Скачиваний:   0
Пользователь:   andrey
Добавлен:   11.01.2015
Размер:   1.2 МБ
СКАЧАТЬ

 

 

 

 

 

 

ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ


1. Документ и системы документации

1.1 Понятие о документе и документировании управленческой деятельности

Успех любого начинания в какой-либо сфере деятельности (бизнес, политика, наука и др.) зависит от многих факторов. В их числе — умение надлежащим образом преподнести информацию в письменном виде, то есть правильно составить и оформить документ. А в ежедневной практической деятельности им приходится решать огромный комплекс вопросов, связанных с регистрацией документов, формированием их в дела, определением сроков хранения, передачей в архив либо уничтожением и др. Вся эта совокупность работы с документами определяется понятием «делопроизводство». Без правильной постановки делопроизводства в организации невозможно справиться с потоком документов, оборачивающихся в ней, быстро найти требуемый документ и навести по нему справки, проконтролировать его исполнение и обеспечить сохранность.

Параллельно с термином «делопроизводство» в последние десятилетия используется термин «документационное обеспечение управления» (ДОУ). Его появление связано с внедрением в управление компьютерных систем и приближением к терминологии, употребляемой в компьютерных программах и литературе.

Документационное обеспечение управления (ДОУ) — это специфическое направление деятельности, которое заключается в составлении, оформлении документов, их обработке и хранении (то есть это процесс создания и работы с готовыми документами).

Составной частью ДОУ является документирование — это процесс создания и оформления документа. Государственный стандарт определяет документирование как «запись информации на различных носителях по установленным правилам».

ДОУ включает:

- создание документов (документирование);

- организация работы с документами (получение, передача, обработка, учет, регистрация, контроль, хранение, систематизация, подготовка документов для сдачи в архив, уничтожение).

От того, насколько правильно составлен и оформлен документ, организована работа с ним, во многом зависит своевременность и правильность принятия управленческого решения. В документах отражается и учитывается деятельность организации, фирмы, предприятия. Поэтому ведение многих документов предписано законами. При проверке работы организации, проведении ревизии проверяют прежде всего документы, в которых зафиксирована деятельность организации.

С документацией связана деятельность всех работников: от технических исполнителей до руководителей.

Ни одна функция управления, связанная с подготовкой и принятием решения не обходится без документирования (процесса создания и оформления документов).

В повседневной работе предприятия по вопросам производственной, финансовой, хозяйственной деятельности требуется создание различных видов управленческих документов, без которых невозможно решить задачи планирования, финансирования, бух. учета, отчетности, оперативного управления, кадрового обеспечения. Например: распорядительная деятельность руководителя фиксируется в приказах, решениях, распоряжениях; коллегиальная — в протоколах; работа ревизионных комиссий — в актах и т. д.

Слово «документ» в переводе с латинского означает «свидетельство», «способ доказательства».

Закон устанавливает ряд терминов и определений, в частности:

Документ (документированная информация) — зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

Информация — сведения о лицах, предметах, фактах, событиях, явлениях и процессах независимо от формы их представления.

Важнейшим носителем информации является документ.

Документ — это материальный объект с закрепленной на нем информацией для передачи ее во времени и пространстве. Информация, которую несет документ, складывается из информационных элементов — реквизитов документа (адрес, текст, подпись и др.). Основным реквизитом документа является его текст — «речевая информация, зафиксированная любым типом письма или любой системой звукозаписи.

Официальные документы — это документы, созданные юридическими или физическими лицами, оформленные и удостоверенные в установленном порядке. Среди них особую категорию составляют служебные (управленческие) документы, которые определяются стандартом как официальные документы, используемые в текущей деятельности организации.

Документ является носителем информации, средством фиксации, носителем управленческих решений, аргументом в спорных ситуациях. Документ возник, прежде всего, чтобы зафиксировать информацию и придать ей юридическую силу. Каждый документ должен оцениваться, прежде всего, по информации, которую он содержит.

Информация, содержащаяся в документах, служит основанием для принятия управленческих решений, доказательством их использования, источником для обобщения и анализа, а также материалом для справочно-поисковой работы.

Документы, зафиксировав информацию, тем самым обеспечивают ее сохранение и накопление, возможность передачи другому лицу, многократное использование, повторное и неоднократное возвращение к ней во времени.

Любое предприятие, также кик и любой человек в отдельности может существовать только обмениваясь информацией.

Поэтому, организация работы с информацией и с документами, как ее носителями не только у нас, но и в экономически развитых странах, уделяется большое внимание.

Например: в США принят Закон о документе, в Германии к направлениям НТР отнесены: ядерная энергия, аэрокосмические исследования. электронная обработка информации, организация делопроизводства и оформление документации. В нашей стране принят Закон «Об информации, информатизации и защите информации». Обратите внимание, в какой ряд поставлены вопросы организации делопроизводства.

Это свидетельствует о существенном изменении отношения в обществе к осознанию того, что информация и документ, как ее носитель, влияет на функционирование различных структур и в конечном итоге приводит к достижению определенных экономических результатов.

Понятие «документ» многозначно и зависит от того, в какой отрасли и для каких целей он используется. Для юристов документ служит способом доказательства, для историков — историческим источником, в отраслях знаний — является объектом исследования, в области управления — средством фиксации и передачи управленческих решений…


 

1.1.1 Основные функции документа

1 Важнейшей функцией документа, как вытекает из определения этого понятия, является информационная функция. В документе фиксируются факты, события, явления практической и мыслительной деятельности человека.

2 Организационная. С помощью документа обеспечивается воздействие на группы (коллективы) людей для организации и координации их деятельности.

3 Коммуникативная – обеспечивает внешние связи предприятий и организаций.

4 Юридическая – содержание документа используется в качестве доказательства при рассмотрении спорных вопросов. Ряд документов изначально наделен юридической функцией (договорная документация, нотариально заверенные документы…)

5 Воспитательная. Документ дисциплинирует исполнителя, требует повышенного уровня образовательной подготовки, а хорошо оформленный документ воспитывает эстетический вкус.

1.1.2 Требования к информации, отраженной в документе

Каждый документ должен оцениваться прежде всего по информации которую он содержит.

К управленческой информации предъявляют ряд требований: полнота (полнота информации выражается ее объемом, который должен быть достаточным для управления. Недостаточная информация, в которой отсутствует ряд факторов приводит к малообоснованным, неверным или ошибочным управленческим решениям); оперативность; достоверность; точность; доступность для восприятия человеком.

Наиболее существенными требованиями являются:

· Она должна быть своевременной. Если информация приходит с опозданием, она может дать неверные сведения о проблеме, так как за время, ушедшее на передачу и обработку информации, состояние проблемы может измениться, и управленцы не смогут принять участие в каких-то мероприятиях. Шанс упущен.

· Достаточной – для принятия наилучшего решения. Если информации недостаточно, вы знаете что-то наполовину, ваше решение может быть ошибочным, так как вы учли не все факторы.

· Объективной – определяется степенью соответствия ее содержания объективному состоянию дел.

От объективности, достоверности, оперативности и полноты информации зависит своевременность и правильность принятия решения.

1.1.3 Факторы, влияющие на формирование комплекта документов предприятия

1 Размер и направление деятельности предприятия.

2 Структурные особенности (наличие структурных подразделений).

3 Уровень соподчиненности.

4 Форма собственности (государственная, частная, АО, ООО и т.д.)

5 Круг вопросов, решаемых в процессе своей деятельности.

6 Порядок разрешения вопросов (на основе коллегиальности или единоналичия).

7 Объем и характер внешних связей.

 

1.1.4 Этапы создания документов

1 Определение необходимости в данном документе;

2 Определение параметров документа;

3 Определение источника информации;

4 Сбор и обработка необходимой информации;

5 Оценка информации;

6 Подготовка решения;

7 Принятие решений и документирование его, т.е. подготовка проекта документа;

8 Оформление документа;

9 Представление документа.

 


1.1.5 КЛАССИФИКАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ

Все документы классифицируют по следующим признакам:

1. По видам деятельности (или назначению):

–управленческие (организационно-распорядительные), по личному составу, финансово-расчетные, снабженческо-сбытовые  (в отделе материального снабжения), научно-технические, конструкторские, технологические, отчетно-статистические…

2. По наименованию:

уставы, инструкции, приказы, распоряжения, справки, научные отчеты, чертежи, схемы, служебные письма, платежные требования…

3. По способу фиксации информации:

–письменные (рукописные, машинописные, типографские, электронные, подготовленные на множительных аппаратах);

–графические (чертежи, схемы, карты, рисунки, планы…);

–фото – фоно (фонограмма) – кинодокументы.

4. По месту составления:

–внешняя (входящая, поступающая);

–внутренняя (отправляемая, исходящая).

5. По степени сложности:

–простые (это документы, в которых рассматривается один вопрос);

–сложные.

6. По срокам исполнения:

–срочные (со сроком исполнения уставленным законом);

–несрочные (для которых срок исполнения не установлен).

7. По степени гласности:

–открытые (несекретные);

–документы с ограниченным доступом (и бывают разной степени секретности: секретно, совершенно секретно);

–документы для служебного пользовании (ДСП);

–конфиденциальные.

8. По юридической силе:

–подлинные – выданные в установленном законом порядке с соблюдением всех правил и бывают:

   –действительные – то есть имеющие в данное время юридическую силу;

   –недействительные – если документ утратил юридическую силу по каким-либо причинам.

     Например, договор, срок действия которого истек.

– подложные.

9. По стадиям подготовки:

–черновик (документ, подготовленный для дальнейшего оформления);

–подлинник (оригинал) - беловой документ, единственный экземпляр документа, оформленный и подписанный с черновика в соответствии с установленными требованиями. С подлинника могут быть изготовлены:

   –копии (идентичное, заверенное должностным лицом, воспроизведение подлинника);

   –отпуск (копия документа, остающаяся в делах предприятия и не заверяется подписью);

   –выписка из документа (заверенная часть текста подлинника);

   –дубликат (второй экземпляр документа, имеющий одинаковую силу с подлинником).

 

10. По происхождению:

–служебные (подготовленные на предприятиях) – исходят от имени предприятия;

–личные (созданные отдельными гражданами – письма граждан с изложением жалоб, просьб…).

11. По срокам хранения:

–постоянного срока хранения;

–временного срока хранения.

12. По степени обязательности:

–информационные (содержащие сведения производственной и иной деятельности);

–директивные – обязательные для исполнения.

13. По степени унификации:

–индивидуальные, носящие характер разового документа, содержание каждого документа имеет свои особенности. например, докладная записка;

–типовые (созданные для группы однородных организаций, например, «Правила внутреннего трудового распорядка»);

–трафаретные (имеют заранее напечатанный текст с пробелами, которые заполняются при оформлении документа в зависимости от конкретной ситуации);

–анкета – опросный лист для получения определенных сведений по заранее разработанной программе. Постоянная информация представлена в сформулированных с однозначным пониманием вопросах. Переменная – может быть выражена, заранее подготовленным ответом «да - нет», развернутым ответом, числовыми показателями. Наиболее известны кадровые анкеты для получения данных о тех, кто их заполняет. Анкетным методом смоделированы, например, приказы по приему, переводу и увольнению персонала и др..

–таблица – это перечень систематизированных цифровых, словесно-цифровых или словесных сведений расположенных в определенном порядке;

–примерные документы (образцы) – носят ориентировочный характер и исполняются для составления и оформления документов по аналогии.

14. По характеру содержания:

–первичные (содержат исходную информацию, которая суммируется, обогащается во вторичных документах);

–вторичные.

Оформление таблиц

Таблица – особая форма подачи цифровых, словесно-цифровых или словесных сведений, в которых они располагаются в определенном порядке. Таблицы используются для лучшей наглядности и сравнения показателей. Они могут быть разной степени сложности. Обязательные элементы конструкции таблицы:

– нумерационный заголовок (точка в конце не ставится);

– тематический заголовок (должен быть четким, кратким);

– головка таблицы, состоящая из заголовок граф и подзаголовок граф.

Головку таблицы рекомендуется отделять от остальной части жирной чертой. Заголовки граф и строк пишутся с прописной буква, подзаголовки, если они не имеют самостоятельного значения, со строчной. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками.

Строки горизонтальными линиями, как правило, не разделяются. Таблица ограничительными линиями слева и справа не закрывается. Размещение таблицы рекомендуется выполнять по одному из вариантов:

– непосредственно под текстом, где она упоминается впервые;

– на следующей странице (не далее);

– или в приложении к документу.

Допускается перенос таблицы на другую страницу. При этом графы должны быть выделены отдельной строкой и пронумерованы. Над последующей частью в этом случае пишут слова «Продолжение таблицы…», «Окончание таблицы…» и повторяют только строки с номерами граф. Нижнюю горизонтальную черту, ограничивающую первую часть таблицы, при этом не проводят. Не допускается вводить в таблицу графу «Номер по порядку». В случае необходимости нумеровать строки, их порядковые номера ставятся перед заголовками строк, в боковике, а после цифры, обозначающие номер строки, ставится точка.

Числовые значения показателей, приводимые в графах, проставляются на уровне последней строки наименования показателей. Словесная характеристика показателей, в отличие от цифровой, должна начинаться на уровне первой строки наименования показателя. При отсутствии данных в соответствующих графах обязательно проставляется прочерк.

Повторяющиеся слова в заголовках строк, если таблица не разделена горизонтальными линиями, могут заменяться кавычками.

Ссылка в тексте на таблицу обязательна. Слова типа «смотри», сокращенно см. не пишутся. Выполняется она по примеру:

 

Таблица 1.                                                   Тематический заголовок.

 
 

 


ДОУДОУ

 

Перенос на следующую страницу

ДОУДОУ


1.2 Системы документации

1.2.1. Виды систем документации

Совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению, составляют систему документации.

1. Отраслевые системы документации – которые используются при документировании соответствующих видов деятельности и отражают их специфику. Это, например, системы документации по здравоохранению, образованию, нотариальные, судебные, в отрасли народного хозяйства, промышленности, энергетике, машиностроении…

2. Функциональные системы документации являются способом и средством реализации возложенных на аппарат управления функций. В ней находят отражение вопросы руководства, контроля, планирования, учета, отчетности и т.д.

3. Системы управленческой организационно-распорядительной документации

Типовые управленческие функции в каждом управленческом аппарате реализуются на основе использования документов, относящихся к различным системам документации. Соотношение документов из различных систем в делопроизводстве различных организаций неодинаково, так как зависит от конкретной деятельности организации, его масштабности, места в системе федерального управления и другой причины. Но независимо от этого в любой организации используются документы, отражающие организационную, распорядительную и исполнительскую деятельность. Их совокупность составляет систему организационно-распорядительной документации.

Организационно-распорядительная документация - письменные документы, в которых фиксируются решения административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия и регулирования деятельности органов власти, учреждений, предприятий, организаций, их подразделений и  должностных лиц.

Организационно-распорядительная документация тесно связана как с отраслевыми, так и с функциональными системами. С одной стороны, она представляет для двух систем правовую основу, а с другой - в ней находят отражение вопросы руководства, контроля, планирования, учета, отчетности.

Документирование деятельности организации образует административное (управленческое) делопроизводство, которое иногда называют общим делопроизводством. Сюда входят работа по созданию распорядительной документации, организация переписки, контроль исполнения документов и их организация в текущем делопроизводстве.

4. Унифицированная система документации (УСТ)- система документации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности.

Основным направлением совершенствования документации является унификация и стандартизация.

Стандартизация- это процесс установления и применения стандартов, под которыми понимается «образец», «эталон», «модель», применяемые за исходные для сопоставления с ними других подобных объектов. Стандарт как нормативно - технический документ устанавливает комплекс норм, правил, требований к объекту стандартизации. Применение стандартов способствует улучшению качества создаваемого изделия (документа). В документоведении стандартизация используется для создания типовых форм документов и типовых текстов, т.е. образцов или эталонов, на основе которых создаются конкретные документы. Типовой текст- это текст-образец, на основе которого в последующем создаются тексты аналогичного содержания.

Унификация-приведение чего-либо к единой системе, форме, единообразию.

В документоведении унификация и стандартизация рассматриваются как процессы установления единого подхода при создании и оформлении документов.

Стандартизация документов — высшая степень их унификации, доведение ее результатов до уровня обязательной правовой формы. Поэтому унификация проводится как предварительный этап стандартизации. Результатом работы по унификации и стандартизации документов могут быть стандарты на отдельные документы, на унифицированные системы документации (УСД).

 

 

1.3 Нормативно-правовая база ДОУ

 

Составляет совокупность законодательных актов РФ, правовых и нормативных актов и методических документов, регламентирующих вопросы создания, технологию обработки и хранения деловых документов, а также регулирующих работу служб делопроизводства па всех уровнях управления.


2. Управленческая документация

2.1 требования к составлению и формлению основных видов управленческой документации

2.1.1 Требования к изготовлению документов

Оформление реквизитов и составных частей

Упорядочение процессов документирования включает помимо соблюдения процедур составления документов также определенные требования к их изготовлению, что обеспечивает единый стиль их оформления.

Документы должны выглядеть аккуратно, составляться грамотно, без помарок и исправлений.

Существуют определенные правила изготовления документов на печатающих устройствах, выполнение которых обеспечивает рациональное размещение всех реквизитов и составных частей реквизитов, а также придает документам официальный характер, обеспечивает их качество.

Расположение реквизитов и составных частей реквизитов

В документах, оформленных машинописным способом, реквизиты должны располагаться в пределах границ, установленных формуляром-образцом, с допуском ± 2 мм.

Все реквизиты документа(кроме текста), состоящие из нескольких строк, печатают через один межстрочный интервал: гриф утверждения, согласования, заголовок, адресат (получатель), отметка о наличии приложения, о переносе на машинный носитель и др. Составные части реквизитов отделяют друг от друга 1,5 – 2 интервалами. Реквизиты отделяют друг от друга 2 – 3 интервалами. Максимальная длина строки каждого отдельного реквизита (кроме текста) — 28 знаков.

Текст документа на бланках А4 печатают через 1,5 интервала, на бланках А5 — через один интервал. Реквизит заголовок к тексту от текста и текст от подписей отделяют 3 – 4 интервалами.

От границы левого поля печатают реквизиты:

- «заголовок к тексту»;

- «текст» (без абзацев);

- «отметка о наличии приложения»;

- «фамилия исполнителя и номер его телефона»;

- «отметка об исполнении документа и направление его в дело»;

- наименование должности в реквизитах «подпись»;

- «гриф согласования»;

- заверительные надписи «верно»;

- слова «примечание» и «основание»;

- в распорядительных документах слова «ПРИКАЗЫВАЮ», «ПРЕДЛАГАЮ»;

- в протоколах слова «СЛУШАЛИ», «ВЫСТУПАЛИ», «ПОСТАНОВИЛИ», «РЕШИЛИ».

Отступив 5 печатных знаков от границы левого поля, печатают начало абзацев.

Отступив 32 печатных знака — реквизит «адресат».

Отступив 40 печатных знаков — реквизит «гриф ограничения доступа к документу» и гриф «утверждения».

Отступив 48 печатных знаков, печатают инициалы и фамилию должностного лица в реквизите «подпись».

 

 

Формат документа

Все виды документов оформляются на бумаге определенных размеров – форматов, соответствующего качества (плотности и белизны).

Для оформления деловых документов используются следующие форматы:

А3 (297 × 420) — для больших таблиц, схем, диаграмм, приложений;

А4 (210 × 297) — приказы, письма и другие ОРД;

А5 (210 × 148) — для небольших документов;

А6 (105 × 148) — разного рода справки.

Для бланков документов ГОСТ Р 6.30 – 2003 устанавливает два стандартных формата — А4 и А3.

Размеры полей

Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля не менее:

левое – 20 мм;

правое – 10 мм;

верхнее – 29 мм;

нижнее 29 мм.

В ряде случаев используется левое поле размером 30 - 35 мм. В целях экономного расходования бумаги такой размер поля следует использовать только для бланков и первых страниц многостраничных документов, если эти страницы оформляются не на бланке. Размеры левого поля второй и последующих страниц многостраничных документов равняется 20 мм.

Левое поле предназначено для подшивки документов, правое и нижнее на случай износа бумаги, верхнее — для указания страниц в многостраничных документах.

Научные отчеты, рефераты, курсовые и дипломные работы, диссертации следует оформлять: левое – не менее 30 мм, правое – не менее 10 мм, верхнее – не менее 15 мм, нижнее – не менее 20 мм.

При использовании оборотной стороны листа, левое поле должно оставаться не менее 10 мм, правое – не менее 30 мм, то есть наоборот по сравнению с лицевой стороной.

Нумерация страниц

При составлении многостраничных документов вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы. Если текст документа печатается с обеих сторон листа, то лицевые стороны нумеруются нечетными цифрами, а обратные – четными.

Номер страницы наносится на верхнее поле листа посередине арабскими цифрами без каких либо дополнительных знаков.

 

 


 

2.1.2 Требования к текстам документов

Стиль и содержание текста во многом определяется видом документа. Однако сложились общие требования, которые применяемы к текстам большинства документов управления — документ должен быть содержательным, кратким, понятным и правильно оформленным.

Одно из главных требований к тексту — краткость изложения. Тексты документов не должны бать больше одной страницы, исключение составляют контракты и договора. Краткость текста достигается лаконичностью изложения, замена сложных предложений простыми, исключением повторений и излишних подробностей.

Формулировки служебных документов должны быть точными, безупречными в юридическом отношении, не допускающими двояких толкований. Достичь ясности в изложении полагают смысловая точность подбора и прямой порядок слов в предложении, когда сказуемое следует за подлежащим, определение стоит перед определяемым словом.

Тест документа должен быть интересным, понятным, его язык должен быть максимально приближен к разговорному стилю, состоять из коротких и емких разделов, что облегчает их восприятие и привлекает внимание читателя.

Наряду с понятно и логично изложенным содержанием на современном языке, должно быть соответствие документа технической эстетике, принятым стандартам, то есть документ должен быть оформлен на специальном бланке, иметь соответствующие реквизиты, их состав и расположение должны соответствовать ГОСТу Р 6.30 – 2003.

Оформление заголовков и подзаголовков

Заголовок к тесту печатают прописными буквами. Длина строки заголовка (подзаголовка) должна быть не более 40 знаков. Точка в конце заголовка (подзаголовка) не ставится. Переносы слов в заголовке (подзаголовке) не делают. Нельзя заканчивать строку заголовка (подзаголовка) предлогом, союзом – их переносят на следующую строку.

Большие заголовки (подзаголовки) размещают в несколько строк, но каждая строка по возможности должна иметь смысловое значение (законченный смысл). Текст большого заголовка печатают через 1 интервал, а если прописными буквами, то не менее, чем через 1,5 – 2 интервала. Короткие заголовки (подзаголовки) менее 15 знаков помещают вразрядку.

После заголовка до текста делают на один интервал больше, чем между строками текста (2,5 интервала) при обычном исполнении. При выполнении текста через один интервал (на формате А5) от заголовка отступают два интервала. Если на одной странице печатают несколько коротких текстов с заголовками, то от последней строки текста до следующего заголовка делают двойной интервал (3 интервала).

Заголовки (подзаголовки) в текстовых работах располагают двумя способами: фланговым (от левого поля), центрованным (посередине). При оформлении заголовка фланговым способом подзаголовок тоже должен быть выполнен фланговым образом.

Нельзя начинать печатать заголовок (подзаголовок) в конце страницы, если на ней не умещается 2 – 3 строки текста.

Подзаголовки пишут с прописной буквы. Для большей наглядности их выделяют, отделяют от текста дополнительными интервалами. Если между заголовком и подзаголовком 2 интервала, то до текста надо сделать три.

Перенос текста

При переносе текста на следующую страницу не рекомендуется:

- отрывать одну строку текста или слова от предыдущего абзаца;

- начинать одну строку нового абзаца на заканчивающейся странице;

- начинать в конце страницы слово с переносом, лучше перенести это слово на новую страницу.

Структура текста документа

При чтении документа большое значение имеет последовательность представления информации, четкое выделение ее основных частей.

Структура текста документа — совокупность текстовых компонентов (составных частей), расположенных в определенной последовательности, раскрывающих содержание документа.

Текст документа может состоять из одной, двух и более смысловых частей.

Наиболее рациональной структурой текста является двухчастная — состоящая из двух частей. Первая часть — введение (констатирующая), подготавливающее к восприятию документа. В нем излагаются факты, события, причины, основания или цели составления документа. Вторая часть — основная, заключение (распорядительная) — выводы, предложения, просьбы, распоряжения, решения, рекомендации.

Например:

3 января 200_ г. институт проводит конференцию «Проблемы развития предпринимательства в России». Будут обсуждены проблемы структурных изменений в экономике и развития предпринимательства.

Просим принять участие и подготовить свои предложения.

Декан факультета     А. Н. Плотников

Иногда для облегчения восприятия информации и выделения сути документа рекомендуется начинать его с заключительной части, то есть с изложения существа вопроса: просьбы, предложения, а затем подкреплять их обоснованиями.

Например:

Прошу дополнительно выделить 300 тысяч рублей на приобретение ЭВМ для лаборатории.

Предполагается проведение лабораторных занятий по составлению документов, редактированию текстов, организации справочной работы, контролю за исполнением документов. Количество ЭВМ в лаборатории рассчитывается на обеспечение занятий одной подгруппы студентов.

Тексты документов могут содержать одну часть. Например, приказы — распорядительную;  письма  и  заявления-просьбы  без мотивировки, справки и докладные записки — констатацию фактов.

В тексте документа могут быть три части:

1 — введение, подготавливающее к восприятию документа, излагающее причину создания;

2 — доказательство, в котором описываются события, факты, причины.

3 — заключение с выводами, предложениями, просьбами.

Выделение абзацев, красная строка

Следует учитывать, что сплошной текст в документе трудно воспринимается, поэтому смысловые части текста делят на абзацы, состоящие из нескольких предложений (обычно 2 – 4) и характеризующиеся единством и относительной законченностью содержания. С абзаца начинается каждая новая мысль.

Каждую законченную мысль выделяют в отдельный абзац. Абзацы отделяют друг от друга красной строкой (отступ 5 знаков). Таким образом, абзац служит показателем перехода от одной мысли (темы) к другой. Разбивка текста документа на абзацы облегчает его восприятие, позволяет адресату мысленно фиксировать ситуацию, возвращаться к прочитанному, сосредоточиться, вдуматься, сделать небольшие остановки при его чтении перед очередной порцией информации.

Абзацы отделяют друг от друга красной строкой (отступ 5 печатных знаков). В США и Великобритании абзацы отделяют двойным интервалом, а текст начинают от левого поля и печатают через один интервал.

Составные части документа — разделы, подразделы, пункты, подпункты

Тексты документов, сложных, больших по объему (обзоры, отчеты, справки и т. д.), делятся на составные части: разделы, подразделы, пункты, подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Номер каждой части включает номера соответствующих составных частей более высоких ступеней деления. Например, номер подпункта включает номера раздела, подраздела, пункта и порядковый номер подпункта. Все они разделяются точками, но в конце номера точка не ставится.

1 — раздел (глава);

1.1 — подраздел;

1.1.1 — пункт;

1.1.1.1 — подпункт.

Структура текста отдельных видов документов может быть определена нормативными актами, в которых указывается, из каких частей документ состоит. Так составляются должностные инструкции, положения и др. Например, структура текста положения об организации или ее подразделении состоит из разделов:

1. Общие положения.

2. Задачи.

3. Функции.

4. Права.

5. Ответственность.

6. Взаимоотношения.

 


 

2.1.3 БЛАНКИ ДОКУМЕНТОВТРЕБОВАНИЯ К БЛАНКАМ ДОКУМЕНТОВ

Бланк документа — это стандартный лист бумаги, с нанесенными на нем постоянными реквизитами, содержащими необходимую информацию об организации- авторе документа.

Бланк документа повышает культуру, облегчает работу с документами, ускоряет восприятие и фиксирование информации.

Бланки документов следует изготавливать на белой или бумаге светлых тонов достаточной плотности.

Бланки документов допускается изготавливать типографическим способом, с помощью средств оперативной полиграфии или воспроизводить с помощью ПК при изготовлении конкретного документа. В памяти ПК хранят шаблоны бланка, на котором печатают текст конкретного документа.

На бланках изготавливают только первую страницу документа, а последующие на обычных листах бумаги.

ГОСТ устанавливает следующие виды бланков организационно-распорядительных документов для организации, ее структурного подразделения и должностного лица:

· бланк письма;

· общий бланк для изготовления любого вида документа (кроме письма);

· бланк конкретного вида документа (кроме письма).

Бланки структурного подразделения и должностного лица создаются в том случае, если руководитель данного подразделения или конкретное должностное лицо имеют право подписи.

В бланке для письма могут быть проставлены заранее следующие реквизиты:

· государственный герб или герб субъектов РФ, или эмблема организации;

· код организации по ОКПО, ОГРН, ИНН/КПП, код формы документа;

· наименование организации, включая министерства или ведомства, ее подразделения;

· справочные данные об организации.

Кроме того, в бланке ограничительными черточками отмечают места для следующих реквизитов:

· дата документа, регистрационный номер;

· ссылка на регистрационный номер и дату входящего документа;

· адресат;

· заголовок текста;

· отметка о контроле.

Такими же черточками могут быть отмечены поля документа.

Общий бланк, который используется для всех видов ОРД, кроме писем, имеет несколько отличий от бланка для писем.

Вместо реквизита «Справочные данные об организации-авторе» - «Название вида документа»; место «Ссылки на регистрационный номер и дату документа» - «Место составления или издания документа», кроме того не проставляется «Код формы документа», так как данный реквизит зависит от конкретного вида документа и будет проставлен при его составлении. Эти две пары колонок являются взаимозаменяемыми.

Общий бланк используют для изготовления любых документов, кроме письма.

Бланк конкретного вида документов (приказов, распоряжений, актов и т.п.) разрабатываются на основе общего бланка. Такие бланки целесообразно создавать, если в организации находит применение большое количество документов данного вида. Общий бланк при этом дополняется реквизитом «Наименование вида документа».

В бланках структурного подразделения его наименование помещается ниже наименования организации-автора документа.

В бланке должностного лица наименование должности размещается ниже наименования организации-автора документа.

Бланки каждого вида могут иметь как угловое, так и продольное расположение реквизитов.

Вариант бланка с угловым расположением постоянных реквизитов считается более выгодным, поскольку позволяет сэкономить до 20% площади формата. Угловое расположение реквизитов наиболее рационально для оформления писем, факсов, так как в этом случае правый верхний угол бланка используется для указания адреса получателя. Угловое расположение также удобно для документов, которые требуют утверждения, резолюции, поскольку они также располагаются в правом верхнем углу. Ширина зоны, отводимой для расположения постоянных реквизитов, равна длине строки заголовка – 28 знаков или 73 мм.

Бланк с продольным вариантом расположения реквизитов целесообразно применять в случае, когда наименование организации содержит большое количество печатных знаков и предполагает расположение постоянных реквизитов вдоль верхней части листа с их центровкой, то есть равным удалением каждой строки от левого и правого поля.

На бланках организаций субъектов РФ, имеющим наряду с русским языком в качестве государственного национальный язык, целесообразно использование продольного бланка: при этом реквизиты «Наименование организации», «Справочные данные об организации», «Место составления или издания документа» (08, 09, 14) печатаются на двух языках: русском (слева) и национальном (справа) на одном уровне.

В целях экономии площади листа ряд фирм в верхней части бланка указывают только эмблему и наименование предприятия, а справочные данные (адрес, номера телефонов, факсов…) размещают на нижнем поле листа.

Документы бланка могут располагаться одним из способов:

· фланговым;

· центрованным.

При фланговом расположении каждая строка реквизита начинается от границы левого поля, правый край не выравнивается. Фланговый вариант используется при воспроизведении угловых бланков на чистом листе бумаги с помощью ПК, непосредственно при подготовке конкретного вида документа. При этом воспроизведение постоянных реквизитов для исходящих документов является обязательным. Для внутренних документов (распоряжение, акт, протокол, положение…) часть реквизитов может не воспроизводиться (01-07, 09, 13, 14).

При центрированном – начало и конец каждой строки реквизита равноудалены от границ зоны расположения реквизитов. При угловом центрированном – все реквизиты центрируются относительно половины листа документа.

Гербовые бланки

Могут создаваться только типографическим способом в полиграфических предприятиях, имеющих лицензии. При изготовлении бланков на них проставляют (справа внизу или на обороте) порядковые номера и серии.

Гербовые бланки подлежат учету, который ведется раздельно по каждому виду бланков. ДП – ной службой в журнале регистрации.

При поступлении бланков в журнале записывают наименование вида бланка, дата поступления, номер сопроводительного документа, наименование предприятия – изготовителя, серию и номер гербового бланка. При выдаче бланков в журнале регистрации бланков отмечают наименование вида бланка, количество экземпляров, серию и номер бланка, наименование структурных подразделений, ФИО должностного лица-получателя, расписку в получении, примечание (отметка об уничтожении и другое).

Уничтожение гербовых бланков оформляется составлением акта.

Бланки хранятся в надежно запираемых и опечатываемых шкафах.

Документы, изготовленные на гербовом бланке и предназначенные для рассылки в другие организации, копируют, заверяя каждую копию печатью организации-автора документа.


2.2 Формуляр образец

2.2.1 понятие, определение формуляра – образца

Каждый документ состоит из отдельных, составляющих его информационных элементов, которые называются реквизитами (подпись, печать, текст и т.д.). Реквизиты могут быть графическими (герб, печать, эмблема) или текстовыми.

Текстовые реквизиты могут быть простыми, состоящими из одного – двух слов (вид документа) или цифр (дата, номер листа), или сложными – включать в себя несколько самостоятельных частей (грифы утверждения, согласования, адресат).

Каждый вид документа (приказ, письмо, акт) имеет определенный набор реквизитов. За каждым реквизитом закреплено строго обязательное место. Расположение реквизитов в одном и том же месте помогает быстро найти нужные данные при ознакомлении с документом.

Различают реквизиты постоянные и переменные. Постоянные реквизиты повторяются в обязательном порядке на бланках всех документов данного наименования, эти реквизиты могут быть заранее нанесены в бланк будущих документов. Переменные – наносятся непосредственно при подготовке конкретного документа. Состав реквизитов обеспечивает документам  придание им юридической силы и возможность идентифицировать.

Совокупность реквизитов для конкретного документа с определением их взаимного расположения составляет его формуляр. При создании унифицированной системы документации или унификации (приведение к единообразию) для группы документов, разрабатывается, как правило, формуляр–образец. Совокупность реквизитов, из которых состоит документ, расположенных в установленной последовательности называется формуляром-образцом. Формуляр–образец представляет собой графическую модель построения множества документов. Он устанавливает форматы бумаги, размеры полей, расположение всех частей (постоянных и переменных) реквизитов, характерных именно для этой группы документов и определяет необходимые для их размещения площади. Формуляр, характерный для документов определенного вида (договоры, протоколы, акты) называется типовым формуляром.

Стандартом определено, что при оформлении документов реквизиты группируются в пределах трех основных зон, на которые можно разделить любой документ: заголовочная, содержательная, оформляющая.

Заголовочная часть – это начало документа, где содержатся сведения об организации (авторе документа) и первичные сведения о самом документе (реквизиты 01-19).

Содержательная (основная часть) – главная часть документа, раскрывающая его смысл и назначение (реквизиты 20-21)

Оформляющая зона – совокупность реквизитов, подтверждающих подлинность документа и достоверность содержащихся в нем сведений (реквизиты 22-25). В этой части документа располагаются так же вспомогательные отметки, обеспечивающие работу с ними (реквизиты 26-30).

При работе с электронными документами следует учитывать ГОСТ 6.10.4-84 (УСД), который устанавливает обязательные реквизиты электронных документов: код и наименование организации – создателя документа или почтовый адрес; код формы документа; название документа; дату подписания документа; кодовое наименование лица, ответственного за изготовление документа. При создании дубликатов и копий электронных документов в состав реквизитов включается отметка о подлинности документа (подлинник, копия, дубликат).

Расположение реквизитов на документе и правила их оформления должны соответствовать требованиям ГОСТ Р6.30 —2003.

 

2.3 Состав и расположение документов

2.3.1 Состав реквизитов ОРД

Состав реквизитов, которые используются при подготовке и оформлении организационно – распорядительных документов в РФ, определен ГОСТом Р.630-2003.

01 Государственный герб РФ

02 Герб субъекта РФ

03 Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания)

04 Код организации

05 Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица

06 Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП)

07 Код формы документа

08 Наименование организации

09 Справочные данные об организации

10 Наименование вида документа

11 Дата документа

12 Регистрационный номер документа

13 Ссылка на регистрационный номер и дату документа

14 Место составления или издания документа

15 Адресат

16 Гриф утверждения документа

17 Резолюция

18 Заголовок к тексту

19 Отметка о контроле

20 Текст документа

21 Отметка о наличии приложения

22 Подпись

23 Гриф согласования документа

24 Визы согласования документа

25 Оттиск печати

26 Отметка о заверении копии

27 Отметка об исполнителе

28 Отметка об исполнении документа и направлении его в дело

29 Отметка о поступлении документа в организацию

30 Идентификатор электронной копии документа.


2.3.2 Схемы расположения реквизитов ОРД

 

ГОСТ Р 6.30 – 2003 устанавливает в площади формата место расположения для каждого реквизита с учетом последовательности оформления и прочтения документов.

Схемы расположения реквизитов (формуляры) для наиболее широко применяемого формата А4 при угловом и продольном размещении постоянных реквизитов позволяют максимально использовать площадь формата для размещения основного реквизита – текста документа.

На рисунках цифрами от 01 до 30 обозначены реквизиты в границах зон, очерченные штриховыми линиями. Использование штриховых линий символизирует возможность некоторого перемещения реквизитов в площади формата. Такие перемещения в основном связаны с колебаниями числа строк текста документа (реквизит 20), что влечет за собой перемещение границ реквизитов 21,22,25, а также реквизитов 23,24,26,27.

Нежелательны перемещения границ реквизитов 28,29,30. Все поле формата, кроме разбиения его на зоны размещения реквизитов условно может быть разделено на три части: служебное поле документа, поле для размещения реквизитов углового или продольного штампов и рабочее поле документа.

Служебным полем документа является часть площади формата, предназначенная для полей документа и закрепления его в целях хранения.

Поле для размещения углового штампа располагается в левом верхнем углу формата или в верхней его части при продольном варианте расположения штампа. Остальная часть площади формата составляет рабочее поле документа.

На служебном поле документа размещаются реквизиты 28,30,29; на поле углового (продольного) штампа располагаются реквизиты 01-12; на рабочем поле – остальные реквизиты. Кроме того, в площади формата размещаются символические знаки (“уголки”, “крестики”, отрезки прямой линии), которые служат ориентирами при оформлении документов, указывают начало и конец размещения реквизитов, отмечают места для пробивки отверстий под прошивку документов. Их называют ограничительными отметками.


2.3.3 Требования к оформлению реквизитов документов

 

Реквизит 01. Герб РФ – официальный отличительный знак, эмблема государства (двуглавый орел), помещают на бланках документов в соответствии с федеральным конституционным законом “О государственном гербе РФ”. Министерство определяет круг подведомственных организаций, которые имеют право изображать герб на своем бланке. В коммерческих организациях он не используется.

Реквизит 02. Герб субъекта РФ – помещают на бланках документах в соответствии с правовыми актами субъектов РФ.

Реквизит 03. Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания) – условное или символическое изображение организации, отражающее основное направление ее деятельности, зарегистрированное в установленном порядке (товарная марка фирмы, начальные буквы наименования фирмы) помещают на бланках организации в соответствии с уставом (положением об организации). Эмблему не воспроизводят на бланке, если на нем помещены герб РФ или герб субъектов РФ.

Реквизит 04. Код организации, проставляют по общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО) и должен быть напечатан на бланке при его изготовлении.

Код организации – авторы документа (автор документа – юридическое лицо, создавшее документ) служит для ускорения передачи документированной информации по каналам электронной связи и сокращения количества возможных ошибок, возникающих при передаче длинных и сложно воспринимаемых названий организаций. Код является элементом электронной идентификации документа.

Реквизит 05. Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми организациями.

Реквизит 06. Идентификационный номер налогоплательщика / код причины постановки на учет (ИНН/КПП) проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

Реквизит 07. Код формы документа проставляют по Общероссийскому классификатору управленческой деятельности (ОКУД) и служит для ускорения передачи документированной информации по каналам электронной связи, избежания возможных ошибок и является элементом идентификации  документа.

В ОКУД представлены наименования и кодовые обозначения унифицированных форм документов, входящих в унифицированные системы:

- организационно – распорядительной документации;

- банковской документации;

- финансовой, учетной и отчетной, бухгалтерской документации бюджетных учреждений и организаций;

- отчетно-статистической документации;

- учетной и отчетной бухгалтерской документации предприятий;

- документации по труду;

- документации пенсионного фонда РФ;

- внешне-торговой документации.

Реквизит 08. Наименование организации, является автором документа, должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах.

Над наименованием организации указывают сокращенное, а при его отсутствии полное наименование вышестоящей организации (при ее наличие).

Сокращенное наименование организации приводят в тех случаях, если оно закреплено в учредительных документах организации и помещают ниже полного или за ним (в скобках)

Наименование организации на государственном языке субъекта РФ или иностранном языке располагают ниже или справа лот наименования на государственном языке РФ (русском, если бланки изготовлены на двух языках)

Наименование филиала, территориального отделения, представительства указывают в том случае, если оно является автором документа, и располагают ниже наименования организации. Например:

ЗАО «Асконт»

Департамент маркетинга

Автором документа может быть и должностное лицо, представляющее организацию. Например:

Генеральный директор

ЗАО «Крокус»

Если документ подготавливается двумя совместно двумя и более организациями, то он может составляться не на бланках. В этом случае наименования организации и другие реквизиты печатаются на чистом листе бумаги.

Реквизит 09. Справочные данные об организации. Включают в себя: почтовый адрес; номер телефона и другие сведения по усмотрению  организации (номера факсов, телексов, счетов в банке, номер и дату лицензии, адрес электронной почты, сайта в Интернете и др.)

Почтовый адрес-адрес фактического расположения организации. Почтовый адрес указывается в порядке, предусмотренный «Правилами оказания почтовой связи» (утв.Правительством РФ в 1997г. И в 2000гг.): название улицы, номер дома, квартиры, города(поселка), района, области, страны(для международных почтовых отправлений), почтовый индекс

            ИП Калинину

            ул.Садовая, д.5, кв.12

            г. Липки, Киреевский р-н, Тульская обл.

            301261

Реквизит 10. Наименование вида документа, составленного или изданного организацией (внутреннего документа) должно быть определено уставом и должно соответствовать видам документов, предусмотренным ОКУД (класс 0200000). Это приказ, устав, решение, протокол и должно соответствовать табелю форм документов, применяемых в организации. В бланке письма наименование вида документа не указывается.

Реквизит 11. Дата документа. Датой документа является дата его подписания или утверждения, для протокола -дата заседания, для акта -дата события. Документы, изданные двумя или более организациями должны иметь одну единую дату. Дата проставляется от руки должностным лицом непосредственно при подписании документа.

На бланке место даты указано ограничительными черточками. Дата может оформляться:

— цифровым способом в последовательности : день месяца, месяц, год. 05.09.2005 и состоит из восьми цифр и двух точек;

— совестно-цифровым способом 05 июня 2003 г.

Реквизит 12. Регистрационный номер документа (для исходящих документов)- условное цифровое, буквенное или комбинированное обозначение, проставляемое в бланке на одном уровне с датой и состоит из номера структурного подразделения, номера дела по номенклатуре дел, куда подшита копия отправляемого документа, порядкового номера документа.

Например: №1-3/115

Может быть № ОМ-3/115(ОМ-отдел маркетинга).

Может быть № 115/ Ю.Л.-3 (Ю.Л. — Юрий Лужков индекс автора)

На документах, авторами которых выступает несколько организаций (совместно составленными), регистрационные номера проставляются через косую черту в порядке указания авторов в документе. № 01-20/105/112.

Для внутренних документов (приказов, протоколов)- это обычный порядковый номер с начала года. В учебных заведениях нумерация может вестись по учебным годам, т.е. с сентября.

Реквизит 13. Ссылка на регистрационный номер и дату документа. Включает в себя регистрационный номер и дату документа на который должен быть дан ответ .Используется только в документах, которые являются ответом на запрос(преимущественно в ответных письмах ).

Реквизит 14. Место составления или издания документа. Указывают в том случае, если затруднено его определение по реквизитам «наименование организации» и «справочные данные об организации» и проставляют с учетом принятого административно-территориального деления. (Перед городами Москва, Санкт-Петербург буква «г.» не ставится. Административные центры). Перед остальными городами и населенными документами пунктами ставится буква «г.». Данный реквизит указывается для исключения ошибок в местонахождении организации, он может проставляться во всех документах, кроме письма, в котором эти сведения помещаются в реквизите « справочные данные об организации».

Местно издания в документе не указывается, если оно включено  в состав наименования организации, например : Московский государственный университет.

Реквизит 15. Адресат. В качестве адресата может быть организации, их структурные подразделения, должностные и физические лица. При адресовании наименование организации, ее структурного подразделения, указывают в именительном падеже. Должность лица, которому адресован документ в дательном падеже. При адресовании документа должностному лицу инициалы указывают перед фамилией:

            Мост банк

            Отдел кредитования

            Ведущему специалисту

            А.И. Смирновой

Но чаще всего наименование организации должно входить в состав наименования должности (в дательном падеже)

Генеральному директору

                                                                                                   ООО «Эра»

                                                                                                  И.В. Рудневу

При направлении документа организации в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений, их указывают обобщенно (чаще сего это документы в адрес подведомственных организаций)

            Директорам машиностроительных заводов

Допускается центровать каждую строку реквизита по отношению к самой длинной строке.

Документ не должен содержать больше четырех адресов.

При большем числе адресатов, составляют список рассылки документа. При этом на каждом экземпляре отправленного документа указывается только один адрес.

В состав реквизита «Адресат» может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указывают последовательности, установленной правилами оказания услуг почтовой связи.

При адресовании письма в организацию официальному лицу указывают ее наименование, затем почтовый адрес. Например:

 

 

            Государственное учреждение

            Всероссийский научно-исследовательский

            Институт документирования и архивного дела

            Профсоюзная ул., д. 82, Москва, 117393

            Или

            Директору ЗАО «Эра»…,

            О.К. Петрову

            ул. Березина, 14, д.21, офис 5,

            Москва, 110211

При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес

            Образову О.П.

            ул. Садовая, д.5, кв. 12,

            Киреевский р-н, г. Липки,

            Тульская обл., 204345

Почтовый адрес не проставляется на документах, направляемых постоянным корреспондентам, в правительственные учреждения.

Если должностное лицо, на имя которого составляется документ, имеет ученое звание, ученую степень, то их указывают под фамилией.

Для внутренних документов указывается лишь наименование структурного подразделения и руководитель, которому подается документ.

            Декану ИБиДА

            проф., к.э.н. О.В. Лавровой

В международной корреспонденции следует оформлять по международным стандартам сначала адресат (имя, фамилия, дом, улица, город, индекс, штат, графство, страна).

P. Lunin

            32-17 Ordinka

            Moscow    119876

            Russia

Реквизит 16. Гриф утверждения документа – реквизит документа, указывающий нормативный или правовой характер его содержания или требующий правовой санкции. Располагают в правом верхнем углу документа (вместо адресата). Утверждение является способом удостоверения документа и является обязательным лишь для некоторых видов документа. Перечень документов, подлежащих утверждению, определяется табелем унифицированных форм документа или инструкцией на ДОУ в федеральных органах исполнительной власти. Только после утверждения такие документы имеют силу. Утверждение производится после визирования, согласования, подписания документа. Документ утверждает руководитель на ранг выше.

Утверждение имеет два варианта оформления:

1. Утверждение должностным лицом и состоит из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек) прописными буквами, наименования должностного лица утвердившего документ, его подписи, расшифровки подписи, данные утверждения, например:

            УТВЕРЖДАЮ

            Генеральный директор

            ЗАО “Грант”

ДОУ                                  А. В. Кац

                00.00.0000

Допускается гриф утверждения центровать относительно самой длинной строки.

При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне.

2. Утверждение специально изданным распорядительным документом (постановлением, приказом, решением), коллегиальным документом (протоколом совета директоров, общего собрания). Гриф утверждения состоит из УТВЕРЖДЕН (НЫ, НО, НА), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты, номера, например:

            УТВЕРЖДЕН

            Решением общего собрания

            Акционеров от 05.09.2005 №10

 

            УТВЕРЖДЕНО

            Приказом ВНИИДАД

            от 00.00.0000 №00

 

            УТВЕРЖДЕНО

            Протоколом совета директоров

            От 10.10.2005№5

 

Издание утверждающего распорядительного коллегиального документа целесообразно, когда требуются разъяснения, дополнительные подписания, устанавливается срок ввода утверждающего документа в действие.

Гриф “Утверждения” в штатном расписании, “Структура и штатная численность ”удостоверяются оттиском печати.

Утверждаются акты, договора, инструкции, штатные расписания.

Реквизит 17. Резолюция (пишется руководителем непосредственно на документе) – это надпись на документе, сделанная соответствующим должностным лицом и содержащая:

1. принятое решение вопроса – зачислить, выделить, отказать, отчислить;

2. указание на порядок подготовки вопроса: кому поручается (ФИО), что (содержание поручения); срок исполнения, подпись руководителя и дату подписания.

Например:

Соловьеву А.В. Подготовить проект контракта до10.11.2005

______________ 10.10.2005

 

В резолюции должны быть соблюдены: четность, конкретность, краткость.

Если в резолюции указывается несколько исполнителей, то лицо, указанное первым является ответственным за исполнение документа и организует работу других соисполнителей.

Резолюция располагается в верхнем углу документа на свободном месте (между адресатом и текстом, в заявлении слева) под небольшим углом, относительно строки текста.

Резолюция переносится секретарем в регистрационную книгу и является основанием взятия документа на контроль.

Реквизит 18. Заголовок к тексту - выражает краткое содержание документа, его основную смысловую нагрузку, формулируется составителем документа, должен быть согласован с наименованием вида документа и формулируется с помощью вопроса “о чем?” (приказ о создании аттестационной комиссии, о сроках поставки продукции, об изменениях, о выделении…) “о ком?” (должностная инструкция ведущего эксперта). Если в документе отражено несколько вопросов, заголовок формулируется обобщенно. К тексту документов формата А5, заголовок допускается не указывать. Заголовок пишут через один межстрочный интервал, с прописной буквы. В одной строке заголовка должно быть не более 28 знаков. Если заголовок занимает больше пяти строк, его продлевают до правого поля. Точка в конце заголовка не ставится.

Наличие заголовка от необходимости чтения документа при его регистрации.

Реквизит 19. Отметка о контроле обозначает, что документ поставлен на контроль в процессе его исполнения с целью обеспечения установленных сроков, указанных в резолюции, или типовых сроков исполнения.

Существует два вида срока исполнения документа: типовой и индивидуальный:

· типовой срок исполнения документа – срок исполнения документа, для группы типовых документов (например, для обращений граждан) срок исполнения типовых запросов и т.д.;

· индивидуальный срок исполнения документа – срок исполнения документа, установленный поступившим документом, поручением или указанный в резолюции.

Контролю подлежат все документы, требующие исполнения.

В соответствии с ГОСТ отметка о контроле за исполнением проставляется на наиболее важных документах и обозначается буквой “К”, словом или штампом “Контроль”. Для наглядности этот реквизит может быть выделен цветом.

Реквизит 21. Отметка о наличии приложений к письму располагается ниже текста и может быть оформлена двумя способами.

1. Если документ имеет приложение, названное в тексте, то в приложении указывается количество листов и количество экземпляров.

Например:

Приложение: на 1л. В 2 экз.

2. Не названное в тексте, то указывают его наименование, число листов и число экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют, например:

Приложение:  1. Проект контракта АО “Храст” на 2л. В 2 экз.

                   2.Акт приемки работ от 15.09.2003 №17 на 7л. В 2 экз.

Если приложения сброшюрованы, то число листов не указывают.

Если к документу прилагают другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим  образом:

Приложение: письмо Росархива от 15.10.2003 № 02-6/172 и приложение к                                                                                        

                        нему на 5л.

Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:

Приложение: на 3л. В 5 экз. Только в первый адрес.

Слово приложение располагается от левого поля, текст приложения через один интервал, строку под строкой текста.

На самих документах приложениях (например, в приложении к распорядительному документу: постановления, приказы, распоряжения, правила, инструкции…) в правом верхнем углу первого листа пишут “Приложение №” с указанием наименования распорядительного документа, его даты и регистрационного номера, например:

            Приложение №2

            к приказу Росархива

            От 05.10.2003 №10

Допускается выражение “Приложение” печатать прописными буквами, а также центровать относительно самой длинной строки

Реквизит 22. Подпись включает наименование должности лица, подписавшего документ (с указанием предприятия, если документ оформлен не на бланке), личную подпись и ее расшифровку (инициалы, фамилия).

Генеральный директор

ДОУОАО “Луч”        подпись        О.А. Орлов 

                             Дата

Допускается наименование должности лица, подписавшего документ, центровать.

При подписании документа несколькими лицами их подписи располагают одна под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности, например:

Директор института                  личная подпись                 М.В. Ларин

Главный бухгалтер                    личная подпись                 Э.В. Марат

При подписании документа несколькими лицами равных должностей, их подписи располагают на одном уровне, например:

Заместитель директора                                                           Заместитель директора

по научной работе       по научной работе

                   Ю.Г. Демидов                                                                       К.И. Игнатьев 

ДОУДОУДиректор АО “Диз”                                                            Директор ООО “ГЭЗ”

                   Ю.Г. Лан                                                                               К.И. Рогов

ДОУДОУ

На документах, принимаемых коллегиальными органами (протоколы, постановления, решения) проставляют две подписи – председателя и секретаря (управляющего делами коллегиального органа).

На документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписавших документ, а распределение обязанностей в составе комиссий (в актах).

 

Председатель комиссии                 личная подпись           Н.В. Куликов

Члены комиссии                             личная подпись           С.П. Матвеев

                                                          Личная подпись           В.А. Филатов

 

На договорах проставляются подписи всех договаривающихся сторон.

Если руководитель, подпись которого предусмотрена, отсутствует, то документ подписывает лицо, исполняющее его обязанности или его заместитель. При этом следует указывать фактическую должность. Не допускается ставить предлог “за” или косую черту перед наименованием должности, например

 

И.О. директора                     личная подпись                     С.Н. Иванов

Заместитель директора        личная подпись                      А.Н. Шурупов

 

Реквизит подпись располагают через 3-4 интервала после текста от левого поля. Если наименование должности длинное и занимает несколько строк, то расшифровку подписи помещают на уровне последней строки наименования должности, например:

 Директор центрального государственного

архива Октябрьской революции

высших органов государственной

власти и органов государственного

управления РФ                                    Личная подпись                 Б.И. Иванов

 

При подписании совместного документа первый лист оформляют на бланке.

При оформлении документа на бланке должностного лица, должность этого лица в подписи не указывают.

Реквизит 23. Гриф согласования документа. Выражает согласие другой организации с содержанием документа.

Проекты подготовленных документов в ряде случаев перед подписанием согласуют с заинтересованными учреждениями, структурными подразделениями, отдельными должностными лицами, занимающимися вопросами, затронутыми в документе.

Согласование – это предварительная оценка документа целесообразности, своевременности, соответствия действующим законодательным и нормативным актам.

Согласование проводится внутри предприятия и вне его. Внутреннее согласование оформляется визой.

Внешнее согласование в зависимости от содержания документа может проводиться с подчиненными, не подчиненными органами, если содержание документа затрагивает их интересы, с научно-исследовательскими, общественными, вышестоящими организациями, и оформляются визой согласования, которая имеет два варианта оформления.

1. Согласование с конкретным должностным лицом. Состоит из слова СОГЛАСОВАНО, которое пишется прописными буквами (без кавычек и двоеточия), должности лица, с которым согласуется документ, включая наименование организации, личной подписи, расшифровки подписи (инициалы, фамилия) и даты согласования.

Располагается ниже реквизита подпись от левого поля, например:

 

СОГЛАСОВАНО

Директор ООО “Контакт”

__________ .В. Соколов

2. Согласование письмом, протоколом, распорядительным документом (постановлением, решением, приказом,….) После слова СОГЛАСОВАНО, указывают документ, его дату, номер (в именительном падеже)

 

СОГЛАСОВАНО

Протокол заседания

профкома

от  00.00.0000. №00

         или

СОГЛАСОВАНО

Постановление

от 00.00.0000 №00

 

Согласованный документ направляется для подписания. При необходимости согласования с несколькими организациями может составляться отдельный лист согласования, по форме

 

Лист согласования

Проекта Положения об общих принципах сотрудничества

СОГЛАСОВАНО

Генеральный директор

АО “Рик”

Личная подпись           К.Р. Романов

 

14.10.2005

СОГЛАСОВАНО

Генеральный директор

АОЗТ Торговый дом “Амур”

Личная подпись          В.А. Иванов

 

14.10.2005

СОГЛАСОВАНО

Президент Интерком

 

Личная подпись                 А.Т. Кац

 

17.10.2005

СОГЛАСОВАНО

Председатель правления банка “Прогресс”

Личная подпись         м.м. Титов

 

17.10.2005

 


 

Реквизит 24. Визы согласования документа (далее - визы) – реквизит документа, указывающий на согласие или несогласие должностного лица организации – автора документа с его содержанием.

Документ визируется в зависимости от характера и содержания документа исполнителем, заинтересованными должностными лицами, ответственными лицами юридической, финансовой и экономической служб, заместителем руководителя организации, курирующим данный вопрос, руководителем службы делопроизводства.

Виза включает подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату; при необходимости – должность визирующего, например:

 

 

Руководитель юридического департамента

Личная подпись                                                                                                   Н.С. Максимова

Дата

 

Возможно оформление виз документа на отдельном листе.

Визы проставляют на оборотной стороне последнего листа подлинника распорядительного документа, на копии отправляемого документа (письма).

В наиболее важных многостраничных документах визируется каждый лист документа юридической службой или службой ДОУ.

Если в процессе визирования в проект документа вносятся существенные изменения, он подлежит повторному визированию. Повторного визирования не требуется, если при разработке в проект документа внесены уточнения, не меняющие его сути.

На предприятии должен быть перечень документов с указанием лиц, визы которых необходимы при их оформлении. Такой перечень необходимо дать в приложении по делопроизводству.

Реквизит 25. Оттиск печати. Для удостоверения наиболее важных документов ставят печать, свидетельствующую об их подлинности. Печати бывают гербовые и простые. Гербовая печать – круглая, в ее центре размещается изображение Герба РФ, а по окружности полное наименование учреждения. Гербовая печать в учреждении всегда одна. Ее оттиск представляется на подлинниках документов, удостоверяющих личность, трудовой стаж, квалификацию (паспорт, трудовая книжка, диплом) на договорах, документах, оформленных при получении денег и товарно-материальных ценностей, на актах выполненных работ.

Помимо гербовой печати в учреждениях имеется обычная печать . Простая печать, которая может иметь различную форму: квадратную, треугольную, круглую. В оттиск их изображения на место герба помещается название учреждения или его структурного подразделения. Простыми печатями удостоверяются размноженные экземпляры распорядительных документов, копии документов, отсылаемых из учреждения, пропуска, справки. Оттиски печатей проставляются при опечатывании пакетов, сейфов, шкафов, дверей. Для этого используются простые печати, изготовленные из металла.

Оттиск печати проставляется таким образом, чтобы захватить часть наименования должности лица, подписавшего документ и часть подлинной подписи подписавшего документ и, чтобы оттиск проставляемой печати и личная подпись были хорошо читаемы.

На предприятии должен быть разработан перечень документов, удостоверение которых требует проставление печати.

На документах финансового характера печать проставляется на специально отведенном месте, как правило, это место нанесения места печати обозначается символом М.П. без захвата наименования должности и подписи.

 

 

Реквизит 26. Отметка о заверении копии необходимого документа.

При заверении соответствия копии документа (остающейся в организации) отправляемому подлиннику, отметку о заверении копии оформляют следующим образом:

Ниже реквизита “Подпись” проставляют: заверительную надпись “Верно”; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения, например:

 

Подпись

Верно

 

Инспектор

Отдела кадров        Личная подпись           Н.В.Морозова

Дата

 

Печати ставятся на копиях документов (включая ксерокопии) для удостоверения их соответствия подлинникам.

При рассылке тиражированных документов (постановления, приказы, распоряжения, инструктивные письма и т.д.) Они заверяются печатью службы ДОУ.

Реквизит 27. Отметка об исполнителе. Проставляется в левом нижнем углу лицевой или оборотной стороны последнего листа документа.

Отметка об исполнителе включает фамилию, или фамилию, имя, отчество исполнителя документа и номер его телефона, например:

В.Д.Банасюкевич

334-48-69

или

Банасюкевич Вячеслав Дмитриевич

334-48-69

Практика показывает, что целесообразно в этом реквизите указывать полностью фамилию, имя и отчество исполнителя.При исполнении входящих документов часто бывает необходимо справиться по каким-либо сюжетам, фактам, данным документа у его конкретного исполнителя. Наличие полных данных об исполнителе значительно облегчает решение данной задачи и способствует повышению уровня культуры общения.

Реквизит 28. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или при отсутствии такого документа – краткие сведения об исполнении; слова “В дело”; номер дела, в котором будет храниться документ, подпись и дата, например:

 

Отправлен факс от 14.04.2003 №125

В дело №01-15

 

Личная подпись

14.04.2003

 

или

 

издан приказ от 14.04.2003 №12

“О создании экспертной комиссии.”

В дело №01-01

 

Личная подпись

14.04.2003

 

Реквизит 29. Отметка о поступлении документа в организацию проставляется от руки или в форме штампа в нижней части лицевой стороны первого листа документа или на его обороте.

Элементами данного реквизита являются: порядковый номер, дата поступления документа в организацию. При необходимости-часы и минуты.

Реквизит 30. Идентификатор электронной копии документа проставляется в момент подготовки документа и включает в себя данные, необходимые для поиска документа.

Реквизит может включать в себя имя файла, код оператора, дату, место изготовления, количество экземпляров, количество страниц документа.


3 составление и оформление управленческой документации

3.1 классификация и структура управленческой орд

3.2 Оформление организационно-правовых документов

 

Учредительный договор

Учредительные документы – обязательные, установленные законом документы, необходимые при создании (учреждении) организации – юридического лица. В соответствии со ст. 52 Гражданского кодекса РФ юридическое лицо действует на основании устава, либо учредительного договора и устава, либо только учредительного договора. Юридическое лицо, не являющееся коммерческой организацией., может действовать на основании общего положения об организациях определенного вида.

Учредительный договор – организационно-правовой акт, обязательный для создания и функционирования юридического лица, заключается его учредителями (участниками) является консенсуальным документом, поскольку он вступает в силу после достижения соглашения между сторонами.

Порядок заключения, составления и оформления, вступления в силу, прекращение действия и др. юридические стороны учредительного договора регламентируются законодательством РФ.

Учредительный договор может состоять из следующих разделов:

1. Вводная часть;

2. Цель заключения договора;

3. Наименование и правовая форма организации;

4. Предмет деятельности;

5. Место нахождения организации;

6. Обязанности участников по созданию юридического лица;

7. Порядок образования имущества;

8. Условия об ответственности конкретных участников (учредителей) по обязательствам созданного юридического лица;

9. Порядок распределения прибыли и погашения убытков;

10. Порядок управления делами юридического лица;

11. Права и обязанности участников (учредителей);

12. Ответственность за нарушение договора;

13. Условия и порядок выхода участников из состава организации и принятия новых членов;

14. Порядок рассмотрения споров;

15. Порядок изменения и расторжения договора, реорганизация и ликвидация юридического лица.

 

Учредительный договор оформляется по следующей форме:


 

ДОУ

Устав

 

Устав является основным учредительным документом, определяющим правовой статус организации, необходимым согласно закону для ее государственной регистрации. С момента регистрации организация приобретает права юридического лица.

Устав – правовой акт, определяющий порядок образования организации, ее структуру, функции, права, обязанности, ответственность, порядок работы, регулирующий взаимоотношения данной организации с другими организациями, вышестоящими органами, лицами в сфере, соответствующей направлениям ее деятельности. Устав закрепляет организационно-правовую форму организации, ее название, адрес, органы управления, контроля, порядок распределения прибыли, условия реорганизации и ликвидации. В соответствии с уставом организации разрабатывается ее организационная структура, определяется штатная численность, штатное расписание, в котором закрепляется должностной и численный состав организации, указывается фонд зарплаты. Устав - основной организационный документ в деятельности учреждений, организаций, предприятий различных правовых форм собственности.

Уставы после утверждения подлежат регистрации.

Уставы государственных организаций, предприятий утверждаются их вышестоящими органами управления (министерствами, ведомствами) или власти (администрации субъектов федерации). Устав юридического лица - его учредителями (участниками) и подлежит обязательной регистрации в установленном порядке (районными или городскими администрациями). Юридическое лицо, созданное одним учредителем действует на основании устава, утвержденного этим учредителем.

Основными реквизитами устава являются:

- Наименование министерства, организации;

- Справочные данные об организации;

- Гриф утверждения;

- Гриф регистрации;

- Наименование вида документа (устав);

- Место издания;

- Дата, индекс;

- Заголовок;

- Текст;

- Подпись.

Устав оформляется на общем бланке организации. Структура текста устава меняется в зависимости от ее разновидности и определяется разработчиками устава.

В число обязательных разделов типового устава включаются:

1. Общие положения (определяются цели и задачи создаваемой организации);

2. Организационная структура (состав структурных подразделений, их функций, взаимосвязи);

3. Регламент организации (форма и методы управления, права и обязанности должностных лиц);

4. Финансово-материальная база (определение размеров основных и оборотных средств, источники, порядок распоряжения средствами и ценностями);

5. Отчетная и ревизионная деятельность;

6. Реорганизация и ликвидация предприятия;

В зависимости от вида организации типовой устав могут быть добавлены другие сведения.

· для банков – перечень проводимых банком операций и его функции;

· для бирж – сведения о максимальном составе членов, порядок их приема, правах и обязанностях, порядок разрешения споров.

· для  акционерных обществ – сведения о категории выпускаемых акций, условия их приобретения, размеры долей каждого участника.

 

Устав АО включает следующие разделы: общие положения, наименование и место нахождения, правовое положение, ответственность, цели и предмет деятельности, уставный капитал, права и обязанности акционеров, дивиденды, общее собрание акционеров, совет директоров, исполнительные органы, ревизионная комиссия, учет и отчетность, реорганизация и ликвидация общества.

Образцом текста устава может служить текст типового устава АО, подготовленным в соответствии с федеральным законом “Об акционерных обществах” от 26.12.1995 г. №208-73.

Могут быть добавлены и другие разделы: уставный капитал, акции, ценные бумаги.

После текста ставится подпись руководителя. Уставы АО подписывают учредители общества.


 

 

Положение об организации

 

Положение об организации – правовой акт, определяющий статус организации, ее задачи и функции, права, ответственность, порядок деятельности. На основании положения действуют государственные и муниципальные некоммерческие организации, в том числе органы власти и управления, выполняющие свои функции за счет бюджета.

Для подготовки индивидуального положения о конкретной организации разработаны типовые и примерные положения.

Положения об организации утверждается с помощью распорядительного документа вышестоящей организации, оформляется на стандартных листах бумаги. Обязательными реквизитами являются: гриф утверждения вышестоящего органа или его непосредственного руководителя, название вида документа, составляющее одно целое с заголовком к тексту, место издания, дату, текст, подпись руководителя. Гриф утверждения заверяется печатью вышестоящей организации.

ДОУДатой введения положения в действие является дата его утверждения, если в тексте нет другой даты.

Структура текста положения об организации включает:

1. Общие положения;

2. Цели и задачи организации;

3. Функции организации, ее структура (состав подразделений, их взаимосвязи);

4. Руководство;

5. Права и обязанности;

6. Контроль, проверка, ревизия деятельности;

7. Порядок реорганизации и ликвидации организации.


Положение о структурном подразделении

 

Положение о структурном подразделении организации, в том числе коллегиальном, совещательном и ином органе – организационно – правовой акт, определяющий порядок формирования, задачи, обязанности, права, ответственность и организацию работы структурного подразделения.

Если в структуру предприятия входит несколько подразделений, то для каждого из них разрабатывается положение о структурном подразделении.

Текст положения должен содержать следующие разделы:

1. Общие положения.

Определяется правовой статус структурных подразделений, его подчиненность, порядок назначения и освобождения от должности руководителя структурного подразделения, квалификационные требования, предъявляемые к руководителю, порядок замещения руководителя в период его отсутствия. Перечисляются правовые акты и нормативные документы, которыми должно руководствоваться структурное подразделение в своей деятельности.

2. Основные задачи.

Излагаются направления деятельности данного структурного подразделения.

3. Функции.

Перечисляются конкретные виды производственно-хозяйственной деятельности, закрепленные за данным структурным подразделением.

4. Права и обязанности.

Указываются права структурного подразделения, необходимые для выполнения возложенных на него функций, и обязанности, которые структурное подразделение выполняет по отношению к другим структурным подразделениям предприятия и сторонним организациям.

5. Ответственность.

Устанавливается (в соответствии с действующим законодательством) ответственность руководителя структурного подразделения за несвоевременное и некачественное выполнение структурным подразделением возложенных на него функций, не использование предоставленных прав.

6. Взаимоотношения. Связи.

Определяются служебные взаимоотношения структурного подразделения с другими подразделениями предприятия и сторонними организациями по вопросам производственно – хозяйственной деятельности, согласования документов, совместного выполнения работ и т. д.

7. Организация работы, реорганизация, ликвидация.

Определяются порядок деятельности структурного подразделения, организация контроля и проверка деятельности подразделения, его реорганизация и ликвидация.

Положения о подразделениях оформляются на общем бланке организации, разрабатываются руководителем структурного подразделения, утверждаются руководителем организации, подписываются руководителем подразделения или соответствующего коллегиального  или совещательного органа и согласуются с юридическим отделом, заместителем директора. Основанием для внесения изменений в положение о структурном подразделении является приказ руководителя предприятия.


 

ДОУ 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 



Структура организации

и штатная численность персонала

 

Структура организации и штатная численность – состав подразделений организации, наименование должностей и их число по подразделениям.

Такой документ оформляется на общем бланке организации, подписывается заместителем руководителя (директора) организации, визируется главным бухгалтером, начальником отдела персонала (отдела кадров) и утверждается генеральным директором. Гриф утверждения заверяется гербовой печатью. Документ, определяющий структуру и штатную численность организации, имеет следующую форму:

 

ДОУ 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 


Штатное расписание

 

Штатное расписание – документ, устанавливающий структуру, штатный состав и штатную численность организации в соответствии с ее уставом (положением). Штатное расписание содержит перечень структурных подразделений, должностей, сведения о количестве штатных единиц, должностных окладов, надбавках и месячном фонде зарплаты.

Утверждается приказом (распоряжением) руководителя организации. В грифе утверждения указывается общая штатная численность предприятия и месячный фонд зарплаты. Гриф утверждения заверяется печатью. Подписывается штатное расписание руководителями структурных подразделений или руководителем кадровой службы, визируется главным бухгалтером.

Порядок расположения структурных подразделений и должностей в них определяется руководителем предприятия.

В каждое структурное подразделение должны включаться штатные должности по всем категориям персонала с указанием специальности, начиная с высшего и заканчивая младшим звеном. Общее количество должностей по штатному расписанию должно соответствовать расчетной численности по фонду заработной платы, предусмотренной сметой.

Наименование структурных подразделений и должностей пишутся в именительном падеже, в соответствии с перечнями должностей служащих и профессий рабочих, утвержденными Министерством труда и социального развития РФ [2, стр.68]

В штатном расписании проставляется итоговое число должностей. Должности, по которым предусматривается содержание неполной штатной единицы, указываются в соответствующих долях  (0,25; 0,5; 0,75). По группе работников со сдельной оплатой труда, в штатном расписании указывается их общая численность.

Изменения в штатное расписание вносится в соответствии с приказом (распоряжением) руководителя организации. Штатное расписание подготавливается по унифицированной форме №Т-3.


Унифицированная форма №  Т- 3

Утверждена  постановлением Госкомстата

России  от 29.12.2000  №  136

 

 

Код

 

Форма по ОКУД

0301017

  

по ОКПО

 

наименование организации

 

Номер  документа

Дата

 

 

 

 

Штатное расписание

 

 

 

 

УТВЕРЖДЕНО

 

Приказ от «      » __________ 20      года № ____

на   «            » ____________ 20         года

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Штат в количестве

 

единиц

 

 

 

 

 

с месячным фондом заработной платы

 

 

 

 

 

 

рублей

 

Структурное  подразделение

Профессия

(должность)

 

Количество штатных

единиц

Оклад

(тарифная ставка),

руб

Надбавка,

 руб

Месячный фонд

 заработной

платы,

руб

Примечание

наименование

код

 

 

 

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

и т.д.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Итого по листу

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Итого по документу

 

 

 

 

 

 

 

 

Руководители структурных подразделений

 

 

 

 

 

 

должность

 

подпись

 

расшифровка  подписи

 

 

 

 

 

 

 

должность

 

подпись

 

расшифровка  подписи

 

 

 

 

 

 

 

должность

 

подпись

 

расшифровка  подписи

Главный бухгалтер

 

 

 

 

 

 

 

 

подпись

 

расшифровка  подписи


Правила внутреннего трудового распорядка

 

Правила внутреннего трудового распорядка являются правовым актом, детально регламентирующим вопросы повседневной деятельности организации. Содержание документа должно полностью отвечать нормам и требованиям Трудового кодекса РФ, принятого Государственной Думой 21 декабря 2001 года. При составлении правил трудового распорядка конкретной организации разработчики руководствуются Типовыми правилами внутреннего распорядка. Титульный лист Правил оформляется на общем бланке организации.

Реквизиты и структура Правил внутреннего трудового распорядка даны на рисунке. Ниже приводится краткая характеристика разделов текста Правил.

Раздел 1. “Общие положения” – определяет цель, для которой разработаны Правила, и перечисляет конституционные гарантии персонала в области занятости.

Раздел 2. “Порядок найма и высвобождение работников” – включает процедуры приема на работу персонала, перечень необходимых документов, оформление приказа (распоряжения) о приеме, проведении инструктажа по технике безопасности, условия работы. Подробно разъясняются права и обязанности работников, вопросы продвижения персонала по службе, перевода на другую должность. Расписывается порядок расторжения трудового договора как по инициативе работника, так и по инициативе работодателя.

Раздел 3. “Основные обязанности работников” – перечисляет круг обязанностей по своей специальности, квалификации или должности, которые должен выполнять персонал в рабочее время.

Раздел 4. “Основные обязанности работодателя (администрации)” – определяет перечень обязанностей руководства организации, которые должны выполняться в соответствии с действующим Трудовым кодексом и другими законодательными актами РФ. В число таких обязанностей входит эффективная организация труда персонала, совершенствование форм и методов оплаты труда, соблюдение законодательства об охране труда и технике безопасности, контроль за соблюдением рабочими, специалистами и администрацией инструкций по гигиене труда и производственной санитарией, противопожарной охране  и т. п.

Раздел 5. “Рабочее время и его использование” – оговаривает начало и окончание работы, перерывы для отдыха и питания, определяет график сменности, форму и организацию учета явки на работу, порядок предоставления отпусков и некоторые другие вопросы.

Раздел 6. “Поощрение за успешные результаты работы” – перечисляет виды поощрений, которые могут быть применены за образцовое выполнение трудовых обязанностей, разработку и внедрение рационализаторских предложений, повышение качества продукции, производительности труда и т.д.

Раздел 7 “Ответственность за нарушение трудовой дисциплины” – оговаривает меры дисциплинарного воздействия на нерадивых работников, перечисляет виды нарушений трудовой дисциплины, порядок их фиксирования и соответствующие санкции.

Правила внутреннего трудового распорядка при необходимости могут корректироваться приказом руководителя организации при согласии заинтересованных служб организации.

В ряде коммерческих организаций наряду с Правилами внутреннего трудового распорядка действуют также Положения о персонале, содержание которых во многом повторяет правила, делая акцент на вопросы социального развития трудового коллектива.

Трудовой кодекс РФ содержит указания только о Правилах внутреннего трудового распорядка.


ДОУ

Должностная инструкция

 

Должностная инструкция – организационно-правовой документ, устанавливающий для работника организации (подразделения) конкретные трудовые (должностные) обязанности в соответствии с занимаемой должностью.

Должностная инструкция – эффективное средство управления персоналом. Она выполняет организационную, регламентирующую и регулирующую роль. Должностная инструкция – позволяет объективно оценивать работу каждого сотрудника службы.

На основании должностной инструкции составляется трудовой договор (контракт) с работником. Трудовой договор и должностная инструкция используются при разрешении конфликтных ситуаций (споров) между руководством организации и сотрудником (работодателем и работником).

Должностные инструкции разрабатываются на все должности, которые предусмотрены штатным расписанием. Как правило, должностные инструкции для руководителей подразделений не разрабатываются, их деятельность регламентируется положением о соответствующем структурном подразделении.

Должностные инструкции  разрабатываются на основе Тарифно–квалификационных характеристик по общеотраслевым должностям служащих (утвержденных постановлением министерства социального развития РФ от 10.11.1992 г. №30).

Разработка должностных инструкций вменяется в обязанность руководителя подразделения, согласовывается с отделом управления персоналом, с юрисконсультом и затем утверждается руководителем организации. Все наиболее существенные изменения вносятся в должностную инструкцию приказом руководителя организации.

Должностная инструкция оформляется на общем бланке организации. Формуляр и структура текста представлены ниже.


ДОУДОУ

3.3 оформление распорядительных документов

Понятие, виды распорядительных документов

Распорядительные документы – совокупность широко применяемых в управлении видов документов, издаваемых руководством организации, содержащих управленческие решения, направленных на реализацию стоящих перед организацией текущих и перспективных задач, и обладающих юридической силой.

В состав распорядительной документации входят: постановления, указания, приказы, решения, распоряжения. Часть из названных документов создается в условиях единоличного (административного) принятия управленческих решений (постановление, приказ, указание, распоряжение), часть – в результате работы коллективного (совещательного) органа – коллегии, правления, совета, комиссии (постановление, решение).

Основанием для подготовки распорядительных документов может быть:

- необходимость исполнения законодательных, нормативно-правовых актов и иных решений вышестоящих органов управления;

- необходимость осуществления собственной организационно-исполнительной деятельности, связанной с исполнением функций и задач организации.

Распорядительные документы содержат решения, идущие сверху вниз по каналам системы управления: от управляющего органа к управляемому, от руководителя организации к подведомственным структурам – филиалам, подразделениям, к рядовым исполнителям. Все распорядительные документы, кроме властного, содержат в себе также организующее начало.

Распорядительные документы носят характер правового акта, с точки зрения их подготовки и оформления обладают рядом общих черт, что связано с единством нормативной базы, устанавливающей соответствующие правила и требования.

Распорядительные документы с учетом сферы их действия делятся на следующие группы:

- документы, действующие на федеральном уровне – правовые акты, издаваемые Президентом РФ и Правительством РФ;

- правовые акты, действующие на федеральном уровне, создаваемые федеральными органами исполнительной власти;

- правовые акты, действующие на уровне субъектов РФ;

- распорядительные документы, действующие в рамках отдельной организации, предприятия, фирмы.

Распорядительные документы могут издаваться совместно несколькими органами управления.

 

Порядок разработки распорядительных документов в условиях

единоличного принятия решений

Порядок разработки и оформления распорядительных документов конкретного учреждения желательно описать в инструкции по делопроизводству или в инструкции, устанавливающей порядок работы с документами. В ней излагаются последовательность работ над проектом документа и те требования, соблюдение которых обеспечивают полноценность документа.

Подготовка распорядительного документа может быть поручена одному или нескольким исполнителям (должностным лицам, структурным подразделениям). Для разработки проектов сложных и ответственных распорядительных документов могут создаваться рабочие группы, комиссии, привлекаться квалифицированные специалисты из числа практиков и ученых. Главное условие, обеспечивающее качество документа, – достаточная компетентность лиц его готовящих.

Распорядительные документы должны строго соответствовать закону, ни один из них не может содержать положений, противоречащих закону. Подготовка разработки и оформления распорядительных документов характеризуется общностью подхода, они обладают рядом общих черт, подготавливаются в целом аналогично, но имеются некоторые отличия в конечной стадии оформления, отражающих результат единоличного принятия решения (приказов, распоряжений, указаний) и коллегиального принятия решений (постановления, решения), а в подготовке и содержании этапов разработки распорядительных документов, связаны с разными условиями принятия управленческих решений.

Порядок разработки распорядительных документов в условиях единоличного принятия решения (приказов, распоряжений, указаний) включает следующие этапы:

1. Выявление проблемы и выбор варианта ее разрешения в виде распорядительного документа (изучение существа вопроса).

2. Сбор и анализ необходимой информации по возникающей проблеме (сбор необходимых сведений).

3. Подготовка проекта распорядительного документа.

4. Согласование проекта документа с заинтересованными подразделениями и должностными лицами.

5. Оформление документа в соответствии с действующими нормами и правилами.

6. Подписание документа

7. Доведение документа до исполнителей.

Юридическим основанием для разработки распорядительного документа может служить издание новых законодательных актов, постановлений правительства, решений органов власти или вышестоящих организаций, конкретное поручение вышестоящего органа, в связи с текущей деятельностью организации.

Стадия разработки проекта распорядительного документа – определение круга вопросов, которые предстоит в нем отразить. Изучение управленческого вопроса начинается с обеспечения правовой основы подготавливаемого документа, с изучения действующих законодательных актов, правительственных постановлений, так как издаваемый распорядительный документ не должен противоречить установленным нормам. Подготовка проекта распорядительного документа требует сбора необходимой информации по существу поставленных вопросов, которые предстоит отразить в распорядительном документе, изучает необходимые документационные материалы: отчеты, справки, докладные и объяснительные записки, акты, служебную переписку. В это время определяется необходимость отмены ранее действующих распорядительных документов или их отдельных пунктов. Это позволяет избежать дублирования и противоречия. Собираемая информация для выработки и принятия качественного решения должна быть полной и объективной с тем, чтобы обеспечить реальное разрешение возникающей проблемы или устранения противоречия, затрудняющего эффективную работу предприятия.

Только собрав и изучив необходимые материалы, получив полную ясность по существу собираемой информации (предмету изучения), четко определив цель издания распорядительного документа, приступают к составлению его проекта. Основное внимание уделяется формулировке распорядительных действий, которые должны быть конкретными, не допускать различных толкований, не противоречить ранее изданным распорядительным документам. В них рекомендуется избегать конкретных выражений, типа «поднять», «повысить», «усилить», «улучшить», «принять меры», «активизировать», «обратить внимание» и т.д. Сформулированные таким образом поручения расплывчаты, проверка их выполнения затруднительна.

Распорядительные документы по основной деятельности оформляются на общих бланках с указанием следующих документов: наименование вида документа (10), дата (11) и номер (12), место составления (14), заголовок (18), текст (20), подпись (22), гриф согласования (23), визирование (24), отметка об исполнителе (27), отметка об исполнении направлении его в дело (28), идентификатор электронной копии документа (30).

Датой распорядительного документа является дата его подписания руководителем. Нумерация производится канцелярией в пределах календарного года по каждому индексу отдельно для удобства поиска необходимых данных и оперативной подготовки распорядительных документов. Например: О.Д. – приказ по основной деятельности, Л.С. – приказ по личному составу (персоналу организации), К – командировки, О – отпуска, поощрения, взыскания и т.д. Регистрируются в специальных журналах, и расписывается реестр, кому необходимо раздать копии.

Распорядительный документ должен иметь заголовок, отвечающий на вопрос «о чем?», «о ком?» («О ликвидации предприятия», «О внесении изменений в должностную инструкцию бухгалтера», «Об изменении графика работы», «О реорганизации предприятия» и т.д. Недопустимо использовать заголовок типа «Приказ по предприятию», «Приказ генерального директора».

Текст распорядительного документа, как правило, состоит из двух частей. В первой части, констатирующей (является введением в существо рассматриваемого вопроса), излагаются основания, причины, побудившие руководителя издать данный документ, цели и задачи (перечисляются факты, события, дана их оценка).

Основанием для издания распорядительного документа являются:

1. нормативные документы государственных, муниципальных органов (правительства, налоговой инспекции и т.д.);

2. решения совета директоров, общих собраний акционеров;

3. производственная необходимость.

Распорядительные документы могут издаваться как инициативные (в констатирующей части излагаются цели и задачи, предписываемых распорядительным документом управленческих действий, дается объяснение необходимости издания распорядительного документа), так и во исполнение распорядительных документов вышестоящих организаций (констатирующая часть содержит название вида документа, автора, дату, номер и заголовок этого документа). Констатирующая часть может отсутствовать, если причина издания распорядительного документа очевидна и не нуждается в разъяснении.

Основную нагрузку несет вторая часть, распорядительная, которая излагается в повествовательной форме. В зависимости от вида документа распорядительная часть начинается словами: в приказе – приказываю, в постановлении – постановляю, в решении – решаю, решает, в распоряжении, указании – предлагаю, обязываю, которые пишутся прописными буквами от нулевого положения табулятора в отдельной строке.

В постановлениях, решениях коллегиального органа перед словами «ПОСТАНОВЛЯЕТ», «РЕШАЕТ» указывают его название, например, Коллегия РЕШАЕТ, Правительство ПОСТАНОВЛЯЕТ. После этих слов ставится двоеточие. Это позволяет отделить констатирующую часть документа от распорядительной, отступив до и после этих слов два межстрочных интервала. Затем с абзаца новой строки следует текст постановляющей части, делающей распорядительные документы четкими, не допускающими различных толкований.

В распорядительной части указывается кому, что сделать, до какого числа. Если распорядительная часть предполагает различные по характеру действия и нескольких исполнителей, она делится на пункты, которые нумеруются арабскими цифрами.

Каждый пункт начинается с указания исполнителя в дательном падеже. Им может быть организация, структурное подразделение или должностное лицо, затем предписываемое действие, которое выражается глаголом в неопределенной форме - осуществить, обеспечить, подготовить, отгрузить, организовать, разработать и т.д. Срок исполнения приводится либо в каждом пункте, либо выделяется в один обобщенный пункт для всех предписываемых действий. Срок исполнения должен быть реальным, соответствовать объему предполагаемых работ и учитывать время доведения информации до конкретных исполнителей.

В последнем пункте называются лица, на которых возлагается контроль за исполнением всего документа. Например: «Контроль за исполнением приказа возлагается на …». В случаи, если издаваемый распорядительный документ отменяет ранее изданный документ, в последнем пункте указывается, например, «Приказ от 00.00.0000 №00 считать утратившим силу (считать недействительным)». Если приказ отменяет только один (или несколько) пунктов ранее изданного, то отменяются соответствующие пункты.

Если приказ вводит в действие какие0либо документы (инструкции, правила, положения), то они оформляются в виде положения к приказу. В правом верхнем углу таких документов ставится: «Приложение к приказу генерального директора ЗАО «Робот» от…№…».

Распорядительные документы могут иметь приложения, ссылки на которые даются в соответствующих пунктах текста. Реквизит «приложение» после текста распорядительных документов не оформляется.

Проект распорядительного документа подготавливается на стандартном листе бумаги по правилам, предусмотренным для окончательного оформления документа с грифом «Проект». Проект документа готовится ведущими специалистами структурных подразделений по поручению руководства организации.

Проекты распорядительных документов подлежат согласованию с заинтересованными учреждениями, структурными подразделениями или должностными лицами, которых они касаются, составителями проекта, всеми указанными в проекте исполнителями, ответственными за исполнение документа в целом, юрисконсультом (свидетельствует о соответствии документа законодательным и нормативным актам), главным бухгалтером (проекты документов, выполнение которых требует финансового обеспечения) и др.

Согласование осуществляется путем визирования или проставления грифа согласования. Согласование проводит структурное подразделение или должностное лицо, готовящее проект. Визы и гриф согласования, как правило, проставляются на первом экземпляре проекта. В случаи несогласия с проектом пишется мотивированное заключение.

Проекты распорядительных документов, принимаемых коллегиальными органами (постановления, решения), обсуждаются и принимаются на заседаниях. В ходе обсуждения в них можно вносить поправки. Дорабатываемые проекты выносятся на утверждение на следующем заседании.

Полностью подготовленные проекты представляются на подпись. Приказы и распоряжения подписываются руководителем или его заместителем. Постановления и решения имеют две подписи – председателя и секретаря (управляющего делами) коллегиального органа. Подписывается первый экземпляр документа, изготовленный на бланке. Распорядительные документы вступают в силу с момента их подписания и регистрации, или доведения до сведения исполнителя, и если в тексте не указан другой срок введения его в действие.

В процессе разработки распорядительного документа составляется список рассылки, в котором указываются подразделения и должностные лица.

Секретарь-референт или работник службы ДОУ после издания распорядительного документа организует ознакомление сотрудников организации с его содержанием. Один экземпляр документа вывешивается на стенде объявлений, на другом экземпляре, который идет в дело, фиксируется ознакомление с приказом сотрудников, ответственных за его исполнение. На нижнем поле документа или на обороте листа сотрудник ставит ознакомительную визу, которая включает подпись и дату ознакомления. При необходимости проводится тиражирование документа, подготавливаются при необходимости выписки из него, осуществляется рассылка или передача под расписку исполнителям.

 

Порядок разработки распорядительных документов в условиях коллегиального принятия решений

Подготовка распорядительных документов в условиях коллегиального принятия решений (постановления, решения) включает следующие этапы:

1. Выявление и диагностика проблемы, выбор варианта ее разрешения путем коллегиального обсуждения.

2. Подготовка материалов к заседанию коллегиального органа.

3. Обсуждение проблемы на заседании коллегиального органа.

4. Принятие решения с оформлением протокола заседания.

5. Издание распорядительного документа.

6. Доведение распорядительного документа до исполнителей.

Сущность правового этапа заключается в сборе и анализе информации по возникающей проблеме и подготовки аналитической справки. Справка должна содержать конкретные предложения, в том числе рекомендации по изданию распорядительного документа. Справка представляется руководителю организации для принятия решения о созыве коллегиального органа и подготовке необходимых материалов к его заседанию.

На втором этапе готовится проект решения коллегиального органа, аналитическая справка и проект решения размножаются и рассылаются (вручную) членам коллегиального органа.

Содержанием третьего этапа является обсуждение возникающей проблемы, высказывание мнений по представленным на заседании материалам (аналитической справке, проекту решения), предлагаются коррективы по проекту решения. Ход заседания коллегиального органа протоколируется. При необходимости протокол заседания визируется выступающими. После чего подписывается председателем коллегиального органа и ответственным секретарем.

На пятом этапе, в случае принятия коллегиальным органом решения об издании распорядительного документа, готовится соответствующее постановление или решение. Постановления (иногда решения) издаются высшими органами государственной власти и управления, представительными и коллегиальными исполнительными органами власти субъектов РФ. Коллегиальные органы организаций, предприятий, фирм (Ученый Совет, Совет Директоров и т.п.) издают, как правило, решения соответствующего коллегиального органа.

Этап доведения распорядительного документа до исполнителя осуществляется аналогично этапы подготовки документов на основе единоличного принятия решений.

В случае принятия коллегиальным органом решения, носящего информационный характер, распорядительный документ не готовится, а принятое решение до заинтересованных организаций, структурных подразделений доводится путем рассылки протокола или выписки из него.

 

Приказ

ПРИКАЗ – правовой акт, издаваемый руководством организации в целях решение основных, оперативных задач (производственных или связанных с персоналом организации), содержащий обязательные поручения для подчиненных организации, структурных подразделений и рядовых работников. Приказы издаются по административным вопросам, требующим правового решения.

Приказы являются одним из наиболее важных и распространенных видов распорядительных документов предприятия.

 

 

 

 

По содержанию и способам оформления приказы делятся на три группы:

1. Приказы по организационным вопросам: создание или реорганизация предприятий, координация работы всех звеньев системы управления.

2. Приказы по основной деятельности – это приказы по вопросам управления и организации работы трудового коллектива, финансированию, планированию, отчетности, снабжению, проверок, реализации продукции и другим производственным вопросам.

3. Приказы по личному составу – прием на работу, оформление переводов, продвижение по службе, присвоение разрядов, увольнение и т.д.

При оформлении текстовой части приказа по основной деятельности рекомендуется учитывать следующее:

1. Каждый пункт приказа должен содержать только одно конкретное задание с реальным сроком исполнения. Срок исполнения не указывают, если задание носит постоянный характер.

2. Число исполнителей по каждому пункту не ограничивается, однако при этом один из исполнителей назначается ответственным за исполнение поручения.

3. Если приказ отменяет или заменяет в какой-либо части указанные ранее документы по рассматриваемому вопросу, то в распорядительной части они перечисляются.

4. Если ранее изданный приказ организации подлежит частичному изменению, дополнению, то в проекте нового приказа предусматривается откорректированная формулировка соответствующего пункта.

5. В приказа по основной деятельности не следует приводить указания, касающихся кадровых вопросов (трудовых отношений).

 

Оформление выписок из приказов и протоколов

Выписка - это копия какой-либо части подлинного документа, дословная запись содержания выписываемых абзацев.

В ряде случаев ответственному исполнителю для выполнения работы не требуется полный текст приказа, протокола, а один из пунктов. В этом случаи делается выписка из приказа, протокола.

По составу реквизитов и оформлению выписка практически не отличается от самого приказа. В выписке лишь уточняется название документа: вместо слова ПРИКАЗ печатаются слова ВЫПИСКА ИЗ ПРИКАЗА, ВЫПИСКА ИЗ ПРОТОКОЛА. При оформлении выписок в приказах обязательно пишут констатирующую часть, в протоколах – вводную часть, включая повестку дня. Вместо полного текста печатается та часть документа (пункт, подпункты), которая касается непосредственно конкретного исполнителя

Выписка заверяется секретарем и выдается ответственному исполнителю под расписку.

Допускается заверять копии документов печатью.

Пример оформления выписки из приказа:

ДОУ
Распоряжение

РАСПОРЯЖЕНИЕ - правовой акт, издаваемый единолично руководителем организации или его заместителем, главными специалистами, руководителями структурных подразделений, и представляет собой способ доведения до исполнителей оперативных вопросов хозяйственной, производственной, административной деятельности, имеет ограниченный срок действия и касается узкого круга должностных лиц.

Распоряжения оформляется аналогично приказам. Однако текст распоряжения зачастую не содержит констатирующей части и начинается непосредственно с пунктов, излагающих распорядительные действия с указанием исполнителей и сроков и их исполнения. Распорядительная часть начинается со словами «ПРЕДЛАГАЮ», «ОБЯЗЫВАЮ».

Распоряжения широко используются в деятельности органов государственного управления (президента, правительства, министерств, администрации местных органов власти).

Распоряжение – акт управления государственного органа, имеющий властный характер, изданный в рамках присвоенной должностному лицу, государственному лицу, государственному органу компетенции, имеющей обязательную силу для граждан и организаций, которым распоряжение адресовано.

Распоряжения являются подзаконными актами и делятся на две группы:

- распоряжения общего длительного действия;

- распоряжения, касающиеся конкретного вопроса, отдельного случая.

Распоряжения издают правительство, министерства, ведомства, администрации краев, областей, городов, районов, администрации предприятия, учреждений в пределах прав, предоставляемых им.

 

Указание

УКАЗАНИЕ – правовой акт, издаваемый органам государственного управления, министерств, ведомств и других вышестоящих организаций по вопросам информационно-методического характера, связанных с исполнением нормативно правовых актов, инструкций, методик, приказов, и других руководящих документов.

Указание издается руководителем организации при оформлении решений по оперативным производственным и административным вопросам (командирование сотрудников, наложение взыскания, составление графика отпусков и т.д.).

По оформлению указание не отличается от распоряжений, приказов. Указание, как правило, имеет заголовок к тексту, может иметь констатирующую часть и обязательно пункт о контроле за исполнением. Распорядительная часть начинается со слов «ПРЕДЛАГАЮ», «ОБЯЗЫВАЮ».

Указания, направленные в адрес подведомственных организаций, оформляются на общем бланке или на бланке конкретного вида документов с нанесением реквизита «Адресат». При большом числе организаций, которым направляется указание, адресат оформляется обобщено и может выглядеть следующим образом: главам администраций городов и районов области.

 

Решение

РЕШЕНИЕ – правовой акт коллегиального или совещательного органа министерств, ведомств, комитетов, общественных организаций, ученых советов НИИ, вузов, а также совета директоров предприятий, фирм, собраний акционеров; издается в целях разрешения наиболее важных вопросов их деятельности.

По форме и структуре решения оформляются аналогично постановлению.

Распорядительная часть начинается словами: Коллегия, Совет… Пункты текста оформляются по схеме: исполнитель, действие, срок. Последний пункт – контроль исполнения.

Если решение вводит в действие какие-либо документы, то они оформляются как приложения к решению.

При необходимости решение визируется руководителем подразделения, вносящим проект решения, юрисконсультом, должностными лицами, ответственными за его исполнение. Решение подписывает председатель и секретарь коллегиального органа.

 

Постановление

ПОСТАНОВЛЕНИЕ – правовой акт, издаваемый высшими федеральными органами государственной власти, некоторыми органами коллегиального управления (комитетами, комиссиями, образуемыми при органах власти – административные, наблюдательные, по делам несовершеннолетних и др.) и властными органами субъектов РФ в целях разрешения наиболее важных и принципиальных задач, стоящих перед данными руководящими органами. Постановления также принимаются руководителями коллегиальных органов общественных организаций по важным вопросам их деятельности.

Юридическим основанием для издания постановлений являются законы РФ, постановления Совета Федерации, Государственной Думы РФ и Правительства РФ.

Подготовка постановлений и других нормативно-правовых актов регламентируется:

- федеральных органов исполнительной власти – правилами подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти, утвержденными постановлением Правительства РФ от 13.08.1997г №1009.

- глав субъектов РФ, глав городов и районов – соответствующими регламентами работы аппаратов администраций субъектов РФ, городов и районов.

Постановления главы администрации, например области (губернатора) принимаются в целях решения задач, как правило, длительного действия: по вопросам социально – экономического и развития области, экономических реформ, финансовым вопросам, а также по назначению и освобождению от должности заместителей главы администрации области, руководителей управления, комитетов, отделов аппарата администрации по вопросам награждения и др.

3.4 
оформление информационно-справочных документов

Докладная записка – документ, адресованный руководителя данной или вышестоящей организации, информирующий его о сложившейся ситуации, имевшем место событии или факте, о ходе выполнения работ, о выполненной работе, отражающий мнение структурного подразделения, должностного лица по определенному вопросу и содержащий выводы и предложения составителя.

Дату или отрезок времени, к которым относятся сведения, фиксируемые в докладной записки, выделяются в отдельную строку и включают либо в заголовок, либо в начало текста. Например: По состоянию за…, За период с… по….

Докладная записка может быть составлена как по инициативе автора, так и по указанию руководства. Цель докладной записки – побудить руководителя принять определенное решение. Поэтому текст докладной записки делится на две части:

- первая, констатирующая, в которой излагаются имевшие место факты или описывается ситуация, послужившая причиной ее составления;

- вторая, распорядительная, содержит выводы, мнения, предложения составителя

Исключением являются докладные записки по вопросам, требующим разъяснения, а также докладные записки сопроводительного характера. Докладные записки могут состоять только из второй части, если речь идет об общеизвестных фактах.

Тексту докладной записки должен предшествовать заголовок.

По содержанию докладные записки подразделяются на инициативные, информационные и отчетные.

Инициативная – составляется с целью побудить адресата принять определенное решение, поэтому в тексте записки не только излагаются какие-то факты, но и содержатся конкретные предложения, рекомендации и выводы.

Информационная – составляется регулярно, служит способом систематического извещения руководства о выполнении какого-либо поручения, работы, содержат информацию о деталях или методах выполнения работы.

Отчетные – информируют о завершении работы, этапа, выполнение указаний, распоряжений, о результатах проверки, о командировках.

Оформление докладной записки зависит от ее адресата, и поэтому бывают внутренняя и внешняя.

Внутренние адресованы руководителю организации, где работает составитель, оформляются на чистом листе бумаги и содержат реквизиты: наименование структурного подразделения, наименование вида документа, дату, адресат, заголовок, текст, подпись (составителя).

Внешние направляются в вышестоящие организации, оформляются на бланке и содержат реквизиты: наименование учреждения, название вида документа, дату, индекс, место составления, адресат, заголовок, текст, подпись (руководителя), фамилию исполнителя, номер его телефона.

Не рекомендуется текст докладной записки начинать со слов: «Довожу до Вашего сведения…».

Датой докладной записки является дата ее подписания. Докладные записки по основным вопросам деятельности организации хранятся 5 лет.

 

Объяснительная записка

Объяснительная записка – документ, объясняющий вышестоящему непосредственному руководителю причины невыполнения какого-либо поручения, нарушения трудовой и технологической дисциплины, поясняющей содержание отдельных положений основного документа (плана, отчета, проекта и т.д.) или объясняющий причины какого-либо события, факта, поступка.

По своему оформлению объяснительная записка отличается от докладной записки тем, что не содержит выводов и предложений.

Объяснительные записки по содержанию делятся на две группы:

1. Объяснительные записки, сопровождающие основной документ (план, отчет) и поясняющие содержание отдельных положений основного документа. Она оформляется на общем бланке предприятия.

2. Объяснительные записки, объясняющие причины невыполнения какого-либо мероприятия, поручения, поступка, нарушения трудовой дисциплины.

Текст объяснительной записки должен быть объективным, содержать аргументы, смягчающие поступок служащего, убедительным, кратким, содержать неопровержимые доказательства, подтверждающие какие-то факты, давать четкие разъяснения.

Объяснительные записки, как и должностные записки, могут быть внутренними и внешними и оформляются аналогично должностным запискам.

 

Служебная записка

Служебная записка – форма внутренней трудовой переписки между подразделениями организации или должностными лицами, не находящимися в прямом подчинении.

Служебная записка может иметь информационный, инициативный или отчетный характер. В тексте служебной записки излагаются вопросы, касающиеся работы структурного подразделения или должностного лица. Служебная записка может содержать предложение, просьбу и быть адресована любому непрямому руководителю.

Текст служебной записки обычно оформляется на листе бумаги и состоит из двух частей. В первой – излагают факты, события, послужившие поводом к ее написанию, во второй – делаются выводы и даются предложения по поставленному вопросу.

Служебная записка – документ, адресованный руководителю, применяемый для решения многочисленных оперативных вопросов, возникающих в управленческой деятельности.

Тексту служебной записки должен предшествовать заголовок.

Служебные записки оформляются на простом листе бумаги и подписываются ее составителем. Структура текста служебной записки аналогична тексту делового письма.

Справка

Справка – документ, содержащий описание и подтверждение тех или иных фактов и событий.

Справки бывают двух видов:

1) служебного характера, выдаваемые гражданам;

2) личного характера.

Справки служебного характера:

- по запросу вышестоящих организаций (органы суда, прокуратуры, государственного надзора;

- по запросу руководителя организации о выполнении планов, заданий, поручений и содержащая информацию по производственной тематике (например, справка о динамике роста выручки от реализации продукции за квартал…). Это внутренние справки. Они оформляются на чистом листе бумаги и подписываются составителями, несущими ответственность за предоставленные данные. На месте названий учреждения аврора указывается структурное подразделение (например, бухгалтерия).

Справки, составляемые по запросу внешних организаций, подписываются руководителем предприятия и оформляются на общих бланках предприятия. Такая справка должна иметь заголовок к тексту, который раскрывает ее содержание. Если в справку необходимо внести сведения по нескольким вопросам, текст ее делится на разделы, количество которых зависит от количества освещаемых вопросов. Разделы должны иметь заголовок и нумеруются.

Справка служебного характера оформляется на бланке, имеющем следующие реквизиты: наименование организации, наименование вида документа, дата, место составления, адресат, заголовок, текст, подпись. Справки, направляемые в вышестоящие организации, заверяются печатью.

Заголовок справки может содержать период времени или дату, на которую приходятся приводимые в справке данные и формулируются с помощью вопроса «о чем?». Например, «О подведении итогов в 2005 году».

Текст справки делится на две части:

- в первой – излагаются факты, послужившие поводом к ее написанию;

- во второй - приводятся конкретные сведения. Она может содержать результат обобщений каких-либо обследований, командировок.

Заголовок справки может содержать период ил дату, на которую приходятся приводимые в справке данные. Например, «О договорах, заключенных в первом квартале 2005 года.

Текст справки может состоять из нескольких разделов, пунктов, если в справку необходимо внести сведения по нескольким вопросам. В него включают ссылку на период, к которому относятся включаемые в справку данные, а также ссылку на документы, послужившие основанием для ее составления. Текст справки, имеющий цифровые показатели может быть оформлен в виде таблицы.

Справки по производственной тематике составляются в двух экземплярах, один из которых направляется адресату, второй – подшивается в дело.

Справки, оставленные по указанию вышестоящего органа, подписывает руководитель организации. Справки финансового характера подписываются руководителем, главным бухгалтером и заверяются печатью. Адресат оформляют без указания почтового адреса. Датой справки является дата ее подписания.

Справки личного характера – это справки, выдаваемые заинтересованным гражданам и учреждениям, удостоверяющие какой-либо юридический факт. Это наиболее многочисленные и ежедневно составляемые справки – о подтверждении места работы, учебы, занимаемой должности, трудового стажа, зарплаты, места проживания, наличия иждивенцев и т.д.

Для выдачи этих справок применяется, как правило, типовые (унифицированные) трафаретные бланки. В ряде случаев формы бланков таких справок прилагаются к нормативным актам. Достаточно часто справки оформляются на бланках формата А5, имеющих адресные данные предприятия и трафаретный текст.

Текст справки обычно начинается с указания в именительном падеже фамилии, имя, отчества лица, о котором сообщаются сведения. В конце справки либо в правом верхнем углу указывается наименование учреждения, куда она представляется. На справке ставятся даты ее подписания и выдачи. В тех случаях, когда ведется учет выдачи справок по журналу, ставят порядковый номер справки рядом с датой.

Составляют подобные справки в одном экземпляре. Справку подписывают лица ее составляющие и несущие ответственность за представленные данные. Справка заверяется подписью и печатью.

В справках приводится только констатация фактов без выводов и предложений. В этом одно из отличий справок от докладных записок.

 

 

 

 

Акт

Актом называется документ, составленный несколькими лицами (комиссией), подтверждающий установленные факты, события или действия.

Чаще всего акты составляются комиссией как постоянно действующей, так и назначенной по указанию вышестоящей организации или руководителя (назначенной распорядительным документом, обычно приказом).

В отдельных случаях акт может быть составлен одним или несколькими должностными – при ревизии финансово-хозяйственной деятельности, проверки наличия товара и т.д.

Существует большое количество разновидностей актов: акт ликвидации, приема-передачи документов (при смене руководства), приема объектов, проведения испытаний, уничтожения документов и дел и т.д.

Независимо от разновидности акт оформляется по одной схеме, на чистом листе бумаги или на общем бланке предприятия, если являются внутренним документом организации, и содержит следующие реквизиты: наименование организации, наименование вида документа (начинается от левого поля с двойной разрядкой «А К Т»), дата, номер, место составления, заголовок, гриф утверждения, текст, отметка о наличии приложения, подпись, указание на наличие экземпляров и их местонахождение, визы ознакомления, отметка об исполнении документа и направление его в дело.

Дата и место составления акта должны соответствовать дате актируемого события и месту его составления. Заголовок – краткое содержание актируемого факта и формируется с помощью отглагольного существительного, отвечая на вопрос «о чем?», и начинается с предлога «о» («об»). Например, «О приеме – передачи оборудования».

Текст акта состоит из двух частей: вводной и констатирующей. Вводная часть строится по схеме – основание, состав комиссии, присутствующие. После этих слов ставится двоеточие.

Основанием для составления акта может быть ссылка на распорядительный документ. Указываются наименование распорядительного документа в именительном падеже, его дата, регистрационный номер и заголовок. Как правило, основанием для работы комиссии является приказ, который определяет состав комиссии, ее задачи и полномочия. Например:

Основание:    приказ директора от… №… «О мерах по обеспечению            сохранности документов».

Далее указывается состав комиссии: председатель (наименование должности, и. о. фамилия), члены комиссии (наименование должности, и. о. фамилии, которые располагаются по убыванию должностных рангов или в алфавитном порядке, если должностные ранги равны).

При необходимости указывают должности, инициалы, фамилии присутствующих (должностные лица, чью работу проверяет комиссия), располагают в алфавитном порядке.

Констатирующая часть начинается с абзаца. В ней излагаются цели, задачи, описание проведенной работы, фиксация установленных фактов и ее результаты.

Иногда выделяют заключительную часть, в которой дают выводы или рекомендации. Но эта часть необязательна, акт может заканчиваться констатацией фактов. В конце текста могут быть указаны сведения о количестве составленных экземпляров и месте их нахождения или адресатах, которым он направлен.

Акт подписывается председателем и членами комиссии без указания должности. Если член комиссии имеет замечания к содержанию акта и не согласен с выводами комиссии, он также обязан поставить свою подпись, но имеет право изложить суть замечаний ниже подписей или на отдельном листе, который является приложением к акту.

Лица, присутствующие при работе комиссии, особенно те, к работе которых высказаны замечания, должны быть ознакомлены с содержанием акта под подпись.

Некоторые разновидности актов (ликвидации организации, проверок, ревизий, о выделении документов к уничтожению, по материальным или финансовым вопросам) подлежат утверждению и заверению печатью.

Особую группу образуют коммерческие акты, устанавливающие факты повреждения, порчи или недостачи груза, иных нарушений правил транспортировки. Данный акт составляется на типографском бланке установленного образца. Заполняется без помарок и подчисток. Все дополнения и исправления в коммерческом акте должны быть оговорены и заверены подписями двух сторон (грузополучателя и должностного лица, ответственного за перевозку груза).

ООО «Маяк»                                                                                   УТВЕРЖДАЮ

                                                                                                          Директор предприятия

АКТ                                                                                                 подпись   А.И. Петров

                                                                                                          00.00.0000

00.00.0000      № 00

Москва

Ревизии кассы

Основание: приказ директора предприятия от 00.00.0000 № 00

Составлен комиссией:

Председатель - зам. директора С.Н. Завьялов

Члены комиссии:     1. Зам. главного бухгалтера П.М. Зайцев
                                   2. Ст. бухгалтер О.М. Максимова
                                   3. Бухгалтер З.А. Васильева

Присутствовали: кассир В.И. Харитонова

00.00.0000 комиссия провела ревизию кассы предприятия по состоянию на 00.00.0000

В результате проведенной ревизии установлено:

1. Остаток наличных денег в кассе по состоянию на 07.01. __ г. согласно кассовой книге и данным бухгалтерского учета должен составлять 25283 руб.

2. Фактический остаток наличных денег в кассе составляет 21500 руб. Недостача наличных денег в кассе - 3783 руб.

3. Недостача наличных денег в кассе образовалась по вине кассира     Харитоновой В.И.

Составлен в 3-х экз.:

1-й экз. - в дело 05-11;

2-й экз. - директору предприятия;

3-й экз. - главному бухгалтеру.

Приложение: объяснительная записка кассира Харитоновой В.И. на 1 л. в 1 экз.

Председатель                                                                       подпись                     С.Н. Завьялов

Члены комиссии                                                     подпись                     П.М. Зайцев

                                                                                  подпись                     З.А. Васильева

                                                                                  подпись                     О.М. Максимова

С актом ознакомлена:                                             подпись                     В.И. Харитонова

                                                                                  дата

В дело 05-11

Подпись                    Дата

исполнителя

 
ДОУ

Образец акта

 
ДОУ

Протокол

Протокол – документ, фиксирующий последовательность и содержание обсуждаемых коллегиальным органом (совещанием, конференцией, советом и т.д.) поставленных вопросов и принятых решений.

Проведения совещания (заседания) любого уровня должна предшествовать подготовительная работа. Чтобы обсуждение не прошло впустую, для участников заседания готовится и раздается информационный материал по вопросам, включенным в повестку дня.

Протокол ведется во время заседания секретарем или специально назначенным лицом, которое может вникнуть, разобраться в существе обсуждаемых вопросов. По полноте освещения хода заседания протоколы могут быть полными и краткими.

Оформление полного протокола имеет ряд особенностей. Формуляр полного протокола составляется на чистом листе бумаги или на общем бланке предприятия и содержит следующие реквизиты: наименование предприятия, наименование вида документа (ПРОТОКОЛ), дата заседания, номер, место составления (место проведения заседания), заголовок к тексту, гриф утверждения, текст, отметку о приложении, подписи, визы ознакомления.

В протоколе проставляется дата заседания, а на подписания и окончательного оформления документа. В том случае, если заседание продолжается несколько дней, указывается через тире дата начала заседания и окончания. Например, 12–14.03.2005. Номер протокола является порядковым номером заседания с начала года. В заголовке протокола указывается вид коллегиальной деятельности (заседание, собрание, совещание) и название коллегиального органа в дательном падеже. Например: ПРОТОКОЛ заседания совета директоров, заседания комиссии, совещания студентов, собрания трудового коллектива, производственного совещания…

Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной. Во вводной указывается: председатель, секретарь, присутствовали, приглашенные, повестка дня.

Словом «председатель» начинается протокол и печатается через 2 интервала после заголовка с прописной буквы, через тире указывают его и. о. фамилию, аналогично по секретарю. Присутствующих и приглашенных указывают с наименованием должностей и предприятий, которые они представляют, и. о. фамилии их. Если присутствующих и приглашенных более десяти, то указывается их общее количество и составляется отдельный список (в алфавитном порядке), прилагаемый к протоколу. Если протокол при принятии решения требует определенного кворума, то в разделе «присутствовали» указывается, сколько человек должно присутствовать и сколько присутствует.

Например:

Присутствовали члены Совета директоров пять человек

Повестка дня содержит вопросы, вынесенные на обсуждение. Каждый пункт повестки дня нумеруется, записывается с новой строки и отвечает на вопрос «о чем?», затем указывают докладчика («Доклад» (наименование должности, ФИО в родительном падеже).

Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующим пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме: СЛУШАЛИ. ВЫСТУПАЛИ. ПОСТАНОВИЛИ. Эти слова пишутся прописными буквами, каждое слово с новой строки, после них ставится двоеточие, таким образом, они зрительно разбивают текст.

Словом СЛУШАЛИ начинается раздел по каждому пункту повестки дня. Оно пишется вслед за порядковым номером вопроса.

Затем с абзаца новой строки пишут инициалы и фамилии докладчика и выступавших в прениях и через тире – краткое изложение текста доклада и вступления.

Если после выступления или в ходе обсуждения задавались вопросы, они должны быть зафиксированы в протоколе вместе с ответами. Записи делаются в краткой, лаконичной форме. Если имеются готовые тексты выступлений (докладов), то после фамилии докладчика или выступающего через тире указывают – текст доклада прилагается.

Завершающая часть раздела по каждому пункту повестки дня – запись принятого по обсуждаемому вопросу решения (постановления). Решения, содержащие несколько вопросов, подразделяются на пункты и подпункты, нумеруются арабскими цифрами.

Текст постановлений (решений) должен быть конкретным и содержать, что сделать и к какому числу, и строится по образцу распорядительной части приказа.

При выборах должностных лиц в протоколе указываются результаты голосования по каждой кандидатуре отдельно.

Протокол подписывают председатель и секретарь.

В ходе заседания может составляться лишь черновик протокола. В пятидневный срок протокол уточняется, выверяется, редактируется. Решения (постановления) принятые на заседании доводятся до исполнителей в виде: либо в копии самого протокола, либо выписку постановляющей части из него, либо в виде самостоятельных документов – постановлений, решений (приводятся в жизнь приказами), составленных на основании протокола.

Протоколы относятся к числу важных документов предприятия, поэтому хранятся не менее 10 лет и могут передаваться на архивное хранение.

 

Оформление краткого протокола

Кратко протоколируются оперативные совещания. Краткий протокол содержит следующие реквизиты: председатель, секретарь, присутствующие (те, кто участвовал в обсуждении), приглашенные, рассмотренные вопросы и принятые решения. Однако по усмотрению председателя особые мнения или важные выступления могут быть внесены в краткий протокол полностью. Протокол подписывают председатель и секретарь. К нему подшиваются представленные материалы: справки, доклады, проекты…

 

Оформление выписок из протокола

Выписка из протокола представляет собой точную копию части текста полного протокола, которая выдается на руки и служит подтверждением определенных фактов, которые могут быть использованы в качестве юридического документа. При этом воспроизводят все реквизиты бланка (наименование предприятия, дату, номер протокола, место издания, наименование вида документа – выписка из протокола, заголовок), вводную часть текста (председателя, секретаря, присутствующих приглашенных), вопрос повестки дня, по которому готовится выписка, текст, отражающий обсуждение вопроса, и принятое решение. В реквизите подпись указывают председателя и секретаря. Выписку из протокола подписывает только секретарь, он же составляет заверительную надпись. Она состоит из слова «Верно», указания должности лица, заверившего копию (выписку), личной подписи, инициалов, фамилии и даты. Если выписка дается для представления в другую организацию, то она заверяется печатью.


ОФОРМЛЕНИЕ ТЕЛЕГРАММ, ТЕЛЕТАЙПОГРАММ, ТЕЛЕФОНОГРАММ, ФАКСОВ

 

Телеграмма (телетайпограмма) — документ, отличающийся от других способом передачи текста: по телеграфу или телетайпу. Этот вид документов используют, когда необходима более быстрая доставка документа получателю.

Скорость прохождения телеграммы зависит от указания ее категории: внеочередная, правительственная, пресса, международная, срочная, обыкновенная. Сроки доставки телеграммы зависят от ее вида: с уведомлением о вручении, с доставкой почтой, с доставкой в срок, указанный отправителем, с оплаченным ответом, письмо-телеграмма и др.

применяются следующие разновидности телеграмм: фототелеграммы, телеграммы с заверенной надписью, телеграмма-доверенность, телеграмма с оплаченным ответом и др.

Телеграммы оформляют либо на специальных бланках, либо на обычных листах бумаги, которые имеют следующие реквизиты: отметку о категории и виде, телеграфный адрес получателя, текст, регистрационный индекс (номер), почтовый адрес организации-отправителя (автора документа), подпись должностного лица, от имени которого передается текст, печать и дата.

Категория и вид телеграммы указывается перед адресом.

Адрес в телеграмме оформляется обычным способом только в тех случаях, когда организация не имеет условного телеграфного или телетайпного адреса (зарегистрированного на телеграфе). Телеграфный адрес значительно короче почтового и состоит из наименования места назначения, условного наименования организации и фамилии должностного лица. Например: «МОСКВА ПРИРОДА БОДРОВУ», «РЯЗАНЬ ГОРСТРОЙ ПИХТОВУ». Если в несколько адресов и пунктов направляются телеграммы одного содержания, то адрес оформляется следующим образом: РЯЗАНЬ ГОРСТРОЙ копия РЯЗАНЬ АДМИНИСТРАЦИЯ.

Текст телеграммы составляется в предельно сжатой форме, без союзов, предлогов, знаков препинания. Числа и цифры пишутся словами. Цифрами обозначаются только заводские и торговые знаки и марки, номера домов, индексы документов. Знаки препинания употребляются только в том случае, когда их отсутствие может исказить смысл текста. Допускается сокращение знаков препинания:  ТЧК —  точка, ЗПТ — запятая, ДВЧ — двоеточие, КВЧ — кавычки, СКБ — скобки. Принято условное обозначение слова «номер» — НР.

Текст телеграммы (телетайпограммы) печатают в двух экземплярах на одной стороне листа прописными буквами через два интервала без абзацев и переноса слов. Исправления в тексте не допускаются. Заканчивается текст номером телеграммы, который является регистрационным индексом. После номера с новой строки печатается фамилия (допускается без инициалов и указания должности) того должностного лица, от имени которого передается телеграмма. Информация, не подлежащая передаче, отделяется от текста чертой, под которой обычным способом (строчными и прописными буквами) печатают наименование и почтовый адрес организации-отправителя, наименование должности, инициалы м фамилию должностного лица, подписавшего текст телеграммы, дату. Подпись заверяется печатью. Первый экземпляр телеграммы направляется на телеграф, второй подшивается в дело. Пример оформления телеграммы:


ДОУДОУ

 


Телефонограмма — документ, содержащий оперативную информацию (для срочных оповещениях о совещаниях, заседаниях, собраниях, когда переданное сообщение необходимо оформить документально), передаваемую устно по каналам телефонной связи. Адресат полученное сообщение записывает от руки. Телефонограммы применяют в пределах действия местной телефонной связи.

Бланки для телефонограмм целесообразно иметь при большом (более 200 в год) количестве этих документов. Допускается оформление телефонограмм на чистых листах бумаги. Составляется в одном экземпляре.

Реквизиты телефонограммы: наименование учреждения-автора документа, должность, фамилия сотрудника, передавшего телефонограмму, номер его телефона; наименование организации-получателя, должность и фамилия сотрудника, принявшего телефонограмму, номер его телефона, дата и номер телефонограммы, текст (не превышающий 50 слов), наименование должности лица, подписавшего документ, его личная подпись, фамилия и инициалы.

Текст телефонограммы пишется кратко, четко, простыми предложениями. В первой части констатируются факты, побудившие дать телефонограмму, во второй — предпринимаемые действия. Телефонограммы излагаются от первого лица. Телефонограмма должна иметь заголовок («об изменении времени заседания совета», «о прибытии участников семинара»).

Если телефонограмма направляется в несколько адресов, то к ней составляется список на рассылку с указанием номеров телефонов.

Рекомендуется следующая форма телефонограммы:

ДОУДОУ


Телекс — разновидность телеграммы, отличающаяся от обычной особым способом передачи — по абонентской телексной сети, то есть по телетайпу (телепринту) — аппарату телеграфной связи, абонируемому организацией. Телексная связь отличается быстрой передачей сообщений, практически в момент передачи. Технические особенности контроля передачи текста этим видом связи обуславливают ряд особенностей текста, не имеющих отношения к содержанию цифры и слова; знаки «+», если конец сообщения неясен,  «-», если сообщение последнее, «+?» в конце сообщения, если ожидается ответ. Телексная связь абонентская, поэтому категории вида (как в телеграмме) в телексах не используется.

Требования к отправлению телекса аналогичны требованиям к оформлению телеграммы по составу реквизитов: адресат, текст, подпись, номер, наименование организации-отправителя, его адрес. Заголовок телекса содержит сведения о получателе и отправителе, дату и время передачи информации.

Текст излагается кратко и сжато, как в телеграмме. Но в тексте телекса употребляют точки и запятые.

Факс (телефакс, факсограмма) — принимаемая на бумажном носителе копия документа (рукописного, печатного, графического) переданного по каналам факсимильной связи. В отличие от телеграфной и телексной эта связь позволяет получить изображение отправляемого документа в виде факсимиле, воспроизводящего все особенности документа-подлинника. Требования к передаваемому материалу — текст должен быть понятен и иметь все необходимые реквизиты.

Факс — как способ передачи информации, получает все большее распространение. Он удобен, так как со скоростью телефонограммы можно передать текст со всеми особенностями его оформления. оформление делового письма, передаваемого по факсу, должно быть аналогично оформлению письма, пересылаемого почтой. Система телефаксной связи предусматривает передачу в автоматическом режиме ряда сведений: код отправителя, дата и время передачи, номер аппарата, с которого передано сообщение, количество переданных страниц. Получатель должен направить отправителю подтверждение, в котором указывается: код получателя, номер факса получателя, дата, время и продолжительность передачи, количество полученных страниц и результат: без ошибок ли произошла передача или имели место сбои. Такая система обмена информацией с подтверждением позволяет использовать полученные по факсу документы в оговоренных сторонами случаях наряду с подлинниками.

Документы, передаваемые по факсу, должны быть оформлены в строгом соответствии с требованиями, предъявляемые к виду отправляемого документа: приказа, протокола, письма… Обычно по факсу передают оперативную информацию, так как документ, полученный по факсу, не обладает такой же юридической силой, как подлинник документа или его заверенная копия. При подготовке документа, который будет передан по факсу, следует избегать использования мелких шрифтов и деталей графики, которые плохо передаются по факсимильной связи. Документы должны быть напечатаны четким, контрастным шрифтом или написаны контрастными (черными, темно-синими) чернилами, шариковой ручкой.

Если полученные факсы имеют важную информацию и предназначены для длительного использования, их необходимо скопировать, так как факсимильная бумага недолговечна.

Вопрос о юридической силе факсограмм в действующих нормативно-методических документах в настоящее время не решен. Например, в инструкции по ДОУ в Администрации Президента РФ установлено, что документ, принятый по факсимильной связи, не имеет юридической силы. Однако Федеральный Закон «Об информации и информатизации и защите информации» установил, что юридическая сила документа, хранимого, обрабатываемого и передаваемого с помощью информационных и телекоммуникационных систем, может подтверждаться электронной цифровой подписью. Юридическая сила электронной цифровой подписи признается при наличии в автоматизированной информационной и телекоммуникационной системе программно-технических средств, обеспечивающих идентификацию подписи, и соблюдении установленного режима их использования. Право удостоверять идентичность электронной цифровой подписи осуществляется на основании лицензии и документ может признаться в качестве доказательства. То есть юридическая сила поступившего телефакса определяется программно-техническими средствами Госкомсвязи РФ, обеспечивающими идентификацию отправляемых сообщений.

Пример факса: ДОУДОУ

Электронная почта

Электронными письмами называются документы, передаваемые по каналам электронной почты, которые позволяют осуществлять обмен данными между средствами ЭВТ, анализ, обработку и хранение получаемых и отправляемых сообщений.

Электронная почта (ЭП) используется как для пересылки сообщений между средствами ЭВТ внутри одной организации, так и для передачи сообщений, имеющими соответствующие аппаратные и программные средства.

Каждому абоненту в ЭП выделяется индивидуальный «почтовый ящик» (область памяти ЭВМ), которому присваивается код пользователя. Обмен электронными письмами осуществляется через эти почтовые ящики.

Подключившись к ЭП, пользователь получает возможность переписываться с другими абонентами международных сетей.

ЭП предоставляет абоненту следующие возможности:

- взаимодействовать через электронные почтовые ящики и доски объявлений, с подразделениями организаций, между собой и с иными абонентами  сети ЭП;

- иметь оперативный доступ к информации, хранящейся в базах данных различных организаций;

- обмениваться сообщениями с абонентами других сетей;

- получать сообщения с телеконференций по интересующим темам и отправлять собственные сообщения на телеконференции.

ЭП включает адрес или несколько адресов получателей, заголовок, содержащий служебную информацию, и текст.

Адрес в системе ЭП состоит из имени электронного почтового ящика, которое обычно совпадает с регистрационным именем пользователя, и домена, который описывает место, компьютер или локальную систему, где этот электронный ящик находится. Имя и домен разделяются знаком «@», например

alecs@’minic.msk.rus – имя @ домен.

Домен состоит из нескольких поддоменов, разделенных точками.

В сети internet допускаются домены верхнего уровня, обозначающие код организации:

COM – коммерческие организации;

EDU – учебные и научные заведения;

GOV – правительственные учреждения;

MIL – военные организации;

NET – сетевые узлы internet;

DRG – прочие организации.

Служебный заголовок ЭП содержит несколько полей, которые задаются автором сообщения или автоматически добавляются системой.

Если нужно переслать файл, содержащий нетекстовую информацию, объектный код, файл базы данных или файл с изображением, его следует перекодировать в текстовую форму.

Посылать электронное письмо, содержащую закодированную информацию, разрешается в том случае, если у получателя информации есть возможность его раскодировать.

3.5 
 ОФОРМЛЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ ПО трудовым отношениям

 

Классификация документов по личному составу

Трудовые правоотношения работодателя и работника в РФ регулируются трудовым кодексом РФ (ТК РФ). Все этапы трудового цикла от приема на работу нового сотрудника до его увольнения подлежат документированию. Совокупность документов, в которых зафиксированы этапы трудовой деятельности работника, называют документацией по личному составу (персоналу, кадрам).

Документация по личному составу может классифицироваться на четыре группы:

- документация, связанная с комплектованием персонала организации;

- документация, связанная с процессом продвижения персонала по службе;

- документация, связанная с выполнением работником требований трудовой дисциплины;

- документация, связанная с прекращением трудовых правоотношений работника с организацией, с его увольнением.

 

Документация по комплектованию персонала

Оформление документов при поступлении на работу

ДОУПрием на постоянную работу нового сотрудника при наличии вакантной должности, предусмотренной штатным расписанием, сопровождается оформлением документов, указанных на рисунке.

 

 

 

 

Резюме

Резюме – документ, содержащий краткие биографические сведения, представляемый при трудоустройстве. Это краткая информация о себе, составленная лично претендентом на вакантное место. В какой-то мере это самореклама, позволяющая руководителю (руководству) предварительно ознакомиться с соискателем с тем, чтобы при собеседовании (непосредственном контакте) остановиться на одном из них.

Содержание резюме может выглядеть следующим образом:

ДОУДОУ

ДОУ

 

Разновидностью резюме является анкета-резюме, содержащая более подробные сведения о соискателе должности, по сути, заменяет собой анкету, не предусмотренную ТК РФ в качестве обязательного документа при оформлении на работу.

 

Заявление о приеме на работу

Согласие на прием нового работника дает будущий непосредственный руководитель после ознакомления с документами и собеседования с претендентом и выражает согласие визированием заявления претендента.

ДОУДОУ

ДОУ

 

Заявление – официальное письменное сообщение, содержащее просьбу о зачислении на предприятие, или изложение какого-либо вопроса, адресованное должностному лицу (руководителю).

Заявление может иметь форму просьбы, предложения или жалобы. Заявления могут быть о приеме, о переводе, о предоставлении отпуска, об увольнении. Они передаются руководителю для принятия решения. Положительное решение выражается резолюцией руководителя, которое служит основанием к изданию приказа.

В заявлении не принято писать предлог «От» (кого), а также употреблять архаизмы и канцеляризмы (весьма убедительно, заранее Вам благодарен, прошу не отказать).

Заявление пишется от руки. Организация может иметь заранее разработанную тиражированную трафаретную форму, унифицированную форму заявления (о приеме, о переводе, об увольнении, о предоставлении отпуска).

В заявлении о приеме на работу указывается должность, структурное подразделение, условия приема (его продолжительность, например, на определенный срок или на время выполнения конкретной работы). Оклад и дата приема на работу будут указаны в визах и резолюции руководителя. Заявление подписывается и датируется.

Визирует заявление руководитель структурного подразделения и указывает: в качестве кого может быть принят на работу нанимающийся, по какому разряду или с каким окладом и продолжительность испытательного срока.

В заявлении об увольнении (освобождении от должности) автор указывает, от какой должности (наименование должности), какого структурного подразделения, с какого числа, причину увольнения согласно статьи КЗОТ (по собственному желанию, в связи с уходом на пенсию и т.д.).

В заявлении о предоставлении учебного отпуска, отпуску по уходу за ребенком, академического отпуска должны содержать в тексте указание наличия необходимых документов (справки с места учебы, копии свидетельства о рождении, справка-вызов учебного заведения). При ссылки на документ, сначала указывают наименование документа и организацию, выдавшую документ, дату и номер документа.

Реквизиты заявления: наименование вида документа (ЗАЯВЛЕНИЕ пишется прописными буквами), дата, адресат, текст, подпись, расшифровка подписи.

Одновременно с заявлением о приеме на работу необходимо предъявить:

- паспорт, удостоверяющий личность гражданина;

- трудовую книжку (если данное лицо поступает на работу впервые – справку о последнем занятии, выданную по месту жительства);

- военный билет (для военнообязанных);

- при приеме на работу, требующую специальных знаний, - предъявление диплома и иных документов о получении образования;

- свидетельство о рождении.

Общий порядок приема на работу предусматривает ознакомление поступающего работника с правилами внутреннего распорядка, коллективным договором, должностной инструкцией, правилами охраны труда и другими необходимыми сведениями и его обязанностями. Проводится инструкция по технике безопасности, противопожарной охране и т.д.

 

Анкета

На практике поступающие на работу обычно заполняют анкету (или листок по учету кадров). Анкета является наиболее удобным обобщающим документом, дающим необходимые сведения о работнике. Она заполняется от руки в одном экземпляре без помарок и исправлений. Поэтому, передавая анкету для оформления, следует разъяснить порядок ее заполнения. Можно иметь отдельно отпечатанный листок с правилами заполнения.

В Правилах указывается следующий порядок заполнения анкеты:

1. фамилия, имя, отчество пишутся полностью;

2. в дате рождения указываются год, число и месяц рождения;

3. место рождения записывается на основании паспорта;

4. гражданство;

5. образование - среднее, среднее специальное и высшее - указывается на основании документов (аттестата, удостоверения, диплома). Неполное среднее или неоконченное высшее образование указывается на основании соответствующих документов. Для окончивших неполную среднюю или начальную школу указывается, сколько классов окончил. Наименование высшего или среднего специального учебного заведения пишется полностью. Сокращенные названия учебных заведений не допускаются. В этой графе указывается и специальность в соответствии с записью в документе об образовании (сертификате, лицензии);

6. ученая степень и ученое звание;

7. владение иностранными языками;

8. трудовая деятельность заполняются в соответствии с записями в документах о высшем и среднем специальном образовании, военном билете и трудовой книжке;

9. близкие родственники;

10. отношение к воинской обязанности;

11. домашний адрес и номер телефона;

12. паспортные данные;

13. дополнительные сведения (награды…).

Поступающий на работу подписывает заполненную анкету и ставит дату. Данные анкеты подтверждаются предъявлением соответствующих документов: паспорта, военного билета (для военнообязанных), документов об образовании, трудовой книжки.

Секретарь или работник, оформляющий прием на работу, проверяет правильность изложенных в анкете сведений, сверяя их с представленными документами.

 

К анкете прилагаются:

1. копии документов об образовании, ученой степени, звании, заверенные подписью работника отдела кадров и печатью;

2. фотокарточки.

При сообщении в анкете сведений об опубликованных трудах поступающий на работу представляет список трудов (изобретений, патентов).

По желанию поступающего он может представить характеристику или рекомендательные письма с предыдущего места работы.

 

Автобиография

Автобиография – документ, содержащий краткое описание основных этапов жизни и деятельности в хронологической последовательности.

Автобиография пишется от руки в произвольной форме с указанием следующих реквизитов: наименование вида документа (прописными буквами), текст (излагается в хронологической последовательности), дата, подпись.

Текст содержит:

1. имя, отчество, фамилию автора;

2. дата и место рождения;

3. образование (место и время обучения) и получения специальности;

4. трудовая деятельность (перемещение по работе), последнее место работы и должность;

5. общественная деятельность (где, когда и в качестве кого);

6. отношение к воинской обязанности (воинское звание, когда и каким военкоматом призывался, если не призывался указать причину);

7. сведения о родителях (с указанием ФИО, года рождения и их места работы);

8. семейное положение (когда вступил в брак, с указанием ФИО, года рождения супруга (супруги), детей, их места работы, учебы);

9. награды и поощрения;

10. место жительства (домашний адрес, телефон);

11. паспортные данные;

12. дата составления;

13. подпись.

 

Характеристика

Характеристика - официальный документ, который выдает организация (администрация) по просьбе работника, по запросу других организаций, по прежнему месту работы претендента на вакантную должность при оформлении на новую работу. В ней приводятся данные о служебной, общественной деятельности, описываются характерные, отличительные черты и качества работника. Важнейшей частью характеристики является реальная оценка производственной деятельности работника, его отношение к порученному делу, качество выполнения работы, стремление к повышению квалификации, перспективы профессионального роста, взаимоотношения с трудовым коллективом.

Характеристика готовится на стандартном листе бумаги в произвольной форме.

Реквизиты характеристики: наименование вида документа (прописными буквами), дата, текст, подписи, печать (гербовая).

Текст характеристики излагается в форме третьего лица. В тексте выделяют логически связанные между собой составные части:

1) Вводная часть – анкетные данные работника (фамилия, имя, отчество, год рождении, образование, должность, структурное подразделение, в котором работает сотрудник, стаж его работы на предприятии).

2) Основной текст:

o данные о трудовой деятельности (специальность, продолжительность работы на данном предприятии, сведения о продвижении по службе, уровень профессионального мастерства) и т.д.;

o оценка моральных и деловых качеств: отношение к трудовым обязанностям (работе), повышение профессионального уровня (этапы профессионального роста), участие в жизни коллектива, отношение с коллегами по работе (авторитет, дисциплинированность), наличие у работника наград и других служебных поощрений, коммуникативные навыки, т.е. умение взаимодействовать, сотрудничать, руководить.

3) Завершающая фраза: «Характеристика дана для предъявления…» (в военкомат, милицию, прокуратуру).

Подписывает характеристику руководитель предприятия, ставят гербовую печать. Если в составлении характеристики участвует общественная организация, подпись руководителя общественной организации.

Печатают характеристику в двух экземплярах. Один (оригинал) выдают работнику на руки или с его ведома, пересылают в организацию, которая ее запросила. Копию подшивают в личное дело.

 

Трудовой договор (контракт)

 

Приказ (распоряжение) о приеме на работу

Приказ о приеме на работу составляется на каждого вновь зачисляемого в организацию по унифицированной форме № Т-1, если зачисление производится индивидуально, или по форме № Т-1а в случаи одновременного оформления нескольких работников, за исключением назначаемых вышестоящим органом.

Указанные формы применяются для оформления и учета, принимаемых на работу по трудовому договору (контракту). Формы составляются инспектором отдела кадров или ответственным за прием в одном экземпляре. Визируется начальником отдела кадров.

При оформлении приказа (распоряжения) о приеме на работу указываются: наименование структурного подразделения, профессия (должность), испытательный срок (если работнику устанавливается испытание при приеме на работу), а также условия приема на работу и характер предстоящей работы (по совместительству, в порядке перевода из другой организации, для замещения временно отсутствующего работника, для выполнения определенной работы и др.).

С подписанным руководителем организации или уполномоченным на это лицом приказом (распоряжение) знакомят работника под расписку. На основании приказа в трудовую книжку вносится запись о приеме на работу, заполняется личная карточка (форма Т-2 или Т-2 ГС), а в бухгалтерии открывается лицевой счет на каждого работника.

Унифицированная форма № Т-1

Утверждена постановлением Государственного комитета РФ по статистике

от 06.04.01 № 26

 

 

 

Коды

 

 

Форма по ОКУД

0301001

 

 

по ОКПО

 

наименование организации

ПРИКАЗ (распоряжение)

Номер документа

Дата

о приеме работника на работу

 

 

 

 

 

 

 

Дата

 

 

 

Принять на работу

с

 

 

 

 

 

по

 

 

 

 

 

Табельный номер

 

 

 

в

фамилия, имя, отчество

 

наименование структурного подразделения

 

 

наименование профессии (должности), разряд, класс (категория) квалификация

 

 

 

 

 

условия приема на работу, характер работы

 

 

с окладом (тарифной ставкой)   ________руб. _____коп.

                                   надбавкой    ________руб. _____коп.

с испытательным сроком |__________________________| месяцев

 

Основание:

Трудовой договор (контракт) от «___»________________20__года №____________

 

Руководитель организации ______________ ______________ ___________________

                                                           должность              подпись                     расшифровка подписи

 

 

С приказом (распоряжением)

ознакомлен_____________________________ «___»___________________20__года

                                   подпись работника

Унифицированная форма № Т-1а

Утверждена постановлением Государственного комитета РФ по статистике

от 06.04.01 № 26

 

 

 

Коды

 

 

Форма по ОКУД

0301001

 

 

по ОКПО

 

наименование организации

ПРИКАЗ (распоряжение)

Номер документа

Дата

о приеме работника на работу

 

 

 

Принять на работу:

Фами- лия, имя, отчество

Табель- ный номер

Струк- турное подраз- деление

Профессия (должность), разряд, класс (категория) квалифика- ция

Оклад (тарифная сетка), надбавка, руб.

Основание: трудовой договор (контракт)

Период работы

Испыта- тельный срок, месяцев

С прика- зом (распоря- жением) ознакомлен. Подпись работника. Дата

номер

дата

с

по

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Руководитель организации ______________ ______________ ___________________

                                                           должность              подпись                     расшифровка подписи

Документация, связанная с движением кадров

Порядок и условия перевода работника определяются ТК РФ (см. 72-74) и оформляются в следующей последовательности:

ДОУ 


Законодательство допускает три вида перевода на другую работу: перевод на другую постоянную работу в той же организации, перевод на постоянную работу в другую организацию, либо в другую местность вместе с организацией, а также по состоянию здоровья. Перевод допускается только с письменного согласия работника, за исключением случаев, предусмотренных ТК РФ.

Временный перевод на другую работу в случаи производственной необходимости, а также в случаи простоя, переводом не считается, однако допускается только на срок не одного месяца и с сохранением среднего заработка по прежней работе.

Наиболее часто встречающимся вариантом является перевод в другое подразделение на другую должность по заявлению работника и перевод по представлению руководителя структурного подразделения ил по результатам проведения очередной аттестации персонала.

Вариант оформления заявления работника о переводе на другую работу по его просьбе. В случаи согласия руководителя организации оформляется приказ (распоряжение) о переводе. Варианты рассмотрения заявления о переводе на другую работу:

                                                                  Директору ____________________

                                                                                   (наименование организации)

                                                                  (от) Ф. И. О. ___________________

                                                                  должность ____________________

                                                                  подразделение _________________

ЗАЯВЛЕНИЕ

Дата: ___________

г.Саратов

О переводе на другую работу

Прошу Вас рассмотреть вопрос о возможности моего перевода на работу в (наименование подразделения) на должность (указывается наименование вакантной должности) в связи с (указывается причина: окончание вуза; соответствие образованию, состояние здоровья и т.п.)

_______________                                                         И.О. Фамилия

(подпись)

Визы: руководителя структурного подразделения  
           по прежнему месту работы;

           руководителя структурного подразделения  
           по новому месту работы

В дело ____

Издан приказ от ___ № ___

 
ДОУ

                                                                  Директору ____________________

                                                                                   (наименование организации)

                                                                  (от) Ф. И. О. ___________________

                                                                  должность ____________________

                                                                  образование ___________________

ЗАЯВЛЕНИЕ

Дата ___________

г.Саратов

О переводе на другую работу

Прошу перевести меня

с                   (наименование должности)                   (структурное подразделение)

на       (наименование должности)                   (структурное подразделение)

в связи с      (указывается причина)

с                   (дата перевода)                          с (окладом)

_______________                                      ______________

(подпись)                                                                          (дата)

Визы: руководителя структурного подразделения  
           по прежнему месту работы;

           руководителя структурного подразделения  
           по новому месту работы

В дело ____

Издан приказ от ___ № ___

Инспектор   (должность ,ФИО, дата)

 
ДОУ

 

Представление о переводе – готовится руководителями структурного подразделения, адресуется руководителю предприятия ,согласовывается с заинтересованными лицами.

Руководитель предприятия после рассмотрения представления проставляет резолюцию, на основе которой готовится приказ о переводе.

Реквизиты: наименование структурного подразделения, наименование вида документа, дата. Номер, место составления, адресат, заголовок, текст, подпись, визы.

В тексте представления должна быть отражена оценка производственной деятельности работника и обоснованы причины перевода.

Представление о переводе, так же как и заявление ,является документом, на основании которого руководитель организации принимает решение об издании приказа (распоряжения) о переводе работника на другую работу.

Представление печатается на чистом листе бумаги А4 в одном экземпляре, затем после нанесения положительной резолюции руководителем организации, подшивается в личное дело.

ДОУДОУ

ДОУ

 

 

Перевод на другую работу оформляется приказом (распоряжением) руководителя организации по унифицированной форме № Т-5 для одного работника или по форме № Т-5а для группы работников.

Приказ (распоряжение) визирует начальник структурного подразделения прежнего и нового места работы и подписывает руководитель организации. Если новое место работы связано с материальной ответственностью, виза бухгалтера обязательна.

На основании приказа (распоряжения) о переводе отдел кадров делает отметку в трудовой книжке, личной карточке и других документах. Перевод на другое место работы, как правило, влечет за собой изменение оплаты труда. Поэтому копия соответствующего приказа направляется в бухгалтерию. Отделом кадров ведется журнал регистрации переводов работников.

Унифицированная  форма №  Т- 5

Утверждена  постановлением Госкомстата

России   от 29.12.2000  №  136

 

 

Код

 

Форма по ОКУД

0301004

 

по ОКПО

 

наименование организации

 

 

 

 

Номер  документа

Дата

ПРИКАЗ

 

 

(распоряжение)

о переводе работника на другую работу

 

 

 

 

Дата

Перевести на другую работу

с

 

по

 

 

 

 

Табельный номер

 

 

 

 

фамилия, имя, отчество

 

 

 

 

вид перевода (постоянно, временно)

 

прежнее место

работы

 

 

 

наименование структурного подразделения

 

наименование профессии (должности), разряд, класс (категория) квалификации

 

 

 

 

причина перевода

 

 

 

новое место

работы

 

наименование структурного подразделения

 

наименование профессии (должности), разряд, класс (категория) квалификации

оклад (тарифная ставка)

 

руб

 

коп

 

 

надбавка

 

руб

 

коп

 

 

Основание:

 

изменение к трудовому договору (контракту)   от «     » _____________ 20       года    № _____

 

 

Руководитель организации

 

 

 

 

 

 

должность

 

подпись

 

расшифровка  подписи

 

 

 

 

 

 

С приказом (распоряжением) ознакомлен

 

 

 

 

 

подпись работника

«            »_______________ 20       года

 

 

 


Состав документации, оформляемой

при увольнении работника

 

Увольнение работника осуществляется по схеме:

ДОУ
 


Трудовой договор (контракт), заключенный между работником и организацией (работодателем), может быть расторгнут по  различным причинам. Основания для прекращения действия трудового договора (контракта) установлены ТК РФ (ст. 77). Перечислим их:

- соглашение сторон;

- истечение срока трудового договора, кроме случаев, когда трудовые отношения фактически продолжаются, и ни одна из сторон не потребовала их прекращения;

- по инициативе работника;

- по инициативе работодателя;

- отказ работника от перевода на другую работу вследствие состояния здоровья;

- перевод работника, с его согласия, на другое предприятие или переход на выборную должность;

- отказ работника от перевода на работу в другую местность с организацией, а также отказ от продолжения работы в связи с изменением существующих условий труда;

- призыв на военную службу;

- вступление в законную силу приговора суда, которым работник осужден и лишен свободы.

Увольнение по собственному желанию производится на основании письменного заявления работника за две недели до предполагаемого срока увольнения с работы.

                                                                  Директору ____________________

                                                                                   (наименование организации)

                                                                  (от) Ф. И. О. ___________________

                                                                  должность ____________________

                                                                  структурное подразделение

ЗАЯВЛЕНИЕ

Дата

Прошу уволить меня по собственному желанию в связи с (указывается причина увольнения) с (указывается дата увольнения)

_______________                                      И.О. Фамилия

(подпись)

Визы: руководителя структурного подразделения  
           руководителя отдела кадров

 
ДОУ

Примерная форма заявления об увольнении

 
ДОУ

Заявление об увольнении подписывается руководителем организации, на основании чего издается приказ по форме № Т-8. В соответствии с приказом делается запись в трудовой книжке и в личной карточке по форме № Т-2 или № Т-2ГС. Один экземпляр приказа направляется в дело, второй передается в бухгалтерию. Бухгалтерия на основании приказа производит полный расчет с работником. Приказ вносится в личное дело работника.

Возможно оформление приказа (распоряжения) о прекращении действия трудового договора одновременно на несколько работников (форма № Т-8а).


Унифицированная форма № Т-8

Утверждена постановлением Государственного комитета РФ по статистике

от 26.04.01 № 26

 

 

 

Код

 

 

Форма по ОКУД

0301006

 

 

по ОКПО

 

наименование организации

Трудовой договор (контракт)

номер

 

 

 

 

дата

 

 

 

Номер документа

Дата

ПРИКАЗ

 

 

(распоряжение)

о прекращении действия трудового договора (контракта) с работником

 

Уволить «    » ___________________ 20      года

 

Табельный номер

 

фамилия, имя, отчество

наименование структурного подразделения

наименование профессии (должности), разряд, класс (категория) квалификация

 

основание увольнения

Основание:

 

 

 

 

 

Решение профсоюзной организации о согласии на увольнение от «    » _______________________ 20       года       № _____

 

 

Руководитель организации        ______________ ______________ ___________________

                                                           должность              подпись                     расшифровка подписи

 

 

С приказом (распоряжением)

ознакомлен _____________________________ «     »___________________20      года

                                   подпись работника

4 организация документооборота

 

4.1 Основы организации документационного обеспечения

 

4.1.1 Организационная структура и функции службы ДОУ

 

Для документационного обеспечения работы любой организации в рамках организационной структуры управления предусматривается делопроизводственная служба – служба ДОУ.

Эффективность труда сотрудников службы ДОУ зависит от их квалификации, от степени оснащенности современными техническими средствами, от учета технического, юридического и организационного аспекта.

Технический аспект – использование  в работе с документами оргтехники, компьютерных систем обработки информации и средств связи.

Юридический аспект – решение правовых вопросов деятельности самой службы, т.е. установление в соответствующих документах ее статуса, прав, функций, ответственности в соответствии с действующими законодательными актами., соблюдение самой службой требований, законодательства, государственной, нормативной базы, стандартов, в частности контроля за качеством создаваемых в организации документов.

Организационный аспект включает:

-  разработку управленческого аппарата структуры службы ДОУ;

- выбор оптимальной организационной формы работы с    документами;

- разработка внутренней организационной структуры службы делопроизводства;

- определение должностного и численного состава службы делопроизводства;

- регламентация задач и функций службы ДП, ее структура подразделений, сотрудников с целью определения их статуса и разграничения функций;

- выбор оптимальной технологии работы с документами, ее регламентация;

- рациональная организация рабочих мест и условий труда;

- повышение квалификации работников службы.

Службу ДОУ на разных уровнях управления и в зависимости от масштабов организации именуют:

- для министерств (ведомств) -  управления делами;

- для исполнительных органов власти – общие отделы;

- для предприятий, организаций, учебных заведений – канцелярии;

- на малых предприятиях функции канцелярии возлагаются на секретаря – референта и 2-3-х делопроизводителей.

В состав управления делами включаются:

1. Канцелярия (бюро правительственной переписки, экспедиция (подразделение по приему и отправке поступающей по почте и курьерской связи корреспонденции ), копировально – множительное бюро);

2.  Инспекция при руководителе;

3. Секретариат (приемная, секретариат руководителя, секретариаты заместителей руководителя, секретариат коллегии, протокольное бюро);

4.  Отдел совершенствования работы с документами;

5.  Отдел писем (жалоб);

6.  Центральный архив.

 

 

В состав общего отдела включаются:

1. канцелярия;

2. группа контроля;

3. протокольная группа;

4. группа совершенствования работы с документами;

5. группа писем (жалоб);

6. копировально–множительная служба;

7. архив.

В состав канцелярии входят подразделения:

- по учету и регламентации корреспонденции;

- контролю;

- совершенствованию работы с документами;

- рассмотрению писем и жалоб;

- секретариат;

- экспедиция;

- копировально – множительное бюро

- архив.

 

1. Подразделение по учету и регламентации корреспонденции:

- осуществляет учет и регламентацию документов;

- ведет контроль за оформлением и составлением исходящих и внутренних документов (в отношении визирования, согласования, соответствия действующим требованиям);

- осуществляет учет документов “ДСП”, с грифом “конфиденциально”, находящихся в структурных подразделениях;

- производит оформление и рассылку распорядительных документов;

- составляет номенклатуру дел для канцелярии.

 

2. Подразделение по контролю исполнения:

- осуществляет контроль за сроками исполнения документов;

- осуществляет контроль за сроками исполнения устных поручений руководителя;

-  информирует руководство о ходе исполнения документов и поручений.

 

3. Группа (исполнитель) по учету писем, жалоб и предложений граждан:

- осуществляет прием и регламентацию заявлений, предложений и жалоб граждан;

- подготовку обращений к рассмотрению руководством;

- направляет корреспонденцию в структурные подразделения на исполнение;

- контроль за сроками подготовки ответных документов;

- извещает о результатах заявителю;

- обобщает материалы по рассмотрению писем граждан, разрабатывает и представляет руководству предложения по устранению имеющихся недостатков;

- организует прием граждан руководством организации.

 

4. Группа оформления документов:

- осуществляет работу по перепечатке служебных документов для всех структурных подразделений;

- производит стенографирование выступлений участников заседаний с последующей расшифровкой и распечаткой текста.

 

5. Секретариат:

- обслуживает руководство организации (секретарь – референт, технические секретари, секретари заместителя руководителя организации);

- рассматривает и подготавливает к докладу руководству поступающую корреспонденцию;

- подготавливает по указанию руководителя проекты отдельных  приказов, писем, справок…и согласует их по структурным подразделениям;

- следит за правильностью составления и оформления документов, представляемых на подпись руководству;

- готовят материалы к совещаниям, созываемым руководством организации;

- производит оформление протоколов заседаний, рассылку протоколов и выписок из них;

- осуществляет бездокументное обслуживание (подготовка командировок, телефонное обслуживание, организация работы приемной, прием посетителей).

 

6.Экспедиция:

- осуществляет прием и отправку поступающей по почте и курьерской связи корреспонденции;

- прием поступающих документов, их сортировку и распределение по структурным подразделениям организации;

- доставку документов в структурные подразделения;

- обработку и отсылку отправляемых документов;

- количественный учет документооборота.

 

7. Копировально–множительное бюро:

- копирование, тиражирование текстов;

- подготовка рекламной продукции, буклетов, брошюр.

 

8. Архив:

- производит прием, учет, хранение и использование дел;

- оказывает методическую помощь в оформлении дел, подлежащих сдаче в архив;

- осуществляет контроль за правильным формированием, хранением и использованием дел в структурных подразделениях;

подготавливает дела к передаче на хранение в государственный архив.

 

В настоящее время происходит трансформация службы ДОУ в службу управления документацией. В ходе этого процесса к перечисленным функциям добавляется внедрение автоматизированных технологий, контроль за их эксплуатацией, оценка качества документационного обеспечения, планирование информационных потребностей. Функция “совершенствование применяемых форм и методов, использование средств вычислительной и орг – ной техники” заменяется на более четкую формулировку  “создание и эксплуатация комплексной системы обработки документов с использованием электронной обработки текстов, электронной почты, электронных баз данных, интеллектуальной телефонной связи, копирования документов”.

 

 

 

Должностной и численный состав службы ДОУ

 

Основным нормативным документом, регламентирующим наименование должностей службы ДОУ является  Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей руководителей, специалистов и служащих, и квалифицированный справочник. Согласно этим документам работники службы ДОУ делятся на три категории: руководители, специалисты и технические исполнители.

Руководители – включает зав. службой ДОУ, зав. протокольным отделом, начальника секретариата, зав. архивом, зав. центром подготовки документов, зав. копировальным бюро.

Специалисты: в эту категорию включены документовед, помощник руководителя, референт, редактор, архивист, археограф, инспектор, секретарь коллегии, секретарь руководителя, корректор.

Технические исполнители – экспедитор, делопроизводитель, технические секретари, курьеры, операторы организационной работы.

Основой построения делопроизводственной службы является принятая в организации форма работы с документами – централизованная, децентрализованная или смешанная.

При централизованной форме все операции по обработке документов сосредотачиваются в одном месте – в канцелярии или у секретаря.

При децентрализованной форме операции рассредоточены между структурными подразделениями.

При смешанной форме – часть операций  выполняют централизованно (прием, регистрация, контроль, размножение), а часть децентрализовано (хранение, формирование дел).

Централизованную систему используют на малых и средних предприятиях, децентрализованную – в территориально разобщенных организациях. В большинстве организациях используют смешанную форму, ее применяют на крупных предприятиях.

Выбор организационной формы ведения делопроизводства зависит от территориального размещения, характера деятельности, функций, организационной структуры предприятия, объема документооборота.

В организациях, не имеющих службы ДОУ, ее функции выполняет секретарь руководителя или другое специально назначенное лицо.

Наиболее распространенной формой делопроизводственной службы является канцелярия. Это самостоятельное структурное подразделение, возглавляемое начальником, подчиняющимся непосредственно руководителю организации. Канцелярия функционирует на основе Положения о канцелярии.

Рассмотрим два наиболее распространенных варианта организационной структуры канцелярии.


Организационная структура канцелярии малого предприятия

ДОУДОУ


Организационная структура канцелярии крупной организации

 

ДОУДОУ


4.1.2 Нормативная регламентация службы ДОУ

 

К числу важнейших  организационных документов, закрепляющих правовой статус службы делопроизводства, структуру, цели и задачи, функции службы делопроизводства относятся:

- положение о службе делопроизводства (положение о канцелярии);

- инструкция по документированию управленческой деятельности организации;

- должностные инструкции работников службы;

- табель форм документов, применяемых в организации.

 

Типовое положение о службе ДОУ (канцелярии)

1. Общие положения

1.1. Канцелярия осуществляет функции работы с документами в организации и является ее самостоятельным структурным подразделением.

1.2. Канцелярию возглавляет начальник канцелярии, подчиненный руководителю организации.

1.3. Начальник назначается и освобождается от занимаемой должности руководителем предприятия.

1.4. Канцелярия в своей деятельности руководствуется:

- действующим законодательством;

- распорядительными актами государственных и вышестоящих организаций;

- уставом данной организации;

- инструкцией по документированию управленческой деятельности, утвержденной руководителем организации;

- положением о канцелярии.

Служба ДОУ имеет круглую печать с обозначением своего наименования.

 

2. Цели и задачи службы ДОУ

Основными целями являются организация, руководство, координация, контроль и реализация работ по ДОУ.

Служба ДОУ решает следующие задачи:

- основная задача – обеспечение четкой организации работы с документами;

- совершенствование форм и методов работы с документами;

- обеспечение единого порядка документирования, построения поисковых систем;

- контроль исполнения и подготовки документов к передаче в государственный архив в соответствии с действующими нормативами;

- сокращение документооборота, количества форм документов;

- разработка и внедрение нормативных и методических документов по совершенствованию ДОУ в организации;

- участие в разработке и внедрении прогрессивных технологий ДОУ на базе применения вычислительной и организационной техники.


4.1.3 Инструкция по документированию управленческой деятельности

 

Инструкция по документированию управленческой деятельности – нормативный документ конкретной организации, определяющий порядок, правила, способы, формы и процессы работы с документами.

Структура инструкции включает следующие разделы:

1) Общие положения;

2) Прием, регистрация и рассмотрение поступающей в организацию документации;

3) Контроль за исполнением документов;

4) Порядок подготовки и оформление служебных документов;

5) Порядок работы с исходящими документами;

6) Регистрация исходящих документов;

7) Составление номенклатуры дел;

8) Обеспечение сохранности документов;

9) Экспертиза практической ценности документов.

В отдельных случаях в инструкцию включают раздел “Изготовление, учет, хранение, обращение с печатями, штампами и гербовыми бланками (бланками строгой отчетности)”.

Перспективным является введение в Инструкцию раздела “Использование информационных технологий, средств автоматизации работы с документами”, в которых могут быть освещены вопросы:

- Порядок использования систем подготовки текстово–табличных документов;

- Порядок использования информационно – поисковых систем документов;

- Порядок использования автоматизированных средств регистрации, учета, контроля за исполнением документов;

- Введение архива электронных документов.


4.1.4 Табель форм документов, применяемых в организации

Табель форм документов - это перечень документов, необходимых для управленческой деятельности конкретной организации, содержащий характеристику каждого документа, процедуру его подготовки.

Создание Табеля способствует упорядочению документирования, сокращению объема документооборота, ликвидации дублирования и информативной несовместимости, ускоряет прохождение документов и принятие решений, позволяет исключить возможность неоправданного создания новых форм, установить единую классификацию документов в соответствии с управленческими функциями и задачами, учесть количество видов и форм документов.

В текущей деятельности организации Табель выполняет функцию справочника, позволяющего осуществить оперативный поиск необходимых форм документов с указанием этапов подготовки и оформления документов.

Разработка Табеля является трудоемкой работой специалистов службы делопроизводства, юридической службы, всех структурных подразделений, назначаемых в состав рабочей группы руководством организации.

Государственная система ДОУ определила следующую последовательность составления Табеля:

- на  первом этапе производится выявление полного фактического состава документов, создаваемых в организации. Проекты составляются в каждом подразделении, подтверждаются подписью руководителя и затем сводятся в общий табель организации. Одновременно на этом этапе выявляется круг должностных лиц, имеющих право подписывать, утверждать, согласовывать документы, служебные места, где документы регистрируются, контролируются и т.д.

- на втором этапе работы проводится анализ выявленного комплекса документов, определяется состав документов, нуждающихся в актуализации, содержащейся в них информации и унификации форм и правил оформления. Результаты анализа служат основанием для планирования работ по совершенствованию документацию

- на заключительном этапе проводятся работы по приведению конкретных форм документов в соответствие с общими требованиями по составу, наименованию, оформлению.

Комплект документов должен быть оформлен в форме приложения к проекту. Проект Табеля форм документов, отобранных для применения в организации, подписывается руководителем рабочей группы и визируется ее членами, утверждается приказом руководителя организации.

Наряду с разработкой Табеля организации целесообразно разработать альбом форм документов, включенных в Табель.

Документы могут быть систематизированы в Табеле по структурным подразделениям или по функциям и задачам управления (система управления, руководство, планирование, учет…).

Табель может быть дополнен графами: адресат, ответственный за контроль исполнения, код формы по классификатору и т.п.

В графе “Примечание” Табеля может помещаться информация о форме документа, о порядке подписания, согласования или утверждения документа.


4.2 документооборот

4.2.1 Организация документооборота. учет объема документооборота

Документооборот — упорядоченное движение документов на предприятии с момента получения или создания до завершения исполнения или отправки.

Организация документооборота включает все операции по приему, передаче, составлению, согласованию, оформлению, удостоверению и отправке документов. Следовательно, оперативность решения вопросов, зафиксированных в документах, зависит от скорости доставки и обработки документов, что обусловлено организацией документооборота на предприятии.

Основной характеристикой документооборота является маршрут движения, который включает все инстанции на пути движения документа от создания черновика (или от получения) до подшивки в дело, и время, затраченное на прохождение документов по этому маршруту.

Главное правило организации документооборота — оперативное прохождение документов по наиболее короткому и прямому маршруту с наименьшими затратами времени.

Кроме того, при организации движения документов необходимо выполнение следующих правил:

- прохождение документов должно быть оперативным. Чтобы сократить время их пребывания в сфере делопроизводства, следует различные операции по обработке документов выполнять параллельно (например, копирование и раздача копий документа, в исполнении которых они участвуют одновременно);

- каждое перемещение документа должно быть оправданным, необходимо исключить или ограничить возвратные перемещения документов;

- порядок прохождения и процессы обработки основных видов должны быть единообразны.

Таким образом, основная задача организации документооборота:

- прямоточность в движении документов (исключение дублирования или повторных операций), однократность и единообразие их обработки.

В документообороте выделяют три документопотока: входящие, внутренние и исходящие. Хотя они тесно связаны между собой, каждый из этих потоков имеет свои правила обработки и направление движения.

Основными характеристиками потоков, которые учитываются при организации документооборота, являются:

- объем потока, который определяется количеством документов, проходящих через канцелярию (секретаря);

- структура потока, определяемая разновидностью документов, авторством и другими классификационными признаками;

- режим потока, который определяется периодичностью движения документов через канцелярию (секретаря).

Каждый документопоток имеет достаточно стабильный маршрут движения, который зависит от состава и содержания документов, степени регламентации функций руководителей и структурных подразделений, распределения обязанностей между руководителями и от принятой в организации технологии работы с документами.

Входящие документы образуют три направления движения: руководству организации, руководству структурных подразделений, непосредственно специалистам. Маршрут движения входящих документов зависит от принятой в организации технологии работы с документами. Например, работа с документами распадается на три этапа: внесение в регистрационные формы данных о полученном документе до его рассмотрения руководством и дополнение этих данных резолюцией, сроками исполнения, указаниями по исполнению после рассмотрения руководителем, Таким образом, технология регистрации документов увеличивает время движения документа от получения до исполнителя. Если в организации принято регистрировать документы повторно, то есть на уровне структурных подразделений, то потери времени еще более ощутимы.

Исходящий документопоток, как правило, пронизывает всю управленческую структуру. Как инициативные, так и информационные документы готовят специалисты в структурных подразделениях. Маршрут движения этих документов зависит от количества инстанций согласования, визирования и подписания документов, а также от принятой технологии перепечатки текста, регистрации и отправки документов.

Наиболее нерегламентированными документами являются маршруты движения внутренних документов. Причем в этом потоке движение распорядительных документов, как правило, упорядочено, а подготовка всех остальных документов не имеет регламентированных маршрутов и влечет наиболее ощутимые потери времени на прохождение документов.

Служба делопроизводства должна разработать наиболее целесообразные, оптимальные маршруты движения документопотоков.

Для выбора оптимальных маршрутов движения документов (входящих, исходящих, внутренних (приказов по основной деятельности и личному составу, писем и предложений граждан, заявок и т. д.)) разрабатываются маршрутные схемы движения и обработки основных видов документов. Схемы позволяют определить места операций по их обработке.

Учет объема документооборота

Объем документооборота — это общее количество входящих, исходящих и внутренних документов за год.

Входящие, исходящие, внутренние документы, предложения и заявления граждан подлежат раздельному учету. Копии документов, изготовленные средством оперативного размножения, учитываются отдельно. Общее количество выражается дробью, где числитель означает количество общих документов, а знаменатель — количество экземпляров копий документов.

Входящие и исходящие документы учитываются на участке приема и отправки корреспонденции. Внутренние документы учитываются по месту их регистрации или подготовки.  Каждый документ учитывается один раз. Основное правило подсчета документов — однократность.

Учет объема документооборота необходим для:

- определения и корректировки загруженности подразделений и отдельных исполнителей работ с документами;

- расчета штатной численности персонала делопроизводственной службы;

- расчета эффективности применения и внедрения средств механизации и компьютеризации для обработки документов;

- определение соответствия маршрутов движения документов задачам и функциям структурных подразделений или должностных лиц;

- разработки мероприятий по совершенствованию процессов обработки документов в целом или их отдельных операций;

- определение загруженности всего управленческого аппарата, так как всем его работникам приходится иметь дело с документами.


 

4.2.2 Прохождение и порядок исполнения входящих документов

 

Входящий документопоток составляют:

1. Документы вышестоящих организаций, органов власти ─ постановления, решения, распоряжения, приказы, письма, содержащие директивные указания, просьбы, разъяснения и другие сведения;

2. Документы подведомственных организаций, присылающих отчетно-учетную документацию и различного рода запросы;

3. Документы организаций смежников и прочих организаций, обменивающихся информацией для решения вопросов, требующих совместных действий;

4. Жалобы и заявления граждан.

Работа с входящими документами предполагает:

1. Доставку и прием документов;

2. Первичную обработку документов;

3. Предварительное рассмотрение и распределение;

4. Регистрация

5. Рассмотрение документов руководством

6. Исполнение резолюций;

7. Отправка ответных документов

Доставка документов происходит почтой, телеграфом, курьерами. В современных условиях наряду с этими способами доставки поступление документов осуществляется через компьютерные сети, электронную почту, факсимильную связь. Значительная часть документации поступает путем передачи их командированными сотрудниками других организаций.

Доставка документов на предприятие, как правило, осуществляется курьерами в почтовом отделении по месту расположения предприятия (за исключением документов, поступивших по техническим каналам связи).

Прием входящей корреспонденции осуществляется централизованно экспедицией, специально выделенным работником канцелярии, или секретарем при отсутствии экспедиции.

Первичная обработка входящей корреспонденции включает:

- проверку правильности доставки;

- проверку целостности упаковки и вложений принятой корреспонденции;

- распределение корреспонденции на регистрируемую и нерегистрируемую;

- учет поступивших документов;

- подготовка к передаче по назначению.

Проверка правильности доставки заключается в проверке правильности адресования. Ошибочно доставленная документация возвращается на почту для пересылки адресату.

Проверка целостности упаковки и целостности вложений. Конверты (за исключением конверта с пометкой «лично в руки» и в адрес, профсоюзной организации) вскрываются, документы извлекаются из конвертов, и сверяется наличие приложений. Если будет обнаружено повреждение, отсутствие документа или приложений к нему, об этом сообщается отправителю. В серьезных случаях составляется акт, который присоединяется к полученным документам для принятия руководством решения по данному факту. Как правило, конверты уничтожают.

Сохраняют конверты (подкалывая их к документу) в следующих случаях:

- если на документе отсутствует обратный адрес;

- если в документе отсутствует дата, и ее устанавливают по почтовому штемпелю;

- если на конверте нет надписи «лично», а документ носит личный характер.

Документы с памяткой «лично» не вскрываются, а передаются адресату. Однако, если количество таких документов весьма значительно, в этом случае экспедиционная обработка предусматривает учет их поступления, дата и учетный номер проставляются на конвертах, пакетах.

Экспедиция ведет учет всех поступивших документов (регистрируемых, нерегистрируемых) – на документе проставляется регистрационный штамп для фиксации факта и времени их получения, где указывается наименование организации, дата поступления и учетный номер документа. Обычно в штампе предусматривается место для последующего проставления входящего регистрационного номера.

Если корреспонденция не вскрывается, то регистрационный штамп ставится на конверте или упаковке пакетов. При получении документов с сопроводительными письмами целесообразна перестановка штампов на письме и на первом листе приложения.

Если документ присылается повторно (об этом указывается в документе), то целесообразно установить по информационно-поисковой базе данных место нахождение ранее присланного документа и отметить это на поступившем. Удобнее для этого использовать правый верхний или левый нижний угол первого листа. Предложение, заявление, жалобы граждан положено всегда проверять на повторность.

Отметку при поступлении документа (реквизит 28) проставляют только на регистрируемых документах, в момент регистрации.

Поступившие документы сортируют на требующие регистрации и на нерегистрируемые. Нерегистрируемые документы определяются по перечню, который должен быть в каждой организации. К ним могут относиться: рекламные извещения, плакаты, прейскуранты (прайс-листы); поздравительные письма, телеграммы; приглашения, программы семинаров, совещаний; печатные издания (книги, журналы и т.д.). Нерегистрируемые документы передаются по назначению.

В процессе первоначальной обработке документы сортируются по структурным подразделениям. Документы, адресованные руководству, передаются в канцелярию или секретарю руководителя. Документы, адресованные в структурные подразделения, сортируются по их наименованиям, а затем разбираются секретарями этих подразделений.

Нерегистрируемые документы раскладываются по структурным подразделениям для доставки по назначению, остальная документация передается для регистрации.

Предварительное рассмотрение поступивших документов в канцелярию производится с главной целью – отобрать документы в адрес руководства. Руководству организации направляют документы по принципиальным вопросам деятельности организации, исполнение которых требует решения руководства. Они составляют примерно 20% всей документации. При предварительном рассмотрении выясняется также, не нуждается ли документ, передаваемый руководству, в подборке предыдущей переписки по данному вопросу, нормативных документов и прочее. Эти документы передаются руководителю вместе с полученной корреспонденцией.

Передача документов на рассмотрение должна осуществляться в день их получения. Телеграммы и другие срочные документы передаются в первую очередь.

Рассмотрение документов руководством организации и структурных подразделений производится в день их получения.

Результаты рассмотрения документов руководителями отражаются в резолюциях – четкие и конкретные указании по их исполнению.

С резолюцией документ передается ответственному исполнителю. Если указано несколько исполнителей, с документа изготавливают ксерокопии по числу исполнителей и предают каждому из них. Подлинник документа направляется ответственному исполнителю, указанному в резолюции первым.

Резолюция руководителя должна быть отражена в регистрационных карточках. Для контрольной службы может являться основанием взятия исполнения документа на контроль.

Все перемещения документа между структурными подразделениями и исполнителями осуществляется с обязательной отметкой в регистрационной карточке.

Исполнение резолюции осуществляется ответственным исполнителем совместно с сотрудниками, указанными в ней. Ход работы по исполнению документа при необходимости фиксируется на оборотной стороне регистрационной карточки. Документ все время до момента исполнения находится в рабочей папке исполнителя.

При передаче ответного документа на подпись к нему следует прилагать материалы, на основании которых он готовился. Это облегчает работу руководителя, позволяет избежать вызова исполнителей, и т.п. В дело документ и все относящиеся к нему материалы направляются тогда, когда работа над ответным документом полностью завершена. Подшивку документа в дело осуществляет работник канцелярии (или секретарь-референт).

Прохождение исходящего документа включает следующие этапы:

- составление проекта документа, его распечатка;

- согласование, визирование в необходимых случаях;

- подписание (утверждение) документа;

- регистрация и отправка документа адресату;

- подшивка последнего экземпляра в дело.

Процесс согласования и визирования можно ускорить, направив копии проекта заинтересованным организациям и лицам. Их обоснованные замечания учитываются, документ перепечатывается.

Перед подписанием подготовленный проект документа представляется секретарю руководителя для проверки правильности оформления, наличия приложений, а также в необходимых случаях материалов, на основании которых документ готовился. Неправильно оформленный документ возвращается исполнителю. Проект документа вместе с необходимыми материалами представляются руководителю на подпись. Исправленные руководителем проекты документов, как правило, перепечатываются. Подписанные документы передаются на отправку (в канцелярию, экспедицию, секретарю), где их регистрируют. В экспедиции отправляемые документы проверяют: на наличие подписей, печатей, приложений, адреса получателя письма. Неправильно оформленные документы возвращаются на доработку.

Адреса на конвертах печатают средствами оперативного размножения. Если документ направляется в 2-3 адреса, то на каждом из них подчеркивается тот адрес, в который данный документ направляется. При направлении документа более чем в 4 адреса, список рассылки передается вместе с экземплярами документа.

Отправляемые документы в экспедиции проходят следующую обработку: документы сортируются по адресам, адресование, фальцевание (складывание), вложение в конверты, заклеивание, определение стоимости отправлений, составление реестра на заказную почту и передачу в отделение связи. Документы должны быть отосланы в день их подписания.

Внутренний документопоток

Внутренние документы проходят следующие стадии: подготовка проекта документа, перепечатка, согласование, визирование, подписание, регистрация, размножение, доставка исполнителю, контроль исполнения документов, исполнение, подшивка исполненных документов в дело. Поэтому маршруты их прохождения на этапах подготовки и оформления те же, что и у исходящих документов, а на этапе исполнения совпадают с маршрутами входящих документов. Однако некоторые виды внутренних документов могут иметь свои маршруты. Распорядительные документы (приказы, распоряжения) проходят через юридический отдел; протоколы не требуют составления проекта; докладные записки, справки и т. п. Документы поступают прямо к руководителю, на имя которого они написаны.

Приказы, протоколы регистрируются в канцелярии (у секретаря-референта), подвергаются размножению в копировально-множительном подразделении, а затем копии их рассылаются в структурные подразделения. Докладные записки на имя руководителя организации или структурного подразделения, сводки, справки и другие внутренние документы после рассмотрения должностным лицом передаются в структурные подразделения или подшиваются в соответствующие дела.


4.2.3 Работа с письмами и обращениями граждан

 

Работа с письмами и обращениями граждан имеет свою специфику и ведется отдельно от общего делопроизводства.

Ответственность за организацию работы с обращениями граждан несут руководители организаций, которые должны постоянно держать эту работу под контролем, принимать меры по ее совершенствованию.

Все поступающие в организацию предложения, заявления и жалобы граждан должны быть приняты, учтены, зарегистрированы на регистрационно-контрольных карточках в день их поступления.

При личном приеме граждан их письменные и устные предложения, заявления и жалобы также подлежат регистрации.

После регистрации документы передаются руководителю для принятия решения. Решение, принимаемое по обращению граждан, должно быть основано на требованиях законодательства, изучении обстоятельств, ставших причиной написания жалобы, заявления.

Ответственность за своевременное разрешение заявлений, жалоб, предложений возлагается на руководство организаций, а процесс рассмотрения обращений граждан подлежит обязательному контролю.

Сроки исполнения обращений определяются в зависимости от сложности поставленных в них вопросов.

Заявления и жалобы, не требующие дополнительного изучения обстоятельств, разрешаются не позднее 15 дней со дня поступления. Если для принятия решений по жалобе или заявлению необходимо проявление дополнительных работ, допускается продление сроков для ответа не более чем на 1 месяц с сообщением об этом гражданину, подавшему заявление или жалобу.

Результаты решения вопроса сообщаются заявителю. Ответы должны быть исчерпывающими, соответствующими действующему законодательству. Если полученное обращение не относится к компетенции данной организации, оно должно быть не позднее чем в пятидневный срок направлено на рассмотрение в компетентный орган или заявителю. В ответном письме дается разъяснение, куда ему следует направить свое обращение.

Отказ в положительном решении вопроса должен быть направлен в письменном виде, аргументированно обоснован, указаны мотивы и основания отказа со ссылкой на действующее законодательство и решения компетентных органов.

Секретарь- референт или ответственное лицо, ведущее делопроизводство по обращениям граждан, обязаны систематически проводить анализ этой категории документов. Анализ служит выявлению причин, порождающих нарушения прав граждан, изучению общественного мнения, совершенствованию работы государственных органов, предприятий и организаций.

Наиболее успешной работе по контролю за своевременным исполнением жалоб, заявлений, предложений граждан способствует компьютеризация процесса. Разработаны типовые программы для ведения контроля за сроками исполнения документов на ПЭВМ и типовые программы как для ведения контроля, так и справочные работы с обращениями граждан, что позволяет осуществлять предупредительный контроль, обеспечивать выполнение документов в установленные сроки.

Автоматизированная система способствует обеспечению высокой исполнительской дисциплины, своевременному исполнению обращений граждан.

Сроки хранения документов по предложениям, заявлениям и жалобам граждан обычно колеблются от 5 до 10 лет для документов различной степени важности. Отдельные дела, интересные для истории, могут храниться постоянно.

Все дела с обращениями, имеющие постоянный срок хранения, передаются через год после завершения по ним делопроизводства в архив учреждения, а затем в государственный архив.


4.3 Регистрация документов

4.3.1 Системы и формы регистрации документов

Регистрация документа согласно ГОСТ Р51141-98 определяется как «запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующей факт его создания, отправления или получения». Регистрация необходима для учета, контроля исполнения и поиска документов, придания им юридической силы. Процесс регистрации позволяет создать базу данных о документах и тем самым заложить основы информационно-поисковой системы организации по всем документам.

Регистрации подлежит не вся документация, поступающая в организацию. Регистрируют документы, поступающие из вышестоящих федеральных и местных государственных органов и направляемые им в их адрес. Регистрируют также письма депутатов Государственной Думы, важнейшие внутренние документы — приказы, распоряжения, протоколы, планы, отчеты, докладные и объяснительные записки, справки и доклады, характеризующие отдельные стороны деятельности организации, предложения, заявления и жалобы граждан, договоры, корреспонденцию от других организаций, требующую решения или ответа, материалы постоянного срока хранения. Регистрируется ценная и заказная корреспонденция.

На документы, не подлежащие регистрации, составляется специальный перечень. Не подлежат регистрации первичные документы бухгалтерского, материального и статистического учета и отчетности, поздравительные письма и телеграммы, проспекты, приглашения, прейскуранты, нормы расхода материалов, малозначительная переписка по административно-хозяйственным, кадровым и другим вопросам, программы, повестки дня, извещения, наряды, заявки, заявления о приеме на работу, увольнении, предоставлении отпуска, а также документы, поступающие в копиях для сведения, и некоторые другие.

Перечень документов, неподлежащих регистрации, составляет секретарь-референт или начальник канцелярии и утверждает руководитель организации.

Находят применение три системы регистрации документов:

- централизованная — при которой регистрация всех документов организации производится в канцелярии, на малых предприятиях — у секретаря-референта;

- децентрализованная — при которой регистрация документов осуществляется в структурных подразделениях секретарями подразделений;

- смешанная — сочетающая в себе элементы централизованной и децентрализованной систем.

Наиболее эффективной является смешанная система. При этом централизованно регистрируется документация, поступающая из федеральных и местных органов власти, или направляемые в их адрес, важнейшие внутренние документы (приказы по основной деятельности и личному составу, протоколы, акты, докладные записки и др.), а также предложения и жалобы граждан.

Специализированную документацию (учетно-финансовую, арбитражную, кадровую) регистрируют в соответствующих структурных подразделениях.

Важнейшим принципом регистрации документов является однократность. Каждый документ должен регистрироваться в организации только один раз. Входящие документы регистрируют в день поступления, исходящие и внутренние документы — в день подписания.

Наибольшее распространение получили три формы регистрации документов — журнальная, карточная, автоматизированная.

Журнальная форма может быть использована эффективно в организациях с небольшим объемом документооборота — до 1000 документов в год, а также для учета специальных видов документации, требующей особого внимания к их сохранности.

Назовем основные виды журналов, необходимых для полноценного учета документов. Это журналы: входящих документов, исходящих документов; внутренних документов; документов конфиденциального характера

Форма журнала регистрации входящих документов

Дата поступления и индекс документа

Корреспондент, дата и индекс поступившего документа

Краткое содержание

Резолюция или кому направлен документ

Отметки об исполнении

1

2

3

4

5

 

 

 

 

 

При всей надежности и простоте журнальной формы учета документов, она имеет целый ряд недостатков. Нарушен основной принцип регистрации — ее однократность, так как возникает необходимость повторной регистрации документа в процессе его передачи из подразделения в подразделение. Поиск информации усложнен, поскольку инициативный документ, например, зарегистрирован в одном журнале, а ответ на него в другом. Журнальная форма негибка для справочной работы в архиве.

При количестве учетных единиц документов свыше тысячи целесообразно использовать карточную форму регистрации. Карточная регистрация всех категорий документов осуществляется на единой по форме регистрационной карточке (см. рисунок). Бланки карточек желательно изготавливать типографическим способом на плотной бумаге формата А5 (148 × 210 мм) или А6 (105 × 148 мм). Допускается цветовое различие карточек. Все графы лицевой стороны карточки по содержанию соответствуют содержанию реквизитов документов. На оборотной стороне регистрационной карточки в графе «Контрольные отметки» фиксируют отметки о контроле, которые должны содержать дату проверки и конкретные причины задержки исполнения документа. В ней также делают записи, отражающие движение (передачу) документов.

На карточках регистрации входящих и внутренних документов в данной графе указывают должность и фамилию сотрудника, подготовившего документ, и лиц, завизировавших его. Графы «Фонд №», «Опись №», «Дело №» заполняются в архиве, куда регистрационные карточки сдаются вместе с документами по истечении срока их хранения в текущей работе. Количество экземпляров регистрационной карточки на документ обычно составляет 2-3 экземпляра. Один помещается в сроковую картотеку, другой — в информационно-справочную, третий может быть передан исполнителю вместе с документом. Применение карточек для регистрации повысило оперативность поиска документа и одновременно сократило трудоемкость процесса регистрации по сравнению с журнальной формой. Компьютеризация делопроизводственных процессов позволила заменить ручную карточную форму регистрации документов на автоматизированную. При этом большинство программ построено на занесении в электронную карточку, выводимую на экран компьютера, как традиционных реквизитов, так и ряда дополнительных.

Компьютерная регистрация позволяет:

- внести значительно больше сведений о документах, учитывающих специфику организации;

- организовать децентрализованную (на рабочих местах) регистрацию документов непосредственно в структурных подразделениях с объединением сведений о документах в единой базе данных организации;

- организовать на основе базы данных информационно-справочную работу;

- организовать эффективный контроль за исполнением документов.

Выводимые на экран компьютера регистрационные формы входящих, исходящих и внутренних документов имеют небольшие отличия, но вносимые в общую базу данных сведения позволяют осуществлять обобщенный поиск сведений по всем документам организации.

Регистрация документов с применением компьютерных технологий обеспечивает сбор и хранение необходимых данных о всех документах, циркулирующих в организации, позволяет внедрить автоматизированный контроль исполнения документов, подготовить их внутреннюю опись, дать любую справку о состоянии движения документов.


ДОУ

4.3.2 Индексация документов

Под индексацией документов в делопроизводстве понимается проставление их порядковых (регистрационных) номеров и определенных условных обозначений, указывающих место их составления, исполнения или хранения. Индексы используют при поиске, учете и систематизации документов. Индексы проставляют на документах (место простановки определяет ГОСТ Р 6.30-97, реквизит 10) и регистрационных карточках.

Основу индексации документов составляют условные обозначения структурных подразделений, номера дел по номенклатуре, порядковые входящие или исходящие номера документов. Так индекс 01/05/89 входящего документа включает:

01 – индекс структурного подразделения;

05 – номер дела по номенклатуре;

89 – индивидуальный порядковый номер входящего документа, присвоенный при регистрации.

В организации с большим количеством корреспондентов дополнительно можно использовать их кодовые обозначения.

Инициативные и ответные документы имеют один индекс, который присваивается инициативному документу, а затем переносится на ответный документ.

Исключение составляют индексы распорядительных документов (постановлений, распоряжений, приказов по основной деятельности, по личному составу), протоколов, а в отдельных случаях – предложений, заявлений и жалоб граждан. Их индексами являются регистрационные номера, которые присваиваются особо в пределах каждого вида документов.

Индексы предложений и жалоб граждан могут быть дополнены первой буквой фамилии автора документов.

К индексам приказов по личному составу допускается добавление буквы «л/с» (по личному составу) или «к» (кадры).

Порядковый регистрационный номер присваивается начиная с номера 01, с 1 января до 31 декабря каждого года включительно.


 

4.3.3 Контроль за исполнением документов

Контроль за исполнением документов и принятых решений — важная функция управления организацией. Цель контроля — содействие своевременному и качественному исполнению документов, обеспечение получения информации, необходимой для оценки деятельности конкретных сотрудников, структурных предприятий.

Различают три вида контроля:

1. Контроль за исполнением документов по существу поставленных в них вопросов (включающий анализ существа, полноты и правильности исполнения поручений)

2. Контроль соответствия формы создаваемых документов требованиям нормативных актов (унифицированных форм бланков)

3. Контроль за своевременностью исполнения (сроковый контроль)

Контроль по существу содержания документов входит в должностные обязанности, не только руководителей, но и контрольного подразделения. Контроль соответствия формы — секретарь-референт. Контроль за своевременностью исполнения — службы ДОУ.

Перечень контролируемых документов утверждается руководителем, по представлению службы ДОУ с участием юридической службы организации.

Обязательному контролю подлежат документы директивных и вышестоящих организаций, распорядительные документы самой организации и другие важные для данной организации документы, имеющие конкретные сроки исполнения.

Контроль исполнения документов включает несколько этапов:

- постановку документа на контроль;

- проверку своевременности доведения документов до исполнителей;

- учет и обобщение результатов контроля исполнения документов.

Работа по контролю за исполнением документов включает в себя проверку сроков исполнения и регулирование хода, и анализ результатов исполнения документов.

Сроки исполнения могут быть типовыми и индивидуальными. Типовые сроки установлены законодательно в указах Президента, правительственных нормативных актах и, конечно, в федеральных законах Российской Федерации. Значительное количество типовых сроков установлено в ведомственных подзаконных актах, например о предоставлении статистической и финансовой отчетности. Большинство документов, срок исполнения которых не установлен нормативными актами, должны исполняться в течение 10 дней.

Руководитель указывает в резолюции срок исполнения документа только в тех случаях, когда этот срок отличается от установленного перечнем либо конкретно указанного срока вышестоящей организацией.

Различают по срокам исполнения следующие виды контроля: текущий, предупредительный и итоговый. Под текущим контролем понимают ежедневную подготовку сведений о документах, срок исполнения которых истекает сегодня. Секретарь-референт (инспектор по контролю) ежедневно в начале рабочего дня докладывает руководителю о фактах исполнения установленных сроков. Суть предупредительного контроля заключается в своевременном, за 2-3 дня, предупреждении сотрудника о необходимости решения порученного ему вопроса. Текущий и предупредительный контроль помогает при планировании рабочего дня руководителя. Срок исполнения документа может продлить только лицо или организация, его установившие. Это может быть сделано в устной или письменной форме не менее чем за 3 дня до истечения срока. Документы с длительным сроком исполнения (например, договор) контролируются по промежуточным этапам исполнения с занесением сведений в регистрационной карточке в поле «Ход исполнения».

Документ считается исполненным, если решены поставленные в нем вопросы, выполнены поручения, корреспонденту дан ответ по существу дела, в карточке и на документе-запросе сделана отметка об исполнении. В регистрационную карточку при этом вносятся сведения о дате исполнения документа, и указывается номер дела по номенклатуре,  в которое подшит исполненный документ.

Что касается итогового контроля, то к нему относят аналитическую работу по обобщению исполнительской дисциплины в организации. Формой контроля является составление раз в месяц (квартал) перечня неисполненных документов по отдельным подразделениям (для больших организаций) или по организации в целом. На основе анализа задержки исполнения документов устанавливаются причины (перегрузка руководителя, недисциплинированность сотрудников, слабость системы документооборота и т. п.) и вырабатываются соответствующие предложения по исправлению недостатков.

В настоящее время внедряется автоматизированный контроль за исполнением документов. Постановка документа на контроль происходит автоматически при заполнении в регистрационной карточке поля «Срок исполнения».

Текущий контроль осуществляется путем вызова на экран и распечатки списка документов, срок исполнения которых истекает сегодня (поле «Контрольная дата»). Специальные программы в порядке осуществления предупредительного контроля позволяют выводить на экран списки документов, исполнение которых истекает в любой срок, фамилии исполнителей и т. д. Аналитические справки являются важным источником для оценки эффективности работы отдельных сотрудников т системы документационного обеспечения управления организации в целом.


 

Дата получения

 

 

            Автор резолюции

 

 

 

 

 

 

 

 

Регистрационный номер

 

Счетчик

            Резолюция 

 

 

 

 

 

 

 

Подразделение

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Корреспондент

 

 

Новая организация

 

 

 

 

 

 

 

Дата документа

 

 

 

 

 

 

 

 

            Ответственный исполнитель

 

 

Номер документа

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Количество листов

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Количество листов приложений

 

 

            Срок исполнения

 

 

 

 

 

 

 

 

Вид документа

 

 

 

Связанные документы

 

 

 

 

 

 

 

 

Краткое содержание

 

 

 

 

 

 

 

 

 

            Дата исполнения

 

Номер дела

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Дата получения

Исполнитель

Состояние документа

Ход исполнения

 

 

 

10.08.2000

Семенов М. В.

На исполнении

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Форма регистрационной карточки


 

4.3.4 Организация справочно-информационной работы

Условием успешной деятельности делопроизводственной службы (секретаря-референта) в области информационно-справочной работы является создание справочной картотеки (справочного аппарата), в которой регистрационные карточки расположены по определенной системе.

Задача справочного аппарата в делопроизводстве заключается в ответе в любой момент на два вопроса: первый — в каком подразделении, у кого из исполнителей, и в какой стадии исполнения находится искомый документ, второй — в каком документе (в каких документах) находится конкретная информация по нужному вопросу.

Информационно-справочная работа может быть построена как традиционно с использованием справочных карточек, так и в автоматизированном режиме. Рассмотрим кратко оба подхода.

Справочные картотеки при централизации регистрационно-справочных операций располагаются в канцелярии и контрольной группе. При децентрализованном осуществлении операций картотеки находятся в структурных подразделениях организации.

Карточки группируются в картотеке по признакам, которые полностью зависят от содержания, запросов, которые должны удовлетворяться с ее помощью.

Справочная картотека делится на две части: в первую входят карточки на неисполненные документы, во вторую — на исполненные.

По мере исполнения карточки из разделов первой части картотеки перемещаются в соответствующую рубрику второй части. На регистрационной карточке, помещаемой во второй раздел картотеки, должны быть заполнены все графы.

Использование цветных индикаторов позволяет производить классификацию справочного массива и облегчает поиск нужной информации, повышает оперативность поиска.

Справочные карточки передают в архив вместе с законченными делопроизводством делами и документами.

Возможности информационно-справочного обслуживания с внедрением автоматизированной системы регистрации документов значительно расширились. Автоматизированная система позволяет находить справки по любой комбинации данных, включенных в регистрационную карточку документа.

Поиск сведений по конкретному документу может выполняться по неисполненным и исполненным документам, по всей оперативной базе данных текущего года, а при необходимости по документам предшествующих лет (архивная база данных).

При необходимости получения информации по конкретному документу на экран выводится, а затем распечатывается соответствующая регистрационная форма. Результаты поиска информации по группе документов выводятся на экран в табличной форме, а также при необходимости распечатываются.

Сведения по неисполненному документу или по исполненному соответственно показывают, у какого исполнителя находится документ или в какое дело данный документ подшит.

В настоящее время получают все большее распространение полнотекстовые системы поиска необходимой информации. В этих целях к регистрационной карточке на документ прикрепляется файл с текстом самого документа. Такие системы позволяют осуществить поиск не только по реквизитам регистрационной карточки, но и по содержанию самого документа — искать данный документ по ключевым словам или словосочетаниям.

Использование компьютерных технологий ускоряет документооборот, повышает исполнительскую дисциплину сотрудников, совершенствует управление организаций в целом.


5 Систематизация документов

 

5.1 составление Номенклатуры дел

 

Важнейшей функцией делопроизводственной службы является систематизация и хранение документов. Массив исполненной документации – это своеобразная память организации, обращение к которой дает возможность анализировать работу коллектива, решать спорные вопросы, принимать новые решения.

После исполнения документы определенное время хранятся в организации. Для текущего и длительного хранения документы комплектуются в дела. (Для того, чтобы  их можно было быстро находить и использовать необходима систематизация исполненных документов, т.е. группировать их в дела).

Дело – это совокупность документов или документ, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку (папку) с соответствующим заголовком. На каждой обложке помещается заголовок – этикетка типа “Приказы директора колледжа за 2002 год”.

Систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации с указанием сроков их хранения называется номенклатурой дел. Наличие номенклатуры дел для каждой организации обязательно. Номенклатура дел используется для разных целей:

· Как схема распределения и группировки исполненных документов в дела (папки); заголовки дел, закрепленные в ней, переносятся затем на обложки дел;

· Каждое дело, включенное в номенклатуру дел имеет указание срока хранения документов, включенных в него. Таким образом, с ее помощью намечают ориентировочные сроки хранения документов, что является первым этапом экспертизы ценности документов;

· Номенклатура дел используется при построении информационно – поисковой системы по документам предприятия. При регистрации документов в регистрационный индекс часто включают индекс дела по номенклатуре. Классификационная схема номенклатуры дел может быть использована при формировании справочной картотеки на исполненные документы;

· Номенклатура дел используется вместо описи как учтенный документ при сдаче в архив дел со сроками хранения до 10 лет включительно. Она же служит основой для составления описей на дела со сроками хранения свыше 10 лет и постоянного;

· Номенклатура имеет справочное значение при изучении структуры организации.

 

Общие требования к номенклатуре дел

 

·  охват всех документов, получаемых и создаваемых в организации;

·  раздельная группировка в дела документов постоянного и временного сроков хранения;

·  конкретная и четкая формулировка заголовка дела, которая полностью отражает состав и содержание документов;

·  систематизация дел внутри разделов номенклатуры в соответствии со степенью важности и сроком хранения документации.

 

 

 

Виды номенклатур

Для составления номенклатуры дел используются:

1. Типовая номенклатура дел – для организаций, однородных по характеру деятельности и структуре, устанавливает для них типовой состав дел, единую индексацию этих дел и является нормативным документом..

2. Примерная номенклатура дел – устанавливает примерный состав дел организаций, однородных по характеру деятельности, но разных по структуре, и носит рекомендательный характер.

3. Конкретная (индивидуальная).

Каждая организация должна составлять  свою конкретную (индивидуальную) номенклатуру дел. Под видами номенклатур дел различают сводную номенклатуру дел организации и номенклатуру дел структурных подразделений. Сводная номенклатура дел состоит из номенклатур дел структурных подразделений.

В целях унификации группировки документов для организаций примерные и типовые номенклатуры являются методическими пособиями и служат основой для составления конкретной индивидуальной номенклатуры дел организаций и их структурных подразделений.

Из примерной номенклатуры дел выбираются названия тех дел, которые образуются в данной организации. При этом некоторые дела, предусмотренные в примерной номенклатуре дел могут объединяться или разъединяться в зависимости от объема документации или специфики работы организации. Сроки хранения дел, предусмотренные типовой или примерной номенклатурой, переносятся в конкретную без изменений.

Т.о., наличие типовой или примерной номенклатуры облегчает работу по созданию номенклатуры дел конкретной организации.

Составление номенклатур дел

При составлении номенклатур дел необходимо учитывать требования ЕГС ДОУ, типовой инструкции по делопроизводству в министерствах и ведомствах РФ, основные правила работы ведомственных архивов.

Ответственность за разработку номенклатур дел возлагается на делопроизводственную службу.

Составление номенклатур дел начинается в структурных подразделениях. На основании номенклатур дел структурных подразделений, составляется свободная номенклатура дел для всей организации, которая согласовывается с архивным органом и утверждается руководителем организации. Номенклатура дел структурного подразделения составляется лицом, ответственным за делопроизводство данного подразделения.

В небольших организациях, не имеющих структурного подразделения, составляется одна номенклатура, которая представляет собой систематизированный список названий дел, заводимых в организации в течение календарного года.

Номенклатура дел на предстоящий год должна составляться в последнем квартале предшествующего года, и после утверждения руководителем вводится в действие с 1 января. Она должна ежегодно пересматриваться и уточняться, а не реже, чем 1 раз в 5 лет заново составляться и согласовываться.

Разработка номенклатуры дел

Разработка номенклатур дел складывается из нескольких этапов:

1. Определение круга документов для включения в номенклатуру.

2. Составление заголовков (наименований) дел.

3. Разработка классификационной схемы номенклатуры дел, то есть порядка расположения дел.

4. Определение сроков хранения дел.

5. Определение системы индексации и установление индексов дел.

6. Оформление и удостоверение номенклатуры дел.

Определение круга документов для включения в номенклатуру дел.

Основное требование к номенклатуре дел — охват всех документов, создаваемых самой организацией, полученных от других организаций, лиц, включая регистрационные карточки, журналы учета, различные картотеке, дела не оконченные делопроизводством (переходящие дела), то есть дела продолжающиеся более 1 года, нескольких лет и ведутся до разрешения вопросов, например: «Документы о строительстве здания архива (отчеты, акты, переписка и др.)», «журнал регистрации арбитражных дел» и т. д.

Они вносятся в номенклатуру каждого года на протяжении всего срока решения вопроса. В течение года номенклатура может быть дополнена делами. Для таких дел в конце каждого раздела номенклатуры предусматривается несколько резервных номеров.

Не включаются в номенклатуру дел печатные издания: сборники, справочники; платные издания; материалы, не отражающие вопросы основной деятельности.

Составление заголовков

Это самая сложная часть работы при составлении номенклатура дел.

Заголовок дела должен кратко, четко отражать основное содержание документов, группируемых в данном деле, так как по заголовку дела производится поиск документов.

Заголовок содержит указание на род заводимого дела (дело, документы, переписка) или название вида документа (приказы, акты), а также уточняющие данные о содержании документов, об авторе документов, корреспондентах, датах (периодах) событий, указания о подлинности или копийности документов.

Форма номенклатуры

Форма номенклатуры представляет собой таблицу из 5-ти граф: индексы дел, заголовки дел, количество дел (томов), сроки хранения и примечания.

 

1. Индекс — условные обозначения присваиваемые делам.

Для малых предприятий, не имеющих структурного деления, ее номенклатура строится по производственной или функциональной схеме. В этом случае индексом дела будет его порядковый номер в номенклатуре: 01, 02, 03 и т.д.

В сводной номенклатуре в индекс каждого дела входит условное обозначение структурного подразделения и порядковый номер дела пределах номенклатуры дел структурного подразделения, то есть 01 –номер структурного подразделения; 02 – в номенклатуре дел данного подразделения заголовок дела располагается под номером два «2» (02).

3. Графа — заполняется после окончания года

4. – проставляются сроки хранения со ссылкой на статьи типового или ведомственного перечня.

Для некоторых документов не устанавливают конкретные сроки хранения, а хранят «до минования надобности» (например, инструктивные письма вышестоящих организаций, присланные для сведения) или «до замены новыми» (например, положения, инструкции). В этом случае проставляют именно эти отметки. Здесь же может быть проставлена отметка «ЭК», которая означает, что по окончании делопроизводственного года дело должно быть подвергнуто экспертизе ценности с возможным выделением некоторых документов на постоянное хранение.

5. Примечание – проставляется отметка о заведении новых дел, о передаче дел в архив. о переходящих делах, о выявлении дел к уничтожению.

В конце каждого года в номере заполняется итоговая запись о количестве заведенных и включенных в номенклатуру дел.

В итоговой записи отдельно указывается количество дел постоянного хранения свыше 10 лет, до 10 лет включительно, количество переходящих дел на следующий год.

 

 

ДОУДОУ


 

Термин «дело» употребляется в заголовках судебных, следственных, личных, арбитражных и других дел, содержащие различные по видам документы, связанные последовательностью его разрешения по одному конкретному вопросу. Например: «Дело об организации довузовской подготовки в СГТУ».

При заведении личных дел ФИО лица, на которое заводится дело, указывается в именительном падеже.

Термин «документы» употребляется в заголовках дел:

1. содержащих документы по одному и тому же вопросу, но не связанных последовательностью его разрешения. В этом случае в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле. Например: «Документы о проведении аттестации сотрудников фирмы (списки сотрудников, графики, справки)»

2. или документы, являющиеся приложением к какому-либо другому документу. В этом случае в конце заголовка в скобках перечисляются основные виды документов. Например: «Документы к протоколам заседания коллегии за 1 квартал 2003 года (проекты, решений, справки, обзоры, планы)»

В наименованиях дел, содержащих переписку, уточняются с кем и по какому вопросу она ведется. Например: «Переписка со службой занятости по вопросам подбора кадров».

В заголовках дел, содержащих переписку с однородными корреспондентами, их название в заголовке дела дается обобщенно. Например: «Переписка с ВУЗами о приглашении на работу выпускников».

В случае переписки с разносторонними корреспондентами, в заголовок дела они не выносятся, а указывается лишь вопрос. Например: «Переписка об организации международной конференции «Женщины и бизнес».

В наименовании дел, содержащих ОРД, указывается вид документа и автор, год. Например: «Приказы директора предприятия по личному составу за 2003 год»

В заголовках дел, содержащих плановые или отчетные документы, указывается период времени (месяц, квартал, год), на (за) который составлены документы, вид документа (план, отчет). Например: месячных отчеты об отсрочке товара, готовый план повышения квалификации специалистов фирмы на 2004 год.

В заголовке дела, содержащего статистические формы, указывается название форм, их номер или условное обозначение (шифр). Например: « Годовой отчет по отдельным показателям финансовой деятельности предприятия (форма -10-ф)».

Разработка классификационной схемы

После составления заголовков дел, проводится их систематизация, то есть определяется порядок расположения в номенклатуре дел. Он основан на учете организационно-структурного аппарата управления и выполняемых им функций.

В номенклатуре дел дела систематизируют по степени их важности с учетом взаимосвязи документов.

Первыми помещаются дела, включающие организационные распорядительные документы директивных и вышестоящих органов, затем

- дела, содержащие организационно-распорядительную документацию (организационные, распорядительные);

- дела с плановыми и отчетными документами (годовыми, квартальными, месячными);

- перепиской и др.

Внутри каждой из перечисленных групп дела располагают по степени их важности, например, вначале годовые планы, затем квартальные, после них — месячные. Аналогично формируют отчетные дела. Дела с перепиской располагают в следующем порядке: вначале — переписка с директивными и вышестоящими органами, затем — с неподчиненными органами и в конце — с подведомственными, своими филиалами.

При большом количестве однородных корреспондентов дела можно располагать в алфавитном порядке наименований корреспондентов или географических названий, например:

- переписка с фирмой «Арбель»;

- переписка с фирмой «Информсервис»…

Номенклатура дел организации составляется на основе номенклатуры дел структурных подразделений, которые располагаются в соответствии с утвержденной структурой организации. Первым разделом всегда будет служба делопроизводства (канцелярия). Последние разделы — это общественные организации.

В организациях без структурного деления разделами номенклатуры дел являются управленческие функции или основные направления деятельности, например: руководство, планирование, учет, материально-техническое обеспечение, кадры, документационное обеспечение.

Порядок расположения заголовков в номенклатуре дел должен быть стабильным и одинаковым для всех структурных подразделений.

Определение сроков хранения

Сроки хранения документов — постоянные или временные (1, 3, 5, 10, 15… лет) — устанавливаются в зависимости от значимости документов. Если в деле содержатся документы временного хранения различной ценности и с разными сроками хранения, срок хранения всего дела устанавливается для наиболее ценной документации, то есть больший. Например, если в деле находятся документы со сроком хранения 1, 3, 5 лет, все дело хранится 5 лет.

Срок хранения исчисляется с 1 января года следующего за годом окончания дела. Например, срок хранения дела, законченного делопроизводством в 2002 году, исчисляется с 1.01.2003 года.

После окончания делопроизводственного года сводную номенклатуру дел закрывают. Закрытие номенклатуры дел оформляют итоговой записью, в которой указывают количество фактически заведенных за год дел по категориям учета и их общее число. Итоговую запись подписывает начальник службы ДОУ организации. О фактическом наличии заведенных за год дел сообщается архиву организации.

Номенклатура дел печатается в нескольких экземплярах: первый хранится в службе ДОУ, второй — используется в качестве рабочего экземпляра, третий — находится у лица, ответственного за архив в качестве учетного документа, четвертый — государственном архиве, в который передаются документы данной организации.


5.2 ФОРМИРОВАНИЕ ДЕЛ

 

Формированием дел называется группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизацию документов внутри дела.

Формирование дел должно отвечать следующим основным требованиям: оперативности поиска документа, надежности документационного обслуживания, сохранности документов.

После того как документы исполнены, они помещаются в соответствующие дела и систематизируются внутри них. Дело считается заведенным с момента появления в нем первого исполненного документа.

 Единые требования к формированию и оформлению дел изложены в ГСДОУ и Основных правилах работы ведомственных архивов. Порядок формирования, хранения и оформления дел должен закрепляться в инструкции по делопроизводству.

В небольших организациях дела формируются и хранятся у секретаря. В крупных учреждениях  в структурных подразделениях по месту создания или исполнения документов.

 Работа по формированию дел состоит из следующих операций: распределение и раскладка исполненных документов дела (папки); расположение документов внутри дел в определенной последовательности; оформление обложек дел.

Документы внутри дела следует располагать по следующим принципам: вопросно-логическому, хронологическому, алфавитному, нумерационному. Они могут варьироваться и комбинироваться.

Чаще других используется вопросный (вопросно-логический) — документы располагаются в делах в логической последовательности решения того или иного вопроса. Такая систематизация совпадает с хронологическим расположением дел, то есть документы в личных делах  внутренняя опись документов, имеющихся в личном деле, заявление о приеме на работу, анкета, личный листок по учету кадров, автобиография, документы об образовании; выписки из приказов о назначении, перемещении, увольнении; дополнение к личному листку по учету кадров, дополнение к личному листку по учету поощрений; справки и документы.

В пределах этих групп документы располагают по хронологии.

Копии приказов о наложении взысканий, поощрениях, изменении фамилии… в личное дело не подшивают, так как эти сведения записываются в дополнение к личному листку по учету кадров.

Лицевые счета рабочих и служащих группируют в самостоятельные дела по алфавиту в пределах календарного года.

Обращения граждан формируют в отдельные дела, используя алфавитный порядок группировки.

При формировании дел следует придерживаться основных правил:

В дела подшиваются только исполненные документы, соответствующие заголовку (подлежащие возврату документы подшивать в дело запрещается) в одном экземпляре, оформленные в соответствии с требованиями ГОСТ Р630-(97)2003. Поэтому до подписки документа в дело проверяется правильность его оформления: наличие подписей, виз, индекса, дат… Неправильно оформленные документы возвращаются исполнителю для дообработки (незаверенные копии документов) по их датам (подписания, поступления или использования). Например, переписка систематизируется в такой последовательности: документ-ответ помещается за документом-вопросом.

При алфавитной систематизации документов используют фамилии их авторов, названия учреждений корреспондентов, наименования административно-территориальных единиц.

В нумерационном порядке группируют однородные документы, имеющие порядковую нумерацию (протоколы, приказы, квитанции, накладные…)

Различные категории документов имеют свою специфику систематизации:

- распорядительные документы (приказы, распоряжения, постановления…) — формируют в дела по видам документов и хронологии (вместе с приложениями). Приказы по личному составу и по основной деятельности группируют отдельно;

- протоколы – в хронологическом порядке и по номерам;

- переписку – в хронологической последовательности: документ-ответ помещают за документом-запросом;

- плановые и отчетные документы следует хранить в делах того года, к которому они относятся по своему содержанию, независимо от времени их составления или даты их поступления;

- документы в отчетах следует располагать: пояснительная записка, отчет, приложения;

- годовые планы и отчеты отделяют от месячных;

- финансовые денежные документы (классовые ордера, авансовые отчеты, выписки из банка, квитанции, накладные) группируют по номерам.

2. В дело подшиваются документы по одному вопросу, имеющие один срок хранения. Документы постоянного и временного сроков хранения группируются в отдельные дела.

3. В дела группируются документы одного календарного года, за исключением переходящих дел. Личные дела формируются в течение всего периода работы в организации, дела выборных органов и их постоянных комиссий формируют за период созыва; документация учебных заведений формируется в дела по учебным годам.

4. Документы помещаются в дело со всеми относящимися к ним приложениями и дополнительными материалами. Если приложения имеют большой объем, из них формируют самостоятельное дело.

Толщина дела не должна превышать 30 - 40 мм, то есть не более 250 листов. Если документов больше, дело разделяется на тома. Количество томов каждого дела указывается в номенклатуре дел в конце года.

Правильная группировка документов в дела и их систематизация в деле облегчает проведение ЭЦ документов, подготовку документов к последующему хранению и использованию.


5.3 оперативное Хранение документов

 

До передачи исполненных документов в архив организации, они могут находится в структурных подразделениях на исполнении и в канцелярии (у секретаря-референта) на хранении.

Документы, находящиеся в процессе исполнения, хранятся у исполнителя в папках с надписью «На подпись», «К докладу», «Срочно» и т. п. Н папках должны быть указаны фамилия  и инициалы исполнителя, а по окончании работы убираются в ящик стола или шкаф. Текущая работа с документами закрытого характера оговаривается специальной инструкцией.

Хранение исполненных документов текущего года осуществляется в специальных папках-регистраторах. Папки типа «скоросшиватель» здесь непригодны, поскольку в них документы располагаются в обратной хронологической последовательности. Пригодны для длительного хранения папки с мягкой (шнурками) системой крепления документов. Это позволяет группировать документы в прямой хронологической последовательности.

В текущих архивах подразделений, в канцелярии, у секретаря-референта для размещения укомплектованных в дела документов применяются стеллажи и шкафы, механические картотеки элеваторного типа, и т. д. Хранение законченных дел в столах сотрудников запрещается.

Для удобства поиска необходимого дела и соответствующего документа рекомендуется рабочей экземпляр номенклатуры дел прикрепить к стеллажу, к дверце шкафа и т.д.

Документы, законченные делопроизводством, в конце года сдаются в архив организации.


5.4 подготовка дел к сдаче в архив

 

5.4.1.экспертиза ценности

Экспертиза ценности документов

Завершающий этап работы с документами в делопроизводстве – обработка дел для их дальнейшего хранения и использования. Обработка дел для хранения включает проведение экспертизы научной и практической ценности документов, оформление дел, составление описи на дела постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения.

Экспертиза ценности документов – это отбор документов на государственное хранение или установление сроков их хранения на основе принятых критериев.

В обобщенном виде задача экспертизы ценности документов состоят в следующем:

· отбор документов, имеющих политическое, хозяйственное, научное, культурное значение, для последующей передачи их на постоянное хранение в государственные архивы РФ;

· отбор на временное хранение документов, не представляющих научно-исторической ценности, но сохраняющих практическое значение;

· выделение к уничтожению документов, не имеющих научной ценности и утративших практическое значение;

· установление или изменение сроков хранения документов.

Документы оцениваются на основании принципа историзма, системности, целостности. Критериями оценки документов являются их происхождение, содержание и внешние особенности.

Экспертные комиссии. Экспертиза ценности в делопроизводстве проводится при составлении номенклатуры дел, при формировании дел и проверке правильности отнесения документов к делам, а также при подготовке дел к последующему хранению и при выделении дел на уничтожение.

Для организации и проведения экспертизы ценности документов, их отбора на хранение и уничтожение в учреждении создается постоянно действующая экспертная комиссия (ЭК). В министерствах и ведомствах, центральных органов общественных организаций для отбора и передачи документов на государственное хранение, а также для контроля и оказания методической помощи подведомственным организациям создаются центральные экспертные комиссии (ЦЭК).

ЦЭК и ЭК – совещательные органы. Они работают в постоянном контакте с экспертно-проверочными комиссиями (ЭПК) соответствующего архивного учреждения, от которого получают указания организационно-методического характера.

Проведение экспертизы ценности. Ежегодно в делопроизводстве организации проводят отбор документов на постоянное и временное хранение. а также для уничтожения. Этот отбор проводит персонал структурных подразделений при участии сотрудников ведомственного архива. Он предполагает анализ фактического содержания документов, находящихся в деле. Не только на основе заголовка дел, а путем полистного просмотра документов определяется их научная и практичная ценность и соответствующие сроки хранения.

В результате работы экспертной комиссии образуются 4 группы документов с различными сроками хранения:

1. постоянного хранения в государственных архивах;

2. временного хранения в ведомственном архиве (свыше 10 лет);

3. временного хранения (до 10 лет);

4. подлежащие уничтожению в связи с истечением срока хранения.

В ведомственный архив передаются дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Их передача происходит только по описям. Дела временного (до 10 лет) хранения не подлежат сдаче в ведомственный архив. Они хранятся централизованно службой документационного обеспечения или в структурных подразделениях и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению.

После утверждения описей на дела постоянного хранения архивное учреждение разрешает учреждению уничтожить документы с временными сроками хранения. Уничтожение документов оформляется актами. Акт о выделении к уничтожению документов и дел подписывают председатель и члены ЭК, утверждает руководитель учреждения.


5.4.2 ОФОРМЛЕНИЕ ДЕЛ

 

Оформление дел – это подготовка дел к хранению в соответствии с установленными правилами.

Оформление дел начинается с момента их заведения в производстве и завершается в процессе подготовки к сдаче в ведомственный архив по окончании календарного года, в котором они были заведены. Оформление конкретного дела включает комплекс работ по брошюровке документов, нумерации листов, составлению заверительной надписи, составлению (в ряде случаев) внутренней описи документов, уточнению на обложке дела названия организации, делопроизводственного индекса, заголовка дела, даты дела и т. д.

Оформление дел проводится работниками службы документационного обеспечения организации и структурных подразделений.

Дела постоянного и временного хранения (свыше 10 лет) подшиваются в твердую обложку, листы нумеруются. В конце дела на отдельном листе ставится заверительная надпись. Наиболее ценные документы (например, рукописи и т. п.) не подшивают, а вкладывают в папки или коробки.

Заверительная надпись для учета количества листов в делах постоянного и временного хранения (свыше 10 лет) составляется на отдельном листе — заверителе, который располагается в конце каждого дела. В нем цифрами и прописью указывается число пронумерованных листов дела и отдельно через знак «+» — число листов внутренней описи, если она есть. Составлять заверительную надпись на обложке дела или оборотной стороне последнего листа запрещается. Заверительную надпись (лист-заверитель) помещают в конце дела. Заверительная надпись пишется разборчиво. В ней указывается дата составления, должность и фамилия составителя, который затем ставит свою подпись.

Дела временного хранения (до 10 лет) оформляются упрощенно (частично): они остаются в скоросшивателях, листы не нумеруются, уточнение обозначений на обложках дел не производится, описи дела не составляются, учет ведется по номенклатуре дел.

Для дел, сформированных по видам и разновидностям документов, заголовки которых не полностью раскрывают их содержание, рекомендуется составлять внутреннюю опись документов. Внутреннюю опись помещают в начале дела и в нее вписываются данные о каждом подшиваемом документе.

По окончании формирования дел составляется итоговая запись внутренней описи с указанием количества включенных в нее документов и количество листов самой описи.

После подшивки документов и нумерации листов производится оформление обложки дела. Требования к оформлению закреплены ГОСТ 17914-72. Если дело начато в одной организации, а закончено в другой, на обложке проставляются три даты: дата заведения дела в одной организации, дата поступления дела в другую организацию и дата окончания дела во второй организации. Важным реквизитом обложки дела является указание количества листов в деле, которое проставляется на  основе заверительной надписи дела.

Срок хранения проставляется обложке дела по номенклатуре дел организации после сверки ее с ведомственным перечнем документов с указанием сроков хранения или после уточнения срока хранения по решению ЭК организации. На делах постоянного хранения пишется: «Хранить постоянно».

Архивный шифр дела оформляется, как правило, в архиве организации. В нем указываются номер фонда, номер описи и номер дела.

После завершения года на дела постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения лицами, ответственными за работу с документами в структурных подразделениях, при методической помощи архива составляются описи для последующей передачи в архив. В малых предприятиях эту работу выполняет секретарь-референт с участием специалистов подразделений. Отдельная опись составляется на дела по личному составу организации.

Каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером. Описи утверждает руководитель организации.

Перед утверждением описи должны получить одобрение ЭК организации, а описи на дела постоянного хранения и дела по личному составу должны быть согласованы (утверждены) ЭПК архивной организации.

Годовые разделы описей дел, предназначенные для передачи в государственный архив, печатаются в четырех экземплярах. Описи дел, остающиеся в архиве организации, печатаются в двух экземплярах.

В архив организации передаются дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также дела по личному составу через год после завершения работы с ними в структурных подразделениях. Дела временного хранения (до 10 лет включительно) передаются в архив по усмотрению руководства организации (учитываются возможности архива, частота обращения к документам прошлых лет и т. д.).

Документы, как уже говорилось, принимают в архив после проведения экспертизы ценности и оформления дел постоянного и временного хранения (свыше 10 лет) по описи, одобренным экспертной комиссией организации. Дела временного хранения (до 10 лет включительно) принимают по номенклатурам дел.

Если отдельные дела необходимо оставить или выдать для текущей работы, архив организации оформляет выдачу этих дел во временное пользование.

Документы, уже включенные в дело, могут в течение года потребоваться работнику учреждения, организации. В этом случае они могут быть вынуты из дела только ответственным за формирование и хранение дел. На их место закладывается лист-заместитель, в котором указывается, когда, кому и на какой срок выдан документ.

После завершения делопроизводственного года выдача отдельных документов из дела не допускается. При необходимости во временное пользование может быть выдано целиком.

Если требуется выдать целиком все дело, заполняется карта-заместитель, в которой указывается номер выданного дела, дата выдачи, кому выдано дело, на какой срок, росписи в получении и приеме после возвращения документов.

Карта-заместитель помещается на месте выданного дела.

Разрешение на выдачу дел в другие организации может быть дано только руководителем учреждения, предприятия.

Изъятие документов из дел по требованию компетентных органов (например, прокуратуры и т. д.) может производиться только на основании письменного распоряжения этих органов, с разрешения руководства. В этом случае обязательно составляется акт об изъятии подлинника документа, а на его место в дело подшивается заверенная копия.

Сотрудник архива, принимая дела, тщательно сверяет каждое дело с описью, проверяет правильность формирования и оформления дела. Вместе с делами в архив передаются регистрационные карточки на сдаваемые документы для пополнения ими справочного аппарата архива.

До передачи в государственные архивы документы, подлежащие государственному хранению, хранятся в архивах организаций и предприятий в течение сроков, установленных Главархивом России. По истечении установленных сроков (от 5 до 7,5 лет) документы, подлежащие государственному хранению, передаются по акту из архивов организаций и предприятий в государственные архивы.

ДОУДОУ


7.Организация работы с документами, содержащими конфеденциальные сведения

7.1 сведения, относящиеся к коммерческой тайне

 

В условиях жесткой конкуренции очень важно сохранить сведения, содержащие коммерческую тайну предприятия.

К служебным документам конфиденциального характера относятся документа, содержащие информацию закрытого характера, утечка содержания которых нежелательна или вредна, так как может бать использована во вред ее авторам.

Под конфиденциальным документом, то есть документом, к которому ограничен доступ персонала, понимается оформленный носитель документационной информации, содержащий сведения, которые не относятся к государственной тайной составляют интеллектуальную собственность юридического или физического лица.

Обязательным признаком конфиденциального документа является наличие в нем информации, подлежащей защите. Особенностью конфиденциального документа является то, что он представляет собой одновременно не только саму информацию, обязательный объект защиты, но и массовый носитель информации, основной источник накопления и распространения этой информации, в том числе и ее утечки. То есть конфиденциальна, прежде всего, информация, а уже затем становятся конфиденциальными и документы, в которых эта информация зарегистрирована.

Условия, при которых информация может быть отнесена к конфиденциальной, перечислены в статье 139 1 Гражданского кодекса РФ. К ним относятся:

- действительная или потенциальная коммерческая ценность информации в силу ее неизвестности третьим лицам;

- отсутствие свободного доступа к этой информации на законном основании;

- принятие обладателем информации необходимых мер к охране ее конфиденциальности.

Перечень сведений конфиденциального характера определен Указом Президента РФ от 06.03.1997 №188, включает:

1. Сведения о фактах, событиях и обстоятельствах частной жизни гражданина, позволяющие идентифицировать его личность (персональные данные), за исключением сведений, подлежащих распространению в средствах массовой информации в установленных законом случаях.

2. Сведения, составляющие тайну следствия или судопроизводства.

3. Служебные сведения, доступ которым ограничен органами государственной власти в соответствии с ГК РФ и федеральными законами (служебная тайна).

4. Сведения, связанные с профессиональной деятельностью, доступ к которым ограничен в соответствии с конституцией РФ и федеральными законами (врачебная, нотариальная, адвокатская тайна, тайна переписки, телефонных переговоров, почтовых отправлений, телеграфных или иных сообщений…)

5. Сведения, связанные с коммерческой деятельностью, доступ к которым ограничен в соответствии с Гражданским Кодексом РФ и федеральными законами (коммерческая тайна)

6. Сведения о сущности изобретения, полезной модели или промышленного образца до официальной публикации информации о них.

Коммерческая тайна(КТ) — это научно-техническая, коммерческая, организационная или иная используемая в предпринимательской деятельности информация, которая обладает реальной или потенциальной экономической ценностью в силу того, что она не является общеизвестной и не может быть легко получена законным образом другими лицами, которые могли бы получит экономическую выгоду от ее разглашения или использования. К коммерческой тайне относятся, прежде всего, идеи, изобретения, открытия, технологии, индивидуальные детали коммерческой деятельности, позволяющие успешно конкурировать и т. п.

Сведения, относящиеся к КТ предприятия можно разделить на два крупных блока:

- научно-техническая (технологическая) информация;

-деловая информация.

Научно-техническая информация включает:

- сведения о конструкциях машин и оборудования, чертежи, схемы;

- используемые материала;

- рецептуры;

- методы и способы производства (особенно о вновь разработанных изделиях);

- новые технологии, направления модернизации известных технологий, процессов и оборудования;

- программное обеспечение ПК, пароли, ключи, коды и процедуры доступа к информации;

- организация системы безопасности предприятия.

Деловая информация включает:

- сведения о финансовой стороне деятельности предприятия за исключением финансовых отчетов (состояние расчетов с клиентами, задолженность, кредиты и т. п.);

- сведения о наиболее выгодных формах использования денежных средств, ценных бумаг, акций;

- сведения о размере прибыли, себестоимости произведенной продукции;

- планы развития предприятия;

- планы и объемы реализации продукции (планы маркетинга, данные о характере и объеме торговых операций, уровня цен, наличии товаров);

- анализ конкурентоспособности производимой продукции, эффективность экспорта и импорта, предполагаемое время выхода на рынок;

-планы рекламной деятельности;

- списки торговых и других клиентов, представителей, посредников, конкурентов, сведения о взаимоотношениях с ними, их финансовом положении, проводимых операциях и объемах, условиях действующих и заключаемых контрактов;

- структура и методы управления, связи внутри фирмы и вне ее, распределение обязанностей и их содержание;

- кадровый состав и его формирование;

- сведения из деловой переписки.

Сведения, которые не могут являться коммерческой тайной:

- информация, содержащаяся в учредительных документах и документах, дающих право заниматься коммерческой деятельностью;

- информация, содержащаяся в годовых отчетах, бухгалтерских балансах и других формах бухгалтерской отчетности;

- информация, связанная с исчислением и уплатой налогов и других платежей в бюджет;

- информация по задолженности работодателей по зарплате и другим социальным выплатам;

- информация о наличии свободных рабочих мест;

- информация, связанная с соблюдением экологического и антимонопольного законодательства;

- информация по обеспечению безопасности условий труда.

Состав и объем сведений, составляющих КТ предприятия, сроки конфиденциальности, порядок защиты и доступа к конфиденциальной информации, а также правила ее использования определяются руководителем. Руководитель может привлечь для проведения этой работы специалистов-аналитиков.

 

7.2. ЗАЩИТА ДОКУМЕНТОВ, СОДЕРЖАЩИХ КОММЕРЧЕСКУЮ ТАЙНУ

 

Обеспечение сохранности конфиденциальной информации коммерческого предприятия требует соблюдения следующих условий:

- определение сведений, составляющих КТ предприятия;

- обеспечение порядка их  защиты.

Если эти условия не будут выполнены, то у предприятия не будет законных оснований для привлечения к ответственности работников за разглашение или передачу сведений, составляющих КТ.

Основная цель защиты конфиденциальной информации, в том числе коммерческой тайны, состоит в том, чтобы, как говорят профессионалы, предотвратить ее утечку, овладение ею конкурентами. В ряде случаев требуется защита и «чужих» коммерческих секретов, которые могут быть доверены предприятию другими лицами, организациями. Отсутствие такой защиты может лишить предприятие выгодных партнеров, клиентов.

Обеспечение защиты конфиденциальной информации включает в себя:

- ограничение доступа к носителям информации, содержащим КТ;

- ведение делопроизводства обеспечивающего выделение, учет и сохранность документов, содержащих КТ;

- использование организационных, технических и иных средств защиты КТ;

- осуществление контроля за соблюдением установленного режима охраны КТ.

Для ограничения доступа к информации КТ руководитель издает приказ о введении «Перечня сведений, содержащих КТ предприятия; мер по охране этих сведений, установлением круга лиц, имеющих доступ к этой информации, и правил работы с документами, имеющими гриф КТ. Сотрудники предприятия должны под расписку ознакомиться с приказом и приложениями к нему. Порядок обеспечения сохранности КТ может быть закреплен в трудовом договоре (контракте) с работником.

Приказом руководителя назначается должностное лицо, ответственное за учет, хранение и использование документов, содержащих КТ. Это может быть сотрудник, для которого работа с этими документами является основной служебной обязанностью, или секретарь-референт, для которого эти функции будут дополнительными.

Работник, получивший доступ к КТ должен пройти инструктаж и ознакомиться с памяткой о сохранности КТ предприятия (памятка составляется служебной обязанности с учетом специфики данного предприятия), подписать обязательство о неразглашении КТ, которое составляется в одном экземпляре и хранится не менее пяти лет после его увольнения.

Все документы классифицируются по степени гласности: открытые, доступные всем сотрудникам; ограниченного доступа, доступ к которым должен быть определен уровнем его защиты.

На предприятии используются обозначения степени гласности:

- для служебного пользования (ДСП);

- коммерческая тайна — строго конфиденциально (КТ-СК);

- коммерческая тайно —  конфиденциально (КТ-К);

- коммерческая тайна (КТ).


 

7.3. ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ, СОДЕРЖАЩИМИ КТ

 

Как правило, в каждой организации утверждается самостоятельная делопроизводственная «инструкция о работе с документами, содержащими сведения конфиденциального характера». В качестве методической инструкции можно использовать Положение о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространенного в федеральных органах исполнительной власти, утвержденное Правительством в 1994 г. или в 1973 г. инструкцию о порядке учета, обращения и хранения документов и дел, содержащих сведения ограниченного распространения.

Учет конфиденциальных документов должен предусматривать не только регистрацию факта создания или получения документа, но и всех перемещений документа в процессе рассмотрения, исполнения и использования, поэтому учет и хранение таких документов следует вести централизованно. помимо общего учета целесообразно вести обособленный инвентарный учет документов, дел и компьютерных носителей конфиденциальной информации.

Все документы, содержащие конфиденциальные сведения, подлежат учету и специальному обозначению. На документе проставляют гриф конфиденциальности в правом верхнем углу первого листа с указанием номера экземпляра, например:

            Конфиденциально

            Экз. №1

или

            КТ

            Экз. 1

Такие грифы не являются грифами секретности, а лишь показывают, что право собственности на информацию, содержащуюся в документе, принадлежит предпринимателю и охраняется законодательно.

На документе с грифом КТ (конфиденциально) указывается количество экземпляров документа и место нахождения каждого из них (ниже реквизита «подпись» и «фамилия исполнителя»), например:

Составлен в двух экз:

экз. №1 — в адрес;

экз. №2 — в дело №01-47

На обороте листа документа, имеющего гриф КТ, или в резолюции на нем руководитель пишет фамилии тех должностных лиц, которым разрешено пользоваться этим документом, например:

Разрешаю:

1. Е. М. Лаврову

2. А. Л. Казакову

Дата и роспись руководителя

Печатание документов с грифом КТ производится в специально отведенном помещении (рабочем месте), исключающем доступ посторонних лиц.

Отпечатанные и подписанные документы передаются для регистрации должностному лицу, ответственному за их учет и регистрируются отдельно от остальной документации в «журнале регистрации документов с грифом КТ».

Все листы журнала нумеруются, прошиваются и опечатываются. В конце журнала в заверительном листе указывается количество листов (цифрами и прописью)


8 ДЕЛОВАЯ И КОММЕРЧЕСКАЯ ПЕРЕПИСКА

Правильно составленное, красиво оформленное служебное письмо-это произведение искусства. А шедевры, как известно, не создаются за несколько минут. Авторы посланий и деловых бумаг уделяют много времени своей переписке. Ведь это не просто - изложить свои мысли и письмо готово. Мысли необходимо излагать просто и кратко.

Составители лучших деловых писем следуют принципу: у Вас никогда не будет следующего раза, чтобы произвести первое впечатление. Мнение о Вас у будущих коллег, клиентов, складывается на основе первого впечатления, во время первой встречи. Встречают, как известно, по одежке. Поэтому «одежка» Вашего письма, т.е. конверт и бумага, должна быть безукоризненной. Иначе Ваше письмо рискует оказаться в корзине с макулатурой непрочитанным, даже если в нем содержится ценнейшая для получателя информация. Особенно это актуально для таких писем, как представление компании, предложение продуктов, товаров, услуг и заявление о приеме на работу. Конверт должен быть плотным, непрозрачным, стандартного размера из белой бумаги. Адрес на конверте должен быть обязательно напечатан блоком или виден из прозрачного окошка. Иногда при объявлении о приеме на работу в некоторых странах требуется, чтобы сопроводительное письмо или резюме было написано от руки. В таком случае полезно и конверт написать аккуратным и четким почерком.

Сегодня письма, служебные записки, не только приобретают новое значение, но также становятся основой тактики фирм будущего.

Правильно написанная и оформленная корреспонденция – важнейшая часть бизнеса.

Деловая корреспонденция – это синонимы служебное, деловое письмо – Письмо – общепринятое.

Деловая переписка – неотъемлемое средство связи (один из важнейших каналов связи) предприятия с внешним миром. В большинстве фирм письма превалируют над остальными документами. В переписке можно выделить два основных вида документов: письма и факсы.

Письмо (синонимы: служебное письмо, деловое письмо, во множественном числе – деловая корреспонденция) – общепринятое название большого числа разновидностей справочно-информационных документов, используемых для решения как перспективных, так и текущих задач в управлении.

Письмо – обобщенное название различных по содержанию документов, пересылаемых по почте, курьером, факсимильной связью, электронной почтой и являющихся средством общения между организациями, частными лицами.

Письма имеют ряд преимуществ по сравнению с другими видами связи: во-первых, они намного дешевле телексов, телефонных переговоров или личных визитов; во-вторых, они пишутся и читаются в удобное для деловых людей время; в-третьих, могут быть использованы в качестве юридического документа.

Служебная переписка занимает 80% входящей и исходящей документации предприятия. Стремясь к сокращению документооборота, письмо должно составляться только в тех случаях, когда невозможно решение вопроса при устном общении (при встречи или по телефону).

Собираясь написать деловое письмо (д.п.) необходимо определить его цель (то есть для чего Вы его пишете):

- получить необходимую информацию;

- представить необходимую информацию;

- установить деловые отношения;

- разместить заказ …

 

Виды деловой переписки и их названия (письмо, телеграмма, телекс, факсограмма (факс), телефонограмма) определяются способом передачи деловой информации, которые подразделяются на два основных вида – почтовая связь и электронная связь.

Переписку отличает широкое видовое разнообразие: от имеющих нормативный характер писем и телеграмм государственных органов до обращений граждан и типовых заявок. Содержанием переписки могут быть запросы, уведомления, соглашения, претензии, напоминания, требования, подтверждения, просьбы, рекомендации, гарантии и т.д.


8.1 КЛАССИФИКАЦИЯ ДЕЛОВЫХ И КОММЕРЧЕСКИХ ПИСЕМ

 

Все письма можно условно классифицировать по ряду признаков – по функциональному признаку, по специализации, по тематическому признаку, по сложности, структуре, на рекламационные и не рекламационные и т.д.

Выделим две группы писем по тематическому признаку: коммерческие письма и служебные письма (остальные носят теоретический характер).

Обе группы писем в совокупности будем называть деловой корреспонденцией, а письма – служебными письмами.

Коммерческие письма составляются от имени юридического лица при заключении и выполнении коммерческой сделки. В число коммерческих писем входят: запрос и ответ на него; оферта (предложение) и ответ на нее; письмо-рекламация и ответ на него. Такие письма часто имеют правовую силу. Кроме того, к коммерческим письмам относят также переписку по вопросам материально-технического снабжения и сбыта продукции (услуг).

Служебные письма – это письма, несложные по содержанию и небольшие по объему документы по решению текущих задач, которые пишутся на разных этапах деловых отношений между предприятиями и организациями.

Определенную долю в почтовой корреспонденции занимают частные письма. В них авторы обращаются к руководству организации с различными просьбами, жалобами, предложениями.

Дадим краткую характеристику основным представителям деловой корреспонденции.

В письме-запросе покупатель обращается к продавцу, импортеру, экспортеру с просьбой дать подробную информацию о товаре или услуги, то есть сформулировать коммерческое предложение. В запросе указывается наличие товара (услуги) и условия, на которых партнеру желательно получить товар: количество, качество товара, его модель, марка, цена, сроки поставки, условия платежа.

Такие запросы входят в группу контрактных документов и используются для подготовки и заключения сделок. Запрос должен быть кратким, со ссылкой на соответствующие нормативные материалы, прежние письма. Например:

1.Всвязи с … просим срочно сообщить, имеется ли у Вас возможность принять заказ на изготовление и поставку нашему предприятию в 4 квартале 200_г пять станков, согласно прилагаемому списку.

     Ожидаем Вашего ответа в течение десяти дней.

2.Уважаемые господа

   Мы очень Заинтересованы в Вашем товаре, который мы хотели бы получить до конца …

   С уважением …

 

В случае если продавец может сразу удовлетворить просьбу покупателя и поставить интересующий его товар, он направляет ему предложение (оферту), то есть заявление о заключении сделки с указанием ее конкретных условий. Предложение может быть направлено покупателю как в ответ на его запрос, так и по инициативе продавца. Например:

Мы имеем возможность предложить Вам (наименование товара, количество, качество, упаковка, условия поставки, цена, срок поставки, условия платежа)

С уважением …                                                                                          подпись  

 

Если покупатель не согласен с условиями предложения или не заинтересован в закупке предлагаемого товара, он отклоняет его принятие. А если покупатель не согласен с каким-либо условием предложения (ценой, количеством, сроками поставки), он сообщает об этом продавцу и между ними установляется переписка до тех пор, пока не будет достигнута договоренность.

Оферта – письменное предложение одного лица (оферента) другому лицу (акцептанту), выражающего желание заключить с ним договор. Оферта имеет определенный, указанный в ней срок действия.

Рекламационное письмо – заявление об обнаружении недостачи, дефектов, в полученной продукции или в выполненной работе.

Рекламация – коммерческий документ, представляющий собой предъявление претензий к стороне, нарушившей принятые на себя договоренные обязательства, и требования возмещения убыток. Рекламации предъявляются в отношении качества товара, объемов и сроков его поставки, упаковки, маркировки, платежа и других условий заключенного договора.

Рекламация должна содержать следующие данные:

· основание для предъявления претензий;

· доказательства – ссылки на нормативные акты и данные. Например, на технические требования, акт экспертизы, акт приемки, акт испытаний, коммерческий акт и т.д.;

· конкретные требования стороны, предъявляющей претензию. Например, требование замены некачественного товара качественным или уценка товара; требование скидки с общей стоимости партии товара; требование расторжения контракта и возмещения убытков в связи с невыполнением контракта.

Рекламация предъявляется в письменном виде, заказным письмом, с приложением всех документов, подтверждающих рекламацию и имеющих полную доказательную силу для обеих сторон, и в определенный срок. Если рекламация не может быть урегулирована соглашением сторон, то спор переходит в арбитраж, решение которого является окончательным и обязательным для обеих сторон. Пример:

1.О возмещении убытков

   26.03.200_ г Ваша фирма отгрузила  ___________ по ж/дороге

                                                                       (товар)

 накладной №_, в количестве ____________________ по счету №_,

                                                        (штук, килограмм)

 который был нами оплачен в полной сумме.

   При проверке вагона было обнаружено 30 дефектных мест, которые

были Вам возвращены, о чем свидетельствует коммерческий акт №_. 

В связи с изложенным, просим Вас возместить понесенные нашей

фирмой … убытки в размере _____. Сумму следует перечислить

_____.

Приложение: Коммерческий акт №___.

2. О выплате штрафа за просрочку поставки товаров

По контракту №_ от ______ Вы обязаны были поставить фирме _____

товар_______ в количестве _____.

Однако в нарушение условий указанного контракта товар был

поставлен с опозданием на __ дней.

На основании Параграфа №_ контракта фирма начисляет Вам штраф

 в размере __% от стоимости не поставленного в срок товара на

сумму__ согласно следующему расчету: _____.

Просим указанную сумму штрафа перевести в 30-дневный срок на

наш расчетный счет №_____ в _____ банке. В случае недоплаты

указанной суммы в установленный срок дело будет передано в

 Арбитраж.

 

При ответе на рекламацию возможны следующие варианты:

- если решение не принято, сообщается информация о принятии претензии к рассмотрению;

- если претензия удовлетворяется полностью или частично, учитывается срок и способ ее удовлетворения, если она не подлежит денежной оплате. При денежной оплате указывается признанная сумма, номер и дата платежного поручения;

- если претензия отклоняется полностью или частично, указываются мотивы отказа с соответствующей ссылкой на нормативные акты и другие документы, которые его обосновывают.

Ответ на рекламацию направляется в письменном виде: заказным письмом с приложением всех документов – при отказе в удовлетворении претензии. Примеры ответов на рекламации:

1. Подтверждаем получение Вашей претензии №_ от __. О результате рассмотрения нами указанной претензии сообщим Вам дополнительно.

2. В удовлетворение Вашей претензии №__ от __ переводим на Ваш расчетный счет сумму ___.

3. Подтверждаем получение Вашего письма от ___ относительно недостачи _________ отгруженных нами _______ в вагоне №__ в                   (товар)                                                 (дата)                                                       счет контракта №__.                                                                                  Приносим свои извинения за недосмотр, который произошел по вине нашего экспедитора. Сообщаем, что недостающее количество ______ будет Вам отгружено на следующей неделе. Дату отгрузки сообщим Вам по телефону.

 

Среди служебных писем можно выделить письма циркулярные, информационные, гарантийные, сопроводительные, письма-просьбы, письма-подтверждения, письма-напоминания, письма-извещения, письма-приглашения, рекламные письма и другие.

Инструктивные (директивные) исходят из государственных или муниципальных органов власти и управления и содержат рекомендации, указания, разъяснения по вопросам отчетности, налогов, экологии.

Циркулярные письма обычно высылает вышестоящая организация, сообщающая подчиненным предприятиям определенные сведения или установки, касающиеся деловых вопросов или задач и носящие распорядительный характер.

Их назначение – доставить информацию одного и того же содержания в несколько адресов.

Очень часто можно встретить циркулярные письма, в которых адреса занимают больше места, чем сам текст.

Подписывает руководитель организации или руководитель финансово-бухгалтерской службы.

Гарантийные – направляются с целью подтверждения данных ранее обещанных или оговоренных условий. Гарантироваться могут качество работ, сроки выполнения заказа, работ, оплата товаров, услуг, арендованных помещений и т.д. При этом слово гарантия может не упоминаться.

В тексте гарантийного письма содержится просьба в адрес корреспондента и юридически значимая формула «Оплату гарантируем». Если в письме гарантируется произвести оплату, автор сообщает свои банковские реквизиты. Гарантийные письма всегда подписываются двумя лицами: руководителем, главным бухгалтером и удостоверяются печатью.

 

 

 

Уважаемый А.Е.!

Просим подтвердить возможность отправки в наш адрес двух контейнеров изделий Вашей компании.

Мы заинтересованы в их получении до конца месяца.

Оплату (предоплату) гарантируем.

Наш расчетный счет ____ банк ___.

Коммерческий директор

Главным бухгалтер

 

Сопроводительные письма составляют при отправке адресату каких-либо документов или материальных ценностей. Такие письма могут содержать дополнительную информацию по прилагаемым документам: указывается с какой целью направляется основной документ, что с ним необходимо сделать и в какие сроки объяснить причины задержки.

Начинаются письма этой разновидности:

· В соответствии с предварительной договоренностью высылаем Вам …

· В соответствии с дополнительным протоколом высылаем Вам …

· В подтверждение нашей договоренности высылаем Вам …

и другими словами: посылаем, направляем, возвращаем, прилагаем…

Сопроводительное письмо является также средством контроля за движением документов и материальных ценностей.

Письма-подтверждения – для подтверждения получения документов, или материальных ценностей, ранее достигнутой договоренности. Иногда в них приводят краткое изложение, содержание документов и перечень материальных ценностей.

Если подтверждаются: предварительная договоренность, - в тексте письма необходимо кратко изложить ее суть; если подтверждается получение документов, сведений – их необходимо назвать; или если ранее составленный документ остается в силе – его тоже необходимо назвать (договор, контракт…).

Ключевой формулой является «Подтверждаем».

Письмо-подтверждение может заканчиваться просьбой, пожеланием, предложением, справочной информацией:

· Предприятие подтверждает получение Вашего заказа и№_ и приступает к его выполнению ….;

· Завод подтверждает условия поставки оборудования …;

· Подтверждаем, что партия товара получена …

Направление таких писем является обязательной частью деловых отношений. Своевременность их отправки позволяет адресату снять вопрос с контроля и исключает отправку писем-напоминаний.

Письма-просьбы – излагают какую-либо просьбу (о выполнении какого-либо действия, получения материальных ценностей (товаров), документации или каких-либо сведений, необходимых организации-автору) предельно кратко и уважительно подчеркивают заинтересованность организации в ее скорейшем выполнении, заранее выражая благодарность за усилия по ее использованию.

Просьба излагается с помощью глагола «просить»: «Просим Вас представить … сообщить».

Просьба может формулироваться и без глагола «просить». Например, «надеемся на положительное решение этого вопроса».

«Надеемся, что Вы сочтете возможным рассмотреть наше обращение».

В одном письме может содержаться несколько просьб.

В этом случае используются следующие обороты: «Также просим Вас рассмотреть», «Одновременно просим Вас»…

Письма-напоминания – направляются в тех случаях, когда не удается с помощью телефонных переговоров или личного контакта получить необходимый результат. В них содержится не только напоминание о выполнении взятых обязательств, но и говорится о возможных мерах, которые будут приняты при их невыполнении.

Текст письма-напоминания может состоять из двух частей:

1. напоминание о выполнении действий;

2.  о мерах, которые будут приняты с случае их невыполнения.

Помета вторично помещается на поле письма, уже подчеркивает факт напоминания. Она ставится в тех случаях, когда отправитель допускает возможность, что адресат еще не получил письма, адресованного ранее, по независимым от него причинам. В этом случае дословно повторяется текст  предыдущего письма. Ключевой фразой является: Напоминаем Вам …; Вторично напоминаем Вам …; Обращаем Ваше внимание на то, что …; Ставим вас в известность …; В случае невыполнения взятых на себя обязательств Вам будут предъявлены штрафные санкции …

Письма-извещения – в которых что-либо сообщается или утверждается, информирует о проводимых мероприятиях. Обычно является ответом на запрос, и начинаются со слов «сообщаем  на Ваш запрос», «извещаем Вас».

Письма-извещения могут сообщать о времени, месте проведения, могут одновременно приглашать к участию, сообщать об условиях участия в мероприятии, могут иметь приложения, содержащие анкету участника.

Письма-извещения могут рассылаться широкому кругу организаций с целью их привлечения или приглашения к участию в проводимом мероприятии. Рассылают их по списку, поэтому «Адресат» оформляется обобщенно или не оформляется вообще. Подписывает их руководитель или зам. руководитель, отвечающий за организацию и проведение мероприятия.

В письмах-извещениях что-либо утверждается  или сообщается.

· Ставлю Вас в известность, что Ваши предложения приняты.

· Сообщаем, что, к сожалению, не можем Вам выслать …

Письма-извещения по своему стилю близки к письмам-приглашениям и информационным письмам.

Информационные письма. Это разновидность письма-извещения, своевременно информирующего заинтересованное должностное лицо или организацию о совершившемся факте, о планируемом мероприятии, пропагандируют деятельность каких-либо организаций, выпускаемую продукцию, издаваемую литературу. Информационные письма рассылаются органами власти и управления, подведомственными организациями. В них могут дословно приводиться отдельные положения законодательных и иных нормативных правовых актов. Они могут содержать приложения. Объем таких писем колеблется от одного абзаца до нескольких страниц. Информационные письма подписываются руководителем организации.

К информационным письмам условно относятся письма, содержащие сообщения, просьбы, напоминания, предложения.

Рекламные письма – содержат описание рекламируемых товаров или услуг. В письме должна быть приведена полная и четкая информация о предмете рекламы, указаны адрес организации и телефон для справок. Его цель – побудить адресата воспользоваться предложенными услугами.

Письмо-сообщение – письмо, которым автор информирует адресата о каких-либо событиях, фактах, представляющих взаимный интерес. Письмо-сообщение может быть инициативным или являться ответом на письмо-запрос. Как правило, они небольшого объема, нередко состоящие из одного – двух предложений. Оно может начинаться с обоснования или непосредственно и изложения сообщаемой информации.

Письмо-приглашение – разновидность письма-извещения. Отличается тем, что может оформляться не на бланке, иметь различный формат, цвет. При оформлении писем-приглашений могут использоваться различные элементы украшения текста – орнамент, рисунки. Они адресуются конкретному лицу или нескольким лицам, или массовому адресату. Они предлагают принять участие в каких-либо мероприятиях, раскрывается характер проводимого мероприятия, сроки проведения, условия участия в нем. При официальном приглашении большого количества участников используются напечатанные типографским способом тексты-приглашения, так и трафареты, в которых заполняются от руки лишь фамилии.

· Просим принять участие … в обсуждении …

· Приглашаем Вас принять участие в обсуждении …

· Мы рады пригласить вас …

· приглашаем представителя Вашего предприятия посетить …

Приглашение на заседание, совещание, ярмарку, выставку, торжественный вечер, презентацию.

Письмо-предложение – направляется партнеру с предложением различных форм сотрудничества – предложение товара, расширенного ассортимента, заключение договора … то есть коммерческого предложения. Если письмо-предложение  направляется адресату впервые, оно должно содержать на только предложение, но и информацию об организации-авторе. Письмо-предложение может направляться одному корреспонденту или сразу нескольким.

 

Имеем удовольствие предложить Вам …

 

Письмо-требование – цель которого заставить адресата выполнить взятые на себя обязательства в условиях, когда имеются серьезные нарушения ранее принятых договоренностей. Эти письма сложной структуры. В них обязательно излагаются условия заключенных договоренностей со ссылкой на конкретные документы, излагается существо сложившейся ситуации, формулируется требование о необходимости выполнения обязательств и предупреждения о мерах, которые будут приняты, если обязательства будут не выполнены.

Ключевыми фразами в письмах-требованиях могут быть:

· Требуем выполнить взятые на себя обязательства …

· срочно требуем выполнить …

· Требуем немедленно выполнить …

 

Угрозы в адрес корреспондента могут формулироваться следующим образом:

· В противном случае дело будет передано в арбитражный суд;

· В противном случае Вам будут предъявлены штрафные санкции;

· В противном случае мы не несем ответственности за последствия…

 

Письмо-благодарность – в нем выражается благодарность за выполнение какого-либо рода деятельности направляемое организации, должностному лицу или гражданину с выражением благодарности за совершенные действия. Эти письма составляются в более свободной форме, чем другие разновидности писем. Ключевыми словами могут быть следующие выражения:

· Благодарим за оказанную помощь в …

· Выражаем Вам свою благодарность за …

· Позвольте Вас поблагодарить за …

· Позвольте выразить Вам искреннюю благодарность за …

 

 

 

Письмо-поздравление – составляемое в торжественных случаях, связанных со значительными событиями в положении должностного лица, организации. Они составляются в свободной форме, могут быть как небольшими по объему – один – два предложения, так и достаточно развернутыми. в последнем письме-поздравлении излагаются основные этапы жизни, деятельности, наиболее важные достижения. Если письмо обращено к организации и ее структурному подразделению, в нем излагаются наиболее важные и значимые достижения. Используются следующие ключевые фразы:

· Поздравляем вас в связи с …;

· Искренне поздравляем вас с …;

· Примите наши поздравления в связи с …;

· Сердечно поздравляем Вас с …;

Письма-поздравления могут оформляться не только на бланках организации, но и на специальной бумаге различной цветовой гаммы, украшенной орнаментом, водяными знаками, имеющей большую плотность.

По структурным признакам письма разделяются на регламентированные и нерегламентированные.

Регламентированные письма в виде трафаретизированного образца оговариваются каким-либо нормативным документом (например, письма приведенные в общероссийском классификаторе управленческой документации ОК 011-93).

Нерегламентированные (нестандартные) письма представляют собой текст, реализованный в виде формально-логического изложения или этикетного текста.

По степени сложности письма классифицируют на простые и сложные. Простые – это документы, в которых рассматривается один вопрос, сложные – рассматривается несколько вопросов.


8.2 СТРУКТУРА ДЕЛОВОГО ПИСЬМА

 

Оформление служебного письма складывается из подготовки соответствующего бланка и нанесения необходимых реквизитов на его рабочее  и служебное поля.

В состав реквизитов письма, кроме наносимых на бланк, входят следующие реквизиты:

13 - гриф ограничения доступа к документу (при необходимости);

15 -  адресат;

17 -  резолюция;

18 -  заголовок к тексту;

19 -  отметка о контроле;

20 -  текст документа;

21 -  отметка о наличии приложения;

22 -  подпись;

24 -  визы согласования документа;

25 -  оттиск печати;

27 -  отметка об исполнителе;

28 -  отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

29 -  отметка о поступлении документа в организацию;

30 -  идентификатор электронной копии документа.

Часть перечисленных реквизитов используется лишь при необходимости (13,24,25,30), часть – при подготовке исходящих писем (15,18,20,21,22,27), часть (17,19,28,29) оформляется на входящих письмах.

Служебные письма можно классифицировать на простые и сложные. Однако, каким бы письмо ни было, в нем просматривается простая структура – три части. В первой приводятся мотивы подготовки письма, ссылки на факты и события, решения вышестоящих организаций и другие аргументы, послужившие основанием для составления документа. Во второй части излагаются выводы, просьбы, предлагаются решения. В третьей может формулироваться ожидаемый результат, констатироваться отказ, отклонение предложения и т.п.

В отдельных случаях письма могут содержать только первые две части, иногда только вторую часть.

Приведем пример структуры письма-просьбы:

1. Излагается причина, вызвавшая необходимость обращения с просьбой.

2. Излагается суть просьбы.

3. Приводится ожидаемый результат от удовлетворения просьбы.

Тексты сложных, многостраничных писем могут разбиваться на разделы, подразделы, пункты, а при необходимости – и на подпункты. Правильная разбивка текста на абзацы (отступы в строке при начале новой смысловой части документа) облегчает его чтение и понимание.

Для современной деловой переписки характерна подготовка простых писем, в которых обычно рассматривается один вопрос. Письмо, как правило, не должно занимать более одной странице формата А4.


8.3 ЯЗЫК, СТИЛЬ СЛУЖЕБНОГО ПИСЬМА, СТАНДАРТНЫЕ ФРАЗЫ И ВЫРАЖЕНИЯ

 

Требования к оформлению письма складываются из требований, оговоренных нормативными документами (стандартами); норм и правил русского языка; учета особенностей делового стиля, сложившегося в сфере управления; а также норм  и правил делового этикета, проявляющегося в форме изложения текста.

Текст письма излагается в повествовательной манере, как правило, при прямом порядке слов в предложении, с включением сложносокращенных слов (госкомитет, ОАО «Саратовгаз» и т.д.) и аббревиатур (ГОСТ, ПК и др.).

Тон и стиль письма во многом определяется видом документа. Тон должен быть нейтральным, желательно уважительным, доброжелательным. Задать тон и стиль делового письма – значит передать тональность и эмоциональность состояния. Именно они показывают, объективен или субъективен был автор письма или писал руководствуясь эмоциями. Служебные документы отличает нейтральный тон. Письма обычно объективны, так как содержат факты и лишь несколько окрашенных слов.

Стиль придает дополнительную окраску тону корреспонденции. Выделяют формальный, фамильярный официально-деловой стиль.

Язык служебного письма определяют как официально-деловой. В официально-деловом стиле выработались такие языковые средства и способы выражения содержания, которые обеспечивают наиболее эффективным образом фиксацию управленческой информации.

Основными чертами официально-делового стиля считаются:

· нейтральный тон изложения;

· лаконичность и краткость текста;

· точность, ясность выражения мысли.

Нейтральный тон изложения является нормой официально-делового языка, поскольку управленческая информация, официальная по своему характеру, сводит субъективный (личностный) момент в текстах документов до минимума. Из языка служебного письма исключаются, например, слова, обладающие эмоциональной или экспрессивной окраской: междометия, слова с суффиксами, преувеличения и т.д.

Лаконичность изложения текста письма достигается экономным использованием языковых средств, исключением речевой избыточности.

Точность изложения предполагает однозначность понимания содержания, изложенного в письме. Точность изложения достигается употреблением специальной терминологии, использованием устойчивых языковых формул, сочетаемостью слов в предложении, использованием дополнений, вводных слов, причастных и деепричастных оборотов и т.д.

Терминология, которая используется в управленческой документации вообще, - это прежде всего отраслевая терминология, отражающая содержание той области деятельности, которой касается документ, кроме того, это специальные слова и выражения, сложившиеся в сфере административного управления. Специфика делового стиля характерна еще рядом особенностей.

В письме, например, не должны употребляться слова и выражения, вышедшие из употребления (архаизмы). следует писать: не сего года, а этого года (текущего года); не означенный, а названный и т.д. Использование новых слов (неологизмов) и заимствованных слов должно быть оправданным. Если слова и выражения типа «пресс-секретарь», «электронная почта» приняли устойчивое признание в языке, то слова «санирование» вместо «оздоровление», «пролонгировать» вместо «продлить» еще получили права на употребление в переписке.

 

 

Особенностью делового языка является:

1. употребление слов с «универсальным» значением, таких как, например, «слабо», «недостаточно», «мало».

Например:     «До настоящего времени подготовка к зимнему сезону ведется слабо (недостаточно)».

Употребление этих слов позволяет дать общую оценку ситуации с целью последующей выработки конкретных мероприятий по исправлению сложившегося положения.

2. ограниченная сочетаемость слов, появляющаяся в возможности слова вступать в смысловые связи с другими словами.

Например:     - инициатива - брать на себя, выступать с, поддерживать, проявлять, развивать, сдерживать, терять, уступать; - налог – взимать, облагать, платить, снижать, сокращать;                                                - обязанность – возлагать, выполнять, исполнять, нести, освобождать от, распределять, отстранять от;         

                        - выборы – проводить, участвовать; - доход – извлекать, получать, приносить, распределять; - вакансия – замещать, иметь; - совещание – готовить, вести, открывать, закрывать, проводить;                                        - руководство – брать на себя, возлагать, осуществлять, отстранять от, подменять, укреплять и т.д.

3. особенностью делового стиля является также широкое употребление в текстах устойчивых оборотов (формул). Наличие их в деловом языке – следствие четкой регламентированности служебных отношений, повторяемости управленческих процедур и тематической ограниченности текстов документов.

Владение деловым стилем – это во многом знание и умение употреблять языковые формулы, модели речевых оборотов.

Приведем несколько моделей, объясняющих мотивировку написания письма:

В порядке оказания технической помощи …

В соответствии с протоколом …

В ответ на Вашу просьбу …

В подтверждение нашей договоренности …

В связи со сложной экономической ситуацией …

Следующие варианты являются типичным «стандартным» началом письма:

Извещаем, что мы сократили на месяц срок поставки запрошенных Вами изделий

Доводим до Вашего сведения, что наш завод прекратил производство комбайнов «Нива» прежней конструкции.

В ответ на Ваш запрос …                  … ставим вас в известность…

 

Если автор – лицо юридическое, то действия передаются от третьего лица единственного числа, местоимения заменяются существительными: предприятие гарантирует…, не возражает…, предлагает…; от третьего лица множественного числа: Сове директоров, администрация нашего предприятия убедительно просят…; от первого лица множественного числа: просим…, сообщаем…, подтверждаем…

Если автор – лицо физическое, то действия передаются от первого лица единственного числа: прошу… ставлю Вас в известность… довожу до Вашего сведения…; от первого лица множественного числа: поддерживаем… одобряем… Мы получили Вашу телеграмму…

В современной деловой переписке характерна утрата местоимения «Я», используется безличная форма. Например:

Вместо «Я прошу» пишут «прошу».

Вместо «Я выполнил» пишут «мною выполнено».

Но не рекомендуется «мною решено» правильнее «я решил».

Вот несколько примеров «стандартных» языковых конструкций, выражающих просьбу, требование, пожелание:

Просим…      …оказать содействие

Прошу…        …принять меры…

Высылаем…  …подписанный с нашей стороны договор...

Направляем…           …интересующую Вас документацию за- казной бандеролью

Подтверждаем…      …получение спецификации на…

 

ООТ «Ростсельмаш»

подтверждает…        …условия поставки оборудования…

Напоминаем, что … …в соответствии с … Вы должны…

Напоминаем Вам, что…     …Ваша задолженность по оплате составляет…

Сообщаем, что…      …задержка в отгрузке… произошла ввиду…

Убедительно просим Вас…

Обращаемся к вам с просьбой…

В ответ на Ваше письмо просим Вас…

Настоятельно требуем выполнение принятых Вами обязательств…

Категорически настаиваем на выполнении…

Выражаем уверенность в том, что…

Выражаем удовлетворение по поводу Вашего письма и выражаем надежду на…

В качестве заключительных могут быть приведены следующие фразы:

Просим Вас не задерживать ответ…

Просим извинить нас за задержку с ответом…

Рассчитываем, что наши замечания будут учтены…

По получении письма просим сообщить телексом подтверждение…

Будем признательны за срочное выполнение нашего заказа…

Заверяем Вас, что мы незамедлительно свяжемся с соответствующими организациями по поводу…

Ожидаем вашего согласия (одобрения, подтверждения)…

Заверяем Вас, что мы предпримем срочные меры для исправления сложившегося положения…

Кроме типового характера, содержание некоторых языковых формул выступает как юридически значимые компоненты текста. Например, в гарантийном письме:

«Гарантируем возврат кредита в сумме … в срок до…»;

«Оплату гарантируем. Наш расчетный счет…»;

В письме-претензии:

«… в противном случае Вам будут предъявлены штрафные санкции».

Языковые формулы, отражая устойчивые элементы делового стиля, обеспечивают точность и однозначность понимания текста адресатом, сокращают время на подготовку теста и его восприятие.

Этикет в деловой переписке

Деловой этикет вообще — это порядок поведения, установленный в деловом общении. Деловой этикет, в частности, проявляет себя в форме изложения текста письма, прежде всего в формулах обращения, выражениях просьб, напоминание, отказов, претензий, способах аргументации, формулировках указаний, в заключительных словах.

Обращение — обязательный элемент коммерческий переписки. Обращение в настоящее время стало применяться и в служебных письмах, если письмо адресуется непосредственно должностному лицу. Распространенными формулами обращения являются, например, такие: Уважаемый господин Президент; Уважаемый господин (госпожа) с указанием фамилии; Уважаемые коллеги (при обращении к группе лиц, связанных общим родом деятельности); Уважаемый Сергей Иванович (в письмах-приглашениях, в обращении к известным лицам) и т. д. Обращение «товарищ» находит применение в деловой переписке в военном делопроизводстве.

Проявлением этикета является также употребление заключительных формул вежливости. Если текст письма начинается с формулы личного обращения к адресату, то в конце текста, перед подписью, должна быть заключительная формула вежливости «С уважением…»; в отдельных случаях — «Ваш…», «Искренне Ваш…».

В деловой переписке должны быть исключены местоимения «я», «он», вместо них применяются местоимения «мы», «вы». Следует помнить, что страдательные конструкции предпочтительнее действительных:

не «мы выполним», а «нами будет выполнено»;

не «Вы предлагаете», а «вами предложено»… и т. д.

Большое значение для формирования положительного имиджа организации, фирмы имеет соблюдение такой нормы делового этикета, как своевременность ответа на запрос, деловое предложение и т. д. Если по объективным причинам вы не можете дать ответ в установленный срок, сообщите об этом адресату, а также о том, когда сможете дать окончательный ответ. Извинитесь за задержку: «Мы сожалеем о непредвиденной задержке и беспокойстве, причиненном Вам».

Если вы ждали ответа и он важен для вас, в следующем письме к партнеру поблагодарите его за ответ. Например: «Благодарим Вас за Ваше письмо от 16 ноября текущего года с запросом по…».

Если к Вам обратились с просьбой, которую вы не можете выполнить, поясните свой отказ, порекомендуйте адресату обратиться в другую организацию или к вам же, но позднее. Не пишите то, что широко известно под названием «отписка».

В деловой переписке неуместно применение вычурных, слащавых выражений типа «Будьте так любезны…», «Не откажите в любезности сообщить…» и т. п.

Если требуется напомнить партнеру о необходимости выполнения его обязательств, формулируйте напоминания в спокойной манере, без резких выражений, например: «Напоминаем Вам, что срок выполнения договора от 16.12.2001 №25/42 истекает…». В ответ на жесткое письмо-претензию также придерживайтесь этой нормы: «Мы должны извиниться за неудобства, причиненный как Вам, так и Вашим заказчикам вследствие несвоевременной отправки груза…».

При подготовке ответного письма обратите внимание на оформление реквизита «адресат». Если поступившее письмо подписал руководитель, ответ следует адресовать на его имя, если другое должностное лицо — отвечайте на его имя.


ДОУДОУ

9. ПРАВИЛА И ФОРМЫ КОММЕРЧЕСКОЙ ПЕРЕПИСКИ С ЗАРУБЕЖНЫМИ ПАРТНЕРАМИ

 

9.1 ОСОБЕННОСТИ ОФОРМЛЕНИЯ ДЕЛОВОЙ КОРРЕСПОНДЕНЦИИ В АНГЛОЯЗЫЧНЫХ СТРАНАХ

 

9.1.1 СОСТАВ РЕКВИЗИТОВ И СТРУКТУРА ДЕЛОВОГО ПИСЬМА

 

Оформление деловой корреспонденции в практике экономического сотрудничества с зарубежными фирмами и международными организациями характеризуется рядом особенностей.

При общей тенденции к унификации форм, использованию речевых конструкций, стандартной терминологии и стремлению к широкому применению средств механизации и автоматизации в делопроизводстве, существуют различия в оформлении делового письма, прежде всего они касаются формуляра документа и состава реквизитов.

Есть международные стандарты на основные коммерческие документы, в том числе и на деловые письма. Международное сотрудничество по вопросам стандартизации в области документации, классификации и кодирования информации документов осуществляется в рамках ИСО — международной организации по стандартизации (интернациональная организация по стандартизации, ISO). В настоящее время в ИСО представлены национальные органы по стандартизации 130 государств.

Различия в правилах оформления документов, установленных стандартами ИСО и российскими стандартами касаются:

- требований к проектированию бланков;

- состава реквизитов;

- написания реквизитов (лексика, оформление, пунктуация);

- расположения реквизитов на бланке.

В стандартах ИСО определены правила размещения на документе лишь трех полей (SOH):

- для сведений об отправителе документа (issuer field);

- ссылок (reference field);

- адреса (address field).

Примерное расположение основных зон документа согласно требованиям ИСО:ДОУДОУ

Стандарты ИСО предусматривают, что дополнительные сведения об отправителе документа (почтовый адрес, телефон, телекс и т. д.), которые нельзя поместить в соответствующем поле в верхней части бланка (не помещаются в отведенном поле, неэстетично выглядят в верхнем поле), указывают в дополнительной зоне исходящих сведений в нижней части бланка. Согласно российскому стандарту в нижней части размещаются реквизиты 28, 29, 30.

Поле адреса, по стандарту ИСО, состоит из двух зон и может содержать указания на одного или двух адресатов. В отечественном стандарте допускается размещение в поле адреса (реквизит 15) до четырех адресов.

Служебные поля документа: верхнее поле – 10 мм, левое поле – 20 мм, текстовая область для формата А4 – 183 × 280, для А5 183 × 131 мм. Однако в практике международной переписки стандарты ИСО трактуют довольно свободно. В частности, в письмах, поступающих  из-за  рубежа,  поле  ссылок  может быть слева, а адрес получателя — выше зоны ссылок.

В англоязычных странах используется формуляр с указанием 12 зон размещения реквизитов делового письма.

Выделяют следующий типовой состав зон:

1. Заголовок письма (Issuer Field).

2. Ссылка на данные получателя и отправителя (Reference Line).

3. Дата (Date).

4. Адресат (Address).

5. Указание на конкретное лицо (Attention Line).

6. Обращение (Solution).

7. Общее содержимое письма (Subject Line).

8. Текст письма (Body of the Letter).

9. Завершающая формула вежливости (Complimentary Close).

10. Подпись (Signature).

11. Приложения (Enclosure).

12. Указание на рассылку копий (CC Notation).


9.1.2 ТРЕБОВАНИЯ К ОФОРМЛЕНИЮ РЕКВИЗИТОВ

 

Реквизит 1. Заголовок письма. Включает эмблему фирма, ее наименование, почтовый и телеграфный адрес с указанием индекса, номера телефона, телекса и телефакса. В заголовке может содержаться указание на род деятельности фирмы, характеристика ее как корпорации или компании с ограниченной ответственностью (сокращенно Inc. или Ltd.), например:

Mitchell Diesel, Ltd.;

International Office Equipment, Inc.

Помимо предоставления фактической информации о фирме, заголовок определенным образом характеризует ее с другой стороны: необычная форма заголовка, его дизайн, эмблема фирмы (а иногда и ее девиз), применение цветной краски, использование особой бумаги — все это создает своеобразный образ фирмы. Читая письмо, вы, безусловно, прежде всего, интересуетесь его содержанием, однако невольно обращаете внимание и на оформление заголовка, которому мысленно даете оценку, иногда перенося ее и на деятельность самой фирмы. Удачное расположение компонентов заголовка, его оригинальная эмблема способствует созданию благоприятного впечатления о фирме у тех, кому направлено письмо.

В целях экономии времени при печатании реквизита поощряется открытая пунктуация, что означает почти полное отсутствие знаков препинания.

 

 

ДОУ

Реквизит 2. Ссылка на данные получателя и отправителя. Приводятся инициалы составителя и оформителя письма, буквенный или цифровой код фирмы, отдела, подготовившего письмо, индекс дела, например:

 

Your reference

(или: Your ref.)          — Ваша ссылка

HND/RP         HND/RP

 

Our reference

(или: Our ref/)            — Наша ссылка

LA/DK/187    LA/DK/187

 

Реквизит 3. Дата. Встречаются две разновидности оформления дат — британская и американская. Британский способ подобен словесно-цифровому способу принятому в российском делопроизводстве и применяемому в финансовой документации с некоторыми вариациями:

15 Feb. 200…

15 February, 200…

15th February, 20…

 

Способ обозначения даты, принятый в США, иной и строится по схеме:

February 15th, 200…

February 15, 200…

 

Перед числительным, обозначающим год, обычно ставится запятая. В последние годы все более заметной становится тенденция к минимальному употреблению знаков препинания в деловой корреспонденцию. поэтому можно встретить и такое написание даты: 4 August 200… Не рекомендуется употреблять в датах цифры вместо названий месяцев, поскольку цифровое обозначение даты может быть истолковано по-разному в различных странах. Так, дата 2/5/2006 будет воспринята представителями американской фирмы как 5 февраля 2006 года, а представителями британской фирмы — как 3 мая 2006 года. Это связано с особенностями прочтения дат в разных странах.

Допускается сокращение названий некоторых месяцев, имеющих много знаков в написании. Замена цифровым обозначением названий месяцев в англоязычных странах не принята. Знаки препинания в обозначении дат допускается не указывать.

Международной организацией по стандартизации (ISO) в связи с компьютеризацией делопроизводства рекомендуется универсальное цифровое обозначение дат. Элементы обозначения приводятся в следующей последовательности: год, месяц, день. Например: 2006-12-31 или даже 20061231.

Реквизит 4. Адресат. Распространенными вариантами адресования письма являются: адресование фирме (при этом возможен случай, когда в названии фирмы указана фамилия) и адресование должностному лицу (когда известна фамилия адресата и когда она неизвестна, когда адреса мужчина или женщин).

Если письмо направляется фирме, то сначала указывается ее название, затем адрес в такой последовательности: номер дома, название улицы, название города, обозначение почтового районы (при необходимости). При адресовании письма в США приводится сокращенное название штата, при адресовании в Англию — название графства. Последней строкой указывается страна. Например:

Continental Supply Company

312 Sixth Avenue

New York, 11011

U. S. A.

Указание в адресе штата и графства связано с тем, что сама фирма или ее филиал, возможно, расположены в провинциальном населенном пункте, названия которых нередко повторяются. Названия графств и штатов могут приводиться в сокращении.

В том случае, когда в названии фирмы указана фамилия (несколько фамилий), перед названием приводится слово Messrs, например:

 

Messrs John Brown and Co., Ltd.

 

При адресовании письма управляющему фирмой, фамилия которого неизвестна. адрес пишется по образцу:

 

The Manager

The Hong Kong Banking Corporation

 

Если письмо адресуется управляющему фирмой такого же ранга, фамилия которого известна, то в этом случае фамилия приводится первой, затем указывается должность:

 

Mr. Edward W. Hertzfeld, President Hertzfeld

Home Appliance, Inc.

 

Приведенные способы характерны для адресования письма менеджеру или президенту компании. При адресовании письма сотруднику более низкого ранга сначала указывают фамилию сотрудника, затем название фирмы, по возможности название отдела и, наконец, полный адрес.

Если письмо адресуется мужчине, то перед его фамилией следует писать Mr. — сокращение от слова Mister (Mr. Alan White; Mr. C. D. Rоbinson и т.п.). При адресовании делового письма замужней женщине следует указывать Mrs. — сокращение от слова Mistress. Для незамужней пишется полностью Miss (Mrs. Rosemary, Mrs C. Davies, Mis G. Palmer). Вместо сокращения Mrs или Miss можно применять универсальное сокращение — Ms.

При печатании реквизита используют минимальное число знаков препинания.

Реквизит 5. Указание на конкретное лицо. Реквизит предназначен для того, чтобы в случае отсутствия фамилии получателя в адресате указать фамилию конкретного должностного лица, кому именно следует читать данное письмо. Если фамилия должностного лица неизвестна, указывается название должности или отдела фирмы.

Строка с указанием должности и фамилии помещается непосредственно под адресом и особо выделяется (печатается другим шрифтом, в разрядку, подчеркивается), например:

Messrs Black and Sons,

115 Churchill Avenue

Maidstone, Kent

ZH8 92B

Great Britain

Attention: Mr P. Wilson

Gentlemen

Использование знаков препинания в реквизите — минимальное.

Реквизит 6. Обращение. Вступительное обращение представляет собой общепринятую стандартную формулу, являющуюся неотъемлемой частью этикета делового письма. Оно помещается на левой стороне бланка письма под внутренним адресом и пишется на отдельной строке. В деловой корреспонденции принято несколько форм обращений, различающихся своей «тональностью». В письмах к фирмам и организациям обычно употребляются следующие формулы.

Если письмо адресуется какой-либо фирме, то обычно употребляется обращение Gentlemen:, Ladies:. Подчеркнуто официально звучат обращения: Sir:, Madam:, Sirs:. Mesdames:. Также официальными являются обращения: Dear Sir:, Dear Madam:.

Обращение с указанием фамилии звучит менее официально:

Dear Mr Allen:; Dear Mrs Allen:.

Есть различие в употреблении знаков препинания в формуле обращения: в США используют двоеточие, а в Англии — запятую (Dear Sir:, Dear Mr Smith,).

Реквизит 7. Общее содержание письма. В отечественном делопроизводстве реквизит носит название «заголовок к тексту». Реквизит в сжатой форме ориентирует делового партнера в содержании письма. В англоязычных странах нередко опускается.

Общее содержание письма предваряет основной текст, размещается на отдельной строке и всегда выделяется, например:

Order № 1234 for Snow Racers

We have received your letter…

Другой вариант оформления реквизита выглядит так:

Subject: Up-to-date List of Addresser

Re: Policy №7124056

In re: Letter of Credit № 12/146

«Re» — это сокращенное выражение «in re», что означает «по делу», «касательно», «относительно».

В реквизите поощряется открытая пунктуация.

Реквизит 8. Текст письма. Основной реквизит делового письма, печатается ниже указания на его общее содержание через 3-4 интервала. Текст письма разбивается на абзацы, которых обычно два: в первом содержится смысловая часть документа, во втором приводится заключительная фраза вежливости.

Смысловая часть должна излагаться деловым, однако подчеркнуто уважительным тоном, отличаться ясностью лексики, быть логичной и убедительной.

Заключительная фраза вежливости носит стереотипный характер. Вот ряд примеров фраз вежливости:

Your prompt reply be appreciated (Мы были бы благодарны за ваш скорый ответ);

Please accept thanks in advance (Заранее примите нашу благодарность);

With my personal regards and good wishes (Примите мои наилучшие пожелания) и т.п.

Если письмо носит характер приглашения, то под текстом письма с правой стороны встречается сокращение R.S.V.R., которое означает «пожалуйста, ответьте».

Знаки препинания в тексте письма употребляются в соответствии с правилами пунктуации.

Реквизит 9. Завершающая норма вежливости. Реквизит размещается непосредственно под текстом письма справа. Формула вежливости может носить строго официальный, официальный и менее официальный характер. Приведем соответствующие примеры:

ДОУ                           Русский эквивалент

Yours faithfully,

Yours truly,                                      варв

Yours very truly,

ДОУ

Yours very sincerely,

Yours sincerely,

Sincerely yours

ДОУ

Very cordially yours,

Yours cordially,

Cordially yours,

При печатании реквизита поощряется открытая пунктуация.

Реквизит 10. Подпись. Реквизит размещается под формулой вежливости. При этом отдельной строкой приводится название фирмы, совпадающее с приведенным в заголовке. Затем приводится подпись лица с указанием занимаемой должности, иногда приводится и название отдела, например:

Dennis J. Stenberg, Manager

L. K. Thompson Manager

Export Department

Рекомендуется открытая пунктуация.

Реквизит 11. Приложение. Реквизит размещается в левой нижней части документа отдельной строкой. Наименованию приложения предшествует слово Enclosure (сокращенно — Enkl., или Enc.), например:

Enclosure: Contract

Encl.: 1. Contract

          2. Cheque.

Нумерация и расстановка знаков препинания осуществляется в соответствии с приведенными примерами.

Реквизит 12. Указание на рассылку копий. При необходимости рассылки письма несколькими адресатами в левом нижнем углу, после указания на наличие приложений, пишется сокращение cc и ставится двоеточие, cc означает carbon copy — то есть «копия». Затем указываются фамилии лиц и наименования организаций, куда направляются копии, например:

cc: Mr. Jeffrey H. Winston.

Mr. Robert Baily

cc: Regional Sales Department

Использование знаков препинания — минимальное. Пример делового письма иностранному корреспонденту на английском языке приведены на рисунках.

 

 

9.1.3 ТРЕБОВАНИЯ К ОФОРМЛЕНИЮ КОНВЕРТОВ

 

Адрес на конверте размещается, как правило, в левой верхней части. Адресные данные при этом по содержанию и расположению элементов идентичны данным адресам в самом письме. Отдельно может быть указана фамилия лица, которому адресовано псьмо (см. оформление реквизита 5).

На конверте особо выделяются некоторые особенности отправки и способы доставки корреспонденции, например Air Mail (или AIRMAIL) — АВИА; Express delivery ил Express — срочная доставка; Registered — заказное; To be called for или Poste Restante — до востребования; и др.

Фирмы и компании обычно заранее заготавливают конверты со своим адресом, напечатанным типографским способом.


ДОУДОУ

“Зенит С.А.”

 

Хольденштрасс 118, 3000 Берн 22, Швейцария

Тел.:Берн 30172

 

 

 

Г-ну Л.Франксену

Л.Франксен ПЛК

Принс ов Вейлз Роуд

Шеффилд С9 4ЕХ

ВЕЛИКОБРИТАНИЯ

 

Уважаемый г-н Франксен,

 

 

Вексель №ВЕ 7714

 

 

Я с огорчением узнал об эмбарго, которое Ваша страна наложила на экспорт в Зуримбу, и о проблемах, которые возникли в результате этого. Однако вышеуказанный вексель уже разрешал кредит на 40 дней, и хотя я ценю Ваше предложение о дополнительной 6%-ной надбавке на неоплаченные 4360.00 ф.стр., однако финансовое положение не позволяет разрешить дополнительные 60 дней, так как у меня есть свои обязательства.

Я думаю, что предлагаемый ниже вариант решения может удовлетворить нас обоих.

Вам не надо добавлять процент к уже имеющейся цифре. Но я хотел бы, чтобы Вы оплатили оставшуюся сумму 2180.00 ф. стр. по банковской тратте.

Пожалуйста, подтвердите свой акцепт подписью на прилагаемом векселе и возвратите мне этот вексель вместе с Вашей траттой с обратной почтой.

Желаю вам удачи в переговорах с импортерами из Бразилии, надеюсь, что эта неприятность скоро будет утрясена.

 

Искренне Ваш,

 

 

(подпись)

 

 

Н.Бикшин

 

Прил. Вексель ВЕ 7731


Уважаемые господа!

Мы будем Вам очень признательны, если Вы пришлете нам каталог пишущих машинок, чтобы дать нам возможность показать нашим заказчикам самые новые пишущие машинки.

 

С уважением

 
Письмо-запрос

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Письмо-ответ на запрос

 

Dear Sirs,

We would be obliged if you would send us your catalogue for Electric type – write to enable us to show customers the latest type-write

 

Yours faithfulli

 

Уважаемые господа!

В ответ на Ваше письмо от 22 августа направляем Вам наш последний каталог и прейскурант и приносим извинения, что не сделали это раньше.

С нетерпением ждем Ваших заказов.

С уважением

 

Dear Sirs,

In reply to your letter of 22nd August? We enclose here with our latest catalogue and price-list? And apologise for not having sent these earlier.

 

 

Yours faithfulli

 

 

 
 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 


Уважаемые господа!

Ссылаемся на наш заказ №20-3-ХН, который был получен 2 дня назад.

Мы обнаружили, что одна из счетных машин была уложена в ящик без мягкой подкладки, в результате коробка разбилась, механизм испорчен. Мы будем вам признательны, если Вы направите нам замену поврежденного товара.

С уважением

 
Письмо-претензия

ДОУ

Dear Sirs,

       We are in receipt of you letter dated ...(date) regarding your shipment of adding-machines under Order No. 20-30Xn, and are sorry to haer about the faulty packing wich resulted in one machine becoming unservicaable.

     Please accept  our apologis for the inconvenience caused. A replacement machine has been dispatched today by container service and should reach you by the end of the week.

                                                                                                                          Yours faithfully

 

 Уважаемы господа!

       Мы получили Ваше письмо от…(дата) касательно поставки Вам счетных машин по заказу № 20-30ХН, и мы с сожалением узнали о небрежной упаковке, из-за которой один механизм оказался непригодным к эксплуатации .

     Примите, пожалуйста, наши  извинения за причиненное неудобство. Новая машина взамен поврежденной была сегодня отправлена контейнерной службой и должна прибыть к Вам к концу недели.

                                            С уважением

 
 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 



10. Корреспонденция, связанная с проведением периодических мероприятий

 

10.1 Документирование подготовки заседания

 

Для полноценного проведения собраний и заседаний необходима большая подготовительная работа. Документирование подготовки заседания заключается прежде всего в составлении повестки дня, в которую могут быть включены вопросы, не предусмотренные планом, но требующие обязательного решения на заседании. В повестку дня рекомендуется включать небольшое количество вопросов, чтобы можно было обстоятельно обсудить их на заседании. Однако на практике это требование не всегда соблюдается. В повестку дня нередко включается много вопросов, а значит, нужны особо тщательная подготовка таких заседаний и четкое их ведение. В этом случае в повестке дня надо указывать, сколько времени отводится на каждый вопрос, а на самом заседании установить твердый регламент.

Вопросы в повестке дня следует располагать в порядке их важности и сложности, при этом так, чтобы приглашаемые на заседание тратили как можно меньше времени в ожидании рассмотрения своих вопросов. К повестке дня прилагают список приглашенных на заседание с указанием их должности и организации, которую они представляют.

Материалы к заседанию представляются, как правило, за три-пять дней до заседания руководителю учреждения и после их рассмотрения вместе с извещением о заседании направляются членам коллегиального органа. Предварительная рассылка материалов дает возможность вносить поправки в уже имеющийся письменный проект решения и тем самым ускоряет решение вопросов на самом заседании.

Перед началом заседания производится регистрация присутствующих. При подготовке больших совещаний, конференций, встреч, на которых планируется участие работников учреждений, организаций из других краев, областей, международных организаций, рекомендуется предусмотреть следующие моменты:

1. выработка повестки дня и определение круга предполагаемых участников;

2. ознакомление предполагаемых участников с повесткой;

3. выработка регламента совещания;

4. подготовка материалов, которые будут рассматриваться на совещании: доклада, (информационного сообщения организатора совещания); доклада (информационного сообщения предполагаемых участников); справочно-информационных материалов, которые могут потребоваться в ходе совещания; проекта решения;

5. организационное обеспечение совещания: регистрация участников, размещение участников, транспортное обеспечение участников, питание участников, культурно-массовые мероприятия, информирование участников по интересующим их вопросам, снабжение участников канцтоварами;

6. организационные работы секретариата совещания;

7. техническое обеспечение проведения совещания;

8. документирование работы совещания: составление протокола, размножение итоговых материалов, обеспечение этими материалами участников совещания;

9. анкетирование участников совещания: о работе совещания, об уровне его организации и проведения.

Если в подготовке совещания участвует целая группа, нужен план, утвержденный должностным лицом, отвечающим за совещание.

Составляется смета расходов. Определяется повестка дня. В соответствующем документе указывается тема, которая будет обсуждаться на совещании, перечисляются темы докладов, содокладов, сообщений и т.п., предлагаемых для обсуждения, и приводятся краткие сведения о выступающих: их фамилии, имена и отчества, должности, ученые звания.

Уточняется список лиц, приглашенных на совещание, составляются приглашения (извещения) на совещание. В состав приглашения входят обращение, информация о дате и месте проведения совещания, повестка дня, предложение принять участие. Подписывают приглашения лица, отвечающие за подготовку совещания.

Определяется регламент работы. Он должен предусматривать четкую организацию хода совещания, порядок рассматриваемых вопросов, определенные процедурные стороны. Общая продолжительность совещания не должна превышать 3-4 часов в день.

 

Написание доклада

 

Доклад – публичное сообщение, представляющее собой развернутое изложение на предложенную тему. Существуют определенные правила написания доклада. Доклад надо начинать с более слабых аргументов и постепенно переходить к более сильным . Например, для обсуждения какой-либо программы действий в докладе сначала излагаются аргументы в пользу данной программы. Если обсуждается несколько вариантов программ действий, то начинать доклад следует с веских аргументов.

Написание доклада должно выдерживаться в логической и хронологической последовательности действий и событий. Рекомендуется следующая последовательность элементов в докладе:

· вступление (краткое изложение сущности доклада);

· цель доклада;

· задачи и их решение;

· основная часть (должна выражаться в четких формулировках о потребностях, желаниях, действиях);

· заключение (содержит выработку предложений по рациональному решению проблемы).

Резюме доклада должно давать ясное представление об основном содержании доклада. Чаще всего резюме приводится в начале доклада и имеет объем не более одной трети листа.

 

Наверх страницы

Внимание! Не забудьте ознакомиться с остальными документами данного пользователя!

Соседние файлы в текущем каталоге:

    На сайте уже 21970 файлов общим размером 9.9 ГБ.

    Наш сайт представляет собой Сервис, где студенты самых различных специальностей могут делиться своей учебой. Для удобства организован онлайн просмотр содержимого самых разных форматов файлов с возможностью их скачивания. У нас можно найти курсовые и лабораторные работы, дипломные работы и диссертации, лекции и шпаргалки, учебники, чертежи, инструкции, пособия и методички - можно найти любые учебные материалы. Наш полезный сервис предназначен прежде всего для помощи студентам в учёбе, ведь разобраться с любым предметом всегда быстрее когда можно посмотреть примеры, ознакомится более углубленно по той или иной теме. Все материалы на сайте представлены для ознакомления и загружены самими пользователями. Учитесь с нами, учитесь на пятерки и становитесь самыми грамотными специалистами своей профессии.

    Не нашли нужный документ? Воспользуйтесь поиском по содержимому всех файлов сайта:



    Каждый день, проснувшись по утру, заходи на obmendoc.ru

    Товарищ, не ленись - делись файлами и новому учись!

    Яндекс.Метрика