всего модуля), инициализацию системных каталогов и таблиц, заполнение каталогов и справочников (см. под-разд.2.1.1–2.6).

Для правильной и эффективной работы модуля Управление персоналом в со-ставе системы Галактика необходимо:

  Доступ к указанным ниже функциям осуществляется в модуле Настройка через меню =Настройка= ЃЛ Настройка, либо в модуле Заработная плата че-рез меню Настройка системы ЃЛ Настройка.

1. В разделе Настройка ввести параметры общесистемной настройки:

. в качестве значения параметра Организация из каталога "Организации и банки", который можно тут же дополнить/отредактировать, следует выбрать наименование собственной организации;

. значения параметров должностных лиц Руководитель и Главный бухгалтер при необходимости можно заполнить выбором из каталога сотрудников, ко-торый ведется в модуле, или ввести вручную. В дальнейшем Ф.И.О. будут использоваться в некоторых печатных выходных формах;

. установить Настройки по умолчанию для: для России/для Белоруссии/для Украины/для Казахстана/для Молдовы/для Узбекистана.

Приступая к работе 13

  Настройка на страну весьма актуальна, т.к. некоторые параметры в ок-нах/диалогах, возможность получения необходимых форм выходных документов, регламентированных законодательством, а также настройка значений для их формирования доступны только в определенном случае!

2. Настроить расчет тарифных ставок в разделе Управление персоналом. В системе предусмотрено два варианта расчета тарифных ставок:

. каждый разряд имеет коэффициент, по которому пересчитывается значение его тарифной ставки — значение этой тарифной ставки может пересчиты-ваться от некоторого общего числа, которое задается на момент создания та-рифной сетки (как правило, это минимальная заработная плата). В этом слу-чае значение любой тарифной ставки, любой тарифной сетки зависит только от этого общего числа и своего коэффициента пересчета;

. у пользователей может возникнуть необходимость расчета тарифных ставок внутри каждой тарифной сетки не от общего числа, а от значения тарифной ставки первого разряда этой тарифной сетки, и чтобы при этом величина та-рифной ставки рассчитывалась, исходя из ее индивидуального коэффициента пересчета и значения тарифной ставки первого разряда этой же тарифной сетки.

Для параметра Перерасчет тарифных ставок укажите необходимое значе-ние: от единой ставки — в этом случае расчет будет производиться по пер-вому варианту (программный вариант); от индивидуальной ставки — расчет по второму варианту (пользовательский вариант). С учетом заданной на-стройки при заполнении справочника "Тарифные ставки" (см. раздел 3.1) в дальнейшем будет происходить отслеживание значений тарифных ставок первого разряда по всем тарифным сеткам.

3. Как уже упоминалось ранее, модуль Заработная плата тесно взаимосвя-зан с модулем Управление персоналом и часть данных передаются через специальную таблицу, называемую "Рабочей корзиной" (см. главу 10). Обя-зательный контроль рабочей корзины при входе в эти модули с выдачей со-общения о наличии новых данных и с возможностью их обработки устанав-ливается в разделе Управление персоналом ЃЛ Зарплата. Для параметра Просматривать рабочую корзину при входе в модуль указывается в этом случае значение да.

4. В модуле Управление персоналом предусмотрена возможность ведения рабочего табеля. Табель формируется по каждому работнику с учетом даты поступления и увольнения работника, расчетов в межрасчетный период, от-пускных, больничных, переходов в межрасчетный период (см. главу 9). Для запрета просмотра информации о начислениях и ее корректировки (перехода из табеля к данным) в подразделе Доступ к бухгалтерской информации (Управление персоналом ЃЛ Зарплата ЃЛ Табель учета рабочего времени) установите значение нет для необходимых параметров:

. Лицевой счет;

. Переходы в межпериод;

. Постоянные доплаты;

. Постоянные удержания;

. Листки нетрудоспособности;

Приступая к работе 14

. Отпуска;

. Предварительная разноска.

В противном случае (если пользователям разрешен просмотр всей инфор-мации) для данных параметров установите значение да.

2.1.1. Общесистемные установки

Общесистемная настройка модуля Управление персоналом выполняется с по-мощью функции База данных ЃЛ Общесистемные установки. Данная функция открывает окно =Настройки пользователей=, в котором задаются системные установки для всего модуля.

Для удобства все параметры разбиты на группы. Переключение между группами осуществляется при помощи вкладок в нижней части окна.

Вкладка Картотека

В информационном поле Дата расчетного периода отображается расчетный период модуля Заработная плата (подробнее см. руководство пользователя "Система Галактика. Заработная плата"). Расчетный период не оказывает ни-какого влияния при эксплуатации модуля Управление персоналом, а лишь "подсказывает" месяц, за который проводится начисление заработка.

Автоматически присваивать табельный номер — если установить данную настройку, то при приеме нового сотрудника ему автоматически будет присваи-ваться первый свободный табельный номер.

Проводить проверку уникальности таб.номера в лицевых счетах — данный параметр осуществляет проверку табельных номеров работников по Лицевым счетам модуля Заработная плата (счета могли быть заведены вручную без оформления приказа и личного дела). В этом случае при приеме работников и оформлении картотеки программа будет отслеживать табельные номера и при дублировании выдаст предупреждение.

Автоматическое заполнять адрес проживания — если установить данный параметр, то при заполнении данных об адресе прописки эти данные будут ко-пироваться в адрес проживания при заполнении картотеки (см. раздел 4.2). Это происходит только в том случае, если поле адреса проживания не заполнено.

  Данная операция выполняется для сотрудника один раз, в момент первона-чального ввода адреса прописки. При редактировании адреса прописки в даль-нейшем изменения не будут переноситься в адрес проживания.

Адреса на первом листе — здесь можно указать, как отображать адреса на пер-вом листе в Картотеке сотрудников. При выборе режима Полные, адреса рож-дения, проживания и прописки сотрудника будут отображаться с учетом всей иерархии места проживания, при выборе Краткие — только нижний уровень иерархии.

Например, если полный адрес сотрудника: РБ, г.Минск, ул.Светлая, 8-114, то при краткой форме отображения будет показано лишь ул.Светлая, 8-114 (т.к. улица, номер дома и квартира находятся на самом нижнем уровне иерархии).

Следует заметить, что отображение полных адресов несколько замедляет работу с картотекой по сравнению с режимом отображения кратких адресов.

Приступая к работе 15

Вид национального паспорта — с помощью этих кнопок-опций выбирается вид национального паспорта (Национальный РФ/РБ), устанавливаемый по умол-чанию при заполнении картотеки.

Ввод организаций (предыдущие места работы) без справочника — так при за-полнении картотеки и вводе трудовых записей предыдущих мест работы наиме-нование организаций можно вводить непосредственно с клавиатуры. В против-ном случае (если не установлена "галочка") при вводе наименований каждый раз будет открываться справочник "Организации и банки".

Следующие параметры актуальны для России:

Формы по учету кадров от 06.04.2001 — установка данной настройки позволит сформировать по новым формам приказы о приеме на работу (ф.Т-1), о прекра-щении действия трудового договора (контракта) с работником (ф.Т-8 — приказ; ф.Т-61 — записка-расчет), о предоставлении отпуска (ф.Т-6 — приказ; ф.Т-60 — записка расчет) и т.п.

Выводить фотографию в личную карточку по форме Т-2 и Т-2ГС приказ №136 — позволит при выборе и печати данных форм "Карточки работника" (в формате .rtf) распечатывать и фотографию сотрудника. Перед получением этих форм необходимо: выполнить инициализацию системных каталогов (см. под-разд. 2.5.1) в режиме обновить и установить InsFoto.dll в каталог \EXE.

Вкладка Штатное расписание

Синхронное заполнение каталогов — если установлен данный параметр, то при вводе новой записи в каталог подразделений автоматически создается соот-ветствующая запись и в каталоге структурных единиц штатного расписания.

  Рекомендуется устанавливать этот параметр, т.к. это обеспечивает более тесную интеграцию модуля Управление персоналом с остальными модулями системы Галактика.

Дата ввода штатного расписания — в данное поле вводится дата ввода в дей-ствие штатного расписания.

Среднемесячные часы за год — данное значение используется при построении некоторых отчетов модуля Управление персоналом, например, отчета "Штат-ное наполнение с детализацией". В поле вводится значение среднемесячных ча-сов за текущий отчетный год.

Вкладка Приказы

Год, за который вводятся приказы — данная настройка предназначена для то-го, чтобы при формировании любых приказов в указанном году все номера фор-мировались автоматически в сквозном порядке, т.е. последовательно и не дубли-ровались. Необходимо также учитывать, что в этом случае программой будет "запрещено" создание приказов за другой год (например, прошлый).

Автонумерация может принимать значения по последним номерам базы данных — в этом случаем можно установить признак Проверять уникальность номера; с помощью специальной таблицы — в поле Последний номер приказа можно указать/ввести последний ранее задействованный в кадрах (до автоматизации) номер приказа (начиная со следующего номера в модуле автоматически будет производится нумерация при оформлении приказов), в номерах можно вводить и буквенные значения.

Отдельная нумерация по различным распорядительным действиям — по-зволяет формировать "свои" номера для приказов разных распорядительных

Приступая к работе 16

действий, параметр Автонумерация в этом случае может принимать значение с помощью специальной таблицы. Далее по экранной кнопке [Классификатор] не-обходимо в окне редактирования записей (F4) указать (зарезервировать) для ка-ждого распорядительного действия (см. также раздел 2.2) Последний номер приказа и установить Признак (да/нет) отдельной нумерации. При этом в поле Последний номер для остальных приказов в настройках можно ввести нужное значение.

Глубина иерархии подразделений для вывода на экран (в отчет) — задает сте-пень детализации иерархии подразделений при просмотре на экране и при фор-мировании отчетов. Допустим, иерархия подразделений состоит из трех уров-ней. Тогда, если задать глубину иерархии '1', то при печати (например, приказов) будут выводиться только текущие подразделения, т.е. без учета иерархии. Если установить значение '2', то для текущего подразделения будет печататься и вы-шестоящее. При значении '3' на печать будет выводиться вся иерархия подразде-лений.

Вкладка Быстрый поиск

Использовать быстрый поиск по каталогам — с помощью данной настройки можно реализовать быстрый поиск по всем каталогам относительно "точки вхо-да" в каталог (т.е. по иерархии). "Быстрый поиск" не реализован для каталога "Административно-территориального деления", а также не предусмотрен сквоз-ной поиск и по всей иерархии каталогов (по всему "дереву" каталогов). Следует учесть, что "быстрый поиск" потребует определенное время для первоначальной индексации каталогов (замедлит работу быстродействия системы) — убедитесь, что не происходит "зацикливания" каталогов.

2.2. КАТАЛОГИ

Каталоги подразделяются на два вида: системными считаются каталоги, необхо-димые для работы системы, их нельзя удалять, хотя можно менять название; пользовательские — создаются непосредственно пользователем в соответствии с потребностями. В отличие от системных каталогов, поставляемых вместе с про-граммным обеспечением, пользовательские каталоги при необходимости могут быть удалены.

Для успешной работы модуля системные каталоги должны быть инициализиро-ваны (см. подразд.2.5.1).

Функции меню =Настройка= ЃЛ Каталоги ЃЛ Просмотр каталогов и Печать каталогов позволяют посмотреть, скорректировать, сформировать и напечатать в виде отчета содержимое каталогов.

Функция =Настройка= ЃЛ Каталоги ЃЛ Справочник видов распорядительных действий содержит виды операций — распорядительных действий — принимаемых в отношении личного состава предприятия. Информация данного каталога используется при оформлении приказов (см. также подразд.4.1.2).

Для перечисленных ниже операций (действий) в программе определены сле-дующие коды:

1

прием на работу;

2

изменение Ф.И.О.;

3

временное заместительство;

4

внутреннее совместительство/совмещение;

 

Приступая к работе 17

5

перемещение;

6

оформление очередного (трудового) отпуска;

8

увольнение;

9

назначение персональных надбавок;

10

снятие персональных надбавок;

30

награждение, поощрение, премирование;

40

отзыв из отпуска;

41

предоставление отпуска (кроме очередных);

50

изменение оклада;

60

изменение режима/графика работы;

65

заключение/продление контракта;

100

прочие действия.

 

  При добавлении новой записи (F7) необходимо указывать наименование рас-порядительного действия с кодом больше 100.

Функция =Настройка= ЃЛ Каталоги ЃЛ Классификатор льгот на иждивенцев содержит сведения о количестве льгот на иждивенцев и иждивенцев-инвалидов. Информация данного классификатора используется при заполнении картотеки в разделе "Родственники" (см. подразд.4.2.4).

  Подробное описание по заполнению классификатора льгот на иждивенцев, который является общим для Контура Управление персоналом, вы найдете в руководстве пользователя по модулю Заработная плата.

Далее описаны основные понятия и принципы организации каталогов модуля Управление персоналом. Все каталоги имеют одинаковую организацию, что обеспечивает унификацию оформления и функциональных возможностей окон, позволяет пользователю наращивать состав каталогов в соответствии со своими потребностями.

2.2.1. Работа с каталогами

Работа с каталогами модуля Управление персоналом (ввод, корректировка, удаление, выбор из каталога, другие операции) осуществляется через единооб-разный интерфейс (программное окно), доступ к которому возможен через функцию Каталоги ЃЛ Просмотр каталогов, а также через другие интерфейсы, в которых используется выбор элементов из каталогов. При активизации данной функции на экране открывается окно =Справочник: <Каталоги>=.

Содержимое каталога отображается в виде древовидной структуры. В соответст-вующих графах отображается Наименование и Код элементов каталога.

Используются следующие условные обозначения:

— данный каталог имеет подчиненные подкаталоги. Для вывода более низкой ступени иерархии подчиненных каталогов нажмите комбинацию клавиш Ctrl+Enter. Для возврата на более высокий уровень иерархии нажмите комбина-цию клавиш Ctrl+BackSpace;

Приступая к работе 18

— данный каталог относится к самому нижнему уровню и не имеет подчи-ненных подкаталогов.

Редактирование каталога производится по клавише F4, в результате чего откры-вается окно =Редактирование записи=. В данном окне производятся все изме-нения данной записи.

Рис. 1. Окно просмотра каталогов и редактирование записи элемента каталога

В поле Код можно поставить числовой код текущей позиции или ее порядковый номер в текущем разделе. Для некоторых каталогов существенно заполнять это поле, для других — нет. Как правило, это описано в темах справки для соответ-ствующих окон.

В поле Наименование вводится (или корректируется) название текущей позиции каталога (подкаталога).

В поле Вышестоящий элемент можно выбрать любой элемент иерархии ката-лога, тем самым изменив подчиненность данного элемента.

  Выбор нового значения поля Вышестоящий элемент является удобным средством изменения структуры иерархии каталогов.

При заполнении каталога "Виды доплат" ("Служебные каталоги") весьма суще-ственно заполнение Кода оплаты и Наименования оплаты (значение выбира-ется из предварительно заполненного в модуле Заработная плата Классифи-катора видов оплат, подробнее см. в руководстве пользователя "Система Га-лактика. Заработная плата"), а для каталога "Стажи" — поле Коэффициент (данный вид стажа для всех сотрудников будет исчисляться с учетом введенного коэффициента).

Приступая к работе 19

В каталоге "Виды доплат" предусмотрен специальный механизм привязки к ви-дам оплаты модуля Заработная плата. Данную привязку необходимо осуще-ствлять для корректного отражения информации по доплатам в картотеке со-трудников и дальнейшего правильного расчета начислений.

Для этого в окне =Редактирование записи= установите курсор на поле Код оп-латы и нажмите клавишу F3 (или экранную кнопку выбора). В появившемся окне, содержащем список всех видов оплаты модуля Заработная плата, выбе-рите необходимый вид доплаты. В результате выполненных действий будет осу-ществлена привязка вида доплаты (установлено соответствие) к текущему виду доплаты модуля Управление персоналом.

Обратите внимание на каталог "Структурные единицы штатного расписания" ("Служебные каталоги") — при редактировании записей каталога заполняйте поля Код, Наименование подразделения и признак филиала.

Для пользователей РФ также требуется заполнение каталогов "Коды профессий, дающих право на льготную пенсию" и "Особые условия" ("Прочие каталоги" ЃЁ "Справочники пенсионного фонда").

Для удобства пользователя в модуле Управление персоналом предусмотрены средства печати каталогов с помощью функции Каталоги ЃЛ Печать каталогов. В результате ее выполнения в отчет выводится содержимое каталогов, начиная с указанного элемента иерархии. Каталоги выводятся в отчет "лесенкой", отра-жающей иерархическую структуру каталога.

При активизации данной функции на экране открывается окно =Формирование отчета=. В поле Выводить записи, начиная с каталога указывается название каталога (подкаталога), с которого необходимо выводить иерархию записей ка-талога по подчиненности. По умолчанию выводится все дерево каталогов. Ввод названия каталога производится методом выбора по клавише F3. Переход к нуж-ному элементу иерархии производится с использованием клавиш Ctrl+Enter и Ctrl+BackSpace (см. выше).

В поле Количество позиций, отводимых под порядковый номер в каталоге указывается число позиций. Оно должно быть достаточным, чтобы в него уме-стился самый большой номер из каталога. Данное значение определяет также величину отступа при выводе подкаталогов.

В поле Максимальное количество уровней иерархии в каталоге указывается число уровней иерархии, которые будут выводиться в отчет. Записи каталога, на-ходящиеся на уровнях иерархии ниже указанного, в отчет не выводятся.

После установки указанных параметров можно с помощью экранной кнопки [Формирование отчета] получить в окне редактирования текстовый отчет, кото-рый при необходимости можно просмотреть, отредактировать и напечатать. Пе-чать производится с помощью комбинации клавиш Ctrl+P.

2.2.2. Пользовательские каталоги

Каталоги данного типа создаются непосредственно пользователем в соответст-вии с потребностями, которые не покрываются информацией из системных ката-логов. Пользовательские каталоги создаются по методике, изложенной в преды-дущем разделе. В отличие от системных каталогов, поставляемых вместе с про-граммным обеспечением, пользовательские каталоги при необходимости могут быть удалены пользователем.

Приступая к работе 20

В частности, можно вводить произвольные, не предусмотренные программой, данные о сотруднике. Эти данные можно просмотреть в разделе =Анкетные данные, стаж <Фамилия, имя и отчество сотрудника>=, который открывается путем выполнения функции База данных ЃЛ Картотека сотрудников (см. разд. 4.2), и вывести в отчет.

  Чтобы использовать собственные произвольные данные для отбора, группи-рования и формирования отчетов, соответствующий раздел анкеты должен быть объявлен каталогом модуля — иначе не будет работать выборка данных, входящих в раздел вашего каталога.

Новый каталог удобнее создавать в составе каталога "Анкетные показатели", так как он автоматически открывается при заполнении граф анкеты.

Пример. Необходимо получить данные о наличии "Хобби" у сотрудников.

Для этого выполните следующие действия:

1. Войдите в меню Настройка ЃЛ Каталоги ЃЛ Просмотр и откройте для про-смотра все каталоги (раскройте иерархию).

2. Найдите каталог (папку) "Анкетные показатели" и откройте его с помощью клавиш Ctrl+Enter.

3. Нажатием клавиши F7 добавьте новый элемент (если курсор установлен на записи Анкетные показатели, то необходимо выбирать функцию добавления элемента на уровень ниже, иначе на текущий уровень).

4. Введите Наименование — Хобби. Тем самым вы создали новый элемент ка-талога "Анкетные показатели". Теперь, при необходимости, можно создать любые подчиненные элементы в новом каталоге с помощью клавиши F7 пу-тем добавления записи на уровень ниже (например, чтение/чтение детек-тивов; рукоделие/вышивание и т.п.). Новый каталог (каталоги) для модуля Управление персоналом ничем не отличается от поставляемых с програм-мой. Как и системные каталоги, он может иметь иерархическую структуру.

5. В Картотеке сотрудника откройте окно =Анкетные данные, стаж=, в На-именовании графы анкеты выберите каталог "Хобби", а в правой панели — Содержание графы анкеты — укажите подчиненный элемент (элементы) для "Хобби".

6. Теперь вы можете вывести в отчет данные сотрудников, имеющих конкрет-ное хобби (чтение детективов, вышивание и т.п.), либо одно из увлечений, входящих в заданную группу (чтение, рукоделие и т.п.).

Для этого вначале с помощью функции =Настройка= ЃЛ Стандартные от-четы ЃЛ Настройка отчетов настройте свой пользовательский отчет, на-пример, "Хобби наших сотрудников" (настройка стандартных отчетов под-робно описана в разделе 12.9 с учетом данного примера).

Теперь для получения информации по работникам, имеющих хобби, вызови-те функцию Отчеты ЃЛ Типовые отчеты, установите необходимые пара-метры формирования, выберите пользовательское Название отчета (Хобби наших сотрудников) и распечатайте его (результат отчета приведен в разд.12.8 на Рис. 38).

Приступая к работе 21

2.3. СРЕДСТВА ПОДГОТОВКИ И ФОРМИРОВАНИЯ ОТЧЕТОВ

Модуль Управление персоналом предлагает гибкие средства подготовки и формирования списковых и группировочных отчетов с использованием полей базы данных модуля. Отчеты полностью настраиваются пользователем. Во вре-мя настройки отчета можно задать фильтр отбора, порядок сортировки и груп-пирования данных. Формы вывода отчетов описываются средствами Компиля-тора форм (Fcom).

Получение типовых, заранее настроенных отчетов, рассчитано на обычного пользователя системы Галактика. Настройка новых форм отчетов в некоторых случаях может потребовать высокой квалификации, сравнимой с квалификацией программиста.

  Описание языка Fcom, модуля создания и модификации отчетов Компиля-тор форм, методов и средств разработки, а также модификации форм вы-ходных отчетов см. в документации "Инструментальный комплекс Suppor. Мо-дуль создания и модификации отчетов "Компилятор форм".

В состав модуля Управление персоналом входят следующие компоненты, обеспечивающие настройку и формирование требуемых отчетов (подробнее см. главу 12):

. средства настройки отчетов, обеспечивающие формирование заданий на от-бор данных, на их сортировку и группирование;

. средства построения отчетов в соответствии с заданными условиями (на-стройкой);

. типовые задания на отчеты, поставляемые в составе модуля;

. типовые формы вывода отчетов, поставляемых с модулем.

При построении отчета используются:

. окно построения выборки;

. окно выгрузки в форму.

2.4. РАЗГРАНИЧЕНИЕ ПРАВ ДОСТУПА

Прежде чем приступить к каким-либо работам, настоятельно рекомендуется с привлечением сотрудников корпорации "ГАЛАКТИКА" и использованием модуля Права доступа (Protect) определить и установить права доступа каждого со-трудника, который будет эксплуатировать модуль. Эта необходимость объясняет-ся в основном двумя причинами:

. информация, имеющаяся в кадровой службе предприятия, носит конфиден-циальный характер, поэтому доступ к модулю Управление персоналом должны иметь только те сотрудники, которые имеют непосредственное от-ношение к работе с указанной информацией;

. несанкционированные и некомпетентные действия отдельных пользователей, особенно при использовании функций настройки и администрирования, мо-гут привести к потере важнейшей информации, которую при определенных обстоятельствах достаточно трудно восстановить.

Приступая к работе 22

Разграничение доступа можно и не делать, оставив полный доступ всем сотруд-никам. Однако степень бедствия в случае некомпетентных действий или утечки информации неизмеримо возрастает.

Доступ к функции модуля Управление персоналом =Настройка= и -Администратор-, а также к модулю Настройка системы Галактика должен быть максимально ограничен. Выполнение работ, связанных с использованием указанных функций, должно проводиться ответственными и наиболее квалифи-цированными сотрудниками кадровой службы предприятия.

Доступ к меню Операции, функции которого выполняют групповые расчеты и перемещения, также следует ограничить.

Кроме того, работы по вводу и корректировке штатного расписания рекоменду-ется выполнять только с санкции руководства, причем сотруднику, имеющему допуск к функции База данных ЃЛ Штатное расписание.

Доступ к остальным функциям должен быть определен в соответствии с функ-циональными обязанностями или выполняемой работой.

  При установке прав доступа к отчетам необходимо иметь в виду, что это основной потенциальный источник утечки информации.

2.5. ИНИЦИАЛИЗАЦИЯ ТАБЛИЦ

Для функционирования и успешной работы модуля Управление персоналом необходимо наличие в таблицах записей с системными данными. Эти данные обеспечивают настройку модуля на предусмотренный режим работы. В процессе настройки заводится необходимая структура каталогов, описание полей базы данных, которые можно использовать при настройке отчетов, настройки стан-дартных отчетов.

Иными словами, системные каталоги, таблицы и стандартные отчеты должны быть инициализированы. Каталоги и таблицы базы данных, поставляемые вместе с модулем, надлежащим образом инициализированы, однако при подозрении на некорректность базы данных следует выполнить описываемые ниже операции инициализации.

Для проведения инициализаций используются следующие функции -Администратор- ЃЛ Инициализация ЃЛ …:

. Системные каталоги;

. Поля таблиц;

. Настройки отчетов.

  Средства контроля логической структуры базы данных и проверка структу-ры данных в таблицах модуля описаны в главе 13.

2.5.1. Системные каталоги

Инициализация системных каталогов выполняется для:

. создания системных каталогов при первой установке модуля Управление персоналом;

. добавления новых системных каталогов при обновлении версий;

. восстановления системных каталогов при разрушении структуры каталогов.

Приступая к работе 23

Рекомендуется, особенно в последнем случае, перед инициализацией каталогов выполнять контроль и восстановление целостности структуры каталогов с по-мощью описываемых ниже функций.

В режиме Создать новые каталоги все существующие каталоги уничтожаются, и создается новая незаполненная структура каталогов, содержащая только сис-темные каталоги с заданными по умолчанию записями в них.

В режиме Обновить существующие каталоги проверяется существующая структура системных каталогов, и добавляются отсутствующие системные ката-логи вместе с заданными по умолчанию записями в них.

2.5.2. Поля таблиц

Данная функция вводит все данные, необходимые для настройки отчетов. В том числе заполняются описания полей таблиц, используемых для этой настройки. Введенные описания собираются в иерархический каталог для удобства поиска.

Инициализация описания полей таблиц модуля Управление персоналом вы-полняется в следующих случаях:

. создание описания полей таблиц при первой установке модуля;

. добавление новых описаний полей таблиц при обновлении версий;

. восстановление описаний полей таблиц и соответствующего каталога при разрушении структуры данных.

Все существующие описания полей таблиц уничтожаются, а взамен создаются новые.

2.5.3. Настройки отчетов

Данная функция настраивает стандартные отчеты, входящие в поставку модуля Управление персоналом. Настройка отчетов выполняется в следующих случа-ях:

. создание отчетов при первой установке модуля Управление персоналом;

. добавление новых отчетов при обновлении версий;

. восстановление настройки отчетов и соответствующего каталога при раз-рушении структуры данных.

В режиме Добавить настройки отчетов проверяются существующие на-стройки отчетов и добавляются отсутствующие отчеты.

В режиме Обновить настройки отчетов все существующие настройки отче-тов, поставляемых вместе с модулем, уничтожаются и создаются заново. Отче-ты, созданные пользователем, не меняются.

  Настройки для отчетов, созданных пользователем, сохраняются в обоих режимах.

2.5.4. Импорт каталога почтовых адресов из БД ГНИ

Функция инициализации Импорт каталога почтовых адресов из БД ГНИ пред-назначена для конвертации базы данных почтовых адресов, поставляемой Госу-дарственной налоговой инспекцией (ГНИ) России, в базу данных адресов Га-лактики. После конвертации выбор адреса работника будет производиться на основании этих данных.

Приступая к работе 24

При конвертации каталога укажите:

Путь к каталогу БД ГНИ — правильный путь на каталог с данными ГНИ. Для этого нажмите F3 и выберите необходимый каталог или введите полный путь к каталогу с клавиатуры.

Импортировать — какую информацию необходимо конвертировать (страны; области, районы, города, поселки).

Имеется возможность изменить названия Файлов, поставляемых ГНИ, если они у вас отличаются от указанных в диалоге.

Если вы выполняете конвертацию почтовых адресов в первый раз, то уберите отметку Обновлять существующие данные. Это ускорит работу программы. Ес-ли же вы пополняете уже существующую базу данных — наличие "галочки" обязательно. Запуск процедуры импорта выполняется по кнопке [Импортиро-вать].

  Конвертация каталога почтовых адресов занимает много времени!

После импорта каталога для задания адреса прописки/проживания в Картотеке сотрудников выбирается необходимый элемент из каталога адресов Галактики. Это позволит вам сэкономить время при заполнении адреса работника.

2.6. ДОПОЛНИТЕЛЬНЫЕ ТАБЛИЦЫ

Функция =Настройка= ЃЛ Дополнительные таблицы предназначена для созда-ния дополнительных таблиц к окнам картотеки сотрудников или к штатному расписанию.

При выполнении функции открывается окно =Создание и настройка дополни-тельных таблиц=, в котором перечислены созданные таблицы. Для каждой таб-лицы указывается ее номер, название окна (Модуль), для которого создана до-полнительная таблица, и ее Наименование.

Для создания новой таблицы нажмите клавишу F7, а для редактирования суще-ствующей — клавишу Enter. В обоих случаях открывается окно =Настройка дополнительной таблицы=.

Модуль — в этом поле выбирают окно программы, к которому нужно привязать дополнительную таблицу.

Наименование таблицы — вводят с клавиатуры.

В расположенную ниже таблицу вводят параметры полей дополнительной таб-лицы.

Наименование поля — название поля таблицы вводят с клавиатуры.

Тип — выбирают тип поля: ссылка/признак/число/строка/дата. При выборе ти-па ссылка в расположенном правее поле Справочник по F3 необходимо выбрать из =Справочника: Каталоги= необходимый элемент, который используются для этого поля.

Если необходимо, то в структуру уже созданной дополнительной таблицы впо-следствии можно будет внести изменения: добавить или удалить поля. Если таб-лица уже содержит записи, то исправлять описание существующих полей за-прещено.

Приступая к работе 25

3. ШТАТНОЕ РАСПИСАНИЕ

Начинать практическую работу с модулем рекомендуется с формирования штат-ного расписания предприятия. Функция База данных ЃЛ Штатное расписание предназначена для ввода, просмотра и корректировки штатного расписания ор-ганизации.

  Штатное расписание предприятия составляется в модуле по подразделениям.

Основным элементом штатного расписания подразделения является ставка. В простейшем случае штатное расписание (ШР) состоит из перечня имеющихся на предприятии ставок — название ставки (должность, профессия), условия труда и оплаты (система оплаты, разряд, тариф, категория, отпуск) и количество ставок данного вида.

При необходимости можно указывать расширенный объем информации по каж-дой ставке. В этом случае правильнее говорить не о ставке, а о рабочем месте. Например, можно ввести должностные инструкции, дополнительные требования к работнику (пол, возраст, образование, стаж и др.), требования к оборудованию рабочего места (наименование и количество необходимого оборудования, сани-тарно-гигиенические требования и т.д.).

Если штатное расписание введено, т.е. заполнена дата его ввода в действие и создана хотя бы одна запись, то все назначения и перемещения выполняются в увязке со штатным расписанием. При этом сравнивается дата назначения или перемещения с датой ввода ставки штатного расписания. Кроме того, контроли-руется общее количество штатных единиц и количество фактически занятых. Допускаются такие ситуации, когда сотрудник может занимать полную ставку, часть ставки или любое другое количество ставок, в том числе несколько ставок, совмещая работу или исполняя чьи-либо обязанности.

  Если назначение/перемещение осуществляется "вне ШР", то необходимо ука-зывать данный признак в приказе. В этом случае привязки к штатному распи-санию производиться не будет.

При вводе новой записи в раздел "Назначения и перемещения" личной карточки описание ставки дублируется в запись о назначении (перемещении).

3.1. ТАРИФНЫЕ СТАВКИ

Оплата труда работников производится на основе тарифных ставок (окладов), которые являются составной частью тарифной системы оплаты труда.

Тарифная система оплаты труда представляет собой совокупность норматив-ных актов, при помощи которых осуществляется дифференциация и регулирова-ние размеров заработной платы различных групп и категорий работников в зави-симости от тяжести, сложности, интенсивности труда и уровня квалификации, а также особенностей видов работ, производств и отраслей, в которых заняты ра-ботники.

Штатное расписание 26

Тарифная сетка является элементом тарифной системы и представляет собой совокупность квалификационных разрядов и соответствующих им тарифных коэффициентов, с помощью которых определяются размеры тарифных ставок и окладов, т.е. устанавливается зависимость оплаты труда от квалификации ра-ботников, сложности выполняемой работы и уровня управления.

В связи с этим перед формированием штатных расписаний необходимо предва-рительно заполнить классификатор тарифных ставок. Доступ к классификатору обеспечивает функция =Настройка= ЃЛ Тарифные ставки. Впоследствии при вводе "Штатного расписания" (или при заполнении личных карточек работни-ков) вы будете выбирать из этого классификатора нужные записи.

Для редактирования тарифных ставок или добавления новой записи в окне ввода используйте соответственно кнопки F4 и F7.

  Классификатор тарифных ставок является общим для модулей Управление персоналом и Заработная плата. Записи, созданные (или пополненные) в од-ном из модулей, автоматически доступны и в другом. Поэтому при работе с данным классификатором необходимо четко разграничить обязанности по заполнению данного классификатора.

В соответствии с законодательством внесите установленный размер тарифной Ставки первого разряда и Дату изменения — вступления в силу. Дата введения ставки первого разряда всегда устанавливается в первое число месяца, поэтому при ее редактировании учитывается только месяц и год. Если ставка первого разряда зависит от размера минимальной заработной платы (минимального раз-мера оплаты труда), вы можете вместо суммы ставки задать Кол-во МЗП.

При добавлении/изменении новой Ставки первого разряда для нее автоматиче-ски копируются тарифные ставки, соответствующие предыдущей ставке первого разряда. Причем, если для тарифных ставок задан Коэффициент, на который должна быть умножена месячная ставка первого разряда, сумма тарифной став-ки пересчитывается. При редактировании суммы ставки первого разряда сумма соответствующих тарифных ставок тоже пересчитывается.

В средней панели заполняются поля:

. Система оплаты (выбор из "Классификатора систем оплат") — сдель-ная/оклад/повременная и проч.;

. Тарифная сетка (номер) — для каждой тарифной сетки как при сдельной, так и при повременной формах оплаты, указывается Разряд, категория, а для разрядов — Коэффициент от ставки первого разряда. Впоследствии при формировании штатных расписаний и при приеме работников вы сможете выбрать из этого классификатора нужную запись.

  Отслеживание значений тарифных ставок первого разряда по всем та-рифным сеткам при заполнении классификатора происходит с учетом заданной настройки (см. разд.2.1).

Имеется возможность запомнить тарифные ставки, соответствующие некоторой ставке первого разряда по Ctrl+F2 (в верхней панели) и затем скопировать их в некоторую другую ставку первого разряда по Ctrl+F3.

Нажав Ctrl+P можно получить справку по тарифным ставкам.

Штатное расписание 27

3.2. СТРУКТУРНЫЕ ЕДИНИЦЫ ШР

Напомним, что штатное расписание предприятия составляется в модуле по под-разделениям. Поэтому теперь необходимо ввести все подразделения предпри-ятия, т.е. создать структурные единицы для штатных расписаний.

Для хранения этой информации в модуле Управление персоналом предусмот-рен "Каталог структурных единиц" (подразделений), который в определенном смысле является аналогом "Каталога подразделений" системы Галактика, одна-ко имеет свои отличия.

Кадровая служба предприятия должна иметь полную информацию о структурах подразделений. Как правило, иерархические структуры подразделений предпри-ятий, особенно крупных, достаточно сложны и имеют многоуровневый характер подчиненности.

В связи с этим каталог структурных единиц модуля Управление персоналом рассчитан на неограниченное число уровней вложенности, которое позволяет отразить любую структуру подразделений. Естественно, что данные и того и другого каталога должны быть взаимоувязаны.

За период существования предприятия возможно изменение его структуры. Ка-кие-то подразделения изменяют свое название, разделяются, переподчиняются, расформировываются и т.д. Кадровая служба предприятия должна хранить все эти изменения. Действительно, если понадобится информация о том, например, в каком подразделении работал некоторый сотрудник пять лет назад и в какой должности, кадровая служба должна эту информацию предоставить.

Для обеспечения синхронизации данных в справочнике "Структурные единицы штатного расписания" и "Каталоге подразделений" предприятия предназначена функция меню =Настройка= ЃЛ Единицы штатного расписания ЃЛ Синхрони-зация структурных единиц. Она используется по мере необходимости при из-менениях в составе или наименованиях структурных подразделений.

При выполнении данной функции на экране появляется окно, пример которого представлен на Рис. 2. Окно представляет собой трехпанельную экранную фор-му. В нижней табличной панели приводится список подразделений из каталога подразделений системы Галактика, которые могут не иметь соответствия в ка-талоге структурных единиц модуля Управление персоналом.

Верхняя панель отражает подробную информацию о подразделении, которое в данный момент времени является текущим, т.е. на котором установлен курсор.

Средняя панель содержит экранные кнопки для выполнения действий по син-хронизации данных.

Название верхней панели, наименование некоторых полей и кнопок могут изме-нять свое название в зависимости от ситуации. Если, например, текущим в ниж-ней панели является подразделение, которого еще нет в каталоге структурных единиц модуля Управление персоналом, то верхняя панель будет называться НОВОЕ ПОДРАЗДЕЛЕНИЕ (в этом случае в средней панели окна поле Струк-турная единица доступно для редактирования). Если изменилось название уже имеющегося подразделения, то верхняя панель называется ИЗМЕНЕННОЕ ПОДРАЗДЕЛЕНИЕ.

Соответственно меняются и доступные средства для синхронизации каталогов. Рассмотрим их более подробно.

Штатное расписание 28

Рис. 2. Синхронизации каталогов подразделений

3.2.1. Ввод нового подразделения

Если новое подразделение введено в "Каталог подразделений" через другие мо-дули системы Галактика, то при вызове функции Синхронизация структурных единиц это подразделение попадет в список расхождений.

НОВОЕ ПОДРАЗДЕЛЕНИЕ (см. Рис. 2) необходимо скопировать в каталог моду-ля Управление персоналом. Для этого в поле Структурная единица по кнопке выбора из каталога необходимо выбрать подразделение, в состав которого вхо-дит новое подразделение. Если подразделение не входит в состав вышестоящего подразделения, а является самостоятельной структурной единицей, то в качестве вышестоящего подразделения необходимо оставить Структурные единицы штатного расписания. Затем необходимо нажать кнопку [Сдублировать]. После этого новая структурная единица будет введена в каталог структурных единиц модуля Управление персоналом, при этом ее название исчезнет из списка в нижней панели.

В некоторых случаях бывает удобно иметь разные названия подразделения в "Каталоге подразделений" системы и в "Каталоге структурных единиц" модуля. Тогда при вводе такого подразделения в поле Структурная единица нужно за-нести новое название, которое будет использоваться в модуле Управление пер-соналом, а затем нажать кнопку [Приравнять]. В дальнейшем будет считаться, что одно и то же подразделение имеет отличающиеся наименования в "Каталоге подразделений" Галактики и "Каталоге структурных единиц" модуля Управле-ние персоналом.

Штатное расписание 29

  Если удобно в каких-то модулях применять сокращенное наименование под-разделений, то ввод новых записей в "Каталог подразделений" системы реко-мендуется осуществлять в модуле Настройка. Это гарантирует коррект-ность структуры единиц штатного расписания в модуле Управление персо-налом.

3.2.2. Синхронизация структурных единиц при внесении изменений

На следующем примере рассмотрим действия пользователя при установлении соответствия между каталогом подразделений системы Галактика и каталогом структурных единиц модуля Управление персоналом при изменениях в струк-туре предприятия.

Пусть на предприятии "существовал" Торговый отдел, функции которого заклю-чались в продаже товаров и проведении маркетинговых мероприятий. По мере развития предприятия и роста численности отдела для усовершенствования управления отделом возникла необходимость в его реорганизации. Реорганиза-ция проведена следующим образом:

. Торговый отдел изменил свое название на Коммерческий отдел;

. в состав отдела входят две группы: Группа продаж и Группа маркетинга.

Если Торговый отдел был занесен в "Каталог подразделений" системы Галак-тика, то его нужно изменить. Сделать это можно, через модуль Настройка с помощью функции =Настройка= ЃЛ Заполнение каталогов ЃЛ Подразделения, склады.

Новые группы можно занести по-разному: ввести в "Каталог подразделений" с указанием вышестоящего подразделения — Коммерческий отдел; а можно в ка-талог подразделений не заносить, или занести их (группы) только в "Каталог структурных единиц" в модуле Управление персоналом.

В первом случае все сотрудники данных групп для всех модулей Галактики (за исключением модуля Управление персоналом) будут являться сотрудниками групп. Во втором случае сотрудники групп будут являться сотрудниками выше-стоящего подразделения, т.е. Коммерческого отдела.

Предположим вам важно, чтобы в "Каталоге подразделений" присутствовали и отдел и его группы. В качестве примера можно привести тот случай, когда пла-тежная ведомость на зарплату сотрудников выпускается по группам. При расчете зарплаты нужно знать группу, в которой работает сотрудник.

Итак, в "Каталоге подразделений" системы Галактика изменяется название от-дела, и вводятся две группы с указанными выше названиями. В качестве выше-стоящего подразделения у групп указан Коммерческий отдел.

Установка соответствия каталогов начинается с вызова в модуле Управление персоналом функции =Настройка= ЃЛ Единицы штатного расписания ЃЛ Син-хронизация структурных единиц. В открывшемся окне в нижней панели пере-числены все указанные подразделения. Установите курсор на название отдела. В поле Структурная единица появится наименование Торговый отдел, т.е. старое название данного отдела.

Нажмите экранную кнопку [Изменить название] и Торговый отдел получит но-вое наименование. Название отдела исчезнет из списка подразделений в нижней панели. В каталоге модуля Управление персоналом отдел переименован.

Штатное расписание 30

Следует иметь в виду, что при изменениях возможны также следующие вариан-ты действий:

. если вы хотите оставить в "Каталоге структурных единиц штатного распи-сания" старое название отдела, воспользуйтесь кнопкой [Исключить из об-работки]. Текущая строка исчезнет из списка расхождений в каталогах и исключается из обработки в данном сеансе;

. если вы хотите отменить соответствие между подразделением в "Каталоге подразделений" системы Галактика и структурной единицей штатного расписания модуля Управление персоналом, то воспользуйтесь кнопкой [Отменить соответствие]. Структурная единица штатного расписания ос-танется в каталоге модуля Управление персоналом, а подразделение уда-ляется из списка расхождений. В следующем сеансе синхронизации это подразделение в списке появится вновь, так как для него нет соответствия в модуле Управление персоналом.

Итак, вернемся к нашему примеру. Название отдела изменено и ему поставлено в соответствие структурная единица штатного расписания.

Новые группы в этом случае автоматически будут скопированы в "Каталог структурных единиц штатного расписания" с указанным уровнем подчиненно-сти.

Для просмотра соответствия "Каталога подразделений" системы и "Каталога структурных единиц штатного расписания" модуля Управление персоналом можно воспользоваться функцией =Настройка= ЃЛ Единицы штатного распи-сания ЃЛ Просмотр структурных единиц.

3.2.3. Синхронизация иерархии

Данная функция обеспечивает синхронизацию иерархии каталога подразделе-ний модуля Управление персоналом и каталога подразделений системы Га-лактика.

Ее следует использовать в случае изменения иерархии элементов в каталоге под-разделений других модулей системы Галактика.

3.3. ФОРМИРОВАНИЕ ШТАТНОГО РАСПИСАНИЯ

Составление/редактирование штатного расписания осуществляется с помощью функции База данных ЃЛ Штатное расписание. После ее вызова на экране по-является окно выбора =Справочник: Структурные единицы штатного расписа-ния= (см. Рис. 3).

Выберите необходимое подразделение, с которым предполагается работать (вво-дить, изменять или просматривать штатное расписание) — для этого перемести-те курсор на нужную запись и нажмите клавишу Enter.

На экране появляется окно редактирования =Штатное расписание подразделе-ния <наименование>=, которое включает в себя анкетную и табличную панели (см. Рис. 4).

Штатное расписание 31

Рис. 3. Окно выбора подразделения

Ввод новой записи (должности) в штатное расписание осуществляется с помо-щью клавиши F7. В этом случае в анкетной панели "очищаются" все поля для ввода данных, а в табличной панели формируется новая пустая строка. Нижняя табличная часть окна заполняется автоматически при заполнении анкетной час-ти.

Рис. 4. =Штатное расписание подразделения=

Штатное расписание 32

Поле № п/п содержит порядковый номер должности или профессии, который формируется автоматически. При необходимости допускается его ручная кор-ректировка с клавиатуры.

В поле Количество штатных единиц с клавиатуры заносится нужное число единиц по указанной должности.

Значение поля Вакансий будет сформировано автоматически после анализа при-казов и личных карточек сотрудников на наличие назначений на указанную должность. В тех случаях, когда количество принятых работников на данную должность превышает количество штатных единиц, в этом поле отображается отрицательное значение.

Дата введения, Дата закрытия — вводятся даты введения и закрытия данной должности.

В поле Должность заносится название должности, предусмотренной штатным расписанием для данного подразделения. Значение этой графы выбирается по кнопке выбора (или клавишей F3) из "Справочника: Должности и профессии". Если в каталоге отсутствует необходимая должность, то, воспользовавшись кла-вишей F7, можно тут же дополнить каталог.

  При попытке ввода в штатное расписание уже имеющейся там должности система выдаст предупреждающее сообщение с запросом и, в случае подтвер-ждения, введет эту должность повторно.

Значение поля Категория выбирается по клавише F3 из соответствующего клас-сификатора (пополнение записей в классификатор осуществляется при помощи экранной кнопки [Редактирование]).

Значение поля Система оплаты выбирается из "Каталога систем оплат" (при необходимости его можно тут же пополнить/отредактировать).

  Классификатор систем оплат является общим для Контура Управление персоналом.

При этом в зависимости от формы оплаты автоматически доступны ее тарифные ставки (сетки). В зависимости от выбранной записи заполняются все или часть полей Тариф, Разряд и Оклад/Ставка в окне формирования ШР.

Поле Оклад/Ставка при необходимости можно откорректировать с клавиатуры. Рядом с этим полем расположено поле валюты оплаты. Выбор вида валюты осу-ществляется из справочника. Если на вашем предприятии предусмотрена оплата в иностранной валюте и существует необходимость ее отслеживания — предва-рительно создайте список иностранных валют и их курсов в модуле Настройка с помощью функции Заполнение каталогов ЃЛ Курсы валют.

Минимальный оклад и Максимальный оклад — в эти поля можно с клавиатуры ввести "вилку" оплаты по данной должности. При этом поле Ставка автомати-чески проверяется на попадание в указанную "вилку".

В поле Режим указывается режим работы работников по данной должности (либо для данного подразделения или категории). Значение выбирается из "Классификатора режимов работы". В случае отсутствия нужного режима рабо-ты, пользователь может создать новый режим. Следует помнить, что для каждого вида режима работы должен быть сформирован свой график. Формирование графиков работы предусмотрено только в модуле Заработная плата.

Штатное расписание 33

  Подробное описание создания режимов и графиков работы приведено в руко-водстве по модулю Заработная плата.

Значения полей Дополнительные сведения (дополнительная информация по ставке), Условия труда, Льготная пенсия выбираются из соответствующих ка-талогов.

В поле Отпуск (дней) с клавиатуры введите информацию об общей продолжи-тельности предоставляемого трудового отпуска в днях (рабо-чих/календарных/фактических), предусмотренных (установленных) законода-тельством для данной категории работников.

Если вы хотите внести изменения в уже имеющуюся должность, переместите курсор в табличную панель окна на желаемую должность, с помощью мыши пе-рейдите в нужное поле анкетной панели и вносите изменения.

По комбинации клавиш Ctrl+C вы можете скопировать необходимую запись в буфер и по Ctrl+V вставить ее (продублировать всю информацию о став-ке/должности).

Окно редактирования штатного расписания имеет 5 вкладок, переключение ме-жду которыми осуществляется с помощью указателя мыши.

Представленная на Рис. 4 вкладка Рабочие места является основной и открыва-ется по умолчанию при выборе подразделения. В ней содержится полное описа-ние ставки.

Остальные вкладки позволяют ввести характеристики рабочих мест, просмот-реть список сотрудников, занимающих данную ставку, а также сформиро-вать/просмотреть доплаты (см. разд. 3.3.1) по каждой должности.

Для занесения или просмотра характеристик рабочего места необходимо устано-вить курсор на желаемую должность и выбрать в нижней панели окна вкладку Характеристики рабочего места. В результате изменится название окна на =Характеристики рабочих мест подразделения <наименование>=. В данном окне информация о рабочем месте заносится в нижнюю табличную панель:

. значения поля № п/п формируется автоматически при занесении каждой но-вой записи;

. Наименование характеристики выбирается из соответствующего каталога;

. поле Значение характеристики может принимать следующие значения: Дата/Целое число/Дробное число/Строка/Каталог — при выборе необходи-мого значения на экране появляется окно для ввода аргумента данного поля или каталог для выбора нужной записи.

Для просмотра списка сотрудников, которые занимают интересующую вас должность, необходимо в основной вкладке окна ввода штатного расписания, выбрать эту должность и открыть вкладку Сотрудники. Вкладка носит справоч-ный характер: в табличной панели отображается список сотрудников по данной должности с указанием табельных номеров, количеством занимаемых ставок, а также окладом (может отличаться от оклада, заданного для данной ставки). Спи-сок формируется автоматически на основании приказов о приеме на работу и за-писей о назначении на ставку из личной карточки работника.

С помощью следующих функций локального меню (локальное меню вызывается по Alt+F10) или с помощью комбинации клавиш можно:

. Сменить подразделение — при необходимости изменить подразделение для всех должностей (ставок), которые отображаются на экране в табличной

Штатное расписание 34

форме. Выбор подразделения осуществляется из "Справочника: Структур-ные единицы штатного расписания";

. создать Примечания (F9) — создать новый или просмотреть существующий документ-приложение (см. Рис. 5), относящийся либо к определенному со-труднику на рабочем месте, либо к характеристике рабочего места, либо к конкретной ставке, или просмотреть все приложения по всему штатному расписанию. С помощью кнопок, расположенных в нижней части экрана, можно изменять состав показываемых документов (по ставке, по текущему рабочему месту, по всему штатному расписанию). В качестве приложения может быть текст, рисунок, фотография, то есть все то, с чем позволяет рабо-тать инструментарий memo-полей;

  Подробнее о memo-полях смотрите в документе “Система Галактика. Основы использования”.

. сформировать Дополнительную информацию (Alt+I) — кроме общих данных о ставке существует возможность хранить дополнительные сведения в до-полнительных таблицах (создание и настройка дополнительных таблиц опи-саны в подразд.2.6);

. вызвать Генератор отчетов (Ctrl+R) — для настройки пользовательских выходных отчетных форм для штатных расписаний.

  Подробнее о "Генераторе отчетов" смотрите в документе “Система Га-лактика. Заработная плата”.

Рис. 5. Окно приложений

3.3.1. Доплаты в ШР

Надбавки и доплаты стимулирующего и компенсирующего характера, например, за особые или вредные условия труда, а также другие дополнительные выплаты, начисляемые работникам сверх тарифов/окладов, являются вспомогательными элементами тарифной системы, однако при заполнении справочника Тарифные ставки (см. раздел 3.1) они не указываются. Поэтому возможность формирова-ния доплат предусмотрена в штатном расписании.

Штатное расписание 35

Доплаты могут назначаться как для групп (т.е. для определенных должно-стей/специалистов, отдельных категорий работников или для конкретных под-разделений), так и персонально работнику (об индивидуальных доплатах см. раздел 5.3).

Конкретные размеры надбавок и доплат к тарифным ставкам или окладам (про-цент или сумма) для соответствующих профессионально-квалификационных групп работников, а также порядок и сроки их выплат, определяются в коллек-тивных договорах, тарифных соглашениях и отражаются в штатном расписании.

Если на вашем предприятии предусмотрены ежемесячные выплаты премий ус-тановленных размеров, то их также можно рассматривать как постоянные допла-ты к должностным тарифам/окладам.

Для ввода (просмотра) постоянных доплат в штатном расписании предназначена вкладка Доплаты (см. Рис. 6).

Рис. 6. Просмотр доплат в Штатном расписании

Во вкладке Рабочие места установите курсор на необходимую должность, затем с помощью указателя мыши откройте вкладку Доплаты. В графе Вид допла-ты/надбавки выберите из справочника необходимую запись. В графе Валюта укажите, в каких единицах задается доплата: Доплата в процентах, Доплата в национальной валюте или Доплата в иностранной валюте. В зависимости от значения графы Валюта в графе Сумма/процент задается размер доплаты.

Для ввода новой доплаты по выбранной должности необходимо воспользоваться клавишей F7. Если вы производите корректировки по занятой ставке, то после ввода новой доплаты или изменений существующей программа предложит вне-сти изменения в личные карточки всех работников, занимающих данную ставку. Вы можете автоматически внести изменения, ответив на вопрос Да, или отка-заться от них.

Штатное расписание 36

Ввод доплат для каждой записи весьма трудоемкий процесс и может занять мно-го времени, особенно если на предприятии большой штат работников, поэтому рекомендуем воспользоваться пакетной функцией База данных ЃЛ Назначение групп доплат/удержаний ЃЛ В штатном расписании.

  О формировании типовых групп см. также руководство по модулю Зара-ботная плата.

В диалоге параметров формирования постоянных доплат по клавише выбора (или по F3) выберите необходимую Группу доплат. При необходимости задайте Даты начала и окончания действия, а также введите номер и дату приказа. Далее укажите для какого подразделения или для каких должностей (или кате-горий) необходимо сформировать данный вид доплат. Если, например, вы зада-дите формирование доплат для должности "Начальник отдела" без указания подразделения, то данная доплата будет автоматически установлена в штатном расписании (любого подразделения) для всех начальников отдела.

  Для корректного формирования и занесения доплат в штатное расписание модуля Управление персоналом необходимо, чтобы в каталоге "Виды доплат" (=Настройка= ЃЛ Каталоги ЃЛ Просмотр каталогов) для каждого наименова-ния (вида) доплаты был указан Код доплаты, равный значению Системного ко-да оплаты (см. также подразд.2.2.1), установленный в Классификаторе видов оплат модуля Заработная плата!

Сформированные в результате выполнения пакетной функции доплаты (Рис. 7) доступны для просмотра во вкладке Доплаты (см. Рис. 6).

Рис. 7. Назначение доплат в Штатном расписании

3.4. ПРОСМОТР ШР

Для просмотра штатного расписания по всему предприятию необходимо вос-пользоваться функцией База данных ЃЛ Просмотр штатного расписания.

При ее вызове открывается окно просмотра, состоящее из трех панелей. В верх-ней отображается Наименование структурной единицы ШР (с учетом иерар-хического представления), в средней — для данной структурной единицы на-именование Должности, Даты введения/закрытия, Количество единиц по штату и Количество вакансий.

Штатное расписание 37

В нижней панели окна можно установить фильтр на просмотр штатных расписа-ний, введенных На указанную дату и/или выбрать (Ins) интересующие Долж-ности (профессии).

По Ctrl+P (в верхней или нижней панели) предоставлена возможность формиро-вания отчета по закрытым единицам штатного расписания по всему предпри-ятию с учетом иерархии подразделений за заданный интервал времени.

3.5. ПЕЧАТЬ ШТАТНОГО РАСПИСАНИЯ

Печать унифицированной формы Т-3 "Штатное расписание" (утвержденной по-становлением Госкомстата России от 06.04.2001г.) можно осуществить с помо-щью функции Штатное расписание (Отчеты). Штатное расписание распеча-тывается по всему предприятию.

  Описание работы с функцией печати штатного расписания приведено в раз-деле 12.4.

Штатное расписание 38

4. ПРИЕМ НА РАБОТУ

Операции по найму работников являются очередным этапом практического ис-пользования модуля. Найм означает заключение трудового договора (включая его разновидность — трудовой контракт) и его надлежащее оформление.

Трудовой договор — это соглашение:

. между работником и нанимателем;

. о выполнении работником работы для нанимателя с подчинением установ-ленному им внутреннему трудовому распорядку;

. о выплате нанимателем работнику заработной платы и создании надлежащих условий труда.

Заключенный трудовой договор является основанием для издания приказа (рас-поряжения) о приеме на работу, назначении на должность. Приказ относится к предусмотренной законодательством процедуре зачисления на работу и конста-тирует факт заключения трудового договора.

Надлежащим оформлением трудоустройства является письменное, включающее подписание трудового договора, издание приказа о приеме на работу, заполнение (заведение) трудовой книжки, корточки формы Т-2 и др.

  Оформление трудоустройства в модуле Управление персоналом следует начинать с оформления и утверждения приказа о приеме. Затем необходимо ввести и дополнить данные в карточке сотрудника.

В модуле не предусмотрена регистрация трудовых договоров. Однако оформить трудовой договор/контракт можно после утверждения приказа о приеме на рабо-ту (см. подразд.4.1.1) или "подшить" документ в личное дело (как приложение в личной карточке).

  В новой версии реализована возможность ведения списков кандидатов в со-трудники. Если на вашем предприятии при приеме используется "анкетный" отбор, то можно воспользоваться функцией База данных ЃЛ Списки кандида-тов (см. раздел 4.3).

Для пользователей России предварительно рекомендуется заполнить справочник Соответствие профессия–КПС (см. раздел 13.2) — в этом случае при назначе-ниях и оформлении приказов будут автоматически заполняться поля Особые ус-ловия и КПС. В каталогах "Особые условия" и "Коды профессий, дающих право на льготную пенсию" Наименование элемента и Код должны соответствовать требованиями ПФР.

4.1. ОФОРМЛЕНИЕ ПРИКАЗА О ПРИЕМЕ НА РАБОТУ

Оформлять приказы о приеме на работу можно двумя способами:

1) с помощью функции База данных ЃЛ Прием на работу — создание индивиду-альных приказов;

Прием на работу 39

2) с помощью функции База данных ЃЛ Перечень приказов — пакетное создание приказов.

  Приказы, сформированные любым из способов, будут доступны (продублиро-ваны) в списке обоих функций.

4.1.1. Создание индивидуального приказа

Функция База данных ЃЛ Прием на работу позволяет сформировать приказ о приеме сотрудника на работу по форме Т-1. В списке приказов по F7 создайте новую запись. В режиме редактирования открывается окно =Приказ о приеме на работу=, в котором указывается (см. Рис. 8):

Номер документа — автоматически формируемый номер приказа (см. также подразд.2.1.1). При необходимости, его можно отредактировать с клавиатуры.

Дата документа — введите в это поле дату издания приказа.

Фамилия, Имя, Отчество — введите с клавиатуры полностью фамилию, имя, отчество принимаемого работника.

Зачислить на работу с — введите дату приема на работу. Если трудовой дого-вор заключен на определенный срок (или на время выполнения определенных работ), то заполните и второе поле по.

Рядом с этими полями расположено поле, в котором необходимо указать, прини-мается работник на должность по ШР или вне ШР. Если оформление на долж-ность производится согласно штатному расписанию, то группа полей, связанная со структурными единицами, будет заполнена автоматически после выбора не-обходимой записи (см. далее).

  Если назначение/перемещение осуществляется "вне ШР", то привязки к штатному расписанию производиться не будет.

Испытательный срок по — введите дату окончания испытательного срока, ели работник принимается с такими условиями.

По трудовому договору от, N — в эти поля с клавиатуры вводят дату и номер трудового договора (контракта), если он заключен с работником. В противном случае поля не заполняют.

Табельный номер — формируется автоматически (см. также подразд.2.1.1) или вводится вручную. По кнопке [Свободные таб.номера] можно получить диапазо-ны незанятых табельных номеров — это позволит безошибочно назначать ново-му работнику "незанятый" табельный номер. Поле может содержать не более 9 цифр.

Характер работы — по клавише F3 выбирают из справочника нужную запись. Например, трудовой договор на неопределенный срок, срочный трудовой дого-вор и т.п.

Вид работы — из каталога видов работ выбирают такие записи как основное место работы, по совместительству, по совмещению и т.п.

Следующая группа полей заполняется автоматически, если назначение на долж-ность производится согласно штатному расписанию, в противном случае — для каждого поля значение выбирается из соответствующего классификатора.

Прием на работу 40

Структурное подразделение — из каталога "Структурные единицы штатного расписания" необходимо выбрать наименование подразделения, в которое при-нимают работника. После этого при наличии заполненного штатного расписания (см. разд.3.3) автоматически открывается окно =Штатное расписание подраз-деления <наименование выбранного подразделения>=, в котором следует вы-брать должность, на которую назначается работник. При выборе должности за-полняются все нижележащие поля вплоть до Режима, условия труда и перено-сятся доплаты/надбавки, указанные для этой должности в штатном расписании.

Количество ставок — с клавиатуры вводят количество ставок, которые занима-ет сотрудник. Возможны целые и дробные числа.

В поле Основание введите основание назначения на должность, (как правило, это личное заявление).

Рис. 8. Оформление индивидуального приказа о приеме на работу

В нижней панели окна редактирования находится панель надбавок, в которой указываются доплаты — заполняются автоматически при выборе должности со-трудника, если в штатном расписании была назначена надбавка для этой долж-ности. Могут быть скорректированы: добавлены новые (F7), либо удалены (F8).

По комбинации клавиш Ctrl+P можно вывести приказ (лицевую и оборотную сторону ф.Т-1) в окно текстового редактора для последующего редактирования и печати.

После согласования проекта "бумажного" приказа и фактического его подписа-ния руководителем — электронный приказ необходимо утвердить.

Для этого нажмите комбинацию клавиш Alt+U или кнопку [Утвердить] в статус-ной строке (либо воспользуйтесь функцией локального меню Утвердить). По-сле утверждения приказа в верхней части окна появится надпись УТВЕРЖДЕН

Прием на работу 41

(Рис. 9) — приказ полностью сформирован и введен в действие, данные о работ-нике доступны в Картотеке сотрудников (см. раздел 4.2), а в модуле Заработ-ная плата автоматически заводится Лицевой счет на работника.

Рис. 9. Утвержденный приказ о приеме на работу

  Утвержденные приказы недоступны для редактирования!

Все приказы, как утвержденные, так и неутвержденные отображаются в полном списке =Приказы о приеме на работу=. Для просмотра приказов по конкретному подразделению необходимо нажать Alt+B и установить фильтр.

В окне утвержденного приказа (см. Рис. 9) с помощью экранной кнопки [Трудо-вой договор] вы можете оформить трудовой договор/контракт. Форма заключае-мого с работником трудового договора будет соответствовать типовой форме ТД-1, утвержденной Постановлением Госкомстата РФ № 136 (см. также под-разд.2.1.1).

Составление формы осуществляется в MS Word (в формате .rtf), поэтому пред-варительно необходимо установить путь к WinWord в файле конфигурации. С помощью функции '=' ЃЛ Конфигуратор ЃЛ Параметры откройте окно =Редактирование параметров=.

Найдите параметр Fofms, откройте папку и найдите строку WordFileName — в графе Значение с клавиатуры "пропишите" полный путь на MS Word, например, C:\Program Files\Microsoft Office\Office\winword.exe (то же самое можно сделать и для строки ExcelFileName, например, C:\Program Files\Microsoft Office\ Office\excel.exe).

Прием на работу 42

Теперь нажмите кнопку [Трудовой договор]. Загрузится Word и появится час-тично заполненная форма (в соответствии с общесистемными установками и ут-вержденным приказом о приеме на работу) трудового договора (см. Рис. 10).

Самостоятельно внесите и дополните форму необходимыми данными и сохрани-те файл. Все формы (файлы) трудового договора автоматически: помещаются в папку \Reports; каждому файлу присваивается имя "Фами-лия_табельный_номер". Поэтому после внесения изменений в форму договора рекомендуется сохранять файл в том же каталоге и с тем же именем.

Рис. 10. Оформление трудового договора

4.1.2. Пакетное создание приказа

Используя пакетную функцию База данных ЃЛ Перечень приказов, вы можете оформить и утвердить любой приказ, создаваемый в отношении кадрового со-става предприятия, — это не только прием сотрудников, но и:

. перевод/увольнение работников;

. назначение/снятие персональных надбавок;

. награждение/поощрение и премирование;

Прием на работу 43

. предоставление отпусков и отзыв из отпуска;

. изменение оплаты труда (оклада, доплат), режима работы, условий труда;

. другие "произвольные" приказы.

  В =Реестр приказов= автоматически попадают индивидуальные приказы, сформированные при помощи функций: Прием на работу (см. предыдущий под-раздел), Перемещение по службе (см. подр.5.1.2), Оформление отпусков (см. подр.6.1.1), Увольнение (см. подр.8.1.1).

Преимущество данной пакетной функции в том, что приказ может создаваться (F7) как персонально (индивидуальный приказ на одного работника), так и свод-но, как по одному распорядительному действию, так и по нескольким распоря-дительным действиям. При этом в сводных приказах информация о нескольких сотрудниках может содержаться, независимо от того, под какие распорядитель-ные действия они попадают (прием, перевод, назначение надбавок и др. виды операций).

  Все распорядительные действия занесены (заносятся) в Справочник видов распорядительных действий (см. раздел 2.2).

При создании нового приказа открывается окно =Ввод/редактирование шапки приказа= (см. Рис. 11), в котором автоматически проставляются Номер приказа (по отношению к существующему в реестре последнему приказу устанавливает-ся следующий порядковый номер) и Дата приказа (текущая, системная дата). Номер и дата могут быть скорректированы пользователем.

Введите Краткое содержание. В информационном поле Шапка документа можете при необходимости оформить "шапку" для всего приказа.

Рис. 11. Создание нового приказа с помощью пакетной функции

Прием на работу 44

После того, как все необходимые параметры определены, нажмите кнопку [Со-держание приказа] — наличие полей и сведений для приказа по личному составу будут зависеть от выбранного распорядительного действия (в данном случае "Прием на работу").

Постоянной информацией для любого вида приказа будут Подразделение, Ф.И.О., Таб.номер и Должность.

Номер раздела и наименование распорядительного действия выводятся в верх-ней панели окна =Содержание приказа= (вкладка Разделы). Ввод нового раздела осуществляется по F7. Дополнительную текстовую информацию можно ввести во вкладке Шапка раздела.

Аналогично, как и в индивидуальном приказе, в нижней панели окна указыва-ются необходимые сведения о назначении (Рис. 12).

Рис. 12. Ввод/редактирование содержания приказа о приеме на работу

Для утверждения приказа необходимо "выйти" в окно просмотра всех приказов =Реестр приказов = и нажать Alt+U. После утверждения приказа также автома-тически создается "Лицевой счет", заводится "Личная карточка", а в "Рабочей корзине" формируется соответствующая запись.

В окне =Реестр приказов= имеются следующие возможности:

. Если вы создали несколько индивидуальных приказов, но возникла необхо-димость "свести" их в один, пометьте необходимые (Ins) и локальной функ-цией включите в сводный приказ (Alt+O). Также можно добавить и ранее созданные сводные приказы (по нескольким распорядительным действиям) в новый сводный приказ. Сводному приказу присваивается номер (дата), рав-ный наименьшему номеру, входящих в него приказов. При необходимости номер и дату можно исправить.

Прием на работу 45

  Данные операции можно проделать только над неутвержденными приказа-ми!

. Для просмотра необходимого списка приказов можно установить фильтр (Alt+B), указав следующие условия отбора:

. по виду приказов — все/сводные/индивидуальные;

. период с/по — за заданный интервал дат;

. текущее состояние приказа — не утвержден/утвержден/все;

Для индивидуальных приказов дополнительно можно задать следующие ус-ловия:

. по подразделению;

. по распорядительному действию.

. Печать приказа о приеме сотрудника на работу по форме Т-1а осуществляет-ся по комбинации клавиш Ctrl+P.

  На основании утвержденного приказа (как индивидуального так и пакетного) на работника автоматически заводится Личная карточка, а в модуле Зара-ботная плата — Лицевой счет.

Для обмена данными между модулями Управление персоналом и Заработная плата используется "Рабочая корзина". Все изменения, касающиеся кадровой информации, можно просмотреть и обработать в модуле Управление персона-лом с помощью функции База данных ЃЛ Рабочая корзина (более подробно см. главу 10).

4.2. КАРТОТЕКА СОТРУДНИКОВ

Функция База данных ЃЛ Картотека сотрудников предназначена для ввода, просмотра и корректировки сведений о работниках предприятия в виде, макси-мально приближенном к типовой форме Т-2 "Личная карточка". Эта функция по-зволяет хранить подробные данные о каждом сотруднике.

При заключении трудового договора (приеме на работу) наниматель обязан по-требовать от гражданина представление следующих документов (на их основа-нии и вносится информация в личную карточку работника):

. паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;

. документы воинского учета (для военнообязанных и лиц, подлежащих при-зыву на воинскую службу);

. трудовую книжку (за исключением впервые поступающего на работу и со-вместителей);

. диплом или иной документ об образовании и профессиональной подготовке, подтверждающий наличие права на выполнение данной работы;

. другие, установленные законодательством о труде, необходимые документы.

Вся информация в картотеке сгруппирована в последовательность разделов, ка-ждому из которых поставлена в соответствие одноименная экранная форма, со-стоящая из одной или нескольких панелей.

1. Общие сведения;

2. Сведения об образовании;

Прием на работу 46

3. Анкетные данные, стаж;

4. Родственники;

5. Сведения о воинском учете;

6. Назначения и перемещения;

7. Сведения об отпусках;

8. Место предыдущей работы;

9. Сведения о заболеваемости;

10. Дополнительная информация;

11. Пенсионный стаж.

Каждая экранная форма имеет заголовок, совпадающий с названием раздела, а некоторые из форм содержат также фамилию, имя и отчество сотрудника. Лис-тание разделов (переход от одного к другому) осуществляется с помощью Ctrl+Enter. Для прямого перехода в панель можно использовать комбинацию клавиш Alt+(№), где № — номер панели, или открыть по комбинации клавиш Alt+F10 локальное меню для перехода.

При активизации функции База данных ЃЛ Картотека сотрудников на экране открывается окно, отображающее список сотрудников. Оно содержит алфавит-ный список сотрудников, включающий графы Фамилия, Имя, Отчество; Та-бельный номер и Подразделение. В этом окне следует выбрать сотрудника, дан-ные которого необходимо отредактировать.

  Вводить карточку нового сотрудника, данные о котором отсутствуют, ре-комендуется через оформление приказа о приеме на работу (см. раздел 4.1).

По комбинации клавиш Alt+B можно установить фильтр по подразделениям, а также выбрать, каких сотрудников показывать: работающих, текущих или из архива. Текущие сотрудники включают личные дела работающих и уволенных, но не переведенных в архив. С точки зрения архивации все сотрудники делятся на:

. числящихся в штате;

. уволенных, данные о которых хранятся в основной базе данных обычно до конца года;

. уволенных, данные о которых хранятся в архиве.

Отфильтровать записи также можно по подразделениям и/или по конкретным сотрудникам.

Для выполнения сортировки сотрудников по табельным номерам необходимо ус-тановить курсор в колонку Табельный номер и нажать Alt+S. Для восстановле-ния сортировки по алфавиту следует перейти в колонку Фамилия, Имя, Отче-ство и также нажать Alt+S.

Для поиска карточки нужного работника перейдите в колонку Фамилия, Имя, Отчество, наберите на клавиатуре его фамилию (каждое последующее нажатие алфавитной клавиши в этом поле автоматически перемещает курсор все ближе и ближе к требуемой фамилии). Другой способ быстрого поиска нужной записи — нажать Ctrl+F. В этом случае "включится" режим поиска, в котором вы сможете искать запись по любой маске по всей таблице.

  Более подробно этот вариант поиска описан в документе “Система Галак-тика. Основы использования”.

Прием на работу 47

Для просмотра и корректировки сведений о работнике нажмите клавишу Enter, установив курсор на требуемую фамилию.

Некоторая кадровая информация, содержащаяся в личном деле, автоматически попадет в Лицевой счет работника в Заработной плате или попадает в "Рабо-чую корзину".

Если работник уволился (см. главу 8) и карточка не нужна в практической работе — переведите его личное дело в архив (см. разд.11.2).

  Удалять личную карточку работника по F8 можно только в том случае, если вы завели ее "вручную" по F7 без оформления приказа о приеме на работу.

Окончательное удаление производится после получения подтверждения пользо-вателя на запрос программы. При удалении карточки также выдается запрос и на удаление Лицевого счета в модуле Заработная плата.

  Удалить личную карточку без удаления Лицевого счета можно, предвари-тельно освободив занимаемые данным сотрудником ставки и удалив все записи из раздела 4 ("Родственники"), а также только после подтверждения вашего намерения.

4.2.1. Раздел "Общие сведения"

Экранная форма =Общие сведения= предназначена для ввода и корректировки общих сведений о сотруднике (паспортных данных) и приведена на Рис. 13.

Верхняя панель окна заполняется автоматически при оформлении первого на-значения (на основании приказа о приеме на работу). Дата увольнения Уволен заполняется автоматически при освобождении последней ставки и после оформ-ления приказа об увольнении сотрудника.

Поле Фамилия, Имя, Отчество заполняется автоматически. Для совместимо-сти с другими модулями рекомендуется вводить Ф.И.О. именно в указанном по-рядке в именительном падеже через пробел.

В поле Пол укажите пол сотрудника, нажав клавишу F3 (М — мужской, Ж — женский).

Поле Таб. номер должно содержать до 9 цифр. При вводе нового сотрудника производится контроль уникальности табельного номера и его согласование с модулем Заработная плата. Если введен табельный номер, совпадающий с табельным номером в Лицевом счете другого сотрудника, то выдается соответст-вующее предупреждение о некорректности. Измененный табельный номер со-трудника передается в модуль Заработная плата, где его можно проанализи-ровать, принять или отклонить данное изменение с помощью функции Рабочая корзина (см. также главу 10).

В поле Пропуск при необходимости введите номер пропуска — может содержать до 20 символов: букв, цифр и любых других обозначений.

Подразделение — отображает название подразделения, в котором работает со-трудник в настоящее время. Значение этого поля автоматически может изменять-ся на основании приказов о перемещении.

Классность/звание — первоначально данное поле заполняется только в том случае, если на момент приема работника у него имеется звание либо класс-ность, "интересуемые" для данной должности (как дополнительные сведения о

Прием на работу 48

ставке). Значение выбирается из классификатора. В дальнейшем вы можете пла-нировать и отслеживать присвоение званий/классности данному работнику (см. разд.11.12).

Поля Категория и Должность в данной форме приведены для справки. Они заполняются автоматически при назначении сотрудника на должность.

В поле Характер работы указывается, какая работа у сотрудника: постоянная, временная, сезонная, по совместительству, работа с неполным рабочим днем или неделей, работа на дому и т.п.

Рис. 13. Общие сведения о работнике

В средней панели пользователем вводятся:

Дата рождения работника.

Национальность и Гражданство — нужное значение выбирается из справоч-ника с помощью кнопки выбора или клавиши F3.

В поле Место рождения укажите место рождения сотрудника. Для ввода или корректировки адреса нажмите клавишу F3. На экране открывается дополни-тельное окно ввода =Место рождения=, в которое заносится адрес сотрудника в соответствии со следующими правилами:

. иерархия подчиненности составных частей адреса задается по правилам за-полнения каталогов в соответствии с принятым административно-территориальным делением;

. компоненты адреса записываются по правилам заполнения текстовых полей.

Порядок занесения информации в указанное окно ввода следующий:

1) не перемещая курсор, который при открытии окна находится в 1-ой строке окна, нажмите клавишу F3. В результате открывается окно выбора =Справочник: Административно-территориальное деление=, представ-ляющее собой таблицу, которая состоит из двух граф: Наименование и Код элемента справочника;

Прием на работу 49

2) в этом окне необходимо установить курсор на верхний уровень иерархии ад-реса. Если его нет, дополните по клавише F7. Далее по комбинации клавиш Ctrl+Enter открывается следующий, более низкий уровень иерархии адреса, в котором выбирается следующая составная часть адреса и т.д. для каждого уровня иерархии. Если нужной части адреса нет, дополните каталог по кла-више F7;

3) по окончанию работы с окном выбора нажмите клавишу Enter, окно выбора закроется, а выбранные составные части адреса разместятся в соответст-вующих полях окна =Место рождения=;

4) во второй строке окна прямым набором с клавиатуры укажите недостающую информацию, например, название улицы, номер дома, номер квартиры;

5) в поле Индекс заносится почтовый индекс места рождения;

6) нажмите клавишу Enter, окно ввода =Место рождения= закроется, а в поле Место рождения окна =1. Общие сведения= появится содержимое нижней панели, исключая поле Индекс. Вся введенная информация заносится в базу данных.

В полях Место прописки и Место проживания указываются места прописки и проживания сотрудника. Порядок работы с указанными полями аналогичен по-рядку работы с полем Место рождения. Если установлен флажок Автомати-чески заполнять адрес проживания в диалоге =Настройки пользователей=, открываемом функцией Общесистемные установки (см. подразд.2.1.1), то адрес прописки автоматически копируется в поле Место проживания.

  Каталог почтовых адресов для России можно импортировать из базы дан-ных ГНИ с помощью соответствующей функции, описанной в разделе 2.5.4.

Следующая панель — паспортных данных — содержит сведения по основному документу, удостоверяющему личность работника. Выбор вида документа осу-ществляется в поле Код по клавише F3 из справочника "Виды документов". Ре-дактирование указанного справочника несколько отличается от обычных правил. При редактировании записи в данном справочнике (F4) каждый вид документа имеет поле Шаблон, в котором можно задать шаблоны для ввода серии и номера документа.

Шаблон состоит из символов "R", "Б", "9", "0", "S", "–" (тире), " " (пробел) и "!".

Используются следующие обозначения:

R — на месте одного символа "R" целиком располагается римское число, задан-ное символами "I", "V", "X", "L", "C", набранными на верхнем регистре латин-ской клавиатуры; возможно также представление римских чисел с помощью символов "1", "У", "Х", "Л", "С", набранных на верхнем регистре русской кла-виатуры;

9 — любая обязательная десятичная цифра;

0 — любая десятичная цифра, необязательная и может отсутствовать;

Б — любая русская заглавная буква;

S — символ не контролируется, он может содержать любую букву, цифру или вообще отсутствовать;

– (тире) — указывает на обязательное присутствие данного символа в контроли-руемом значении.

Пробелы используются для разделения групп символов.

! — используется для разделения серии и номера документа.

Прием на работу 50

Признак является паспортом определяет, что данный документ приравнивается к национальному паспорту.

В поле Серия окна =1. Общие сведения= вводится серия паспорта работника, в поле Номер — номер паспорта.

  Если рядом с полем Серия или Номер указан шаблон для его заполнения, дан-ные нужно вводить только в соответствии с ним, другие программа "не при-мет".

В поле Выдан проставляется дата выдачи документа сотруднику.

В поле, расположенное рядом с полем Выдан, заносится наименование учреж-дения, выдавшего паспорт.

В поле Действителен по указывается срок действия документа сотрудника.

В белорусском паспорте имеется поле Персональный номер, а в паспорте граж-данина РФ — Код подразделения.

Как правило, паспорт является не единственным документом у работника. При необходимости вы можете внести любые виды документов (см. ниже описание экранной кнопки [Документы]).

В нижней панели окна расположены следующие экранные кнопки:

[Телефоны]

Для данного работника вы можете занести необходимые виды телефонов (рабочий, домашний, факс и т.п.) и указать их номера. Панель для ввода инфор-мации представляет собой таблицу, состоящую из трех граф. Графа N п/п фор-мируется автоматически при вводе новой записи. В графе Вид телефона фикси-руют вид средства связи. Наиболее типичный вариант — телефон. Возможны также факс, модем, электронная почта и другие. Значение этой графы выбирает-ся по клавише F3 из каталога видов коммуникации. В графе Номер телефона укажите непосредственно номер телефона, факса, адрес электронной почты и т.п.

[Документы]

Данная кнопка предназначена для ввода всех документов (или просмотра окна со списком), удостоверяющих личность сотрудника. Экранная форма состоит из трех панелей. Верхняя анкетная панель содержит информацию документа, яв-ляющегося текущим в данный момент (текущая запись нижней панели). Нижняя табличная панель содержит список документов сотрудника. Средняя панель со-держит экранную кнопку [Приложение (создать)], при нажатии которой откры-вается окно редактора memo-поля, в котором можно ввести приложение к теку-щему документу. В приложении можно хранить любую информацию, не преду-смотренную формой ввода документа.

  Методика работы с редактором memo-полей описана в документе "Сис-тема Галактика. Основы использования".

Графа Документ в нижней панели и, естественно, в первом поле верхней панели заполняется путем выбора из справочника видов документов. В каталоге преду-смотрено множество видов документов, например, паспорт гражданина СССР, паспорт гражданина РФ, белорусский паспорт, страховое свидетельство, инди-видуальный номер налогоплательщика (ИНН) и др. Кроме того, вы можете до-полнить этот каталог любым количеством самых разнообразных документов.

Прием на работу 51

Для внесения в список нового вида документа необходимо установить курсор на документ в табличной или анкетной панели и жать клавишу F7. Открывается ок-но выбора =Справочник: Виды документов= в котором найдите нужную запись и нажмите клавишу Enter.

Состав полей окна документов сотрудника может быть разным и определяется видом текущего документа.

  Данные о паспортах сотрудников можно заносить как в панели паспортных данных экранной формы =1. Общие сведения= (см. Рис. 13), так и в окне доку-ментов сотрудника.

Кроме того, в окне просмотра документов для паспорта предусмотрена возмож-ность ввода/редактирования виз (см. Рис. 14). Для каждой визы необходимо вы-брать страну, а также заполнить даты начала/завершения действия визы на въезд и выезд.

Рис. 14. Просмотр документов работника

[Смежные разделы]

Кнопка открывает локальное меню в составе следующих функций:

. дополнительная информация;

. приложения к карточке.

Функция дополнительная информация открывает анкетную форму, в которой указывается:

Испытательный срок – до — дата окончания испытательного срока для со-трудников, принятых на работу с испытательным сроком.

Категория плательщика страховых взносов (актуально для РФ) — выбор из справочника.

Источник комплектования штата при приеме данного работника (например, в порядке перевода, возвращение на старое место работы после службы в армии и т.п.) — значение выбирается из соответствующего справочника.

Группа инвалидности — указывается при наличии группы у работника, если он является инвалидом.

Прием на работу 52

В полях ПЕНСИЯ Оформлена для работника, вышедшего на пенсию, но про-должающего работать на предприятии, можно указать дату оформления и стро-кой ниже причину ухода на пенсию (значение этого поля выбирается из справоч-ника причин ухода на пенсию).

Если данный работник уволен (см. также раздел 8.1), то в следующей группе по-лей автоматически будет указаны Номер, Дата и также причина увольнения из утвержденного ПРИКАЗА ОБ УВОЛЬНЕНИИ (Дата увольнения идентична также значению поля Уволен окна =1. Общие сведения=).

При выборе функции приложения к карточке откроется окно =Приложения к записи=, в котором можно внести произвольную информацию о работнике (если она "не укладывается" в формы, предложенные в других разделах личного дела, например, автобиография, должностные инструкции, копии дипломов, свиде-тельств и т.п.).

Допускается сформировать несколько приложений. Для удобства выбора преду-смотрены следующие группировки приложений, которые могут быть выведены для выбора на экран:

. [По сотруднику] — позволяет просмотреть список всех приложений по данному работнику;

. [По таблице] — уменьшает число выведенных на экран приложений рам-ками раздела личной карточки;

. [По записи] — выводит на экран список приложений по текущей записи.

[Архив]

Посредством данной экранной кнопки осуществляется "перемещение" личной карточки работника из текущей базы данных в архив и обратно. Необходимость надлежащего хранения личных дел обусловлено тем, что они могут потребо-ваться в будущем.

Для просмотра архивной картотеки и перевода личного дела обратно в рабочую базу данных необходимо в окне списка всех карточек (см. разд.4.2) по комбина-ции клавиш Alt+B установить фильтр и выбрать Базу для просмотра — Архив.

4.2.2. Раздел "Сведения об образовании"

В новой версии изменен подход ведения сведений об образовании (для упорядо-чивания и обработки уровней образования в системе предусмотрены базовые уровни образования в соответствии с законодательством, введены разделы по-вышение квалификации, профессиональной переподготовки и проч.). Поэтому при переходе с более ранних версий необходимо предварительно выполнить сле-дующие операции:

1. Провести инициализацию каталогов с помощью функции -Администратор- ЃЛ Инициализация ЃЛ Системные каталоги в режиме Обновить сущест-вующие каталоги. В результате выполнения функции система "обработает" иерархию образований в справочнике "Уровни образования".

2. Провести корректировку уровней образования с помощью функции Опера-ции ЃЛ Корректировка данных по уровням образования.

3. С помощью функции =Настройка= ЃЛ Каталоги ЃЛ Просмотр каталогов найти и раскрыть каталог "Образование и квалификация" — в результате проведения двух предыдущих функций он должен иметь структуру:

Прием на работу 53

. Иностранные языки

. Квалификация

. Специальности

. Степени владения иностранными языками

. Уровень образования

. Учебные заведения

. Форма обучения

Структура и записи в подкаталоге "Уровень образования" создаются автома-тически. При необходимости можно самостоятельно перепривязать "свои" элементы каталога, указав в качестве Вышестоящего элемента необходи-мый уровень. Так, например, Подкаталог базовых образований должен со-держать виды образований: Высшее профессиональное (который в свою очередь может содержать элементы — Высшее техническое, Высшее гума-нитарное и т.п.); Среднее профессиональное (Коллежды, Техникумы и т.п.); Начальное общее и т.п.

В результате проведенных операций каталог "Образование и квалификация" бу-дет иметь описанную выше структуру и должен выглядеть следующим образом:

Прием на работу 54

Экранная форма =Сведения об образовании= предназначена для ввода и коррек-тировки данных об образовании сотрудника из его документов, а также инфор-мации о знании сотрудником иностранных языков.

Окно имеет четыре вкладки (информация в которых вводится одинаковым обра-зом). Нижняя табличная панель вкладки Все виды отражает наличие всех обра-зований, содержащихся во вкладке Образование, а также записи по повышению квалификации и переподготовке вкладок Повышение квалификации и Профес-сиональная переподготовка. Последние три вкладки предназначены для ввода сведений, принадлежащих непосредственно к данному типу образования.

Информационное поле Образование, расположенное в верхней панели окна (см. Рис. 15), отражает информацию об уровне образования сотрудника. Значение этого поля заполняется автоматически. В данное поле попадает наивысший уро-вень из всех видов образования сотрудника.

Рис. 15. Сведения об образовании и знании языков

В поля Число печатных трудов и Число изобретений можно ввести информа-цию о наличии и количестве научных печатных работ и изобретений у работни-ка. Значения в данные поля заносится с клавиатуры.

Средняя панель содержит информацию из документов об образовании. В таб-личной панели приводится список всех учебных заведений, которые окончил ра-ботник или в которых учится в настоящее время, с указанием вида образования и специальности. В анкетной панели для текущей записи в табличной форме учеб-ного заведения приводятся данные из документов.

В поле Вид образования выбирается вид образования из справочника с помо-щью клавиши F3.

В поле Учебное заведение вводится наименование учебного заведения, которое данный работник уже окончил или в котором обучается в настоящее время. Это может быть ВУЗ, среднее специальное учебное заведение, профессионально-техническое училище или любой другой вид учебного заведения. Значение вы-бирается клавишей F3 из каталога наименований учебных заведений. При за-полнении каталога следует использовать сокращения слов, не искажающие смысл названия. Так, если в название учебного заведения входит слово "имени",

Прием на работу 55

следует писать им., если за словом "имени" идут слова "профессора", "академи-ка" и т.п., то следует писать им.профессора, им. академика.

В поле Место нахождения заносится адрес учебного заведения. Заполнение происходит в специальном окне, вызываемом клавишей F3.

В поле Форма обучения указывается форма, по которой обучался сотрудник (дневное, вечернее, заочное, без отрыва от производства и др.). Значение этого поля выбирается клавишей F3 из каталога форм обучения.

Поля Специальность по диплому, Квалификация по диплому, а также Дата поступления/окончания заполняются из соответствующего Документа: номер, выдан об образовании.

В случае, если данное образование еще не получено (учебное заведение не окон-чено), то можно указать Курс, на котором учится работник в настоящее время.

Для Повышения квалификации и Профессиональной переподготовки дополни-тельно можно указать Вид повышения квалификации/переквалификации, Ос-нование направления на повышение или переподготовку или ввести Примеча-ние.

Содержимое полей Вид образования, Учебное заведение и Специальность ав-томатически дублируется из таблицы в анкетную форму, и наоборот, в зависимо-сти от того, куда первоначально вводилась информация — это можно делать как в анкетной, так и в табличной форме.

Для ввода информации о [Знании языков] предназначена экранная кнопка, рас-положенная на верхней панели окна (см. Рис. 15). Значения граф выбираются из соответствующих каталогов.

4.2.3. Раздел "Анкетные данные, стаж"

В этом разделе содержится информация об анкетных данных и дополнительных сведениях о работнике — верхняя и средняя панели, а также обеспечивается хранение всей истории изменения трудовых стажей по работнику и расчет стажа на указанный момент времени с учетом коэффициентов (районные и др.) — нижняя панель.

  Просмотр, ввод и корректировка данных о трудовом стаже для Пенсионного фонда осуществляется в 11 разделе картотеки "Пенсионный стаж" (см. разд.7.2).

Экранная форма =Анкетные данные, стаж= приведена на Рис. 16.

Рис. 16. Анкетные данные, стаж

Прием на работу 56

Информация этого раздела используется в выходных отчетах. Так, например, при формировании Отчета по сотруднику (Ctrl+P) и выборе Названия отчета:

. Подробная карточка — вся введенная информация будет отражена в 3 раз-деле "АНКЕТНЫЕ ДАННЫЕ, СВЕДЕНИЯ О СТАЖЕ", т.е. печатаются дан-ные, указанные для Наименования графы анкеты с Содержанием графы анкеты. Также этот раздел карточки содержит данные о стаже работы: продолжительность и его наименование, указанные в нижней панели окна =3. Анкетные данные, стаж=;

. Личная карточка по форме Т2 (РФ) — VIII раздел карточки "Навыки работы (вне специальности, да, нет)" должен содержать только информацию о до-полнительных навыках: в этом случае (при наличии таких навыков у работ-ника) для корректного отражения данных в форме для Наименования графы анкеты нужно выбрать справочник "Дополнительные навыки работы" и в Содержании графы анкеты указать, например, Имеет водительские пра-ва/На компьютере/На пишущей машинке/Стенография. В XI разделе ф.Т-2 отображаются записи, введенные с клавиатуры в картотеке в графе Допол-нительные сведения (средняя панель окна =3. Анкетные данные, стаж=);

. Личная карточка по форме Т2 (РБ) — в данной форме в 8 разделе оборотной стороны карточки отражаются Дополнительные сведения о работнике, вве-денные в средней панели окна =3. Анкетные данные, стаж=.

4.2.3.1. Анкетные данные и дополнительные сведения

В "Анкету" можно вести произвольные данные по работнику. Единственное ог-раничение — запись должна быть текстовой строкой длиной не более 100 сим-волов. Анкета организована по принципу “вопрос”, отображаемый в наименова-нии графы, и “ответ” — содержание графы. Перечни возможных вопросов и от-ветов задаются в каталогах модуля Управление персоналом.

  О создании и использовании анкет описано также в подразделе 2.2.2.

В графе Наименование графы анкеты указывается соответствующее наимено-вание. Значение этого поля выбирается клавишей F3 из каталога "Анкетные по-казатели".

В графе Содержание графы анкеты заносится соответствующее значение. При нажатии на клавишу F3 открывается каталог "Анкетные показатели". После это-го необходимо выбрать каталог, соответствующий наименованию графы анкеты, а затем запись, соответствующую значению графы анкеты.

  В модуле Управление персоналом нет контроля соответствия вопроса ан-кеты и каталога, из которого выбирается ответ. Поэтому внимательно выби-райте значение содержания графы анкеты.

В средней панели окна в графе Дополнительные сведения можно ввести не-сколько строк произвольных данных о работнике. Для ввода новой строки на-жмите F7, для удаления существующей — F8.

4.2.3.2. Стаж работы

Модуль Управление персоналом обеспечивает хранение всей истории измене-ния трудовых стажей и расчет стажа на указанный момент времени с учетом районных, северных и др. коэффициентов. Номенклатура учитываемых стажей не ограничена и определяется пользователем в процессе заполнения каталогов.

Прием на работу 57

По каждому трудовому стажу рассчитывается его продолжительность с учетом коэффициентов и перерывов. В окнах продолжительность показывается на те-кущий момент, в отчетах — на любую указанную дату.

По каждому виду стажа сотрудника ведется архив записей. Каждая запись отра-жает интервал стажа с неизменными условиями расчета, т.е. постоянным коэф-фициентом. Возобновление прерванного стажа или изменение условий его рас-чета оформляются отдельными записями.

При вводе записи о стаже заполняется название стажа и, при необходимости, его модификация. Коэффициент из каталога дублируется в запись и в дальнейших расчетах используется скопированное значение.

Если исчисление стажа приостанавливается или меняются условия его исчисле-ния, то выполняется процедура закрытия записи. При этом проставляется дата конца отсчета стажа и вычисляется сумма стажа на конец закрываемого периода. Инспектор отдела кадров, заполнивший данные о стаже, проверяет правильность выполненного расчета и, при необходимости, вносит изменения. Имеется воз-можность исправить рассчитанную продолжительность стажа.

  Датой начала отсчета стажа считается дата начала первого по времени интервала.

Нижняя панель окна =Анкетные данные, стаж= (см. Рис. 16) представляет со-бой таблицу, в которой показывается итоговое состояние стажей по сотруднику.

В первой графе показывается знак "–", если данный вид стажа в настоящее вре-мя сотруднику не начисляется.

В графах лет, мес. и дней показывается общая продолжительность данного вида стажа на текущий момент.

В графе Наименование стажа показывается его наименование.

Для получения более подробной информации и для редактирования записей по текущему стажу установите курсор на желаемую запись и нажмите клавишу F4. Для начала (открытия) нового стажа нажмите клавишу F7. В окне введите необ-ходимые параметры:

. Наименование стажа — указывается наименование стажа сотрудника. Зна-чение этой графы выбирается клавишей F3 из каталога видов стажа;

. информационное поле Продолжительность стажа на текущий день: лет, месяцев, дней будет отражать общую продолжительность данного вида стажа на текущий момент;

. Дата начала отсчета стажа — проставляется дата, с которой начинается расчет стажа;

. Уточнение стажа — проставляется наименование коэффициента к стажу. Значение этой графы выбирается клавишей F3 из каталога видов стажа. Само значение коэффициента вводится в поле Коэффициент при редактировании записи каталога. Уточнением стажа может быть только запись, для кото-рой высшим уровнем (каталогом) указан стаж в поле Наименование стажа (т.е. значение уточнение стажа является подчиненным, см. Рис. 17);

. Стаж на начало периода: лет, месяцев, дней — проставляется общая про-должительность данного вида стажа на начальный момент.

При необходимости вы можете скопировать нужную запись (данные о продол-жительности стажа: количество лет, месяцев, дней). Для этого по комбинации клавиш Ctrl+F2 скопируйте запись в буфер и по Ctrl+F3 вставьте ее из буфера.

Прием на работу 58

При вставке записи о продолжительности (по Ctrl+F3) необходимо выбирать из =Справочника: Виды стажа= Наименование, отличное от уже имеющегося у работника стажа.

Удаление данных по текущему стажу осуществляется по клавише F8.

Как уже упоминалось ранее для редактирования данных по стажу, в том числе для приостановки и возобновления исчисления стажа, необходимо установить курсор на нужную запись и нажать клавишу F4.

Вид рассматриваемого окна редактирования зависит от текущей ситуации (от вида стажа, от его состояния и т.д.). Остановимся на них более подробно.

Рис. 17. Окно "открытия" стажа

Текущий стаж

Данный вид окна редактирования данных по стажу представлен на Рис. 18 и час-тично рассмотрен выше.

В поле Наименование стажа показывается наименование стажа сотрудника.

В поле Продолжительность стажа на текущий день: лет ..., месяцев ..., дней ... показывается общая продолжительность данного вида стажа на текущий момент.

В поле Стаж за период с ... показывается дата начала текущего интервала ис-числения стажа.

В поле Уточнение стажа заносится наименование коэффициента к стажу. Зна-чение этого поля выбирается клавишей F3 из каталога видов стажа. Значение ко-эффициента показывается в поле Коэффициент.

В поле Стаж на начало периода: лет ..., месяцев ..., дней ... показывается об-щая продолжительность данного вида стажа на начало текущего периода. Она равна продолжительности стажа на конец предыдущего периода.

Кроме того, нажав F4 в окне редактирования (см. Рис. 18) можно приостановить исчисление стажа. Для этого служит экранная кнопка [Остановить стаж], по ко-торой окно изменит свой вид. В нем нужно указать дату приостановки начисле-ния стажа (см. далее).

Прием на работу 59

Рис. 18. Окно редактирования данных по стажу

Приостановить начисление стажа

Окно приостановления начисления стажа открывается по кнопке [Остановить стаж] в котором выполняется процедура закрытия записи о стаже с возможно-стью корректировки результата расчета.

В поле Стаж за период по ... проставляется дата конца отсчета стажа, а в поле Уточнение стажа проставляется (переопределяется) наименование коэффици-ента к стажу.

В поле Стаж на начало периода: лет ..., месяцев ..., дней ... показывается об-щая продолжительность данного вида стажа на начало текущего периода. Она равна продолжительности стажа на конец предыдущего периода.

Поле Стаж на конец периода: лет ..., месяцев ..., дней ... показывает общую продолжительность данного вида стажа на конец текущего периода. Она рассчи-тывается, исходя из продолжительности стажа на начало текущего периода, дли-тельности периода и коэффициента.

При необходимости вы можете вручную исправить значения в этих полях. Отчет по всем записям стажей, в которых значения полей не совпадают с расчетными, можно получить с помощью функции меню -Администратор- ЃЛ Контроль таблиц ЃЛ Контроль записей по всем стажам (см. подразд.13.1.3).

Приостановленный стаж

Окно приостановления стажа открывается, если вы приостановили исчисление стажа и указали дату конца отсчета стажа (см. выше).

В этом окне по кнопке [Выполнить перерасчет стажа] запускается процедура пе-рерасчета данного стажа, начиная с текущей записи. Эту процедуру необходимо выполнять в случае, если были внесены исправления в текущую запись.

По кнопке [Возобновить стаж] запускается окно =Возобновить начисление стажа=.

Прием на работу 60

Возобновить начисление стажа

Здесь обеспечивается ввод нового интервала исчисления стажа.

В поле Дата возобновления стажа с клавиатуры вводится дата, с которой во-зобновляется расчет стажа.

В поле Уточнение стажа вводится наименование коэффициента к стажу.

4.2.4. Раздел "Родственники"

Все сведения о семейном положении и родственниках работника в модуле Управление персоналом заносятся в картотеке в 4 разделе — "Родственники".

Вся введенная информация автоматически отражается и в модуле Заработная плата в его Лицевом счете ([Кадровая информация] ЃЛ [Семейное положение]).

Верхняя панель содержит поля Семейное положение (женат/замужем), которое заполняется выбором по клавише F3 из соответствующего каталога, и Количе-ство иждивенцев, рассчитываемое системой автоматически на основании дан-ных о родственниках-иждивенцах, введенных в нижней панели.

Средняя анкетная и нижняя табличная панели связаны между собой. Анкетная панель содержит информацию о родственнике, на котором установлен курсор в табличной панели. Данные можно заносить как в таблицу, так и в анкету.

В поле N п/п автоматически проставляется порядковый номер человека в списке родственников данного сотрудника при вводе нового родственника по клавише F7.

В графе Родство (или в поле Степень родства) указывается, кем приходится данный человек сотруднику.

  Для родственников-детей в "Справочнике: Степени родства" обязательно должен быть проставлен Код = 'ДЕТИ', иначе неверно будут строиться формы Т-54 и Т-54а в Заработной плате.

В поле Фамилия, Имя, Отчество с клавиатуры заносятся указанные данные родственника сотрудника, в поле Дата рождения — его дата рождения. Фами-лия родственника по умолчанию устанавливается такой же, как и фамилия ра-ботника. При изменении даты рождения родственника пересчитывается Дата окончания действия льготы на основании заданного в классификаторе срока ее действия (см. далее).

При необходимости введите Место проживания родственника. Кнопка [Скопи-ровать адрес сотрудника] устанавливает для данного родственника адрес места жительства такой же, как и у работника.

Если родственник-иждивенец имеет право на льготу, то пометьте поле Иждиве-нец. Если иждивенец учится или (и) инвалид, пометьте соответствующие поля.

  Для родственников, возраст которых не достиг 18-ти лет, автоматически устанавливаются признак Иждивенец.

При этом поля Количество ММОТ в льготе и Дата окончания действия льготы заполнятся автоматически по данным Классификатора льгот на ижди-венцев, если он заполнен в модуле Заработная плата, иначе введите значения в эти поля с клавиатуры.

Прием на работу 61

Если иждивенец учится и инвалид, то льготы на него рассчитываются как на ин-валида, т.е. инвалидность считается более "сильным" признаком.

Если для иждивенца установлен еще и признак Ребенок вдовы/вдовца/одинокого опекуна, то количество льгот, полагающихся иждивенцу, автоматически увели-чивается вдвое.

Рис. 19. Экранная форма =Семейное положение=

4.2.5. Раздел "Сведения о воинском учете"

Данный раздел необходимо заполнять для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на воинскую службу.

На рисунке представлен внешний вид экранной формы =Сведения о воинском учете=. Она предназначена для занесения данных, содержащихся в документах воинского учета.

Если в каталогах, из которых выбирается информация, отсутствуют данные, со-ответствующие указанным в военном билете, каталоги дополняются по клавише F7.

В поле Военнообязанность проставляется отношение работника к воинской обязанности. Значение этого поля выбирается клавишей F3 из каталога отноше-ний к воинской обязанности. Для сотрудников, не являющихся военнообязанны-ми, заполнение данного раздела на этом можно завершить.

В полях Группа учета, Вид учета, Категория учета, Разряд учета, Состав учета, Воинское звание, Годность к военной службе, Военно-учетная специ-альность, Военкомат и Специальный учет по кнопке выбора или по клавише F3 выбирается нужное значение из соответствующего справочника.

В полях Личный номер офицера, Военный билет N, Дата выдачи и Кем выдан вводятся необходимые данные из военного билета работника.

Прием на работу 62

В поле Наличие мобилизационного предписания проставляется наличие пред-писания у данного работника: Д — да, Н — нет (значение устанавливается с по-мощью клавиши F3).

В полях Номер команды, партии и Пункт явки с клавиатуры вводят название команды и пункта явки данного сотрудника по мобилизационному предписанию.

Рис. 20. Сведения о воинском учете

Под кнопкой [Информационно-аналитический учет] для работника (при необхо-димости) указывается Название группы аналитического учета — значение вы-бирается из соответствующего справочника.

  Для автоматического обновления справочника "Информационно-аналитический учет" необходимо запустить функцию администратора Ини-циализация ЃЛ Cистемные каталоги в режиме обновить.

Данная информация необходима для правильного формирования отчета о чис-ленности работающих и забронированных военнообязанных на предприятии. В связи с тем, что отчет необходимо составлять по строго установленной форме — правильно выбирайте категории для работников (для графы "А" отчета) по должностям и профессиям в соответствии с "Общесоюзным классификатором профессий работающих, должностей служащих и тарифных разрядов" и руково-дствуйтесь порядком заполнения формы № 6.

Непосредственное формирование формы № 6 осуществляется с помощью функ-ции Отчеты ЃЛ Отчет по забронированным военнообязанным (выгружается в MS Word в формате .rtf), см. раздел 12.6.

Прием на работу 63

4.2.6. Раздел "Место предыдущей работы"

При выборе этого раздела открывается экранная форма =Выполняемая работа с начала трудовой деятельности=, которая предназначена для занесения инфор-мации обо всей предыдущей трудовой деятельности работника на основании его трудовой книжки.

Занесение информации возможно как через верхнюю анкетную, так и через нижнюю табличную панели, за исключением поля Основание увольнения, зна-чение которого может быть введено только в анкетную форму.

Как правило, информация по каждому из предприятий, на которых ранее работал сотрудник, заносится по последней из занимаемой должности. Однако при необ-ходимости, можно ввести информацию и обо всех перемещениях (по должно-стям) в рамках каждого предприятия. В поле Основание увольнения указывается основание увольнения данного сотрудника с места предыдущей работы. Значе-ние этой графы выбирается клавишей F3 из каталога.

В полях Поступил и Уволился проставляются дата поступления сотрудника на предприятие, наименование которого указано в поле Организация и дата уволь-нения с этого предприятия.

В поле Должность указывается занимаемая должность сотрудника на момент увольнения с предприятия. Значение этого поля выбирается клавишей F3 из ка-талога должностей.

В поле Организация, предприятие проставляется место предыдущей работы сотрудника. Значение этого поля выбирается клавишей F3 из каталога мест рабо-ты, в который вносят название этой организации.

  Для того чтобы вводить наименования организаций с клавиатуры необходи-мо в Общесистемных установках установить флажок Ввод организаций (пре-дыдущие места работы) без справочника.

В поле Местонахождение организации, предприятия указывается место на-хождения данной организации или предприятия.

4.2.7. Остальные разделы картотеки

Подробное описание следующих разделов картотеки будет приведено далее в руководстве:

. "Назначения и перемещения" — в разделе 5.2;

. "Сведения об отпусках" — в разделе 6.2;

. "Сведения о заболеваемости" — в разделе 7.1;

. "Дополнительная информация" — в разделе 7.3;

. "Пенсионный стаж" — в разделе 7.2.

4.3. СПИСКИ КАНДИДАТОВ

Любая организация стремиться брать на работу людей, являющихся профессио-налами своего дела. Ведь предприятие развивается, осваивает новые технологии, приобретает оборудование, созданное по последнему слову техники, расширяет штат работников. Однако случается, что работающие сотрудники не всегда вла-деют достаточными знаниями для выполнения такой работы, либо не могут ее выполнить, т.к. один человек не в состоянии работать "за троих". Для этого при-

Прием на работу 64

влекаются кандидаты со стороны, отбор которых производится на анкетной ос-нове.

Для включения специалиста в штат предприятия у работника кадровой службы должна быть информация о том, что данный кандидат отвечает всем или боль-шинству предъявляемых требований (либо успешно прошел предварительную стажировку). Для решения данной проблемы в модуле Управление персоналом предназначена функция База данных ЃЛ Список кандидатов, позволяющая полу-чить нужную информацию, изучив анкету кандидата.

Анкета, или личное дело кандидата, — это практически та же "Картотека со-трудников", ввод информации и заполнение разделов осуществляется аналогич-ным образом.

В отличие от личной карточки работающего, в анкете можно ввести данные по следующим разделам:

. "Общие сведения" (см. подразд.4.2.1);

. "Сведения об образовании" (см. подр.4.2.2);

. "Места предыдущей работы" (см. подр.4.2.6);

. "Дополнительная информация" (см. разд.7.3).

При необходимости можно создать Примечания к карточке (F9) — "подшить" произвольную дополнительную информацию о кандидате (как текстовую, так и графическую).

Для ввода новой записи нажмите клавишу F7 и введите все необходимые сведе-ния, см. Рис. 21.

Рис. 21. Общие сведения кандидата в сотрудники

Прием на работу 65

В окне =Перечень кандидатов= можно отсортировать анкеты по следующим ус-ловиям (Рис. 22), т.е. установить Фильтры на выбираемые данные и подобрать более "качественную" кандидатуру на отбираемую должность:

. Период регистрации кандидатов;

. Возраст (полное количество лет);

. основные должности (профессии);

. смежные должности (профессии);

. Итоговое образование.

Рис. 22. Перечень кандидатов

Если вы отобрали необходимого кандидата и решили принять его в штат, с по-мощью клавиши Ins пометьте запись и экранной кнопкой [Принять] оформите его на работу. В результате программа выдаст сообщение о необходимости оформления приказа (см. разд.4.1), а затем автоматически переведет анкету в Картотеку сотрудников.

Прием на работу 66

5. ПЕРЕВОДЫ, ПЕРЕМЕЩЕНИЕ ПО СЛУЖБЕ

Изменение трудового договора — типичная ситуация в практической работе кадровых служб ("жизнь продолжается" и ничто "не стоит на одном месте").

Под изменением трудового договора следует понимать перевод, изменение су-щественных условий труда и перемещение.

Переводом, как правило, признается поручение нанимателем работнику работы по другой трудовой функции (профессии, специальности, квалификации, долж-ности). Переводы могут осуществляться как на неопределенный срок (постоян-ный перевод), так и на определенный (временный перевод). Различают также временные переводы в связи с производственной необходимостью (в связи с простоем, предотвращение производственных аварий либо последствий простоя, замещение отсутствующего работника и др.).

Перемещение в отличие от перевода есть поручение работнику прежней работы (работа в пределах специальности, квалификации или должности), но на другом рабочем месте/механизме с сохранением условий труда.

Любое изменение трудового договора осуществляется только с согласия сторон, т.е. по соглашению работника и нанимателя (за исключением временных перево-дов в связи с производственной необходимостью), и оформляется приказом.

  Напоминаем, что для пользователей России предварительно рекомендуется заполнить справочник Соответствие профессия–КПС (см. раздел 13.2) — в этом случае при назначениях/перемещениях будут автоматически заполняться поля Особые условия и КПС. В каталогах "Особые условия" и "Коды профессий, дающих право на льготную пенсию" Наименование элемента и Код должны со-ответствовать требованиями ПФР.

5.1. ОФОРМЛЕНИЕ ПРИКАЗОВ

Оформлять приказы о переводе/перемещении можно двумя способами:

1) с помощью функции База данных ЃЛ Перемещение по службе — создание индивидуальных приказов;

2) с помощью функции База данных ЃЛ Перечень приказов — пакетное создание приказов.

Приказы, сформированные любым из способов, будут доступны (продублирова-ны) в списке обоих функций.

Следует отметить, что в модуль Заработная плата на основании сформиро-ванных приказов через Рабочую корзину попадают все данные о перево-дах/перемещениях работников (более подробно см. главу 10).

Переводы, перемещение по службе 67

5.1.1. Создание индивидуального приказа ("Перевод")

С помощью функции База данных ЃЛ Перемещение по службе можно сформи-ровать приказ о переводе/перемещении по форме Т-5.

При вызове функции открывается окно выбора =Список сотрудников=. В списке выберите фамилию необходимого работника, на которого оформляется приказ, и нажмите Enter (или F7). На экране отобразится окно редактирования =ПРИКАЗ (РАСПОРЯЖЕНИЕ) о переводе на другую работу= (см. Рис. 23), в котором уже содержатся основные параметры приказа: Ф.И.О., табельный номер работника, наименование подразделения, в котором он работает. Номер документа также формируется автоматически (см. подр.2.1.1), но при необходимости, может быть откорректирован с клавиатуры.

Характер назначения выбирается из каталога. В поле с вводят дату перевода, при временном переводе в поле по указывают дату окончания работы по новой должности. В следующем поле указывается: осуществляется ли перевод по штатному расписанию или вне ШР.

  Если назначение/перемещение осуществляется "вне ШР", то данные не при-вязываются к штатному расписанию.

Рис. 23. Формирование индивидуального приказа о переводе

В группе полей Прежнее назначение: Структурное подразделение; Профес-сия, должность; Категория, Тарифная ставка, оклад — автоматически зано-сятся данные по прежней должности.

Переводы, перемещение по службе 68

В полях группы Новое назначение следует выбрать и ввести соответствующие данные по новой должности. Если назначение выполняется в соответствии со ШР, то поля Система оплаты, Оклад/тариф, Условия труда, Продолжи-тельность рабочего дня (недели), часы заполняются автоматически значениями из штатного расписания. Автоматически переносятся и надбавки из ШР, а "ста-рые" надбавки для предыдущей должности закрываются. При необходимости вы можете ввести/закрыть [Доплаты] вручную.

Количество ставок — вносится количество ставок, которые будет занимать ра-ботник на новом назначении.

Вид перевода — из каталога "Вид перевода" выбирается нужное значение, на-пример, перевод или перемещение.

Основание для перевода — желаемая информация вводится с клавиатуры.

В нижней части окна редактирования расположена кнопка [Доплаты], с помо-щью которой (согласно данному приказу) можно откорректировать работнику процентные или суммовые надбавки в НДЕ/валюте, а также даты начала–окончания или снятия надбавки.

По комбинации клавиш Ctrl+P можно вывести приказ в окно текстового редак-тора для последующей распечатки.

После согласования проекта "бумажного" приказа и фактического его подписа-ния руководителем — электронный приказ необходимо утвердить. Для этого на-жмите комбинацию клавиш Alt+U или кнопку [Утвердить] в статусной строке (либо воспользуйтесь функцией локального меню Утвердить). После утвер-ждения приказа в верхней части окна появится надпись УТВЕРЖДЕН — приказ полностью сформирован и введен в действие, данные о работнике доступны в Картотеке сотрудников в разделе 6 "Назначения и перемещения" (см. под-разд.5.2.1), а в Рабочей корзине формируется соответствующая запись (см. разд.10.1).

5.1.2. Пакетное создание приказа ("Временное заместительство")

Преимущество данной пакетной функции в том, что приказ может создаваться как персонально (индивидуальный приказ на одного работника), так и сводно.

  Использование пакетной функции База данных ЃЛ Перечень приказов было частично рассмотрено в подразделе 4.1.2.

Как при оформлении приказа о приеме на работу, так и при создании нового приказа о переводе (F7) открывается окно =Ввод/редактирование шапки прика-за= (см. Рис. 11), в котором автоматически проставляются Номер приказа (по отношению к существующему в реестре последнему приказу устанавливается следующий порядковый номер) и Дата приказа (текущая, системная дата). Но-мер и дата могут быть скорректированы пользователем.

Введите Краткое содержание (например, "Временное замещение отсутст-вующего работника"). В информационном поле Шапка документа можете при необходимости оформить "шапку" для всего приказа.

После того, как все необходимые параметры определены, нажмите кнопку [Со-держание приказа] — наличие полей и сведений для приказа по личному составу будут зависеть от выбранного распорядительного действия (в данном случае укажем, Временное заместительство).

Переводы, перемещение по службе 69

Номер раздела и наименование распорядительного действия выводятся в верх-ней панели окна =Содержание приказа= (вкладка Разделы). Ввод нового раздела осуществляется по F7. Дополнительную текстовую информацию можно ввести во вкладке Шапка раздела.

Аналогично, как и в индивидуальном приказе (см. Рис. 23), в нижней панели ок-на информация о текущей ставке заполняется автоматически, необходимые све-дения о переводе определяются самостоятельно. В данном примере — времен-ном заместительстве (Рис. 24) — далее укажите:

Замещает — даты с которой и по которую оформляется замещение.

Выберите из списка Сотрудника, который временно отсутствует. В результате группа полей о Замещаемой ставке заполнится автоматически.

Рис. 24. Ввод/редактирование содержания приказа о временном переводе

Далее укажите Причину замещения и Основание оформления приказа.

В случае, если временное замещение оформляется без оплаты по замещаемой должности (т.е. оплата работнику осуществляется по его должностной ставке), необходимо указать настройку Оставить на своей ставке.

Экранная кнопка [Доплаты] открывает окно просмотра всех доплат или доплат, установленных работнику по данному назначению (при необходимости записи можно скорректировать):

Если при формировании приказа с помощью данной пакетной функции вы ука-зали распорядительное действие Перемещение, то вид окна и выполнение дейст-вий идентичны переводу, оформленному в предыдущем подразделе.

Переводы, перемещение по службе 70

Для утверждения приказа необходимо "выйти" в окно просмотра всех приказов =Реестр приказов = и нажать Alt+U.

После утверждения приказа информация будет перенесена в 6 раздел картотеки — "Назначения и перемещения" в соответствующие вкладки (для данного при-мера — во вкладку Заместительства, см. подразд.5.2.3).

Для обмена данными между модулями Управление персоналом и Заработная плата используется "Рабочая корзина". Все изменения, касающиеся кадровой информации, можно просмотреть и обработать в модуле Управление персона-лом с помощью функции База данных ЃЛ Рабочая корзина (более подробно см. главу 10).

О дополнительных возможностях окна =Реестр приказов= см. в подразделе 4.1.2.

5.2. НАЗНАЧЕНИЕ, ПЕРЕВОД/ПЕРЕМЕЩЕНИЕ, СОВМЕСТИТЕЛЬСТВО И ЗАМЕЩЕНИЕ В КАРТОТЕКЕ

Информация, введенная в утвержденный приказ о переводе, перемещении ра-ботника или замещении автоматически переносится в картотеку. Для отображе-ния и просмотра указанных данных предназначен 6 раздел картотеки "Назначе-ния и перемещения". Для обращения к этому разделу следует выполнить функ-цию База данных ЃЛ Картотека сотрудников и в локальном меню выбрать функцию Назначения и перемещения (или по комбинации клавиш Alt+6). При этом открывается экранная форма, показанная на Рис. 25.

Форма предназначена для просмотра данных о назначении работника на долж-ность (при приеме на работу), а также о служебных перемещениях работника на данном предприятии или об изменении условий его труда.

Данная форма состоит из трех вкладок:

. вкладка Назначения предназначена для отображения информации, касаю-щейся приема на работу, назначений и переводов;

. вкладка Совместительства — отображает информацию о внутренних со-вместителях или работающих по совмещению;

. вкладка Заместительства — отображает информацию, касающуюся вре-менных переводов/назначений.

Средняя табличная панель отображает в хронологическом порядке основные сведения о перемещениях сотрудника. Данные в таблицу заносятся автоматиче-ски при создании приказов.

  Ручное редактирование таблиц допустимо, однако рекомендуем любые кад-ровые назначения и передвижения работников оформлять функцией-приказом. Грамотная работа должна осуществляться автоматизированно, а не "руч-ным" способом — в этом случае вы сможете корректно воспользоваться сер-висными операциями программы.

При удалении записи о назначении или перемещении предварительно необходи-мо освободить ставку в штатном расписании. Для этого можно:

. нажать экранную кнопку [Ставки];

Переводы, перемещение по службе 71

. в открывшемся окне =Ставки, занимаемые сотрудником= установить курсор на удаляемую должность и нажать клавишу F4;

. в открывшемся диалоге =Корректировка ставки= нажать экранную кноп-ку [Освободить ставку].

Однако напомним, что с помощью оформления приказа (см. разделы 5.1, 8.1) ос-вобождение ставок, пересчет вакансий и т.п. осуществляется автоматически.

5.2.1. Вкладка "Назначения"

Полную информацию о конкретном назначении или перемещении сотрудника можно просмотреть в верхней панели, установив курсор на желаемое назначение в таблице (см. Рис. 25).

Рис. 25. "Назначения и перемещения", вкладка Назначения

Левая графа таблицы без названия содержит информацию о статусе места рабо-ты по отношению к сотруднику. Символ 'О' в данной графе указывает на то, что для этого сотрудника данное рабочее место является основным.

Нижняя панель содержит набор экранных кнопок, функции которых будут опи-саны ниже в данном разделе.

Если вы все-таки "решились" завести вручную новую запись о назначении (F7), то в этом случае указывается:

1. В поле Назначен проставляется дата назначения работника на новую долж-ность, перехода сотрудника в другое подразделение или изменения условий труда. В поле по указывается дата окончания данного назначения или пере-мещения, если таковое предусматривается.

2. В поле Приказ номер указывается номер приказа на изменение какого-либо параметра из учетных данных таблицы назначений и перемещений сотруд-ника, а в поле от проставляется дата приказа. В полях Контракт N и от

Переводы, перемещение по службе 72

вводится при необходимости номер контракта и его дата, если сотрудник на-значен или перемещен на должность по контракту.

3. В поле Подразделение заносится название подразделения. Значение этого поля выбирается клавишей F3 из каталога единиц штатного расписания. Ес-ли сотрудник остается в прежнем подразделении, то необходимо выбрать это подразделение.

4. Если назначение осуществляется по ШР, то автоматически заполняются многие из расположенных ниже полей: Категория; Должность; Система оплаты; Оклад/ставка; Режим и Отпуск (дней). В поле Тариф (справоч-ное поле) показывается наименование тарифной сетки в соответствии с ус-тановленной формой оплаты труда. В поле Разряд (справочное поле) пока-зывается разряд рабочего или категория сотрудника в соответствии с уста-новленной формой оплаты труда.

5. Теперь нажмите клавишу Esc (для закрытия окна ввода записи) и в дополни-тельно открывшемся окне =Перемещение с должности= укажите: вид на-значения (перемещение либо совмещение) и сколько будет занимать ста-вок на новой должности работник. Если осуществляется перемещение с должности на новую, то необходимо указать Дата ухода с должности (с предыдущей). Вновь нажмите Esc — после ввода новых данных количество вакансий по данной ставке автоматически пересчитается.

  Приказы при таком создании записей о переводе/перемещении не создаются, а присутствуют лишь условно!

Кнопка [Доплаты]

По кнопке [Доплаты] осуществляется просмотр всех доплат и надбавок, привя-занных к таблице “Назначения и перемещения” — подробнее см. раздел 5.3.

Кнопка [Характер работы]

По этой кнопке открывается окно =Вид найма=. Характер работы привязан к строке таблицы “Назначения и перемещения”. В верхней части окна показаны дата назначения, подразделение и должность из строки таблицы “Назначения и перемещения”, к которой относятся данные по характеру работы.

Клавиша F2 переключает форму окна: основная форма и для совместителей. В первом случае в состав таблицы входят следующие графы:

. Характер работы — заносится характер работы;

. С даты, По дату — проставляются даты, начиная с которой действует ука-занный вид найма, и дата окончания работы по данному виду найма;

. Приказ № и от — проставляется номер и дата приказа на указанный вид найма.

Во втором случае таблица состоит из следующих граф:

. Характер работы;

. С даты;

. По дату;

. Организация — указывается организация, на/от которой работает сотрудник. Эта графа предназначена для сотрудников, работающих по совместительству. Значение этой графы выбирается с помощью клавиши F3 из каталога мест работы/учебы.

Переводы, перемещение по службе 73

Кнопка [Ставки]

Окно =Ставки, занимаемые сотрудником= открывается экранной кнопкой [Ставки] и предназначено для просмотра информации о ставках и рабочих мес-тах, занимаемых сотрудником, а также для корректировки количества занятых сотрудником ставок при его назначении или перемещении.

Для корректировки количества ставок необходимо курсором выбрать нужную ставку и нажать клавишу F4. В открывшемся окне для освобождения ставки не-обходимо воспользоваться кнопкой [Освободить ставку], для внесения измене-ния — кнопкой [Изменить количество ставок].

По клавише F2 изменяется формат показываемых данных. В одном случае пред-лагается перечень ставок или одна ставка, занимаемая сотрудником. В другом случае предлагается перечень характеристик рабочего места по одной из ставок.

Кнопка [Вид назначения]

Если сотрудник работает на нескольких должностях, то одно из рабочих мест должно быть основным, остальные — по совместительству/совмещению.

Признак основное место работы ставится автоматически при первом назначе-нии или при перемещении с основной ставки. Для ручного изменения установки признака основного рабочего места используется экранная кнопка [Вид работы].

Для всех остальных должностей, когда курсор в таблице установлен не на основ-ную должность, подзаголовок окна имеет вид Работа по совместительству.

Кнопка [Аттестация]

Работа, связанная с организацией и проведением аттестации, позволяет более глубоко изучить кадры, улучшить их подбор, расстановку и использование, укомплектовать участки производства квалифицированными специалистами.

Окно =Аттестация= открывается при нажатии экранной кнопки [Аттестация]. В нем заносятся и указываются сведения об аттестации работника.

Результат аттестации — по клавише F3 выбирается значение итога аттеста-ции (либо оценка труда аттестуемого работника) из соответствующего иерархи-ческого редактируемого справочника.

Номер документа, Дата — вводятся номер и дата документа по результатам ат-тестации сотрудника.

Рекомендация — решение аттестационной комиссии, которое, как правило, но-сит рекомендательный характер, значение выбирается из каталога.

Следующая — поле для ввода даты очередной аттестации.

Кнопка [Звания]

По данной кнопке открывается окно просмотра и присвоения очередных зва-ний/категорий данному работнику.

Каждое звание имеет Статус (прошлое/настоящее/будущее — выбор по F3), характеризующий в какое время работнику присвоено данное звание.

  Звание со статусом настоящее у сотрудника может быть только одно!

Плановая дата присвоения звания — дата, когда данное звание должно быть присвоено сотруднику по плану.

Переводы, перемещение по службе 74

Фактическая дата присвоения — дата, когда данное звание было реально при-своено сотруднику.

  Очередность присвоения званий можно проконтролировать с помощью со-ответствующей операции — см. подразд.11.12.

Кнопка [История]

Кнопка предназначена для просмотра истории изменений по текущей записи на-значения. Вся информация об изменениях характеристик назначений на основе приказов попадает автоматически.

В окне =История изменений параметров назначения= (Рис. 26) для текущей за-писи отображаются данные об изменении ее характеристик.

Рис. 26. Просмотр истории назначений

Информация об изменении системы оплаты/режима работы (в т.ч. и о назначе-нии) попадает автоматически на основании утвержденных приказов по личному составу.

Вид операции (распорядительное действие), номер и дата приказа отображаются в средней панели окна.

В нижней панели каждому Виду операции соответствуют:

. номер и дата приказа;

. период изменения (назначения);

. система оплаты;

. тарифная ставка/оклад;

. режим работы.

5.2.2. Вкладка "Совместительства"

Данная вкладка картотеки отражает выполнение работ по внутреннему совмес-тительству или совмещению.

Совместительство — это выполнение работником в свободное от основной ра-боты время другой постоянно оплачиваемой работы у того же (внутреннее со-

Переводы, перемещение по службе 75

вместительство) или у другого (внешнее совместительство) нанимателя на ус-ловиях трудового договора. В трудовом договоре/приказе должно быть указано, что работа является совместительством.

Под совмещением следует понимать выполнение наряду со своей основной ра-ботой, обусловленной трудовым договором, дополнительной работы по другой профессии (должности) на одном предприятии. Совмещение профессий (долж-ностей) — это одна из форм выполнения установленного объема работ с мень-шей численностью персонала.

Итак, вы оформили и утвердили приказ о совместительстве или совмещении — запись попадет в 6 раздел Картотеки во вкладку Совместительства. Обратите внимание, что для таких записей в нижней панели окна автоматически устано-вится признак 'С' (совместительство/совмещение), см. Рис. 27. Для внутренних совместителей и для работающих по совмещению это не основное место работы, и признак 'С' для записи актуален.

Рис. 27. Просмотр записей о совместительстве (на основании приказа)

Переводы, перемещение по службе 76

Назначение полей и просмотр информации по экранным кнопкам идентично вкладке Назначения.

  Так как наличие данной вкладки предназначено для правильной обработки и отслеживания данных о совместительстве/совмещении и предусмотрено толь-ко в новых версиях модуля, то вам необходимо перенести все ранее созданные записи с признаком 'C' в эту вкладку. Для автоматического перевода (перемеще-ния) данных можно воспользоваться функцией администрирования Конвертор информации для внутренних совместителей (см. разд.13.5).

5.2.3. Вкладка "Заместительства"

Информацию о временном замещении просматривают во вкладке Заместительства.

Временное заместительство — это исполнение должностных обязанностей от-сутствующего работника на время отпуска, болезни и в других случаях, преду-смотренных законодательством.

Заместительство может осуществляться в двух формах: с освобождением и без освобождения замещающего работника от его основной работы. В первом слу-чае имеет место перевод на другую работу.

Во втором — это замещение без освобождения, т.е. выполнение нескольких ра-бот различной квалификации. Вся информация во вкладку Заместительства Картотеки попадает только на основании утвержденных приказов по распоряди-тельному действию "Временное заместительство" (пример создания приказа см. в подр.5.1.2).

Назначение полей и просмотр информации о доплатах и надбавках идентично вкладке Назначения.

Рис. 28. "Назначения и перемещения", вкладка Заместительства

Переводы, перемещение по службе 77

5.3. ДОПЛАТЫ В КАРТОТЕКЕ

Надбавки и доплаты стимулирующего характера и компенсирующего характера, а также дополнительные выплаты, начисляемые работникам сверх тари-фов/окладов, являются вспомогательными элементами тарифной системы, одна-ко при заполнении справочника Тарифные ставки (см. раздел 3.1) они не указы-ваются. Поэтому возможность формирования доплат предусмотрена в Штатном расписании (о чем было рассмотрено в подразделе 3.3.1) и в Картотеке сотрудников.

Доплаты/надбавки в картотеке — это выплаты, устанавливаемые конкретным работникам помимо доплат, предусмотренных ШР. Персональные (или индиви-дуальные) доплаты могут назначаться/устанавливаться по результатам аттеста-ции, оценки его деятельности, степени сложности выполняемой работы, в соот-ветствии с владением определенными знаниями, т.е. за:

. профессиональное мастерство;

. ученые звания и степени;

. продолжительность непрерывной работы;

. владение иностранными языками;

. подвижной и разъездной характер работы;

. и т.д.

Просмотр всех доплат в картотеке осуществляется в разделе "Назначения и пе-ремещения" с помощью кнопки [Доплаты] — кнопка присутствует во всех вкладках (см. Рис. 25 и Рис. 28).

В верхней части окна назначения доплат показаны дата назначения, подразделе-ние и должность из строки таблицы “Назначения и перемещения”, к которой от-носятся показанные доплаты и надбавки.

Для просмотра всех доплат или доплат, установленных работнику по данному назначению, предназначены настройки:

. Текущие доплаты — в этом случае в нижней панели отображаются только те записи о доплатах/надбавках, которые установлены приказом (либо введе-ны вручную, описание будет приведено ниже) для текущей записи назначе-ния. Текущая (активная) запись о назначении отображается вверху окна =Доплаты и надбавки=;

. Доплаты по штатному расписанию — в нижней панели для работника отображаются доплаты/надбавки, установленные для текущей записи назна-чения по штатному расписанию;

. Все доплаты — в нижней панели для работника отображаются все допла-ты/надбавки, назначенные за период трудовой деятельности на предприятии.

В нижней табличной части окна отображается: Вид доплаты/надбавки; в ко-лонке Приказ N и от проставляется номер и дата приказа на доплату; С даты — проставляется дата, начиная с которой выплачивается доплата; в колонку Ва-люта заносится валюта оплаты для соответствующей доплаты или надбавки по суммам или пометка проценты для процентных доплат; Сумма — указывается величина доплаты; в колонке По дату проставляется дата, по которую выплачи-вается доплата; в колонках Снять–приказ N и от проставляется номер и дата приказа на отмену доплаты.

Для ввода новой доплаты необходимо воспользоваться клавишей F7 и заполнить все необходимые колонки.

Переводы, перемещение по службе 78

"Ручной" ввод доплат весьма трудоемкий процесс и может занять много време-ни, особенно если работнику назначается не одна персональная надбавка, или же одни и те же виды назначаются не одному, а нескольким работникам. Поэтому рекомендуем воспользоваться пакетной функцией База данных ЃЛ Назначение групп доплат/удержаний ЃЛ В картотеке.

В диалоге параметров формирования постоянных доплат по клавише выбора (или по F3) выберите необходимую Группу доплат. При необходимости задайте Даты начала и окончания действия, а также введите номер и дату приказа. Далее укажите: для какого подразделения, или по какой группе работников, ли-бо для каких работников необходимо сформировать данный вид/перечень доп-лат.

  О формировании типовых групп см. в руководстве по модулю Заработная плата.

Если вы зададите настройку добавить в: зарплату, то для выбранных сотруд-ников в модуль Заработная плата будут автоматически добавлены данные по-стоянные доплаты/надбавки.

Напомним, что для корректного формирования и занесения доплат в картотеку необходимо, чтобы в каталоге "Виды доплат" (=Настройка= ЃЛ Каталоги ЃЛ Просмотр каталогов) для каждого наименования (вида) был указан Код доп-латы, равный значению Системного кода оплаты (см. также подразд.2.2.1), установленный в Классификаторе видов оплат модуля Заработная плата.

Все записи, сформированные в результате выполнения этой пакетной функции, доступны для просмотра в картотеке под кнопкой [Доплаты].

Переводы, перемещение по службе 79

6. ОТПУСКА

Под отпуском понимается освобождение от работы по трудовому договору на определенный период для отдыха и иных социальных целей с сохранением прежней работы и заработной платы.

Правила исчисления продолжительности отпусков, условия их предоставления и оплата закрепляются трудовым законодательством и нормативными актами. Для каждой из стран СНГ эти положения различны. Поэтому в данной главе приво-дятся лишь общие принципы работы с отпусками.

Работникам могут предоставляться следующие виды отпусков:

1) трудовые (ежегодные, основные) отпуска:

. основной минимальный;

. основной удлиненный;

2) социальные отпуска:

. по беременности и родам;

. по уходу за детьми;

. в связи с обучением без отрыва от производства;

. творческие;

. по уважительным причинам личного и семейного характера;

. и проч.

Трудовой отпуск предоставляется за работу определенной продолжительности — в течение года. Отпуск предоставляется за каждый год работы — ежегодно. При предоставлении отпуска во внимание принимается рабочий год. В отличие от календарного года, который исчисляется с 1 января, рабочий год исчисляется со дня поступления работника на работу к данному нанимателю. Отсчет каждого последующего рабочего года производится со дня исчисления предыдущего.

Безусловное право каждого работника — это право на основной отпуск (мини-мальный или удлиненный). Совместители имеют право на отпуск как по основ-ной, так и по совмещаемой работе на общих основаниях.

Кроме основного отпуска работникам могут быть предоставлены дополнитель-ные (за работу с вредными условиями труда, за ненормированный рабочий день, за продолжительный стаж работы, поощрительный отпуск). Как правило, допол-нительные отпуска присоединяются к основному минимальному отпуску (если иное не предусмотрено законодательством и коллективным договором).

6.1. РАБОТА С ОТПУСКАМИ

Очередность предоставления трудовых ежегодных отпусков устанавливается для коллектива работников графиком отпусков, утверждаемых нанимателем по согласованию с профсоюзом, либо по согласованию нанимателя с работником в случае отсутствия профсоюзов. Плановый график трудовых отпусков составля-ется на календарный год не позднее установленного срока и доводится до сведе-ния всех сотрудников.

Отпуска 80

Остальные виды отпусков (административный отпуск, отпуск по учебе и т.д.) необходимо формировать для каждого сотрудника индивидуально.

Печать унифицированной формы Т-7 "График отпусков" (утвержденной поста-новлением Госкомстата России от 06.04.2001г.) осуществляется с помощью функции График отпусков (Отчеты). Данные в форму попадают из 7 раздела картотеки "Сведения об отпусках". Описание работы с функцией приведено в разделе 12.3.

Фактическое представление отпусков осуществляется на основании приказов.

6.1.1. Оформление приказов на отпуск

Функция База данных ЃЛ Оформление отпусков предназначена для формирова-ния приказов по форме Т-6 о предоставлении сотруднику трудового или соци-ального отпуска. При выполнении функции открывается окно выбора =Список сотрудников (приказы о предоставлении отпуска)=, которое первоначально содержит заготовки соответствующих приказов для всех сотрудников.

Впоследствии по мере необходимости формируются реальные приказы о пре-доставлении отпусков сотрудникам. Это окно отображает в верхней панели ос-новные параметры приказов: фамилию, табельный номер и подразделение со-трудников, а также номер и дату приказа для текущего сотрудника — в нижней панели.

В режиме редактирования приказа открывается окно =ПРИКАЗ (РАСПОРЯЖЕНИЕ) о предоставлении отпуска=, в котором можно сформиро-вать приказ на трудовой и другие виды отпусков для данного сотрудника. При формировании приказа на трудовой основной или дополнительный отпуск авто-матически рассчитывается, за какой год предоставляется отпуск, исходя из даты приема сотрудника на работу.

Номер документа — формируется автоматически, но при необходимости, мо-жет быть откорректирован с клавиатуры.

Дата составления — вводится дата составления приказа.

Фамилия, Имя, Отчество — автоматически заполняется системой.

Табельный номер — автоматически отображается табельный номер текущего сотрудника.

В группе полей Структурное подразделение; Профессия, должность; Кате-гория; Тарифная ставка, оклад — автоматически отображаются в соответствии с должностью сотрудника.

Условия труда, Режим труда — автоматически заносятся из карточки сотруд-ника.

Вид очередного отпуска — в этом поле выбирают нужный вид отпуска из "Классификатора отпусков". Этот классификатор содержит код отпуска, выпла-чиваемый процент средней зарплаты, максимальную оплату, количество дней отпуска, признак отпуска и наименование отпуска. Дополнение и редактирова-ние классификатора выполняется по общим правилам.

Отпуск За рабочий год — с клавиатуры можно подкорректировать даты начала и окончания рабочего года.

Предоставить с, по — вводят даты начала и окончания очередного отпуска. Продолжительность дней отпуска заносится автоматически из "Классификатора отпусков". При необходимости можно подкорректировать это значение.

Отпуска 81

В поле Основание можно указать, например, что отпуск предоставляется соглас-но заявлению.

В нижней панели перечисляются дополнительные отпуска, предоставляемые данному сотруднику.

В поле нижней панели окна редактирования приказов об отпуске Фактический отпуск, начало, конец — вводят даты начала и окончания для каждого дополни-тельного отпуска.

Рабочий год, начало, окончание — вводят с клавиатуры даты начала и оконча-ния соответствующего рабочего года.

В окне просмотра (списке работников) предусмотрена возможность установить фильтр по сотрудникам и подразделению с помощью комбинации клавиш Alt+B. При этом открывается диалог =Укажите условие фильтра=, в котором можно установить ограничение на тип работников: работающие, текущие, архив, а также по подразделению. При установке последнего фильтра в расположенном правее соответствующего флажка поле можно выбрать нужное подразделение.

По комбинации клавиш Ctrl+P предусмотрена печать приказа для возможного редактирования и последующей распечатки.

После подписания приказа необходимо нажать комбинацию клавиш Alt+U или нажать кнопку [Утвердить] в статусной строке. После этого приказ вступает в силу, в верхней части окна появляется надпись Утвержден, и информация из приказа записывается в карточку сотрудника.

  Напомним, что формировать приказы о предоставлении отпусков можно и с помощью функции Перечень приказов (с выбором соответствующего распоря-дительного действия).

6.2. ИНФОРМАЦИЯ ОБ ОТПУСКАХ В КАРТОТЕКЕ

Для обращения к этому разделу необходимо выполнить функцию База данных ЃЛ Картотека сотрудников, а затем выбрать из локального меню (Alt+F10) 7 раздел "Сведения об отпусках". При этом открывается экранная форма, приве-денная ниже на рисунке. Она предназначена для отображения сведений об от-пусках, сформированных автоматически на основании привязки персональных отпусков и соответствующих приказов о фактическом предоставлении отпуска.

В графе Наименование отпуска указывается вид отпуска. В графах РАБОЧИЙ ГОД: начало и конец проставляются даты начала и конца исчисления рабочего года, за который предоставляется отпуск.

В графах ФАКИТИЧЕСКИЙ ОТПУСК: начало и конец проставляются дата на-чала и окончания отпуска в соответствии с приказом на отпуск. В графе Дл.отп. (Длительность) проставляется продолжительность отпуска в днях.

В графе Номер приказа проставляется номер сформированного приказа по предприятию, на основании которого проставляется данный отпуск.

В графах ПЛАНОВЫЙ ОТПУСК: начало и конец проставляются дата начала и окончания отпуска в соответствии с графиком отпусков.

Вся информация также дублируется и в нижней панели окна.

Отпуска 82

Рис. 29. =Сведения об отпусках= (на основании приказа)

Экранной кнопкой [Сменить форму таблицы отпусков] можно изменить форму показа таблицы отпусков: рабочий год — плановый отпуск или плановый отпуск — рабочий год.

Отпуска 83

7. ДОПОЛНИТЕЛЬНЫЕ ФУНКЦИИ "КАРТОТЕКИ"

7.1. СВЕДЕНИЯ О НЕТРУДОСПОСОБНОСТИ

Сведения о нетрудоспособности работника вводятся в раздел Картотеки со-трудников — "Сведения о заболеваемости". Информация этого раздела исполь-зуется в дальнейшем при расчете пособий по нетрудоспособности в Заработ-ной плате.

  Для правильного расчета пособия необходимо провести настройки согласно законодательству и принятому на предприятии порядку расчета (см. руково-дство пользователя по модулю Заработная плата).

Для ввода записей по листкам нетрудоспособности в модуле Управление пер-соналом необходимо выполнить функцию База данных ЃЛ Картотека сотруд-ников и из локального меню (Alt+F10) выбрать функцию Сведения о заболевае-мости.

Каждая строка таблицы соответствует одному факту заболевания сотрудника (Рис. 30). В окне ввода/редактирования записи информация по заболеванию за-носится на основании Листа нетрудоспособности.

Поля Табельный N и Ф.И.О. заполняются автоматически.

В поле Номер с клавиатуры внесите номер больничного листа.

Значение в поле пособие выбирается из классификатора “Виды пособий”, кото-рый открывается по кнопке выбора или по клавише F3. В него следует занести виды пособий, выплачиваемых на вашем предприятии.

  Работа с классификатором "Виды пособий" подробно рассмотрена в руково-дстве "Система Галактика. Заработная плата".

В полях начало и окончание проставляются даты открытия и закрытия боль-ничного листа сотрудника, при этом продолжительность болезни — значение в поле Количество дней (часов) — рассчитается автоматически.

Расчет пособия по нетрудоспособности производится на основе среднедневного или среднечасового заработка. Он вычисляется путем деления суммы накоплен-ных начислений за период, взятый для расчета, на число отработанных дней (среднедневной заработок) или часов (среднечасовой заработок) за этот период. Режим расчета пособия можно установить — исходя из среднего дневного зара-ботка или исходя из среднего часового заработка. При выборе режима соответ-ствующим образом меняются наименования полей окна и порядок расчета посо-бия.

Начало болезни: число ... месяц ... — автоматически заносится период болезни. Это нужно для правильного расчета пособий по нетрудоспособности в тех слу-чаях, когда пособие оплачивается несколькими больничными листами.

Дополнительные функции "Картотеки" 84

Поле Стаж работы заполняется на основании даты начала непрерывного стажа (для расчета больничного), указанной в Лицевом счете работника в Заработ-ной плате. В соответствии с этой датой для расчета оплаты берется определен-ный процент (процент пособия по нетрудоспособности берется в том случае, ес-ли он не был задан в классификаторе видов пособий).

Величину процента можно скорректировать вручную. Для этого предназначено поле процент для ручного ввода — если этот процент задан (не равен 0), то именно он используется программой.

Кратность для ограничения пособия среднемесячными зарплатами устанавли-вается в соответствующем поле1.

Рис. 30. Пример окна с информацией о нетрудоспособности

Установка параметров срок действия первого процента (дни/часы) и срок дей-ствия первого процента определяется в рабочих днях определяет количество соответственно дней/часов и способ задания количества дней (рабо-чие/календарные) оплаты для первого процента. По умолчанию Начальный процент (заданный в классификаторе "Виды пособий") определяется в кален-дарных днях. Если остальные дни оплачиваются исходя из непрерывного стажа работника, то в этом случае нужно в классификаторе "Виды пособий" проста-вить в качестве Последующего процента — 1.

Просмотреть график работ за требуемый период можно с помощью экранной кнопки [График работы] (комбинация клавиш Shift+F7).

В окне списка листков нетрудоспособности можно:

. Ins/’плюс’(’минус’) — пометить (снять пометку) необходимую за-пись/записи;

. F8 — удалить запись/записи;

1 Максимальная сумма пособия по временной нетрудоспособности может ограничиваться некото-рой заданной суммой, например, среднемесячными зарплатами или некоторым количеством ММОТ. При этом значения ограничения должны быть указаны в справочнике, который открыва-ется в модуле Заработная плата, непосредственно при расчете больничных по кнопке [Ограни-чение пособия].

Дополнительные функции "Картотеки" 85

. Alt+E — просмотреть "Рабочую корзину";

. Alt+A — установить фильтр на отображение (просмотр) в списке только ар-хивных больничных;

. Alt+C — установить фильтр на отображение (просмотр) в списке только те-кущих больничных.

7.2. ПЕНСИОННЫЙ СТАЖ

Одним из условий назначения трудовых пенсий является наличие трудовой или приравненной к ней иной деятельности.

В данном разделе осуществляется ввод, просмотр и корректировка данных о трудовом стаже для Пенсионного фонда России.

Надлежащее заполнение данных позволит вам получить адекватные выходные формы для формирования "Индивидуальных сведений" (ф.СЗВ) о трудовом ста-же согласно законодательству Российской Федерации, которые затем представ-ляются в органы Пенсионного фонда плательщиками страховых взносов по мес-ту регистрации.

  Наименования, коды и допустимые значения для перечисленных ниже пара-метров должны соответствовать значениям, указанным в нормативных ак-тах!

Для основной записи о стаже:

Всю информацию необходимо вводить в средней панели окна =Пенсионный стаж=. В верхней панели список записей о стажах отображается автоматиче-ски. В колонке КПС (код позиции списка для данной профессии), дающий право на льготную пенсию, необходимо выбрать нужное значение из справочника.

Даты начала/окончания стажа, районный коэффициент и отработанное вре-мя вводятся с клавиатуры, остальные значения выбираются из соответствующих справочников (в перечисленных ниже полях проставляются их Коды):

. Территориальные условия — заполняется для организаций, находящихся в районе, входящем в перечень районов Крайнего Севера и т.п.

. Особые условия;

. Исчисляемый трудовой стаж (Основание для исчисления стажа): в поле ИТ-0 задается основание для исчисления стажа; дополнительные сведения задаются при необходимости в полях: ИТ-Д1 (исчисляемый трудовой стаж — дополнительные сведения: первый параметр), ИТ-Д2, ИТ-Д3. Третий па-раметр (ИТ-Д3) может иметь значения ДЕКРЕТ/ДЕТИ/АДМИНИСТР. Для первого и второго параметров (ИТ-Д1 и ИТ-Д2) задается отработанное вре-мя в месяцах/днях/часах/минутах;

. Выслуга лет (Основание для выслуги лет): в поле ВЛ-0 задается основание для выслуги лет; при необходимости занесите дополнительные сведения: первый.третий параметры (месяцы/дни/часы/минуты/доля ставки).

  При добавлении новой записи (F7) необходимо, чтобы предыдущий стаж был закрыт (указана дата Конец стажа)!

Дополнительные функции "Картотеки" 86

Для дополнительной записи о льготном стаже:

При необходимости ввода дополнительных записей о льготном стаже по кнопке [Льготные стажи] занесите:

. Особые условия — может иметь значение ЗП12А либо ЗП12Б;

. КПС — код позиции списка, дающий право на льготную пенсию; Основание для исчисления стажа/выслуги лет; Дополнительные сведения; Терри-ториальные условия и Районный коэффициент.

В нижней табличной панели окна =Параметры льготных стажей= отображает-ся список всех сформированных записей.

  Районный коэффициент к заработной плате указывается в том случае, если для реквизита Территориальные условия задано значение "РКС" или" МКС".

7.3. ДОПОЛНИТЕЛЬНАЯ ИНФОРМАЦИЯ

Личная карточка сотрудника предусматривает возможность ввода и хранения значительного объема информации, не предусмотренной разработчиками. При выборе этого раздела открывается окно =Дополнительные таблицы=, в котором перечислены дополнительные таблицы, созданные для сотрудников.

После выбора нужной таблицы и нажатии клавиши Enter открывается окно ре-дактирования таблицы. Состав полей таблицы зависит от ее структуры. В этих таблицах можно хранить разнообразную информацию о работниках. Дополни-тельные таблицы можно создать с помощью функции =Настройка= ЃЛ Допол-нительные таблицы (см. раздел 2.6).

Если вы хотите занести некоторую информацию, которая не укладывается в рам-ки личной карточки, например, произвольный текст, рисунок или фотографию, это также можно сделать в документе-приложении.

Для создания документа-приложения используется инструментарий memo-поля.

  Подробнее о memo-полях смотрите в документе "Система Галактика. Основы использования".

Для создания и работы с документами-приложениями предназначено специаль-ное окно, вызов которого осуществляется клавишей F9 из окна выбора карточек сотрудников.

7.4. ОТЧЕТЫ ПО СОТРУДНИКУ

В Картотеке сотрудников (см. разд.4.2), а также в Списке кандидатов (см. разд.4.3) предусмотрена возможность формирования отчета либо в объеме лич-ной карточки (максимально приближенной к стандартной форме Т-2), либо в полном объеме (подробная карточка). Отчеты формируются на текущую дату.

Для формирования отчета по конкретному работнику (или кандидату) необходи-мо установить курсор на нужную фамилию и нажать Ctrl+P, если вы находитесь в окне выбора или в одном из разделов карточки сотрудника. В открывшемся

Дополнительные функции "Картотеки" 87

справочнике отчетов по сотруднику можно выбрать, например, следующие виды, приведенные на Рис. 31.

Формирование отчета запускается экранной кнопкой [Формировать отчет]. От-чет выводится в окно редактора. Его можно просмотреть, при необходимости, откорректировать и распечатать стандартными средствами системы Галактика.

Рис. 31. Выбор вида отчета по сотруднику

В картотеке и штатном расписании предусмотрен вызов "Генератора отчетов" (по комбинации клавиш Ctrl+R), который первоначально был реализован в моду-ле Заработная плата.

  Описание "Генератора отчетов" см. в книге "Система Галактика. Зара-ботная плата".

7.5. АРХИВ

При работе с текущей и архивной базами данных пользователю предоставлены следующие возможности:

. перевод карточки сотрудника из текущей базы данных в архив (кнопка [Архив] в 1 разделе картотеки "Основные сведения") — перед выполнени-ем операции запрашивается подтверждение;

. групповой перевод личных дел работников в архив по дате увольнения — осуществляется с помощью Операции ЃЛ Перевод сотрудников в архив (см. также разд.11.1);

. при приеме на работу сотрудника, ранее работавшего на предприятии, можно проверить наличие его личного дела архиве. Для этого в Картоте-ке сотрудников по комбинации клавиш Alt+B вызовите диалог =Фильтр по подразделениям и сотрудникам= и установите Базу для просмотра: Архив. Если личная карточка имеется, то ее можно использовать — по кнопке [Архив] в разделе картотеки "Основные сведения" переведите лич-ное дело из архива в рабочую картотеку.

Дополнительные функции "Картотеки" 88

7.6. ДНИ РОЖДЕНИЯ

Функция База данных ЃЛ Дни рождения выводит список дней рождения работни-ков (согласно данным рабочей картотеки).

При выполнении функции открывается окно =Дни рождения сотрудников=, в котором можно просмотреть полезные сведения о днях рождения работников: Осталось дней до дня рождения, дату Следующего дня рождения и его День не-дели, Будет лет, ФИО сотрудника, Подразделение в котором он числится и его Дата рождения.

По комбинации клавиш Alt+B (или с помощью функции локального меню) мож-но установить фильтр на отбор и просмотр данных (база для просмотра, под-разделение/сотрудники).

Дополнительные функции "Картотеки" 89

8. УВОЛЬНЕНИЕ

Под увольнением понимается прекращение трудовых отношений работника с нанимателем, т.е. прекращение работы на данном предприятии.

Понятие "увольнение" включает также "прекращение трудового договора", "рас-торжение трудового договора", а в конкретных законодательных актах могут употребляться и другие термины (например, "освобождение от должности").

Основанием прекращения трудового договора (увольнения) признаются преду-смотренные законодательством обстоятельства (юридические факты), наступле-ние которых дает право одной или обеим сторонам прекращать договор в уста-новленном порядке.

Порядок увольнения, как правило, включает:

. предварительное уведомление работником нанимателя или нанимателем ра-ботника (когда уведомление предусмотрено законом, а также коллективным договором или иным нормативным актом);

. предварительное уведомление или согласие третьих лиц (например, проф-союзов);

. издание приказа об увольнении;

. выплату компенсации или выходного пособия;

. полного расчета;

. оформление и выдачу трудовой книжки.

  Все записи о причинах увольнения в трудовой книжке делаются в точном со-ответствии с формулировкой основания, указанной в законе, и со ссылкой на со-ответствующую статью и пункт закона.

8.1. ОФОРМЛЕНИЕ ПРИКАЗА ОБ УВОЛЬНЕНИИ

Оформлять приказы об увольнении можно двумя способами:

1) с помощью функции База данных ЃЛ Увольнение — создание индивидуаль-ных приказов;

2) с помощью функции База данных ЃЛ Перечень приказов — пакетное создание приказов.

Приказы, сформированные любым из способов, будут доступны (продублирова-ны) в списке обоих функций.

8.1.1. Создание индивидуального приказа

Функция База данных ЃЛ Прием на работу позволяет сформировать приказ об увольнении по форме Т-8, а также получить записку-расчет о прекращении дей-ствия трудового договора (контракта) с работником ф.Т-61.

Увольнение 90

При выполнении функции открывается окно выбора. Найдите в списке уволь-няемого работника, установите курсор на Ф.И.О. и нажмите Enter. В режиме формирования приказа об увольнении открывается окно =ПРИКАЗ (РАСПОРЯЖЕНИЕ) о прекращении трудового договора=, которое первоначаль-но содержит Фамилию И.О., Табельный номер, Структурное подразделение, Профессию, должность, Тарифную ставку, оклад.

Далее указываются (см. Рис. 32):

Номер документа — автоматически формируемый номер приказа. При необхо-димости, его можно отредактировать с клавиатуры.

Дата документа — введите в это поле дату издания приказа.

Причина увольнения — выбирается из каталога "Причины увольнения", кото-рый при необходимости здесь же может быть дополнен. При редактировании ка-талога в поле Код внесите статью, на основании которой увольняется работник, а в поле Наименование — собственно причину увольнения.

Дата увольнения — с клавиатуры введите дата увольнения.

Основание увольнения — выбирается из справочника оснований увольнения.

Номер постановления, Дата постановления — при необходимости, вводится номер и дата постановления профсоюзного органа о согласии на увольнение со-трудника.

Рис. 32. Окно редактирования приказа об увольнении

По комбинации клавиш Alt+P можно вывести приказ и записку-расчет в окно текстового редактора для последующего их редактирования и распечатки.

После подписания приказа следует нажать комбинацию клавиш Alt+U или кноп-ку [Утвердить] в статусной строке. После этого в верхней части окна появляется надпись Утвержден, приказ полностью сформирован и введен в действие, а ин-формация приказа передается в карточку сотрудника.

Увольнение 91

8.1.2. Пакетное создание приказа

Используя пакетную функцию База данных ЃЛ Перечень приказов, вы можете оформить и утвердить приказы, создаваемые в отношении нескольких работни-ков предприятия, и распечатать их по форме Т-8а.

  Использование пакетной функции База данных ЃЛ Перечень приказов было частично рассмотрено в подразделе 4.1.2.

Как при оформлении приказа о приеме на работу, так и при создании приказа об увольнении (F7) открывается окно =Ввод/редактирование шапки приказа=, в ко-тором автоматически проставляются Номер приказа (по отношению к сущест-вующему в реестре последнему приказу устанавливается следующий порядко-вый номер) и Дата приказа (текущая, системная дата). Номер и дата могут быть скорректированы пользователем.

Введите Краткое содержание. В информационном поле Шапка документа можете при необходимости оформить "шапку" для всего приказа.

После того, как все необходимые параметры определены, нажмите кнопку [Со-держание приказа] — наличие полей и сведений для приказа по личному составу будут зависеть от выбранного распорядительного действия (в данном случае выберите "Увольнение").

Номер раздела и наименование распорядительного действия выводятся в верх-ней панели окна =Содержание приказа= (вкладка Разделы). Ввод нового раздела осуществляется по F7. Дополнительную текстовую информацию можно ввести во вкладке Шапка раздела.

Аналогично, как и в индивидуальном приказе (см. Рис. 32), в нижней панели ок-на информация о текущей ставке заполняется автоматически, а причина и осно-вание увольнения выбираются пользователем из соответствующих справочни-ков.

Для утверждения приказа необходимо "выйти" в окно =Реестр приказов = и на-жать Alt+U, после этого информация об увольнении передастся в карточку ра-ботника.

Если вы создали несколько индивидуальных приказов, но возникла необходи-мость "свести" их в один, пометьте необходимые (Ins) и локальной функцией Сформировать сводный (или по комбинации клавиш Alt+O) включите их в об-щий приказ. Также можно добавить и ранее созданные сводные приказы (по не-скольким распорядительным действиям) в новый сводный приказ. Сводному приказу присваивается номер (дата), равный наименьшему номеру, входящих в него приказов. При необходимости номер и дату можно исправить.

  Данные операции можно проделать только над неутвержденными приказа-ми!

Печать приказа осуществляется по комбинации клавиш Ctrl+P.

Личные дела уволенных работников можно перевести в архив (см. раздел 7.5).

Увольнение 92

Для просмотра необходимого списка приказов можно установить фильтр (Alt+B), указав следующие условия отбора:

. по виду приказов — все/сводные/индивидуальные;

. период с/по — за заданный интервал дат;

. текущее состояние приказа — не утвержден/утвержден/все;

Для обмена данными между модулями Управление персоналом и Заработная плата используется "Рабочая корзина". Все изменения, касающиеся кадровой информации, можно просмотреть и обработать в модуле Управление персона-лом с помощью функции База данных ЃЛ Рабочая корзина (более подробно см. главу 10).

Увольнение 93

9. ТАБЕЛЬ УЧЕТА РАБОЧЕГО ВРЕМЕНИ

Нормирование продолжительности рабочего времени возлагается, как правило, на нанимателя, обязывая при этом учитывать ограничения, установленные зако-нодательством и коллективными договорами.

Учет рабочего времени является средством контроля выполнения работниками установленных норм рабочего времени, дает возможность выявлять потери ра-бочего времени и их причины, позволяет осуществлять правильную организа-цию оплаты труда.

Учет явок на работу и ухода с нее ведется по организации в целом или в разрезе структурных подразделений. Осуществляется путем отметки в табелях исполь-зования рабочего времени всех явок и неявок на работу, опозданий, времени сверхурочных работ, простоев и т.д., либо регистрации только отклонений (не-явок, опозданий, времени сверхурочных работ, простоев и т.п.). Каждому лицу, принятому на работу (не только на постоянную, но и на временную и сезонную), присваивается табельный номер — который приводится во всех документах по учету труда и заработной платы. Зачастую ведение “Табеля учета рабочего вре-мени” (является основой для расчета заработной платы) возлагается непосредст-венно на кадровую службу.

Табель учета рабочего времени является промежуточным документом, опреде-ляющим оперативные данные, на основании которых для каждого работника рассчитывается заработная плата. Этот табель формируется по каждому работ-нику с учетом даты поступления и увольнения работника, отпускных, больнич-ных, переходов (переводов) в межрасчетный период. При вводе отпусков и посо-бий по нетрудоспособности происходит автоматическая корректировка табеля.

  Функциональность "Табеля учета рабочего времени" полностью идентична реализованной в модуле Заработная плата.

Для работы с табелем предусмотрены функции, объединенные в подменю Та-бель учета рабочего времени (База данных):

. Формирование табеля;

. Обработка отклонений;

. Просмотр табеля;

. Распечатка табеля.

Работа с данными функциями подробно рассмотрена в руководстве пользователя "Система Галактика. Заработная плата". Поэтому ниже приведено только краткое описание этих функций.

Табель учета рабочего времени 94

9.1. ФОРМИРОВАНИЕ ТАБЕЛЯ

Итак, текущий расчетный месяц подошел к концу и прежде, чем приступить к расчету заработной платы, необходимо знать количество отработанных дней (ча-сов) каждым работником. Для этого с помощью функции Табель учета рабочего времени ЃЛ Формирование табеля можно создать рабочий табель для всех ра-ботников, группы (подразделения) или одного работника. При этом по каждому работнику автоматически заносится количество отработанных дней и часов, ве-черних и ночных часов, отработанных праздничных дней, количество дней от-пуска/болезни. При необходимости сформированный табель можно откорректи-ровать вручную.

При выполнении функции открывается окно =Параметры формирования табе-ля =, в котором отображается Год и Месяц за которые будет сформирован табель. При необходимости установите фильтры по подразделению и/или работникам, для которых необходимо сформировать табель. Если фильтр не установлен, то формирование табеля производится по всему предприятию.

Заполнение данных из текстового файла — при установке этого дополнитель-ного параметра предоставляется возможность выбора имени файла и Формата файла содержащихся в нем данных. После установки необходимых параметров данные импортируются из текстового файла. Если записи по работникам уже есть, то они заменяются данными из файла.

Файл может иметь формат Стандартного отчета. Для формирования файла в этом формате можно распечатать пустой рабочий табель и заполнить условные обозначения на каждый день.

Для формирования файла в формате Данные разделены символом ';' нужно для каждого работника записать табельный номер, условные обозначения, вечерние и ночные часы.

При импорте в качестве условных обозначений импортируются только выходные (дни), т.е. 'В'. Все остальные обозначения из "Классификатора условных обозна-чений" импорту не подлежат.

Пример задания формата импортируемого файла:

"5643;0.00;8.00;П;8.00;8.00;В;В;8.00;8.00;8.00;8.00;8.00;В;В;8.00;8.00;4.00;4.00;" 8.00;8.00;8.00;8.00;8.00;В;В;8.00;8.00;8.00;8.00;8.00;В;В;8.00;

где:

5643 — табельный номер;

8.00;4.00 — часы работы;

П — условные обозначения.

9.2. ОБРАБОТКА ОТКЛОНЕНИЙ

Обработка отклонений заключается в пакетном формировании, удалении и корректировке отклонений от табеля учета рабочего времени.

В диалоге =Обработка отклонений= выберите нужный Режим функционирова-ния — формирование/удаление/корректировка и заполните следующие поля:

. Вид отклонения — значение выбирается из справочника условных обозна-чений;

. Дата начала/окончания отклонения;

Табель учета рабочего времени 95

. Часов в день (в том числе, при необходимости, количество часов отклонения, приходящихся на вечернее/ночное время) — задается количество часов от-клонения в день;

. Укажите подразделение или работников.

Для каждого режима все обязательные для заполнения поля выделены фоном.

Отклонения, сформированные при помощи режима формирование, автоматиче-ски заносятся в "Табель учета рабочего времени" для соответствующего работ-ника и доступны при Просмотре табеля (вкладка Отклонения).

Режим удаление рассматривает совокупность вышеописанных полей как шаблон для поиска введенного в "Табель учета рабочего времени" (вкладка Отклоне-ния), нуждающегося в очистке. Работает следующим образом: если какое-либо из полей заполнено (часы всегда считаются заполненными), то соответствую-щий атрибут сравнивается с введенным значением, но, если обнаружено несов-падение, отклонение не обрабатывается. Атрибуты прошедшего проверку откло-нения в табеле очищаются.

Режим корректировка работает аналогично, но атрибуты не очищаются в рабо-чем табеле, а заменяются на введенные в шаблоне замены значения (при выборе данного режима справа появляются поля для замены '->' — ввода нового значе-ния). Изменениям подвергаются только те атрибуты, для которых в шаблоне за-дана ненулевая величина (часы всегда считаются заполненными).

Настройки Создавать табели и/или Переформировывать табели предназна-чены для автоматического создания табелей и/или формирования графиков для того, чтобы учесть сделанные в них изменения.

Кнопка [Ввод] запускает обработку. После окончания выполнения функции на экран выдается протокол работы с информацией и сообщениями об ошибках.

9.3. ПРОСМОТР И РАСПЕЧАТКА ТАБЕЛЯ

Просмотр и распечатка рабочего табеля на текущий расчетный период произво-дится с помощью соответствующих функций.

При просмотре табеля (Табель учета рабочего времени ЃЛ Просмотр табеля ЃЛ Enter) предусмотрены поля выбора подразделения отнесения затрат, катего-рии, должности, системы оплаты для работника.

Вкладка О работнике отражает информацию из Лицевого счета, если просмат-ривается основной табель, либо отражает информацию из перехода, если про-сматривается табель по этому переходу — в этом случае для табеля по переходу в межпериод будет указан Период: даты начала (дата перехода на другое место работы) и окончания табеля. Просмотреть запись о переходе для работника мож-но по Alt+1.

Вкладка Переходы отображает список всех переходов (переводов) в межпериод для данного работника, влияющих на формирование текущего табеля. При этом дни, относящиеся к текущему переходу, выделены жирным шрифтом. По нажа-тию Enter на текущей записи перехода или по Alt+1 (а также с помощью функ-ции локального меню Переходы в межпериод) можно перейти в окно просмотра необходимой записи (всех записей) о перемещениях.

Запрет или разрешение перехода в:

. Лицевой счет;

. Переходы в межпериод;

Табель учета рабочего времени 96

. Постоянные доплаты;

. Постоянные удержания;

. Листки нетрудоспособности;

. Отпуска;

. Предварительная разноска

достигается установкой соответствующего значения пользовательской настройки в подразделе Табель учета рабочего времени ЃЛ Доступ к бухгалтерской ин-формации (подробнее см. подразд.2.1).

Функция Распечатка табеля формирует и распечатывает табель с указанием фамилий и табельных номеров работников, их должностей, окладов (ставок), чи-сел месяца, отработанных дней и часов фактически и по плану. С помощью этой функции можно распечатать и бланки для ведения табелей обычным (ручным) способом.

При запуске функции открывается окно =Параметры печати табеля=, в кото-ром следует выбрать Отчетный период (Год и Месяц) за который распечаты-вать табель. Далее можно установить Фильтр по подразделениям, включаемым в распечатываемый табель.

Можно ввести Уровень вложенности. Это понятие относится к отображаемой глубине иерархии подразделений.

Допустим, иерархия подразделений состоит из трех уровней. Тогда, если за-дать уровень вложенности “1”, то подразделение 2-го и более "низких" уровней печатаются на 1 уровне. Если задать вложенность “2”, то подразделения 1-го и 2-го уровней будут распечатаны каждый на своем уровне, а подразделения 3-го и последующих (низших) уровней — распечатаются на втором уровне.

Предоставляется возможность установить свою Группировку табеля, выбрав требуемые параметры.

Группировка по умолчанию — устанавливает стандартную группировку по под-разделениям. Внутри табеля есть возможность отсортировать сведения устано-вив требуемые параметры сортировки. При выборе "пусто" в первом параметре сортировки отменяется ранее установленный порядок сортировки.

Параметры Сортировки устанавливаются последовательно, например, 1 — профессия, 2 — разряд работы (не правильно: 1 — профессия, 2 — пусто, 3 — разряд работы).

Если установлен флажок Включать фонд отработанного времени, то в распе-чатанном табеле будет отражена информация по отработанному времени.

Установив Дополнительные параметры, можно получить пустой табель ра-бочего времени для последующего заполнения.

  Печать табеля по типовым формам Т12 и Т13 предусмотрена в модуле За-работная плата.

Табель учета рабочего времени 97

10. СВЯЗЬ С МОДУЛЕМ "ЗАРАБОТНАЯ ПЛАТА"

Модуль Управление персоналом вместе с модулем Заработная плата входит в Контур управления персоналом. Многие данные являются общими для обо-их модулей: фамилии сотрудников, паспортные данные и прописка, табельные номера, должности, оклады, подразделения, категории, режимы работы, виды документов, сведения о стажах и родственниках и проч. Если ввести эту инфор-мацию в любой из модулей, она автоматически становится доступной и в другом модуле.

Наиболее "полный" ввод информации в картотеку сотрудников модуля Управле-ние персоналом существенно облегчает работу с Лицевыми счетами работни-ков в модуле Заработная плата.

  В модуле Заработная плата "Лицевой счет" на работника заводится ав-томатически при приеме (утверждении приказа) на работу.

Все операции ("кадровые вопросы"), связанные с назначением надбавок, пере-мещением по службе, предоставлением отпусков, а также регистрацию листков о временной нетрудоспособности следует выполнять в модуле Управление пер-соналом. Все данные передаются в модуль Заработная плата через специ-альную таблицу, называемую "Рабочей корзиной" (см. следующий раздел).

  Дублирование этих операций в модуле Заработная плата предусмотрено для тех пользователей, у которых отсутствует модуль Управление персона-лом.

Общими для модулей являются справочники, такие как:

. Системы оплаты;

. Тарифные ставки;

. Классификатор льгот на иждивенцев;

. Классификатор отпусков;

. Классификатор видов пособий (по нетрудоспособности);

. Стажи работы;

. Виды оплат

и другие.

Следует также отметить, что в обоих модулях предусмотрено выполнение функ-ций:

. Импорт каталога почтовых адресов из БД ГНИ — осуществляет конверта-цию базы данных почтовых адресов, поставляемой ГНИ. После конвертации (каталог адресов автоматически попадает в оба модуля) выбор адреса работ-ника будет производиться на основании этих данных (подробнее см. под-разд.2.5.4);

Связь с модулем "Заработная плата" 98

. Контроль по заболеваемости — позволяет получить реестр по каждому ви-ду пособий по нетрудоспособности, занесенному в классификатор “Виды пособий”, либо по всем видам сразу (подробнее см. раздел 12.5);

. Табель учета рабочего времени — формирование и печать рабочего табеля (подробнее см. главу 9);

. Документы персонифицированного учета — формирование и печать ут-вержденных законодательством России форм документов индивидуального (персонифицированного) учета в системе государственного пенсионного страхования (подробнее см. раздел 12.7).

10.1. РАБОЧАЯ КОРЗИНА

"Рабочая корзина" — это промежуточная таблица, куда из кадров копируются данные, касающиеся изменений в Лицевых счетах, назначениях и доплатах, больничных и отпусках, т.е. "Рабочая корзина" используется для обмена кадро-вой информации между модулями Контура Управление персоналом.

"Рабочая корзина" вызывается:

. в модуле Управление персоналом с помощью функции База данных ЃЛ Ра-бочая корзина — осуществляется просмотр содержимого корзины (новые изменения, внесенные в данном модуле) и при необходимости обработка за-писей;

. в модуле Заработная плата с помощью функции Расчет зарплаты ЃЛ Ве-дение БД ЃЛ Импорт из других модулей ЃЛ Рабочая корзина — осуществля-ется просмотр наличия новых записей и их обработка.

  Обязательный контроль (вызов) "Рабочей корзины" при входе в модули с вы-дачей сообщения о наличии новых данных можно задать через Заработная плата ЃЛ Настройка системы ЃЛ Настройка ЃЛ раздел "Управление персона-лом" ЃЛ подраздел "Зарплата". Для параметра Просматривать рабочую кор-зину при входе в модуль установите значение 'да'.

В режиме просмотра данных "Рабочей корзины" новая/измененная информация выделяется фоном и имеются следующие возможности (см. Рис. 33):

. Ins — пометить/снять пометку для одной записи;

. серый 'плюс' — пометить все записи;

. серый 'минус' — снять все пометки;

. F4 (Редактировать) — просмотреть и откорректировать данные по работ-нику. Следует отметить, что в модуль Заработная плата через "Рабочую корзину" попадают также данные о любых перемещениях работников — пе-редается дата назначения на должность с одновременным формированием записи в Расчеты в межпериод ЃЛ Переходы в межпериод. В режиме редак-тирования записи в окне =Лицевые счета в ЗАРПЛАТЕ= существует воз-можность более подробного просмотра информации и переноса откорректи-рованных данных в Лицевые счета из корзины по кнопке [Передача]. При передаче данных о переходе на другой оклад, систему оплаты, тарифную сетку, режиме работы анализируется дата перехода и, если переход осущест-вляется с начала месяца, то изменения записываются в лицевой счет, а если с середины месяца — то заполняются [Переходы в межпериод];

. Ctrl+Enter (Обработать) — осуществить импорт помеченных записей (дан-ных) в модуль Заработная плата (т.е. обработка записей);

. F8 — удалить помеченные записи из "Рабочей корзины";

Связь с модулем "Заработная плата" 99

. Обновить — произвести обновление информации в корзине;

. Alt+O (Настройка) — вызвать диалог настроек, в котором указать необходи-мость: замены системы оплаты на "Оклад" (система оплаты (код), нуж-дающаяся в замене указывается под кнопкой [Настроить]); проверки даты начала отпуска при обработке отпусков будущих периодов, передаваемых из кадров — если проверка День начала отпуска будущего периода "включе-на", и указан день следующего месяца (поле без названия), то отпуск, начи-нающийся в этот день или позже, считается системой как "будущий". Для необходимости расчета будущих отпусков в текущем расчетном периоде данную настройку следует "отключать";

. Alt+M — выполнить Слияние отпусков, т.е. найти записи о последователь-ных отпусках и произвести корректировку начала отпуска. Отчистка от таких записей (при слиянии отпусков) производится по Ctrl+F8.

Рис. 33. Просмотр записей "Рабочей корзины"

С помощью комбинации клавиш Alt+B (или по функции локального меню Фильтр) можно установить необходимые режимы просмотра и предусмотреть обязательный контроль "Рабочей корзины" при входе модуль:

. при установке флажка Вход в систему с просмотром Рабочей корзины ав-томатически открывается =Рабочая корзина= при входе в модуль.

. Просмотр данных по: больничным, отпускам, лицевым счетам, доплатам, все сообщения;

. два Режима просмотра записей: общий — при этом нижняя панель окна =Список сообщений= содержит однотипные данные для всех типов записей "Рабочей корзины"; специальный — для каждого вида данных (больничных, отпускных и т.п.) в нижней панели указана специфическая информация для каждого типа записей;

. Фильтр: по подразделениям; по работникам; по пользователю (создавшему или откорректировавшему последним запись в "Рабочей корзине"), а также просматривать Записи, созданные не раньше и/или не позже указанной да-ты.

После установки необходимых параметров и задания фильтров необходимо на-жать кнопку [Просмотр].

Связь с модулем "Заработная плата" 100

11. ОПЕРАЦИИ

Меню Операции предназначено для выполнения групповой модификации дан-ных с целью перевода сотрудников на новые ставки, перемещения личных кар-точек в архив, обновления окладов при вводе новой тарифной ставки, перерасче-та тарифов и окладов, а также записей по всем стажам либо вакансиям, получе-ния информации по окончившимся временным назначениям и т.д.

11.1. ПЕРЕХОД НА НОВОЕ ШТАТНОЕ РАСПИСАНИЕ

Данная функция предназначена для перевода сотрудников на новые ставки в со-ответствии с заполненной таблицей "Связь нового и старого штатных расписа-ний".

Таблица соответствия ставок старого штатного расписания (подразделение, должность) ставкам нового штатного расписания заполняется с помощью функ-ции Переход на новое штатное расписание ЃЛ Связь нового и старого штат-ных расписаний.

При первоначальном вызове функции (используется впервые) указывается Дата ввода нового штатного расписания. В открывшейся затем таблице =Связь но-вого и старого штатных расписаний= слева отображаются все подразделения предприятия, для каждого подразделения должности и количество ставок по данной должности в соответствии со штатным расписанием, действующем на данный момент (т.е. до ввода нового ШР). Теперь для записи справа в графах укажите необходимое Новое подразделение (выбор производится из "Справоч-ника: Структурные единицы штатного расписания") и выберите значение для Новой должности (перечень должностей открывается в соответствии с вы-бранной структурной единицей, где по каждой Должности отображено Количе-ство ставок и вакансий).

С помощью клавиш или экранных кнопок можно:

. F8 — удалить текущую запись из таблицы (запись удаляется полностью);

. Del — удалить установленное новое значение подразделения/должности;

. [Удалить все] — удалить все записи из таблицы (полностью очистить табли-цу);

. [Заполнить] — удалить все записи и заполнить таблицу заново (т.е. произво-дится очистка правой части). После внесения Даты ввода нового штатного расписания открывается таблица, в которой заполнена только ее левая часть (действующие значения).

После заполнения таблицы соответствия выполняется функция Переход на но-вое штатное расписание ЃЛ Перевод сотрудников на новые ставки. В от-крывшемся диалоге введите Номер и Дату приказа, укажите Дату нового на-значения и Дату ухода с предыдущей должности. При необходимости вы мо-жете перевести на новые ставки только нужное подразделение (подразделения) и/или конкретных сотрудников (сотрудника).

Операции 101

После выполнения функции в 6 разделе Картотеки сотрудников будут созданы записи о новых назначениях и сформированы соответствующие записи в Рабо-чей корзине.

11.2. ПЕРЕВОД КАРТОЧЕК В АРХИВ

Выполнение функции Операции ЃЛ Перевод сотрудников в архив открывает диалоговое окно, позволяющее перевести карточки в архив для группы работни-ков по указанной дате увольнения. В архив из текущей базы данных будут пере-ведены все Личные дела работников, уволенных до указанной вами даты.

При увольнении работника бывает удобно переводить его карточку в архив не сразу, а спустя какое-то время. Это может быть необходимо, например, при оформлении каких-либо документов, приказов и т.д., на что требуется время. В течение этого времени может уволиться еще один или несколько работников, по-этому групповая операция по переводу личных дел в архив предоставляет опре-деленные удобства. Не нужно следить за тем, кто переведен в архив, а кто еще нет. С определенной периодичностью, например, раз в год или в полгода необхо-димо проводить эту операцию, установив требуемую дату увольнения.

11.3. ПЕРЕРАСЧЕТ СТАЖЕЙ

Функция Операции ЃЛ Перерасчет записей по всем стажам обеспечивает пере-расчет стажей работников. Например, при законодательном изменении коэффи-циента по какому-то виду стажа "задним" числом, как иногда бывает, необходи-мо произвести пересчет стажей сотрудников, имеющих указанный стаж. Для этого совершенно необязательно искать их карточки в Картотеке и пересчиты-вать стаж для каждого сотрудника в отдельности, хотя такой путь тоже сущест-вует. Значительно проще вызвать данную функцию, и все расчеты выполняются автоматически для всех сотрудников.

Данная функция обеспечивает:

. приведение коэффициентов во всех записях в соответствие с каталогом;

. перерасчет длительности всех стажей по всем интервалам времени;

. формирование "Отчета о прохождении контроля записей по всем стажам" (о внесенных изменениях).

11.4. ПЕРЕРАСЧЕТ ВАКАНСИЙ

Функция Операции ЃЛ Перерасчет вакансий предназначена для проведения пе-рерасчета вакансий в случае, когда в процессе работы с системой возникла сбой-ная ситуация и нарушились данные, учитывающие количество работающих и количество рабочих мест в Штатном расписании.

При выполнении функции производится повторный расчет имеющихся вакансий с учетом количества рабочих мест в ШР и фактически занятых ставок.

11.5. ОБНОВЛЕНИЕ ТАРИФОВ/ОКЛАДОВ

Данные операции предназначены для перерасчета тарифов и окладов в штатном расписании и картотеке сотрудников.

Операции 102

Меню Обновление тарифов/окладов содержит две функции:

. В штатном расписании;

. В картотеке.

При выполнении первой функции (обновление в ШР) открывается диалог =Параметры контроля тарифов=, в котором устанавливаются настройки об-новления тарифов.

Режим работы — позволяет выбрать режим работы функции: Контроль тари-фов или Перерасчет тарифов.

Режим Контроль тарифов следует использовать при изменении размера ставки первого разряда, а также при изменении сумм или тарифных коэффициентов в классификаторе “Тарифные ставки" (см. раздел 3.1).

  Для работников, у которых сумма оклада или тарифа была введена вручную с клавиатуры, а не установлена выбором из классификатора “Тарифные став-ки”, никаких пересчетов производиться не будет!

В режиме Пересчет тарифов вы можете произвести одновременный пересчет и окладов и тарифов для всех работников предприятия. При выборе этого режима необходимо дополнительно ввести Коэффициент пересчета окладов/тарифов.

При выполнении функции обновления для обоих режимов можно указать, до ка-кой суммы (или каким образом) производить округление результатов — Окла-ды/Тарифы округлять до.

Фильтр по — позволяет установить фильтр по подразделению или по должно-стям.

Выполнение операции осуществляется по кнопке [Ввод]. Результаты выводятся в отчет, отображаемый в окне текстового редактора — "Справка по обновлению тарифов". Внесенные изменения можно просмотреть в ШР.

При выполнении функции Обновление тарифов/окладов ЃЛ В картотеке от-крывается аналогичный диалог =Параметры контроля тарифов=. Отличие со-стоит в том, что можно установить фильтр по сотрудникам, а не по должно-стям, и дополнительно ввести Номер и Дату приказа. По окончании выполне-ния функции также формируется отчет, а внесенные изменения можно просмот-реть в 6 разделе Картотеки под кнопкой [История].

11.6. ЗАМЕНА ТАРИФНЫХ СТАВОК

Функция обеспечивает обновление окладов (минимальных и максимальных) в штатном расписании при введении новой тарифной ставки. При выполнении функции открывается диалог, в котором необходимо ввести параметры замены:

Ставки от… заменить на ставки от… — в эти два поля заносятся даты ввода действующих и новых ставок первого разряда в штатное расписание и назначе-ния. Выбор дат производится из списка дат изменения ставок первого разряда.

Минимальные и максимальные оклады в ШР — этот параметр определяет, что делать с минимальными и максимальными окладами в штатном расписании: не изменять, обнулить, умножить на…. При выборе последнего параметра необ-

Операции 103

ходимо ввести значение положительного коэффициента в расположенное рядом поле.

Далее укажите где необходимо Проводить замену (в штатном расписании и/или в картотеке) и для каких подразделений (структурных единиц). По кноп-ке [Заменить] выполните операцию.

11.7. ПРОВЕРКА ТАРИФНЫХ СТАВОК

Функция позволяет проверить ссылки на тарифную сетку в штатном расписа-нии или в картотеке.

Проверку можно произвести относительно Даты начала действия тарифной ставки (изменения тарифной сетки) для работников заданного подразделения. Проверятся дата тарифной сетки, сумма в тарифной сетке и в картотеке/штатном расписании, а также отсутствующие записи в тарифной сетке, на которые идет ссылка.

По результатам работы функции формируется отчет.

11.8. КОНТРОЛЬ СООТВЕТСТВИЯ ДАННЫХ ШР И НАЗНАЧЕНИЙ

С помощью данной функции осуществляется контроль данных по назначениям согласно штатному расписанию и в случае несоответствия (может возникнуть при ручной корректировке пользователем назначений в Картотеке сотрудни-ков) формируется соответствующий отчет.

11.9. ПРОВЕРКА И КОРРЕКТИРОВКА ДАННЫХ О ВРЕМЕННЫХ НАЗНАЧЕНИЯХ

Данная функция предназначена для выдачи информации по окончившимся вре-менным назначениям сотрудников, позволяет отобрать и показать временные на-значения, окончившиеся на указанную дату и с учетом заданных фильтров, а также осуществить "возврат" работников на предыдущие должности с учетом заданных параметров.

  Обработка записей осуществляется только в том случае, если был оформлен и утвержден приказ о временном заместительстве и запись о замещении пере-дана в картотеку (см. подразделы 5.1.2, 5.2.3).

При вызове функции в открывшемся диалоге введите Рассматриваемый период с…, по…. При необходимости можно установить Фильтры по: подразделени-ям/сотрудникам/характеру назначения и установить признак рассматривать только контрактников.

Выполнение функции можно осуществлять в двух режимах:

1) сформировать отчет по полученным данным — в этом случае выполняется только проверка и формирование отчета с учетом заданных Фильтров (запуск — по кнопке [Далее] или по клавише Enter);

Операции 104

2) перейти к режиму возврата сотрудников на предыдущие назначения — для данного режима вначале задаются Фильтры (при необходимости), затем по экранной кнопке [Далее] переходят в окно =Возврат сотрудников к предыдущим назначениям= (открывается в случае наличия данных), в котором помечают (Ins) нужные записи. По кнопке [Обработать] осуществляется "возврат" работников на предыдущие должности. В результате новая запись сформируется в 6 разделе картотеки ("Назначения и перемещения"), и добавится соответствующая запись в "Рабочую корзину".

11.10. ПРОВЕРКA И КОРЕКТИРОВКА ДАННЫХ ОБ ИЖДИВЕНЦАХ

Данная функция предназначена для проверки правильности заполнения полей о родственниках, находящихся на иждивении (имеющих какие-либо льготы). Так-же при выполнении функции данные в модуле Управление персоналом приво-дятся в соответствие и с классификатором льгот на иждивенцев из модуля Зара-ботная плата.

При выполнении функции открывается диалог =Параметры провер-ки/корректировки данных об иждивенцах=, в котором необходимо задать пара-метры:

. Режим работы: в режиме Проверка существующие данные лишь проверя-ются на правильность; в режиме Корректировка данные приводятся в соот-ветствие с "Классификатором льгот";

. при включенном параметре проверки Количество иждивенцев для каждого работника дополнительно проверяется, правильно ли у него указано количе-ство иждивенцев;

. при включенном параметре проверки Количество ММОТ в льготе для де-тей вдовы/вдовца/одинокого опекуна для каждого работника в его Лицевом счете проверяется, правильно ли указано количество таких детей;

. Фильтры позволяют ограничить проверяемые данные по подразделению и/или по конкретным сотрудникам. Если в фильтре по подразделениям зада-но только одно подразделение, то фильтр по сотрудникам позволяет про-смотреть списки работников только этого подразделения.

Кнопка [Ввод] запускает процедуру проверки/корректировки. Результаты выво-дятся в окно текстового редактора для возможного редактирования и распечатки.

11.11. КОРРЕКТИРОВКА ДАННЫХ ПО УРОВНЯМ ОБРАЗОВАНИЯ

В новой версии изменен подход ведения сведений об образовании и введены разделы повышения квалификации, профессиональной переподготовки и проч.

Для упорядочивания и обработки уровней образования в системе предусмотрены базовые уровни образования в соответствии с законодательством:

. не имеет начального;

. начальное общее;

. основное общее;

. среднее (полное) общее;

Операции 105

. начальное профессиональное;

. среднее профессиональное;

. высшее профессиональное.

Поэтому при переходе с более ранних версий на новую версию после предвари-тельной инициализации системных каталогов (в режиме обновления) выполня-ется операция Корректировка данных по уровням образования.

  Подробная структура каталога "Уровни образования" приведена в подразде-ле 4.2.2.

11.12. КОНТРОЛЬ ОЧЕРЕДНОСТИ ПРИСВОЕНИЯ ЗВАНИЙ

С помощью этой операции производится контроль очередности присвоения зва-ний/категорий (кто находится в звании больше положенного срока, кому в задан-ном интервале необходимо присвоить очередное звание; либо получить инфор-мацию несоответствия в присвоении званий), записи по которым указаны в Кар-тотеке сотудников в 6 разделе "Назначения и перемещения" (см. подр.5.2.1р).

При выполнении функции открывается диалог, в котором необходимо устано-вить параметры контроля: проверка данных на указанную дату, либо проверка данных за период (с даты и по указанную дату).

При нажатии кнопки [Проверить] выполняется контроль, а по результатам про-верки выводится протокол (кто находится в звании больше положенного срока, кому в заданном интервале необходимо присвоить очередное звание), либо ото-бражается информация о несоответствии в присвоении званий.

Операции 106

12. ОТЧЕТЫ

Функциональность модуля предусматривает получение большого числа иерар-хических, стандартных и пользовательских отчетов, а также вывод на печать ут-вержденных типовых унифицированных форм. При формировании отчетов можно задать параметры настройки, определяющие объем и группировку дан-ных. Также предоставлена возможность: формирования журналов регистрации приема на работу, увольнения с работы, переводов, отпусков; просмотра списка дней рождений работников; печати документов персонифицированного учета (для ПФ России).

  "Типовые отчеты"(см. раздел 12.8) и "Стандартные отчеты" (см. раздел 12.9) предназначены для тех пользователей, которых не удовлетворяют формы отчетов, поставляемые в составе модуля Управление персоналом.

Ознакомиться с этими разделами рекомендуется и тем пользователям, кото-рым необходимо получение "своих данных" или формирование собственной ин-формации, отражающей специфику вашего предприятия.

12.1. ИЕРАРХИЧЕСТКИЕ ОТЧЕТЫ

Данный пункт меню предназначен для создания и построения всевозможных ие-рархических отчетов по штатному расписанию и по картотеке сотрудников. Пользователь сам определяет интересующие его данные, в каком виде и порядке должна получиться в итоге информация.

При вызове любой из функций открывается окно =Иерархические отчеты штатного расписания/картотеки сотрудников=, в котором отображается спи-сок ранее созданных отчетов. Новый отчет создается при помощи клавиши F7, редактирование существующего — при помощи клавиши F4. Необходимые па-раметры для формирования отчета задаются в окне =Параметры отчета ("На-именование отчета")=.

В нижней части окна просмотра записей (см. Рис. 34) расположены экранные кнопки:

. [Сформировать] — согласно заданным фильтрам и условиям группиров-ки/сортировки строится отчет. Вся информация отображается в окне (назва-ние окна соответствует заданному пользователем названию отчета) в виде иерархического списка;

. [Последний] — отображается последняя построенная иерархия (послед-ний/предыдущий сформированный иерархический отчет). Если к этому мо-менту параметры отбора данных менялись, они не будут учтены.

Открытие уровней и просмотр информации в сформированном отчете осущест-вляется по комбинации клавиш Ctrl+Enter (или двойным щелчком мыши). В нижней панели окна для текущего уровня выводятся данные, удовлетворяющие заданным условиям.

С помощью нижеперечисленных комбинаций клавиш вы можете:

. Alt+P — распечатать отчет для необходимого (текущего) уровня иерархии;

. Ctrl+P — распечатать полный отчет (по всем уровням).

Отчеты 107

Получение иерархических отчетов не требует больших усилий, хотя при первом знакомстве с функциями вы, возможно, потратите некоторое время, прежде чем приобретете определенные навыки работы и "набьете руку" для получения необ-ходимых сведений.

12.1.1. Отчеты по штатным расписаниям

Для создания нового иерархического отчета по ШР нажмите клавишу F7 в окне =Иерархические отчеты штатного расписания=. Затем в окне =Параметры отчета= (см. Рис. 34) введите с клавиатуры Наименование отчета:, укажите Фильтры на отбираемые данные (Структурные единицы штатного расписа-ния/Категории/Должности (профессии) — выбор значений из соответствующих справочников).

Выберите Тип отчета: Штатное расписание или Штатное наполнение. При выборе Штатное наполнение можно указать дополнительные значения — какие Ставки включать в отчет (Все/Занятые/Вакантные); при выборе всех или вакантных ставок становится доступной группа Вакансии — при формировании отчета по штатному наполнению данные о вакансиях можно выводить Подробно или Суммой, т.е. каждая вакансия должна выводиться отдельной строкой или в одну строку выводить данные обо всех вакансиях.

Рис. 34. Задание параметров формирования иерархических отчетов по штатному расписанию

В нижней панели окна задайте требуемые Группировки по уровням иерархии и признаки Сортировки в пределах одного уровня.

Отчеты 108

Теперь необходимо установить параметры [Печатной формы].

  Открываемое при этом окно является самым важным для иерархических от-четов, так как именно здесь задаются почти все параметры, влияющие на "внешний вид" отчета.

Здесь определяются тип (вид) Печати, формат листа (Ориентация листа), Ко-личество строк на странице, Ширина колонки (в нижней панели окна, см. Рис. 35), порядок следования (N п/п), наименование колонки и ее содержание.

Рис. 35. Параметры печатной формы

Отчет может содержать неограниченное количество колонок. Список всех коло-нок, выводимых в отчет, задается (F7) в средней панели окна =Параметры пе-чатной формы= (Рис. 35). Выбор необходимого значения в колонке-поле осуще-ствляется по F3 из =Возможных полей для вывода в отчет=, которые разделены на тематические группы. Некоторые поля могут выбираться в отчет только один раз — в этом случае, если такое поле уже выбрано для какой-либо колонки, оно будет выделено цветом.

Каждая колонка может быть Полем (значение из таблицы БД) или Формулой (вычисляемая), Видимой или Невидимой (не выводится в отчет). Невидимые колонки имеют смысл только в том случае, если их значение используется для вычисления видимых колонок-формул.

Значение (результат в отчете) колонки-формулы получается путем вычисления соответствующей формулы, описанной (введенной) пользователем в нижней па-нели окна. В Формуле можно использовать любые арифметические операции, а также значения предшествующих колонок отчета (т.е. колонка-формула должна

Отчеты 109

иметь наибольший порядковый номер по отношению к используемым значениям колонок). Для задания в формуле значения других колонок (колонки) достаточно описать ее номер в фигурных скобках.

Например, формула:

{2}.2.{3}

даст в результате значение колонки с номером 2, умноженное на два, из которого будет вычтено значение колонки с номером 3. Заметим, что порядковый номер колонки-формулы в данном случае должен быть больше 3-х.

Возможность задания полей-формул позволяет выводить в отчет практически любую информацию, вычисляемую на основе существующих данных.

Для некоторых колонок может быть установлено Итоговое значение (колонки-формулы, сумма окладов, количество занятых ставок, надбавки и т.п.) — значения данной колонки будут просуммированы и выведены в отчете итоговой строкой по каждому уровню иерархии и/или по всему отчету.

После задания всех необходимых параметров в окне =Иерархические отчеты штатного расписания(см. Рис. 34) нажмите кнопку [Сформировать].

12.1.2. Отчеты по картотеке

Формирование и получение иерархических отчетов по картотеке реализовано по аналогии с отчетами по ШР.

При формировании нового отчета (F7 в окне =Иерархические отчеты картотеки сотрудников=) и настройке параметров также введите Наименование отчета.

Затем укажите необходимую Базу формирования отчета:

. сотрудники — в этом случае в отчет попадут все сотрудники (в т.ч. и переве-денные в архив);

. текущие — отчет будет сформирован только для работающих сотрудников;

. архив — в этом случае буден сформирован отчет по архивным записям (т.е. по работникам, переведенным в архив).

Установите необходимые Фильтры на отбираемые данные для отчета: струк-турные единицы ШР; категории; должности и т.д. После установки "флажка" для фильтра становиться доступным дополнительное поле, в котором указываются необходимые значения (выбор производится из соответствующих каталогов).

В нижней части окна также задаются параметры группировки и сортировки иерархии отчета. Группировка задает, как будут данные группироваться по уровням иерархии. Сортировка задает, как данные будут отсортированы в пределах одного уровня иерархии.

С помощью экранной кнопки [Печатная форма] задаются все параметры внешнего вида отчета (аналогично иерархическим отчетам по ШР, см. предыдущий подраздел).

Для иерархических отчетов по картотеке сотрудников предусмотрен [Порядок обработки]. Обработка выбранной информации может происходить по:

. текущему состоянию;

. назначению сотрудников (учитываются все записи);

. образованию сотрудников (учитываются все записи).

Отчеты 110

После задания всех необходимых параметров в окне =Иерархические отчеты картотеки сотрудников нажмите кнопку [Сформировать].

12.2. ОТЧЕТЫ ПО КОМПЛЕКТОВАНИЮ И УЧЕТУ КАДРОВ

С помощью функций данного меню можно сформировать/просмотреть (на осно-вании информации, содержащейся в БД):

. Журнал регистрации приема на работу;

. Журнал регистрации увольнения с работы;

. Журнал регистрации переводов работающих;

. Журнал регистрации отпусков.

В диалоге =Настройка журнала регистрации…= задается База для просмотра за период (даты), указываются данные для просмотра Работаю-щие/Текущие/Архив (для Журнала регистрации увольнения с работы — Теку-щие либо Архив) и выбирается фильтр по подразделению.

После нажатия кнопки [Сформировать отчет] в текстовом редакторе выводятся "Журналы регистрации", которые можно распечатать и использовать в работе (или хранить в бумажном виде).

12.3. ГРАФИК ОТПУСКОВ

Печать унифицированной формы Т-7 "График отпусков" (утвержденной поста-новлением Госкомстата России от 06.04.2001г.) осуществляется с помощью функции График отпусков. Данные в форму попадают из 7 раздела картотеки "Сведения об отпусках".

Для печати отчета в диалоге:

. введите Номер документа, Дату согласования и отчетный Год;

. укажите подразделение, для которого необходимо получить график отпусков. Если график формируется для всего (или нескольких подразделений) пред-приятия — необходимо пометить все структурные единицы (либо необходи-мые);

. задайте Базу для просмотра за период: даты начала/окончания отбора запи-сей.

  Обращаем ваше внимание, что функция печати графика отпусков реализова-на следующим образом: даты, определяющие период формирования отчета, относятся к плановым, а не к фактическим датам ухода в отпуск.

Так, например, если утвержден график на 2002 год, то при распечатке формы пе-риод может быть указан с 01/01/2002 по 31/12/2002.

Если текущий (рабочий) месяц август, и вам необходимо получить информацию о датах ухода в отпуск с учетом запланированных на конец июля, то период должен задаваться с 01/01/2002 по 31/06/2002.

Отчет может быть получен и распечатан за любой период (или календарный год) как по работающим, так и по текущим или архивным (уволенным) работникам.

Отчеты 111

12.4. ШТАТНОЕ РАСПИСАНИЕ

Печать унифицированной формы Т-3 "Штатное расписание" (утвержденной по-становлением Госкомстата России от 06.04.2001г.) можно осуществить с помо-щью функции Штатное расписание.

При печати задаются следующие параметры:

. Номер документа и дата его составления;

. указывается, на какую дату формируется Штатное расписание;

. вводится Приказ № и дата его утверждения.

Следующая группа полей предназначена для задания Названия трех граф (их наименований в выходной форме) колонки "Надбавка" и определения, какие именно Данные должны попадать в эти графы.

В правой части окна Данные для первой (второй/третьей) графы Надбавки заносятся по кнопке выбора из "Справочника: Виды доплат" — для каждой гра-фы можно указать одну или несколько надбавок (Ins), а Название первой (вто-рой/третьей) графы Надбавки может быть введено/отредактировано с клавиа-туры (если вначале определить данные, то в поле названия графы автоматически установится наименование доплаты).

Наименования структурных подразделений в отчете будет выводиться с учетом заданной настройки Формировать иерархию по подразделения, для которой дополнительно можно указать Формировать полное имя подразделения с уче-том иерархии (т.е. для подчиненного подразделения будет выводится и выше-стоящие). Если данные настройки отключены, то штатное расписание будет сформировано по наименованиям подразделений в алфавитном порядке.

Наименования структурных единиц, название профессий/должностей, количест-во штатных единиц, оклад/тариф попадают в форму из штатного расписания, со-ставленного по подразделениям. Надбавки печатаются в отчете, если данный вид доплаты/надбавки содержится в Штатном расписании (База данных).

  Штатное расписание распечатывается по всему предприятию.

12.5. КОНТРОЛЬ ПО ЗАБОЛЕВАЕМОСТИ

Данная функция предназначена для формирования ведомости по видам пособий по нетрудоспособности (занесенным в классификатор “Виды пособий” и с уче-том данных 6 раздела картотеки "Сведения о заболеваемости"), по которой мож-но произвести контроль данных и учет по заболеваемости на производстве.

В выводимом реестре указываются подразделения, табельные номера и работни-ки, а также даты начала и конца периодов и количество дней по болезни.

12.6. ОТЧЕТ ПО ЗАБРОНИРОВАННЫМ ВОЕННООБЯЗАННЫМ

Функция запускает автоматическое формирование "Отчета о численности рабо-тающих и забронированных военнообязанных на предприятии". Информация для отчета выбирается из 5 раздела картотеки "Сведения о воинском учете" (см. также подразд.4.2.5). Форма № 6 выгружается в MS Word в формате .rtf.

Отчеты 112

12.7. ДОКУМЕНТЫ ПЕРСОНИФИЦИРОВАННОГО УЧЕТА

С помощью функции Документы персонифицированного учета (полностью со-ответствует одноименной функции модуля Заработная плата) можно сформи-ровать и распечатать утвержденные законодательством России некоторые фор-мы документов индивидуального (персонифицированного) учета в системе го-сударственного пенсионного страхования (в т.ч. и на магнитных носителях).

  Формирование всех форм, входящих в перечень документов персонифициро-ванного учета, осуществляется в модуле Заработная плата.

При вызове функции открывается диалог задания параметров формирования форм. Выберите необходимый документ из Перечня форм документов персо-нифицированного учета (в соответствии с требуемым форматом) и укажите работников (подразделение), для которых формируется форма.

В следующих полях обязательно введите:

. Дату формирования отчета — дату заполнения формы;

. Регистрационный номер предприятия в ПФ — регистрационный номер, под которым работодатель зарегистрирован как плательщик страховых взно-сов в ПФР (должен соответствовать установленному формату).

Поля Руководитель и Должность руководителя по умолчанию заполняются об-щесистемными значениями (см. разд.2.1), при необходимости Ф.И.О. руководите-ля могут быть изменены (выбором из списка работников или внесены вручную).

Во вкладке Дополнительные параметры указываются параметры формирования данных на магнитных носителях и сохранения файлов (разбивать или нет файл на пачки и количество документов в пачке; выводить или нет каждую пачку в от-дельный файл). При подаче справки в ГНИ на магнитных носителях необходимо Переименовать файл(ы) в соответствии с требованиями ПФ и заархивировать его, для этого укажите путь для сохранения файла. После формирования отчета появится сообщение об успешном сохранении, либо сообщение об ошибке.

При необходимости можно сформировать опись документов, передаваемых ра-ботодателем (ф. АДВ-6).

Примечание:

Для успешного и корректного экспорта данных в анкету застрахованного лица системы "Персонифицированный учет плательщиков страховых взносов ПФР. АРМ работодателя" необходимо иметь в виду следующее:

. фамилия, имя и отчество в базе данных модуля Управление персоналом хранится одной строкой. При разбиении их на компоненты для экспорта в анкету застрахованного лица они должны располагаться в следующем порядке: Фамилия_Имя_Отчество и разделяться пробелами;

. структура каталога административно-территориального деления должна со-ответствовать требованиям инструкции ПФ России. На верхнем уровне ие-рархии должны находиться страны, на втором уровне — элементы, соответ-ствующие области, краю, на третьем — районы. Населенные пункты (город, село, деревня и т.д.) располагаются непосредственно под административной единицей, в состав которой они входят. Названия всех элементов каталога должны быть введены в соответствии с требованиями (см. также под-разд.2.5.4).

Отчеты 113

12.8. ТИПОВЫЕ ОТЧЕТЫ

Функция Типовые отчеты позволяет получить отчеты на основе информации, введенной в базу данных. В составе модуля Управление персоналом пользова-телю передается широкий спектр типовых отчетов, которые можно сформиро-вать и распечатать.

Кроме того, пользователь имеет возможность создавать собственные отчеты и изменять имеющиеся (см. также разд.2.3). Состав выводимых данных и их рас-положение в отчете могут меняться в широких пределах за счет использования механизма присоединенных форм.

  Подробное описание настроек для формирования отчетов будет приведено в разделе 12.9.

При первом вызове функции (т.е. никогда не вызывалась) программа выдаст запрос на выполнение инициализации настроек отчетов, которую необходимо провести с помощью -Администратор- ЃЛ Инициализация ЃЛ Настройки отчетов (см. подразд.2.5.3).

После выполнения инициализации и вызове функции Типовые отчеты открывается =Справочник: Отчеты=. Откройте папки (каталоги) и найдите вид отчета, который вы собираетесь сформировать (см. Рис. 36).

Рис. 36. Пример окна выбора =Справочник: Отчеты=

Естественно, что в процессе практической работы с модулем вы вводили новые разделы каталогов и новые отчеты, поэтому структура справочника отчетов от-личается от "типовой". Другой причиной возможных расхождений является пе-реход на новую версию модуля, в которую разработчиками введены дополни-тельные отчеты. В этом случае следует обязательно выполнять инициализацию настроек отчетов.

Отчеты 114

Итак, установив курсор на требуемый элемент каталога (отчет) и нажав клавишу Enter вы определите Название отчета в окне =Формирование стандартных отчетов= (см. Рис. 37). В верхней панели окна находятся поля База, на кото-рой формируется отчет и Название отчета. Для отчетов на указанную дату (или за период) верхняя панель имеет поля для ввода дат начала и окончания пе-риода.

Рис. 37. Формирование стандартных отчетов

Для формирования отчетов по сотрудникам предусмотрено пять баз. При отборе данных в отчет будут обрабатываться информация о сотрудниках только из ука-занной базы.

Выбор базы данных отчета по сотрудникам производится по клавише F3 на поле База, на которой формируется отчет. При этом появляется список, в котором перечислены доступные базы данных:

. Только работающие — в нее входят только работающие в настоящее время сотрудники;

. Текущая картотека — в нее входят все работающие сотрудники, а также уволенные, но еще не переведенные в архив;

. Уволенные (не архив) — в нее входят уволенные сотрудники, не переве-денные в архив;

. Все уволенные — в нее входят все уволенные сотрудники, как из текущей картотеки, так и из архива;

. Только архив — записи картотеки, переведенной в архив;

. Вся картотека — все записи.

Поле Название отчета показывает выбранный вами отчет, а также позволяет по клавише F3 переключиться на другой отчет.

Отчеты 115

Нижняя панель, как правило, представляет собой табличную экранную форму. Пользователь может изменить значение аргумента для отбора данных. Поле ба-зы данных, Модификация и Код содержат значения, установленные при на-стройке, и изменению не подлежат (см. подразд.12.9.2).

Программная кнопка [Формирование отчета] запускает формирование выбран-ного отчета. Готовый отчет выводится в окно текстового редактора для просмот-ра, возможной корректировки и вывода на печать.

Результат отчета может выглядеть следующим образом:

Рис. 38. Пример текстового отчета

12.8.1. Формирование графического отчета

В модуле Управление персоналом предусмотрено формирование и графиче-ских отчетов.

Формирование отчета "Графика, диаграммы" (или входящих в данный каталог) производится аналогично текстовому (см. предыдущий подраздел).

После нажатия экранной кнопки [Формирование отчета] открывается диалог для выбора вида графического отчета. Выбор вида графического отчета заключается в установке Типа графика (по клавише F3 в окне =Выбор атрибута= из пред-ставленного списка выберите наиболее удобный или интересующий вас вид гра-фика) и включении/выключении трехмерных эффектов.

После нажатия экранной кнопки [OK] на экране отобразится графический отчет (см. Рис. 39).

Отчеты 116

Рис. 39. Пример графического отчета

12.9. СТАНДАРТНЫЕ ОТЧЕТЫ

Функция =Настройка= ЃЛ Стандартные отчеты ЃЛ Настройка отчетов предназначена для изменения настроек отчетов, поставляемых вместе с моду-лем, в соответствии с вашими потребностями (см. следующий подраздел).

Кроме того, в дополнение к поставляемым можно создавать новые отчеты. Ука-занные отчеты присоединяются к списку имеющихся. Дальнейшая работа с по-ставляемыми и пользовательскими отчетами отличий не имеет.

  Формирование и печать стандартных отчетов осуществляется с помощью функции Отчеты ЃЛ Типовые отчеты, см. раздел 12.8.

Для получения справки о составе каталога отчетов предназначена функция =Настройка= ЃЛ Стандартные отчеты ЃЛ Справка по каталогу отчетов.

12.9.1. Настройка отчета

Настройка отчета осуществляется функцией =Настройка= ЃЛ Стандартные отчеты. В этом случае на экране открывается окно =Настройка формул для отчета=.

В поле Отчет необходимо выбрать из каталога название настраиваемого отчета. При этом открывается еще одно окно — =Справочник: Отчеты=. Пример этого окна показан на Рис. 36.

При необходимости по F7 создайте свой пользовательский запрос. Порядок ра-боты с каталогом отчетов — стандартный для модуля Управление персоналом и изложен в подразделах 2.2.1–2.2.2.

После выбора требуемого отчета окно выбора закроется, а данные выбранного отчета автоматически заносятся в поля окна настройки.

Для уже имеющегося отчета в данном окне изменять ничего не нужно. Если вы настраиваете новый отчет, то необходимо выбрать Вид отчета и Интервал времени. Для этого установите курсор на соответствующее поле и нажмите кла-

Отчеты 117

вишу F3. В открывшемся окне выбора или локальном меню определите требуе-мое значение вида отчета и интервала времени (см. Рис. 40).

Рис. 40. Настройка формул для отчетов

Модуль Управление персоналом предусматривает разнообразные виды отче-тов. Вид отчета определяет состав полей и структуру базовой формы отчета, например:

. список сотрудников по форме Т-2;

. список сотрудников с полным объемом данных;

. отчеты по штатному расписанию;

. группировки по сотрудникам.

Отчеты можно формировать на следующие даты:

. На текущую дату;

. На указанную дату,

. За указанный период.

Интервал времени позволяет:

. использовать в фильтрах модификаторы дат "лет на начало периода" и "лет на конец периода";

. сумма стажа в отчете рассчитывается на указанную дату, а в случае интерва-ла — на конец периода;

. даты, соответствующие выбранному интервалу, передаются в присоединен-ную форму и могут быть использованы там для расчетов.

После установки указанных параметров воспользуйтесь экранной кнопкой [Пе-рейти к настройке отчета]. В открывшемся окне необходимо ввести еще целый ряд параметров, речь о которых пойдет ниже.

12.9.2. Настройка фильтра

Итак, после нажатия экранной кнопки [Перейти к настройке отчета] на экране открывается окно =Настройка отчета <наименование отчета>=. Здесь произ-водится настройка параметров фильтра для отбора данных из базы и вывода их в отчет.

Отчеты 118

Окно состоит из трех панелей. Верхняя анкетная панель отображает данные ак-тивной строки таблицы. Средняя панель представляет собой табличную форму, в которой содержатся все параметры строк фильтра. В нижней панели находятся экранные кнопки, предназначенные для переключения режимов настройки.

Данные о сотрудниках или рабочих местах (для штатного расписания) включа-ются в отчет в том случае, если выполняются условия для разделов личной кар-точки и условия для записей базы данных. В условии на раздел указывается название раздела и название условия.

Для задания условия на раздел (см. Рис. 41, первая запись) необходимо:

. установить курсор на Поле базы данных и по кнопке выбора открыть =Фильтр для штатного расписания= или =Фильтр для списка сотрудников= в зависимости от выбранного отчета;

. установить курсор на требуемый раздел. Если слева от строки с названием показано <+>, то эта строка является названием раздела. Раздел можно оnкрыть для просмотра клавишей 'плюс' (справа на клавиатуре). Если в заголовке показано <->, то вы можете подняться на более высокий уровень иерархии разделов, нажав клавишу 'минус'. Выберите необходимую запись и нажмите клавишу Enter — в Поле базы данных будет установлено выбранное вами наименование раздела. Поля Модификатор поля и Код операции сравнения будут заполнены символами "*", так как они в данной ситуации не используются;

Рис. 41. Настройка отчета

. установите курсор на поле Аргумент для сравнения и нажмите клавишу F3.

а) Для показателей, принимающих значения из каталога, вызывается окно выбора из каталога.

  Название контролируемого поля базы данных и операция сравнения зада-ются при настройке системы и не могут изменяться пользователем. Набор типовых отчетов может быть легко расширен администратором систе-мы или другим лицом, выполняющим его функции.

Отчеты 119

б) Для прочих показателей открывается выпадающий список для выбора значения аргумента:

. есть записи по разделу;

. нет записей по разделу;

. есть записи с данными условиями;

. нет записей с данными условиями;

. первая запись удовлетворяет условиям;

. первая запись не удовлетворяет условиям;

. последняя запись удовлетворяет условиям;

. последняя запись не удовлетворяет условиям;

. есть назначения с данными условиями;

. нет назначений с данными условиями;

. основная работа удовлетворяет условиям;

. основная работа не удовлетворяет условиям.

  Последние четыре пункта предназначены только для раздела Назначе-ния и перемещения.

Установка условий фильтра на раздел завершена.

Для всех условий на разделы (кроме пусто/не пусто) задаются условия на поля записи — добавление по F7. Запись считается удовлетворяющей фильтру, если выполнены все заданные условия.

Если условие на раздел не указано, то по умолчанию принимается условие "Есть записи с заданными условиями".

В условии на запись указывается:

. название поля задается аналогично названию раздела через Поле базы данных;

. Модификатор поля задается для полей типа "дата". Для таких полей можно путем выбора выпадающего списка задать модификатор. Предусмотрены следующие значения модификатора поля:

. полная дата;

. год — год из полной даты;

. месяц — месяц из полной даты;

. число — число из полной даты;

. лет на тек. — полных лет на текущую дату;

. лет на начало — полных лет на начало расчетного периода, т.е. перио-да, за который формируется отчет;

. лет на кон. — полных лет на конец расчетного периода.

  В качестве даты конца периода принимается текущая дата, указанная дата или дата конца периода в зависимости от выбранного варианта вре-менного интервала. В качестве даты начала периода принимается начало текущего года или дата начала периода в зависимости от выбранного ва-рианта временного интервала.

Отчеты 120

. выбирается Код операции сравнения. Содержит приведенные ниже опера-ции сравнения (для некоторых полей часть операций не разрешена):

. = (равно) — значение графы личной карточки равно указанному значению;

. <> (не равно) — значение графы личной карточки не равно указанноvу значению;

. > (больше) — значение графы личной карточки больше указанного значения;

. >= (больше или равно) — значение графы личной карточки больше или равно указанного значения;

. < (меньше) — значение графы личной карточки меньше указанного значения;

. <= (меньше или равно) — значение графы личной карточки меньше или равно указанного значения;

. НП (не пусто) — в поле есть данные;

. П (пусто) — в поле нет данных.

В двух последних случаях аргумент для сравнения не требуется.

Для числовых полей и дат операции сравнения имеют очевидный арифмети-ческий смысл. Для текстовых полей (фамилия и т.п.) операции = и <> про-веряют совпадение или несовпадение поля с аргументом. Операции >, >=, < и <= проверяют взаимное расположение по алфавитному порядку.

Для полей, принимающих значения из каталога, операции = и <> проверяют совпадение или несовпадение поля с аргументом. Операции П и НП прове-ряют наличие или отсутствие данных в поле. Операция <= проверяет вхож-дение поля в заданный каталог (подчиненность).

Например, по условию: должности <= научные должности будут отобраны сотрудники, занимающие те должности, которые в каталоге должностей на-ходятся в подкаталоге "Научные должности" (научный сотрудник, младший научный сотрудник и т.п.). Следует отметить, что если "Научные должности" являются подкаталогом каталога "Должности", и в качестве аргумента ука-зать каталог "Должности", то данные будут признаны корректными, то есть просматривается вся иерархия.

  При вводе аргумента сравнения типа "дата" в целях исключения ошибочных данных в отчете рекомендуется проводить проверку на наличие даты в базе данных для указанной записи.

Пример.

Необходимо получить список сотрудников младше 40 лет.

Для этого при настройке фильтра отчета введите следующие данные:

Поле базы данных

Модификатор поля

Код

Аргумент для

сравнения

Дата рождения

Лет на тек.

<=

40

 

Отчеты 121

Как будто все правильно, однако, если в базе данных не указана дата рождения, или указана дата больше текущей даты, то программа считает возраст нулевым. Следовательно, в список попадут все сотрудники, кому еще не исполнилось 40 лет, и еще те, у которых в базе данных не указана дата рождения.

Чтобы избежать этого, необходимо перед приведенным описанием условия для записи, ввести еще одно, например, такое:

Поле базы данных

Модификатор поля

Код

Аргумент для

сравнения

Дата рождения

 

НП

 

Дата рождения

Лет на тек.

<=

40

 

В этом случае программа сначала выберет сотрудников, у которых в базе данных указана дата рождения (не пусто), а затем из этого списка выберет тех, которым не более 40 лет.

Условия для записи могут быть и другие, но проверка подобного типа должна быть.

В зависимости от вида отчета (по сотрудникам или по штатному расписанию) при настройке фильтров учитывается, какие поля и разделы могут участвовать в определенных выборах. В окне выбора показываются только поля, уместные в данной ситуации.

Строкам фильтра можно присвоить невидимый атрибут. Часть или все условия в фильтре можно сделать невидимыми перед запуском формирования отчета. Это означает, что из окна формирования отчета можно убрать условия, которые пользователь не должен изменять. Для этого установите курсор в крайний левый столбец таблицы напротив строки фильтра, в которой указано поле, ненужное пользователю во время получения отчета. Нажмите клавишу F3. Напротив строки, которой присвоен невидимый атрибут, в левом столбце появляется символ "–". Строки, не имеющие указанного атрибута, считаются видимыми.

Задание каждого нового параметра (см. Рис. 41) производится по клавише F7 при условии, что курсор находится в верхней или средней панели. Удалить строку записи можно по F8.

12.9.3. Настройка сортировки

Для настройки сортировки в окне =Настройка отчета...= нажмите экранную кнопку [Сортировка].

Порядок сортировки определяется сегментами (полями) сортировки. Данные сортируются сначала по 1-му сегменту. В пределах одинакового значения 1-го сегмента данные сортируются по 2-му сегменту и т.д.

Предположим, таблица порядка сортировки без учета модификации заполнена так, как показано на Рис. 42.

Порядок сортировки при формировании отчета будет следующий:

. все сотрудники будут отсортированы по принадлежности к подразделениям;

. внутри каждого подразделения все сотрудники будут отсортированы по должностям/профессиям;

Отчеты 122

. внутри каждой должности все сотрудники будут отсортированы по фамилии, имени и отчеству в алфавитном порядке.

Рис. 42. Настройка сортировки

Если вы измените номера сегментов (колонка N) и установите для подразделения сегмент, равный 2, а для должности — сегмент, равный 1, то порядок сортировки изменится. В начале все сотрудники будут отсортированы по должностям, затем внутри каждой должности — по принадлежности к подразделениям.

Описание сегмента состоит из его номера, названия поля таблицы данных, модификатора поля, аналогичного модификатору фильтра, описанного в предыдущем разделе, и ширины поля сортировки.

Методика ввода параметров сортировки аналогична описанной в предыдущем разделе для фильтров.

Для корректировки описания (значения) сегмента установите курсор на желаемую строку в табличной панели окна в графу Поле базы данных и нажмите кнопку выбора. В открывшемся окне выбора указывается поле для замены. Ввод нового описания сегмента осуществляется по нажатию клавиши F7. Процесс ввода нового и корректировки уже имеющегося описания сегмента один и тот же.

Номер сегмента (N) указывается с клавиатуры, причем расположение строк автоматически изменяется в зависимости от присвоенного порядкового номера.

Модификатор, как и в фильтре, задается только для дат. Модификация корректируется выбором по клавише F3, при этом курсор должен находиться либо на поле Модификатор поля в анкетной панели, либо в графе Модификация табличной панели.

Ширина поля сортировки задается с клавиатуры в специальном диалоге, вызываемом по клавише F3.

  Суммарный размер всех полей сортировки не должен превышать 100 символов.

Отчеты 123

Поля базы данных — их должно быть не более 3 — можно использовать для получения группировочных отчетов. В этом случае данные в отчете можно сгруппировать средствами FСOM, сформировать заголовки и итоги в соответствии со значениями группировочного поля базы данных. Для этого оно помечается в крайнем левом столбце таблицы символом "+". Для пометки следует выбрать по клавише F3 значение Равенство (для снятия пометки используйте Выключить).

При необходимости сегмент сортировки можно удалить с помощью клавиши F8.

12.9.4. Прочие настройки

Экранная кнопка [Заголовок] изменяет форму окна для проведения корректировки или ввода нового заголовка отчета. Структура полей окна достаточно проста. В ней набором с клавиатуры вносятся изменения в существующий заголовок или вводится новый.

Аналогичная форма окна отображается и по кнопке [Группа форм], в которой необходимо выбрать наименование присоединенной формы из списка по клавише F3 при настройке нового отчета.

  Разработку присоединенных форм для новых отчетов рекомендуется проводить на основе базовых форм.

И, наконец, по экранной кнопке [Сменить отчет] можно перейти в окно настройки отчета, в котором можно выбрать другой настраиваемый отчет.

12.9.5. Особенности заполнения некоторых отчетов

Если вас не удовлетворяют поставляемые в составе модуля Управление персоналом отчеты или появится желания изменить стандартный отчет, то после инициализации настроек с помощью функции -Администратор- ЃЛ Инициализация ЃЛ Настройки отчетов (см. подр.2.5.3) необходимо ввести описания условий фильтра. Это делается один раз перед первым запуском формирования отчета. Установка фильтров описывается в данном разделе.

Кроме того, в этом разделе отмечены особенности заполнения каталогов для некоторых отчетов. Это связано это с тем, что многие значения в каталогах могут отличаться на разных предприятиях, поэтому нужно произвести настройку на специфические данные предприятия, которые заранее не известны. Желательно, чтобы к моменту настройки отчета эти значения уже были введены в каталоги, хотя это можно сделать и в момент настройки отчета, однако это менее удобно.

1. Для корректного отражения сведений по образованию в отчете "Качественный состав работников" ("Группировки по сотрудникам") необходимо, чтобы в каталоге образования каждому сотруднику соответствовало одно из предопределенных значений. По умолчанию эти значения таковы: Высшее профессиональное, Среднее профессиональное; Начальное профессиональное и Среднее (полное) общее.

2. Для корректного отражения сведений по составу работников в отчете "Состав по категориям" на основе каталога "По организации", подкаталог "Группировки по сотрудникам" необходимо, чтобы в каталоге категорий каждому сотруднику соответствовало одно из значений, например, АУП — для руководства, ИТР — для инженерно-технических работников, специалистов, Служащие — для служащих и Рабочие — для рабочих.

Отчеты 124

3. Настройку отчетов "Надомники" и "Графики, диаграммы" (см. под-разд.12.8.1) необходимо проводить и по организации, и по подразделению. Для этого после инициализации настроек отчетов необходимо (для двух групп, т.е. и по организации и по подразделению):

. войти в настройку отчетов с помощью функции =Настройка= ЃЛ Стандартные отчеты ЃЛ Настройка отчетов;

. установить для поля базы данных Характер работы значение аргумента равное Работа на дому.

Отчеты 125

13. ФУНКЦИИ АДМИНИСТРИРОВАНИЯ

В процессе эксплуатации модуля время от времени, например, при обновлении версии или при возникновении сбойной ситуации, необходимо проводить некоторые профилактические работы по контролю каталогов и таблиц базы данных, а также по их инициализации.

Указанные работы рекомендуется выполнять наиболее опытным пользователям, как с точки зрения кадровой службы предприятия, так и с точки зрения умения работы с модулем. Более того, функции меню -Администратор- должны быть защищены от несанкционированного доступа (см. документацию по модуль Protect).

13.1. КОНТРОЛЬ ТАБЛИЦ

Функции, входящие в состав данного меню, проверяют структуру данных в таблицах модуля Управление персоналом:

. Контроль таблицы документов;

. Контроль таблицы приложений;

. Контроль записей по всем стажам;

. Контроль записей по вакансиям;

. Контроль таблиц по приказам;

. Контроль справочников "Кадров".

Контроль таблиц следует выполнять при смене версии Галактики и при воз-никновении подозрений о нарушении внутренней структуры данных.

Данными функциями проверяются:

. корректность (логическая непротиворечивость) структуры данных;

. соответствие структуры данных текущей версии.

При необходимости программа вносит в данные соответствующие изменения.

13.1.1. Контроль таблицы документов

Данная функция выполняет проверку таблицы Passports, содержащей сведения по всем документам работника: паспорту, страховому свидетельству, удостове-рениям и т.д.

В процессе проверки содержимое таблицы приводится в соответствие с текущей версией системы Галактика. В том числе расставляются ссылки на каталог до-кументов (только для паспортов) и нумеруются записи о документах сотрудника. При обнаружении некорректной ссылки на паспорт она автоматически заменяет-ся на более подходящую ссылку. Аналогично отрицательные номера записей ав-томатически заменяются положительными.

Функции администрирования 126

13.1.2. Контроль таблицы приложений

Данная функция проверяет таблицу Appendix, содержащую различные приложе-ния, например, фотографии работников и удаляет неиспользуемые программой данные.

13.1.3. Контроль записей по всем стажам

С помощью данной функции выполняется контроль соответствия данных о стаже — сравниваются записи в каталоге стажей и расчетные данные.

В качестве примера ситуации, при которой может возникнуть несоответствие, можно привести следующую. Изменилось законодательство, по которому увели-чился или уменьшился коэффициент для расчета стажа по вредным условиям труда за прошедший период времени, как говорят "задним" числом. У некоторо-го сотрудника период работы по вредным условиям труда завершился, и стаж за этот период рассчитан. При вводе нового коэффициента происходит рассогласо-вание информации в записях и расчетных данных.

Если говорить о данном примере, то при вводе нового коэффициента сразу же необходимо пересчитать стаж для одного сотрудника или для всех сразу с помо-щью функции меню Операции ЃЛ Перерасчет записей по всем стажам (см. разд.11.3). Однако из-за ошибки оператора может возникнуть ситуация, при ко-торой этот расчет не был произведен или произведен не для всех работников.

Функция контроля записей по стажам позволяет обнаружить эту ошибку. По найденным расхождениям формируется отчет, в котором для каждого работника (в отношении которого имеется расхождение) указывается, как есть и как долж-но быть. На основании этого можно провести анализ и принять соответствую-щее решение. В данном случае необходимо провести перерасчет стажа.

13.1.4. Контроль записей по вакансиям

С помощью данной функции выполняется контроль соответствия информации об общем количестве ставок, о ставках, занятых сотрудниками, и количестве ва-кансий. Кроме того, проверяется корректность таблиц базы данных. Указанная информация может быть испорчена в результате сбойной ситуации.

При обнаружении ошибок система корректирует или удаляет, если корректиров-ка невозможна, испорченные таблицы и производит перерасчет вакансий.

13.1.5. Контроль таблиц по приказам

С помощью данной функции осуществляется проверка, корректность и коррек-тировка:

. таблиц с данными для приказов;

. типов приказов.

В процессе контроля содержимое таблиц по приказам приводится в соответст-вие, в т.ч. удаляются записи без физического лица, пустые приказы, пустые раз-делы в приказах. Данная функция также проверяет наличие "висячих" записей.

О результатах выполнения операции контроля выдается предупреждение.

Функции администрирования 127

13.1.6. Контроль справочников "Кадров"

Данная функция предоставляет возможности:

. Убрать двойные пробелы — данная операция убирает незначащие пробелы из названий записей в справочнике. Исключаются пробелы в начале записи, в конце записи и двойные пробелы между словами;

. Поиск одинаковых наименований — ищет одинаковые имена и выводит от-чет с указанием их местоположения;

. Проверка уникальности системных каталогов — проверяет поле SysCode на уникальность значения. Записи, имеющие одинаковые значения, выводят-ся в отчет;

. Контроль иерархии — данная операция проверяет наличие записей, вызы-вающих зацикливание, а также ищет "висячие" записи. Все некорректные за-писи переводятся в "Каталог потерянных элементов".

13.2. СООТВЕТСТВИЕ ПРОФЕССИЯ–КПС

Данная функция позволяет формировать и корректировать таблицу соответствия между профессией, подразделением, наличием особых условий работы и кодами профессий, дающих право на льготную пенсию (КПС).

При выполнении функции открывается окно =Соответствие профессия–подразделение–особые условия–КПС=, в котором выполняются описанные опе-рации.

В окне отображается список профессий, занесенных в таблицу соответствия. Для каждой Профессии, должности отображается ее наименование, Подразде-ление, Особые условия и КПС. При назначении сотрудника на должность осо-бые условия и КПС заполняются в соответствии с данной информацией. Все эти данные выбираются из соответствующих справочников.

В нижней панели окна отображаются эти же поля для текущей записи из верхней панели. Данные можно изменять как в верхней, так и в нижней панели.

13.3. ФОРМИРОВАНИЕ ЗАПИСЕЙ О СТАЖЕ

Назначение пенсии, как правило, зависит от двух условий: возраста и общего трудового стажа (или наличия определенной продолжительности трудового ста-жа).

Одним из условий назначения пенсий (трудовых, социальных) является наличие трудовой или приравненной к ней иной общественно полезной деятельности. Трудовые пенсии, в зависимости от характера событий, вызвавшего назначение пенсии, подразделяются на виды:

. по возрасту;

. по инвалидности;

. по случаю потери кормильца;

. за выслугу лет;

. за особые заслуги.

Функции администрирования 128

Трудовые пенсии по возрасту подразделяются на:

. пенсии по возрасту на общих основаниях;

. пенсии по возрасту, назначенных на льготных условиях.

В трудовой стаж засчитывается работа, в период которой работник подлежал го-сударственному страхованию, независимо от характера, продолжительности ра-боты и длительности перерывов.

Данная функция формирует записи о трудовом стаже для назначения пенсии на основании информации о назначениях сотрудников. Для назначений с различ-ными особыми условиями или КПС формируются отдельные записи.

В зависимости от выбранных условий в картотеке будут показаны:

. только работающие сотрудники (не проставлена дата увольнения);

. все сотрудники из текущей картотеки (как работающие, так и уволенные);

. сотрудники из архивной картотеки;

. работники из указанного подразделения либо выбранные сотрудники.

13.4. СВЯЗЬ НАЗНАЧЕНИЙ С ЛИЦЕВЫМИ СЧЕТАМИ

С помощью данной функции осуществляется конвертация базы данных с зане-сением ссылки на ЛС в запись о назначении сотрудника (для действующего на-значения). Так, например, после выполнения функции в Картотеке сотрудни-ков в 6 разделе "Назначения и перемещения" в информационном поле Таб.N из л/с установится соответствующее значение табельного номера (ссылка) из Лице-вого счета сотрудника.

13.5. КОНВЕРТОР ИНФОРМАЦИИ ДЛЯ ВНУТРЕННИХ СОВМЕСТИТЕЛЕЙ

В связи с тем, что в новых версиях модуля в картотеке для назначений на выпол-нение работ по совместительству предусмотрена отдельная вкладка (см. под-разд.5.2.2), то с помощью этой функции можно осуществить конвертацию базы данных с установкой фиксированного признака для внутренних совместителей. После ее выполнения записи с признаком 'С' переместятся из вкладки Назначе-ния во вкладку Совместительства (6 раздел картотеки — "Назначения и пере-мещения").

  Необходимо учитывать, что перемещаться будут все записи о совмести-тельстве/совмещении, и признак 'С' для этих записей также перенесется (ус-тановится) автоматически. Поэтому для внешних совместителей нужно из-менить значение признака с 'С' на 'О' — для этого по экранной кнопке [Вид на-значения] выполните операцию Установить основное назначение сотрудника.

Функции администрирования 129

13.6. СИНХРОНИЗАЦИЯ ССЫЛОК НА СЕ ШР И КАТАЛОГ ПОДРАЗДЕЛЕНИЙ

Если в БД есть расхождения по подразделениям, либо у вас возникло подозре-ние, что в Заработной плате в Лицевом счете некорректное заполнение ин-формации по сравнению с модулем Управление персоналом, то с помощью данной функции можно осуществить синхронизацию на "Структурные единицы штатного расписания" и на "Каталог подразделений".

Напомним, что синхронизация или просмотр соответствия этих справочников осуществляется с помощью функций =Настройка= ЃЛ Единицы штатного рас-писания (см. также разделы 3.2, 3.2.2–3.2.3).

13.7. ПЕРЕНОС АКТУАЛЬНЫХ ДАННЫХ В РАБОЧУЮ КОРЗИНУ

Функция предназначена для переноса актуальной кадровой информации по ра-ботнику в "Рабочую корзину" (см. также раздел 10.1) для обмена с модулем За-работная плата (а затем в Лицевой счет).

Так, например, в ЛС могут быть неточные кадровые сведения, либо они давно не обновлялись и/или не обрабатывались через "Рабочую корзину". В таких случа-ях, т.е. для формирования однозначности данных по сотрудникам в обоих моду-лях, необходимо:

1) передать данные в Заработную плату — обработать "Рабочую корзину" (очистить корзину от старых записей);

2) запустить данную функцию — =Проверка однозначности данных по сотруд-никам в Кадрах и Зарплате= может осуществляться только для работающих со-трудников по предприятию (либо для конкретного подразделения/работников) — после ее выполнения в "Рабочую корзину" добавится актуальная кадровая информация;

3) обработать в Рабочей корзине новые актуальные записи для обмена с Зара-ботной платой.

Функции администрирования 130

14. МЕТОДИЧЕСКИЕ РЕКОМЕНДАЦИИ

При работе с модулем Управление персоналом придерживайтесь следующего порядка:

1. Практическую работу рекомендуем начинать с формирования штатного распи-сания предприятия. Штатное расписание в модуле составляется по подразделе-ниям. При составлении структурных единиц штатного расписания необходимо тщательно продумать организационную структуру предприятия и правильно за-полнить каталог подразделений.

Основным элементом штатного расписания подразделения является ставка. В простейшем случае штатное расписание состоит из перечня имеющихся на предприятии ставок — название ставки (должность, профессия), условия труда и оплаты (система оплаты, разряд, тариф, отпуск, категория) и количество ставок данного вида. Если заработная плата работнику устанавливается в иностранной валюте, то необходимо предварительно заполнить каталог валют.

При необходимости можно указывать расширенный объем информации по каж-дой ставке. В этом случае правильнее говорить не о ставке, а о рабочем месте. Например, можно ввести должностные инструкции, дополнительные требования к работнику (требования к квалификации, образованию, возрасту, стажу и т.д.), требования к оборудованию рабочего места (наименование и количество необхо-димого оборудования, санитарно-гигиенические требования и т.п.).

2. Оформите на работу сотрудников — все назначения выполняйте в увязке со штатным расписанием и оформляйте приказами. Приказы могут быть как ин-дивидуальными, так и сводными. Для того чтобы приказ вступил в силу — его необходимо утвердить.

При приеме новых/квалифицированных кадров можно осуществлять отбор и на-бор из списка кандидатов.

3. Следующим этапом в работе является наполнение картотеки сотрудников. Кар-точка на работника заводится автоматически после утверждения приказа о прие-ме его на работу. Вручную необходимо дополнить ее нужной кадровой инфор-мацией. Состав хранимых в картотеке данных полностью охватывает личную карточку (форма № Т-2), типовую анкету (личный листок по учету кадров).

Личное дело сотрудника состоит из 11 разделов, содержащих в сумме более 150 показателей. Раздел "Анкетные данные, стаж" предназначен для хранения дан-ных о трудовых стажах (в том числе и для Пенсионного фонда), а также позво-ляет сформировать анкету с необходимым набором вопросов. Кроме того, к лич-ному делу можно "подшить" произвольное количество приложений (автобио-графии, характеристики, фото, копии дипломов, свидетельств, заявления, выпис-ки из приказов и т.п.).

Последующее наполнение картотеки производится в результате каждодневной работы автоматически после утверждения приказов, либо самостоятельно поль-зователем в случае добавления/изменения информации.

Все перемещения по службе (в другое подразделение, на новую/другую систему оплаты, тариф/оклад, режим работы, а также совмещение, совместительство, по-

Методические рекомендации 131

вышение, назначение доплат/надбавок и т.п.) также выполняйте в увязке со штатным расписанием и оформляйте приказами. При этом будет сравниваться дата назначения или перемещения с датой ввода штатного расписания. Кроме то-го, будет контролироваться общее количество штатных единиц и количество фактически занятых (т.е. сотрудник может занимать полную ставку, часть ставки или любое другое количество ставок, в том числе несколько ставок, совмещая работу или исполняя чьи-либо обязанности).

По каждому рабочему месту можно составить список сотрудников, входящих в резерв на замещение данной должности.

4. Теперь вам предстоит "определиться" с отпусками. Продолжительность основ-ных и дополнительных отпусков устанавливается законодательством и закрепля-ется по профессиям работающих в коллективных договорах на каждом предпри-ятии. Фактическое предоставление отпуска оформляется приказом.

5. Так как модуль обеспечивает ведение планового и фактического табелей учета рабочего времени, то по окончании рабочего месяца можно сформировать рабо-чий табель. Записи о присутствии персонала на работе формируются автомати-чески (с учетом назначений/перемещений, отпусков, больничных), вручную от-мечаются отклонения (неявки на работу и т.п.).

6. В процессе текущей работы с кадрами можно выполнять следующие операции:

. осуществлять пакетный перевод сотрудников на новые ставки в соответствии с таблицей соответствия старого и нового штатных расписаний;

. переводить личные карточки в архив по указанной дате увольнения (после оформления и утверждения приказов об увольнении);

. производить обновление окладов при вводе новой тарифной ставки;

. обеспечивать перерасчет тарифов и окладов в штатном расписании и карто-теке, а также записей по всем стажам либо вакансиям сотрудников;

. получать информацию по окончившимся временным назначениям;

. контролировать очередность присвоения званий;

. проверять правильность заполнения данных о родственниках сотрудника, имеющих льготы.

7. Функциональность модуля предусматривает получение большого числа иерар-хических, стандартных и пользовательских отчетов, а также вывод на печать утвержденных типовых унифицированных форм.

  Далее приведены некоторые рекомендации по использованию модуля Управ-ление персоналом в практическом аспекте. Выбраны наиболее характерные виды работ кадровой службы и даны пояснения по их выполнению.

14.1. БАЗА ДАННЫХ

Основной объем работ по учету кадров выполняется с карточками сотрудников. Информация, содержащаяся в карточках, наиболее часто меняется, т.к. сотрудни-ка переводят на другую должность или в иное подразделение, меняется его зара-боток, он уходит в отпуск, болеет и т.д.

Значительная часть вводимой и изменяемой информации личных карточек вы-бирается из базы данных. Следовательно, первым шагом в работе с модулем Управление персоналом является заполнение БД.

Методические рекомендации 132

Часть каталогов или групп данных можно дополнить или откорректировать в процессе работы с личной карточкой. Но есть каталоги, которые доступны толь-ко через специальные окна, и для их изменения необходимо "прервать" работу с личной карточкой. Это объясняется важностью содержащейся в них информации и необходимостью проведения изменений в них только с санкции руководства. Как правило, модификация этих каталогов должна быть доступна ограниченно-му числу сотрудников. К этим каталогам относятся:

. каталог подразделений, отражающий организационную структуру пред-приятия и, как следствие, влияющий на штатное расписание предприятия;

. штатное расписание;

. тарифные ставки;

. курсы валют.

Эти каталоги необходимо заполнить прежде всего. Описание каталогов и мето-дика работы с ними содержится в разделах данного руководства, а также в соот-ветствующих главах руководства "Система Галактика. Основы использования".

Перечисленные каталоги можно не заполнять в следующих случаях:

1. Если на вашем предприятии отсутствуют подразделения, то каталог подраз-делений можно не заполнять. Однако в этом случае не будет связи с другими модулями системы Галактика. Например, если зачислить на работу сотруд-ника без указания подразделения, выбранного из каталога подразделений, то не сформируется Лицевой счет в модуле Заработная плата. Если нужна связь с другими модулями, то рекомендуется ввести в каталог одно подразде-ление с именем, совпадающим с названием вашего предприятия, и проблема будет решена.

2. Если на предприятии отсутствует штатное расписание, в котором в ряде слу-чаев действительно нет необходимости, то штатное расписание можно не за-полнять. При приеме на работу нового сотрудника назначение на должность произведите "вне ШР".

3. Если на предприятии отсутствует тарифная сетка, то ее формировать не тре-буется. При назначении на должность необходимо ввести оклад или месяч-ный заработок по трудовому соглашению или контракту вручную.

4. Как правило, заработная плата работникам устанавливается в национальной денежной единице и "Каталог валют" не используется. В противном случае его нужно обязательно заполнять.

14.2. ПРИЕМ НА РАБОТУ

При приеме на работу новый сотрудник, как правило, подает заявление и запол-няет анкету, а также представляет другие необходимые документы. Форма анке-ты и перечень представляемых документов определяется правилами вашего предприятия и действующими нормативными актами. Эти документы являются источниками информации о сотруднике для ее занесения в базу данных модуля Управление персоналом.

Порядок формирования приказа о приеме на работу описан в разделе 4.1 "Оформление приказа о приеме на работу".

Методические рекомендации 133

Информация о сотруднике заносится в личную карточку сотрудника. Порядок и методика занесения данных о сотруднике изложены в разделе 4.2 "Картотека со-трудников".

Прием работников также можно осуществлять из числа кандидатов, описание возможности изложено в разделе 4.3 "Списки кандидатов".

14.3. НАЗНАЧЕНИЕ И ПЕРЕМЕЩЕНИЕ

Назначение и перемещение работника при наличии штатного расписания рас-смотрим на следующем примере.

Предположим некий сотрудник, работающий на складе грузчиком, назначен кла-довщиком. Спустя некоторое время, его назначают заведующим складом, освобо-див от должности кладовщика.

Для перевода сотрудника на должность кладовщика с оформлением приказа необходимо:

Что сделать

Реакция модуля

1. Выбрать функцию База данных ЃЛ Перемещение по службе.

Открывается окно выбора =Работающие сотрудники=.

2. Выбрать фамилию работника, подлежащего перемещению.

Открывается окно =ПРИКАЗ (РАСПОРЯЖЕНИЕ) о переводе на другую работу=, в котором автоматически указана информация по прежнему назначению, т.е. для "грузчика".

3. Ввести все необходимые данные по новому назначению: дату назначения на новую должность (с); Дата ухода с предыдущей должности; перевод на должность "кладовщика" по ШР.

По Alt+U утвердите приказ.

Соответствующие поля по ставке заполнятся автоматически.

"Скрытие" полей — окно становится недоступным для редактирования.

4. Открыть Картотеку сотрудника и с помощью комбинации клавиш Alt+6 перейти в раздел 6 — =Назначения и перемещения=.

Открывается окно =Назначения и перемещения= с автоматически сформированной записью о переводе и основном назначении на должность "кладовщика".

5. Убедитесь в том, что значения автоматически заполненных полей соответствуют приказу на перемещение.

Предыдущее назначение "грузчик" будет закрыто (под кнопкой [Ставки] должна быть одна запись).

 

Для перевода сотрудника на должность заведующего складом с освобождением с должности кладовщика без оформления приказа необходимо:

Что сделать

Реакция модуля

1. Выбрать функцию База данных ЃЛ Картотека сотрудника.

Открывается окно выбора =Работающие сотрудники=.

2. Выбрать фамилию сотрудника, подлежащего перемещению.

Открывается окно =1. Общие сведения=.

 

Методические рекомендации 134Что сделать Реакция модуля

3. С помощью комбинации клавиш карточки =Назначения и перемещения=.

Открывается окно =Назначения и перемещения=.

4. Нажать клавишу F7.

Сформируется новая запись в средней панели окна.

5. С клавиатуры занести дату назначения в поле Назначен, номер и дату приказа о назначении.

В табличной панели в графе Дата появится введенная дата назначения на должность.

6. Выбрать необходимое подразделение.

Откроется окно =Штатное расписание подразделения=.

7. Выбрать должность "заведующего складом".

Возврат в окно =Назначения и перемещения=. В верхней анкетной панели автоматически заполняются все поля в соответствии со штатным расписанием.

8. Установить курсор на должность кладовщик и, перейдя в верхнюю панель, ввести с клавиатуры дату ухода с должности.

 

9. Нажать клавишу Esc.

На экране появится окно =Перемещение с должности=.

10. Откорректировать при необходимости содержание полей окна =Перемещение с должности= и нажать клавишу Enter.

Окно =Перемещение с должности= закроется. Произойдет пересчет числа вакансий (уменьшится число вакансий "заведующего складом", увеличится число вакансий "кладовщика"). Перемещение произведено. Alt+6 перейти в раздел 6 личной

 

Однако рекомендуем при каждом перемещении формировать соответствующий приказ, как указано в разделе 5.1.

14.4. РАСЧЕТ СТАЖА

Расчет стажа сотрудника рассмотрим на следующем примере.

Предположим, сотрудник работал с 01.01.1997 по 31.12.1999 в горячем цеху. Ко-эффициент расчета стажа для данного цеха установлен 1,5.

С 01.01.2000 по настоящее время он работает слесарем в нормальных условиях. Коэффициент расчета стажа установлен 1. Мы хотим в этих условиях учитывать общий стаж.

Для ввода стажа необходимо выполнить следующие действия:

Что сделать

Реакция модуля

1. Выбрать функцию База данных ЃЛ Картотека сотрудников.

Открывается окно выбора =Работающие сотрудники=.

 

Методические рекомендации 135Что сделать Реакция модуля

2. Выбрать фамилию сотрудника, для которого производится расчет стажа.

Открывается окно =1. Общие сведения=.

3. С помощью комбинации клавиш карточки =Анкетные данные, стаж=.

Открывается окно =Анкетные данные, стаж =.

4. Переместить курсор в нижнюю панель и нажать клавишу F7.

Откроется окно =Стаж= с подзаголовком "Открыть новый стаж".

5. Установить курсор на поле наименование стажа и нажать клавишу F3.

Откроется каталог видов стажа.

6. Установить курсор на наименование Общий стаж и с целью корректировки коэффициента нажать клавишу F4.

Откроется окно =Редактирование записи=.

7. С клавиатуры ввести значение коэффициента по горячему цеху и нажать клавишу Enter.

Окно =Редактирование записи= закроется, а в каталоге видов стажей появится введенная Вами запись с наименованием и значением коэффициента.

8. Нажать Enter.

Каталог видов стажей закроется, а в окне =Стаж= заполнятся поля Наименование стажа, Уточнение стажа, Коэффициент.

9. Установить с клавиатуры дату начала отсчета стажа (в нашем случае 01.01.1997) и нажать клавишу Esc.

Окно =Стаж= закроется. В табличной панели окна =Анкетные данные, стаж= появится соответствующая запись, отражающая стаж сотрудника, если бы он работал в горячем цеху до настоящего времени.

10. Для прерывания "горячего" стажа нажмите F4.

Откроется окно с фамилией сотрудника в заголовке и с подробной информацией по данному виду стажа.

11. Нажать F4.

Откроется окно =Стаж= с подзаголовком "Текущий стаж".

12. Нажать экранную кнопку [Остановить стаж].

Формат окна =Стаж= изменится. Появится подзаголовок "Приостановить начисление стажа".

13. Занести с клавиатуры дату окончания "горячего" стажа в поле Стаж за период с ... по ... (в нашем случае 31.01.1999). Нажать клавишу Esc.

Окно =Стаж= закроется. В окне с фамилией сотрудника изменится содержимое поля Продолжительность стажа на текущий день и появится дата окончания "горячего" стажа в графе по ... .

 

Alt+3 перейти в раздел 3 личной Методические рекомендации 136 Что сделать Реакция модуля

14. Нажать клавишу Esc.

Окно с фамилией сотрудника в заголовке закроется. В окне =Анкетные данные, стаж= изменится величина стажа. В крайней левой графе появится символ "–", указывающий на то, что в данный момент "горячий" стаж не начисляется.

15. Нажать клавишу F4.

Откроется окно с фамилией сотрудника в заголовке.

16. Нажать клавишу F4.

Откроется окно =Стаж= с подзаголовком "Приостановленный стаж".

17. Нажать экранную кнопку [Возобновить стаж].

Окно =Стаж= изменит свой формат. Его подзаголовок станет таким: "Возобновить начисление стажа".

18. Ввести с клавиатуры дату возобновления стажа и при необходимости введите данные в поле Уточнение стажа по клавише F3.

Откроется каталог видов стажа.

19. Выбрать нужное наименование раздела общего стажа (при необходимости дополнить каталог).

Каталог видов стажа закроется. В поле Уточнение стажа окна =Стаж= появится название выбранного вами коэффициента, а также его значение в соответствующем поле.

20. Нажать клавишу Esc.

Окно =Стаж= закроется. В окне с фамилией сотрудника в заголовке появится новая строка с наименованием нового коэффициента.

21. Нажать клавишу Esc.

Окно с фамилией сотрудника в заголовке закроется. В окне =Анкетные данные, стаж= изменится величина стажа. Теперь она отражает реальную величину.

 

Аналогичным образом можно ввести данные для расчета других видов стажа.

14.5. УВОЛЬНЕНИЕ

Для увольнения сотрудника необходимо сформировать приказ об его увольне-нии, как описано в разделе 8.1, и перевести его личное дело в архив (см. раздел 7.5).

Методические рекомендации 137

15. СООБЩЕНИЯ СИСТЕМЫ

При работе с модулем иногда возникают ситуации, когда программа не может выполнить заданную пользователем операцию, произвести расчет или ввести данные в базу. В этом случае выдаются предупреждения или сообщения об ошибках. Ниже приведен список наиболее типичных сообщений системы.

  Каталог не настроен. Войдите в меню настройки системы и выполните инициализа-цию каталогов.

. Не проведена инициализация каталогов.

. Непоправимо нарушены логические связи данных в каталогах

Выполните проверку целостности каталогов с помощью функции -Администратор- ЃЛ Контроль каталогов и инициализацию каталогов с помо-щью функции -Администратор- ЃЛ Инициализация ЃЛ Системные каталоги.

  Ошибка при выполнении операции. Повторите ввод данных. Во время ввода данных произошел сбой, данные в базу не записаны.

  Ошибка при выполнении операции. Повторите удаление данных.

Во время ввода данных произошел сбой, данные из базы не удалены.

  Ошибка при выполнении операции. Элемент каталога создан. Вы можете вставить его в нужный каталог или полностью повторить ввод данных.

Операция добавления новой записи в каталог прошла не полностью. В текущей версии программы вы можете только повторить ввод данных.

  Результат вычисления Вашего выражения ... не является датой.

При вводе выражения для сравнения с полем типа Дата результат не соответст-вует формату дат. Полученный результат показывается на месте многоточия.

  Ошибка при выполнении операции. Не могу найти сотрудника.

При попытке открыть окно с дополнительными данными возникла внутренняя ошибка. Попробуйте выполнить операцию еще раз.

  Не поняла, чье это назначение ... от ... . Информацию в базу не пишу.

  Не поняла, чей это ... Информацию в базу не пишу.

При попытке записать данные ... не найдена ссылка на сотрудника, к которому эти данные относятся. Попробуйте выполнить операцию еще раз.

  Ошибка при выводе фильтра в отчет. После строки "Наименование графы анкеты" нет строки "Содержание графы анкеты".

Сообщения системы 138

  Ошибка при обработке фильтра. После строки "Наименование графы анкеты" нет строки "Содержание графы анкеты".

В настройке отчета содержится ошибка. В условиях отбора данных для отчета названные строки обязательно должны быть в паре и в указанном порядке. При формировании отчета данное условие игнорируется.

  Ошибка при записи данных для отчета. Повторите расчет.

  Ошибка при формировании отчета.

Были ошибки при записи отчета в текстовый файл. Отчет не показывается. По-пробуйте выполнить формирование отчета еще раз.

  Ошибка при обработке фильтра. Нет каталога.

  Ошибка при обработке фильтра. Нет классификатора.

При обработке фильтра отбора данных не был найден необходимый каталог.

Возможные причины:

. нарушены логические связи данных в каталогах;

. испорчены описания полей базы данных для фильтра.

  Нет данных, удовлетворяющих Вашим условиям.

Полученный отчет не содержит данных.

  Внутренняя ошибка.

. В окне =Личная карточка= при удалении персональных данных не все подчиненные данные, например, телефоны, родственники, назначения и перемещения и т.д., были удалены. Сотрудник не удаляется из базы дан-ных. Попробуйте выполнить операцию еще раз.

. В окне работы с каталогами нарушена структура данных внутри програм-мы. Попробуйте выйти из интерфейса и повторить операцию.

  Нарушена структура данных.

В окне работы с каталогами нарушена структура данных внутри программы. Попробуйте выйти из интерфейса и повторить операцию.

При удалении данных запрашивается подтверждение, при этом вместо многото-чия показывается информация из удаляемой записи:

Удалим адрес: ... ?

Удалим формулу: ... ?

Удалим фрагмент сортировки: ... ?

Удалим заголовок: ... ?

Удалим режим: ... ?

Удалим категорию: ... ?

Удалим ... у сотрудника ... ?

Удалим доплату ... у сотрудника ... ?

Удалим отпуск ... у сотрудника ... ?

Сообщения системы 139

Удалим обучение в ... у сотрудника ... ?

Удалим назначение ... от ... у сотрудника ... ?

Удалим работу в ... у сотрудника ... ?

Удалим больничный по диагнозу ... у сотрудника ... ?

Удалим персональные данные сотрудника?

Удалим должность ... ?

Выбор Нет отменяет удаление записи из базы данных.

При удалении родственника запрашивается подтверждение, при этом вместо многоточий показываются Ф.И.О. родственника и сотрудника:

Удалим родственника ... у ... ?

Затем запрашивается подтверждение на удаление дополнительных данных по родственнику. В текущей версии программы ввод дополнительных данных не реализован:

Персональные данные ... тоже?

При удалении элемента каталога запрашивается подтверждение:

Удалим ... из базы данных? При подтверждении операции запись будет вычерк-нута из всех каталогов и удалена из базы данных.

В случае отказа запрашивается подтверждение:

Удалим ... из всех каталогов? При подтверждении операции запись будет вы-черкнута из всех каталогов, но оставлена в базе данных. Позднее Вы можете вставить ее в нужный каталог.

В случае отказа запрашивается подтверждение:

Удалим ... из раздела ... ?

  Были ошибки при удалении ... из каталогов. Проверьте результат и повторите уда-ление.

Операция удаления элемента каталога выполнилась не полностью. Возможно, необходимые записи были заблокированы другими пользователями. Попробуйте выполнить операцию повторно.

При попытке удалить или скорректировать данные, которые в настоящий момент используются другим пользователем, выдаются указанные ниже сообщения, и текущая операция не выполняется:

Удаление невозможно, запись занята другим пользователем.

Удаление ... невозможно, запись занята другим пользователем.

Удаление адреса невозможно, запись занята другим пользователем.

Запись корректируется другим пользователем.

Невозможно выполнить операцию, запись занята другим пользователем.

Удаление обучения в ... невозможно, запись занята другим пользователем.

Удаление работы в ... невозможно, запись занята другим пользователем.

Запись занята другим пользователем. Удаление не прошло.

Запись занята другим пользователем. Корректировка данных может не пройти.

. Результат вычисления выражения = ... Это соответствует Вашим ожиданиям?

Сообщения системы 140

При вводе выражения для сравнения с полем типа Дата результат показывается на месте многоточия для визуального контроля за правильностью введенного выражения. Выбор Нет восстанавливает предыдущий текст формулы.

. Вы не выбрали отчет. Продолжить работу?

При выполнении функций настройки или формирования типовых отчетов Вы вышли из окна выбора отчета по Esc. Выбор Нет возвращает Вас в меню систе-мы. Выбор Да открывает соответствующее окно. При этом необходимо, прежде всего, выбрать отчет для работы.

. Вы не выбрали подразделение. Продолжить работу?

При запуске интерфейса ввода штатного расписания Вы вышли из окна выбора подразделения по Esc. Выбор Нет возвращает Вас в меню системы. Выбор Да открывает соответствующее окно. При этом необходимо, прежде всего, выбрать подразделение, для которого вводится штатное расписание.

. При попытке открыть пустой каталог или подкаталог выдаются сооб-щения:

Нет записей в классификаторе.

В справочнике отсутствуют записи.

В справочнике тарифов отсутствуют записи.

Нет записей в классификаторе валют.

Нет записей в классификаторе отпусков.

Каталог подразделений пуст.

Нет записей. Продолжим?

Выбор Нет возвращает вас в предыдущее окно.

Выбор Да открывает окно. При этом автоматически устанавливается режим вво-да новой записи.

. Рабочих (0), календарных в России (1), календарных в Беларуси (2)!

Поле Признак отпуска окна =Классификатор отпусков= может иметь только одно из указанных значений. Нажмите Enter и повторите ввод.

. Доплата установлена в процентах?

Да, если доплата установлена в процентах, Нет, если доплата указана суммой.

. При несоответствии дат начала и конца выдаются сообщения вида:

Закончил учебное заведение до того, как поступил в него.

Рабочий год кончается до того, как он начался.

Запланированный отпуск кончается до того, как он начался.

Предоставленный отпуск кончается до того, как он начался.

Уволился до того, как поступил на работу.

Больничный кончается до того, как он начался.

Исправьте данные, в которых допущены некорректности.

Сообщения системы 141

ПРЕДМЕТНЫЙ УКАЗАТЕЛЬ

 

 

А

Анкета, 21

Анкетные данные, стаж, 56

Б

Больничный, 84

отчет, 112

В

Вид найма, 74

Виды доплат, 20

Военнообязанность, 62

отчет, 112

Временное замещение, 69

Г

Гражданско-правовой договор, 7

График отпусков

отчет, 111

Графические отчеты, 116

Д

Документы работника, 51

Документы, удостоверяющие личность, 50

Должность, 8

Доплаты, 73

З

Законодательство о труде, 7

Заместительство, 77

И

Инициализация, 23

К

Кандидаты, 65

Каталоги, 17

пользовательские, 20

системные, 17, 23

Квалификация, 8

Конвертация каталога почтовых адресов, 24

Контракт, 7, 42

Контроль таблиц, 126

Л

Личная карточка, 46

Н

Назначения и перемещения, 71

Найм работников, 39

Наниматель, 7

Настройка, 13, 18

модуля, 15

системы, 13

Нетрудоспособность, 84

Нормативные акты, 7

О

Основы работы, 13

Отчеты, 107, 114

стандартные, 117

П

Пенсионный фонд, 86

Перевод личного дела в архив, 53

Поля таблиц, 24

Порядок сортировки отчета, 122

Почтовые адреса, 25

Права доступа, 22

Приказ

индивидуальный, 40, 90

о переводе/перемещении, 67 о приеме, 39

об увольнении, 90

сводный, 45, 92

Профессия, 8

Р

Работа с каталогами, 18

Работник, 8

Рабочая корзина, 14, 99, 130

Родственники, 61

С

Сведения

общие о работнике, 48

Сведения о воинском учете, 62

Сведения об образовании, 53

Сегмент сортировки отчета, 123

Семейное положение, 61

Собственная организация, 13

Совместительство, 75

Совмещение, 76

Специальность, 8

Средства подготовки отчетов, 22

Ставка первого разряда, 27

Стаж, 128

Стороны трудового договора, 7

Структура меню модуля, 10

Предметный указатель 142

 

Т

Табель учета рабочего времени, 94

Тариф, 102

Тарифная сетка, 27

Тарифная система оплаты, 26

Тарифные ставки, 26

Телефоны работника, 51

Терминология, 7

Трудовая деятельность, 64

Трудовой договор, 7, 39, 42

изменение, 67

У

Уполномоченное должностное лицо, 7

Уровни образования, 54

Учебное заведение, 55

Ф

Форма обучения, 56

Функциональные возможности, 9

Ш

Штатное расписание, 26, 31

отчет, 112

структурные единицы, 28

Предметный указатель 143

 

Наверх страницы

Внимание! Не забудьте ознакомиться с остальными документами данного пользователя!

Соседние файлы в текущем каталоге:

На сайте уже 21970 файлов общим размером 9.9 ГБ.

Наш сайт представляет собой Сервис, где студенты самых различных специальностей могут делиться своей учебой. Для удобства организован онлайн просмотр содержимого самых разных форматов файлов с возможностью их скачивания. У нас можно найти курсовые и лабораторные работы, дипломные работы и диссертации, лекции и шпаргалки, учебники, чертежи, инструкции, пособия и методички - можно найти любые учебные материалы. Наш полезный сервис предназначен прежде всего для помощи студентам в учёбе, ведь разобраться с любым предметом всегда быстрее когда можно посмотреть примеры, ознакомится более углубленно по той или иной теме. Все материалы на сайте представлены для ознакомления и загружены самими пользователями. Учитесь с нами, учитесь на пятерки и становитесь самыми грамотными специалистами своей профессии.

Не нашли нужный документ? Воспользуйтесь поиском по содержимому всех файлов сайта:



Каждый день, проснувшись по утру, заходи на obmendoc.ru

Товарищ, не ленись - делись файлами и новому учись!

Яндекс.Метрика