andrey

Путь к Файлу: /Информатика / MS Excel / Теория по MS Excel.doc

Ознакомиться или скачать весь учебный материал данного пользователя
Скачиваний:   1
Пользователь:   andrey
Добавлен:   14.01.2015
Размер:   5.5 МБ
СКАЧАТЬ

3 Электронные таблицы MS Excel

3.1 Создание таблицы

3.1.1 Структура книги и листа таблицы. Перемещение по листам и ячейкам. Выделение ячеек, строк и столбцов

Документы, с которыми работает Excel, принято называть Рабочими книгами. Они хранятся в файлах с расширением xls.

Рабочая книга состоит из Рабочих листов. Рабочий лист – это одна электронная таблица.

Каждый Рабочий лист представляет собой Электронную таблицу, которая состоит из строк и колонок (столбцов). Каждая колонка именуется буквой английского алфавита, а каждая строка – номером. Такое обозначение позволяет однозначно определить имя каждой ячейки. Оно формируется из имени колонки (английская буква) и номера строки (числа). Например: A2, B3, C179 и т. д.

Ячейка, на которой находится курсор листа, называется текущей (активной), а курсор листа представляет собой прямоугольник, обрамляющий какую-то ячейку.

Перемещение по ячейкам таблицы возможно с помощью клавиш перемещения курсора или щелчком левой клавиши мыши по нужной ячейке (в дальнейшем под щелчком мышью будем понимать щелчок левой клавишей мыши, применение правой клавиши будет оговорено отдельно).

Перемещение по листам –щелкнуть мышью по ярлыку листа (в левой нижней части окна программы).

Выделение ячеек

Ячейка выделяется щелчком мыши, при этом вокруг ячейки появляется рамка, а в поле имени показывается адрес этой ячейки.

Строка или столбец (целиком) выделяются щелчком мыши по имени строки или столбца.

Диапазон ячеек (прямоугольная область) – выделить первую (левую верхнюю) ячейку и при нажатой левой клавише мыши выделить все остальные ячейки.

Выделение несмежных ячеек – выделить первую ячейку (строку, столбец, диапазон) и при нажатой клавише Ctrl выделить все остальное.

Для расширения выделения удобно использовать клавиатуру –  выделить ячейку (строку, столбец, диапазон) и при нажатой клавише Shift увеличить выделенную область с помощью клавиш перемещения курсора.

3.1.2 Ввод и редактирование данных

Ввод данных

Для ввода текста и чисел в ячейку таблицы необходимо:

· выделить соответствующую ячейку;

· набрать на клавиатуре требуемое содержание ячейки и нажать клавишу Enter, Tab, любую клавишу перемещения курсора или щелкнуть мышью по кнопке ввода в строке формул;

Редактирование данных

Для редактирования данных необходимо:

· выделить соответствующую ячейку;

· дважды щелкнуть мышью в ячейке (или нажать F2) и отредактировать данные, используя клавиши курсора, Delete или Backspace;

· или редактировать содержимое выделенной ячейки в строке формул.

Для очистки ячейки или группы ячеек от содержимого надо их выделить и нажать клавишу Del.

Настройка ширины столбца и высоты строки

Для того чтобы длинное словосочетание полностью отображалось в ячейке, необходимо настроить ширину столбца и высоту строки. Для изменения ширины столбца необходимо поставить курсор мыши на границу заголовка колонки и, удерживая левую клавишу мыши в нажатом положении, передвинуть эту границу вправо или влево. Положение границы столбца фиксируется тогда, когда левая клавиша мыши отпускается. По аналогичной технологии меняется высота строки: достаточно поставить курсор на границу имени строки и перетащить ее вверх или вниз.

Можно настроить ширину столбца и высоту строки с помощью команд Столбец – Ширина и Строка – Высота в меню Формат.

Вставка и удаление строк и столбцов

Для вставки новой строки (или столбца) в таблицу нужно выделить строку (или столбец), перед которыми предполагается вставка, и в меню Вставка выполнить команду Строки или Столбцы.

Для удаления строки (или столбца) нужно их выделить и вменю Правка выполнить команду Удалить.

3.1.3 Автозаполнение. Копирование формата

Автозаполнение применяется, когда ячейки таблицы содержат одинаковую информацию или информацию, изменяющуюся по несложным законам.

Теория по MS Excel

Рис. 3.1.

Выделите нужную ячейку и установите указатель мыши на маркер заполнения, расположенный в правом нижнем углу рамки выделенной ячейки, курсор при этом примет форму крестика (рис. 3.1). Перетащите маркер заполнения в любом направлении.

Если в выделенной ячейке содержатся текст или число – они копируются в выбранный диапазон. При нажатой клавише Ctrl ряд будет заполнен числами, увеличивающимися в каждой ячейке на единицу.

Значения дат и дней недели при автозаполнении наращиваются.

Если в выделенной ячейке содержится формула – она копируется в выделенный диапазон с изменением в каждой следующей ячейке номера строки или имени столбца (в зависимости от выбранного вами направления заполнения).

При помощи кнопки Формат по образцу (на стандартной панели) можно быстро скопировать формат какой-либо ячейки на другие ячейки. Для этого нужно выделить ячейку с нужным форматом, дважды щелкнуть по кнопке Формат по образцу (курсор при этом примет вид кисти), и щелчком мыши скопировать этот формат на нужное количество ячеек. Для выхода из режима – еще раз щелкнуть по кнопке Формат по образцу.

3.1.4 Формат ячеек

Формат ячейки можно активировать двумя способами: командой Ячейки… в меню Формат или щелчком правой кнопки мыши и командой Формат ячеек…(Рис. 3.2). Предварительно нужно выделить ячейку или сразу несколько ячеек.

Теория по MS Excel

Теория по MS Excel

 

Рис. 3.2

Формат ячейки позволяет нам производить различные операции по форматированию:

1) Выбирать формат вводимой информации.

2) Производить выравнивание и перенос текста, объединять ячейки и изменять направление текста или числовых значений и них.

3) Изменять шрифт вводимой информации.

4) Производить установку границ и заливку фона.

3.1.5 Связь между листами. Вставка и удаление листов 

Для того чтобы установить связь между данными, находящимися на разных листах, нужно в ячейку одного листа ввести формулу со ссылкой на ячейку другого листа (Рис. 3.3).

Теория по MS Excel

Рис. 3.3

Данная запись показывает, что в ячейке А1 текущего листа содержится та же информация, что и в ячейке А1 листа Товары. Если далее использовать автозаполнение, то мы получим в колонке А текущего листа информацию, аналогичную колонке А листа Товары.

Как  видно из рисунка 3.4, после применения автозаполнения в таблице добавились новые столбцы и строки.

 

 

Теория по MS Excel

Рис. 3.4

Для того чтобы переименовать лист, нужно щелкнуть по ярлыку листа  правой клавишей мыши (в левой нижней части окна) и выполнить команду Переименовать.

Для вставки нового листа в книгу надо сделать активным лист, перед которым хотим разместить новый, и в меню Вставка выполнить команду Лист.

Для удаления листа надо сделать его активным и в меню Правка выполнить команду Удалить лист.

3.2 Формулы. Диаграммы

3.2.1 Использование адресации ячеек в формулах. Применение арифметических операторов

В ячейках таблицы могут находиться константы (текст, число, дата) и формулы. Именно формулы и делают таблицу электронной. Использование формул дает следующее преимущество: если изменить исходные данные, то Excel мгновенно изменит значение ячейки, связанной с этими данными.

Для ввода формул в ячейку электронной таблицы следует набрать на клавиатуре знак = (“равно”), а потом набирать саму формулу. При вводе формул можно использовать арифметические операторы (+, -, *, /), числовые константы, ссылки на ячейки и функции.

Например:           =А5/2 + 10,4                        =Лист2!В4 - Лист3!С3*2

                                =СУММ(С1:С8)                 =365/12

Внимание:

· помните, что в именах ячеек используются латинские(английские) буквы;

· при записи сложных формул приоритет действий устанавливается с помощью круглых скобок;

После ввода формулы на листе отображается результат вычислений, а в строке формул (когда ячейка выделена) – сама формула.

3.2.2 Копирование формул. Автосумма.

Если в ячейки таблицы надо ввести однородные формулы, то формулу вводят только в одну ячейку, а в остальные ячейки эту формулу копируют, используя маркер заполнения (см. рис. 3.5).

Для вычисления суммы ячеек в строке или в столбце удобно применять кнопку Автосумма (Σ). Надо выделить ячейку, в которой должна быть показана сумма ячеек, щелкнуть по кнопке Автосумма и при необходимости мышкой указать суммируемый диапазон.

Теория по MS Excel

Рис. 3.5

3.2.3 Построение диаграмм

Теория по MS ExcelExcel позволяет отображать данные с помощью диаграмм и графиков. Удобнее всего это делать,  используя Мастер диаграмм

 

Мастер позволяет по шагам построить любой тип выбранной вами диаграммы. Причем к предыдущему  шагу всегда можно вернуться.

1 шаг.  Позволяет выбрать тип диаграммы и посмотреть результат построения.

2 шаг. Источник данных диаграммы (показывает диапазон данных). Обратите внимание на вкладку Ряд, которая дает возможность редактировать диапазон  данных необходимых для построения диаграммы.

3 шаг. Здесь вы можете сделать подписи данных диаграммы, изменить выбор оси, добавить сетку диаграммы, добавить легенду (подпись, определяющая закраску или цвета точек данных или категорий диаграммы), подписать данные, вывести таблицу данных.

4 шаг. Позволяет определить лист, на котором будет расположена построенная диаграмма.

 Примечание: Удерживая клавишу Ctrl, можно одновременно выделять несколько диапазонов. Для редактирования отдельных элементов построенной диаграммы щелкните по элементу правой клавишей мыши и в появившемся меню выберите нужный параметр.

3.2.4 Функции. Применение статических функций

Для вставки функции в формулу надо щелкнуть мышью по кнопке Вставка функции на стандартной панели инструментов, появится окно диалога Мастер функций (Рис 3.6).

В программе MS Excel предлагается широкий набор разнообразных функций, в том числе статистических.

Теория по MS ExcelВ полном алфавитном перечне (или указав конкретную категорию) найдем интересующую нас функцию и нажмем ОК. Появится окно диалога с описанием применения данной функции. Выделим ячейки в таблице, над которыми надо произвести вычисления,  и активизируем действие функции. В выбранной ячейке должен появиться результат.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Теория по MS ExcelРис. 3.6

3.2.5 Вставка диаграмм и таблиц MS Excel  в документы MS Word

Для того чтобы вставить диаграмму или таблицу в MS Word, необходимо выделить область экспорта и скопировать эту область в буфер (можно копировать таблицы и диаграммы как вместе, так и отдельно). Далее в программе MS Word создаем новый файл или открываем существующий. Выбираем в меню пункт Правка. Далее можно воспользоваться двумя командами:

1. Вставка (простая вставка документа)

2. Специальная вставка (можно указать источник вставки и использовать связь объектов. При этом все изменения в Excel запишутся и в Word)

3.3 Списки

3.3.1 Сортировка записей. Фильтрация данных.

Таблицы Excel часто используют для ведения простейших баз данных. Такая таблица состоит из строки заголовков и нескольких столбцов, являющихся полями базы данных. Каждый заголовок описывает содержимое расположенного ниже столбца. Каждая строка (исключая строку заголовков) представляет собой отдельную запись. Такие таблицы обычно называют списками. Если данные представлены в виде списков, программа Excel позволяет производить сортировку и фильтрацию.

Теория по MS Excel

Для того чтобы выполнить сортировку, необходимо выделить любую ячейку в списке и выполнить команду Данные – Сортировка. Откроется окно диалога (рис 3.7) с тремя полями: «Сортировать по», «Затем по», «В последнюю очередь по».

Теория по MS Excel

Рис.3.7

Можно выбрать от одного до трех полей сортировки, а также задать порядок сортировки по каждому полю.

При фильтрации отображаются только записи, обладающие нужными свойствами. Простейшее средство фильтрации – автофильтр. Для запуска автофильтра надо выделить любую ячейку в списке и выполнить  команду Данные – Фильтр - Автофильтр. (рис 3.8).

 

Теория по MS Excel

 

 

 

Рис. 3.8

В результате в ячейках с заголовками полей появляются раскрывающие кнопки. Щелчок по такой кнопке открывает  доступ  к списку вариантов фильтрации. Записи, не удовлетворяющие условию фильтрации, не отображаются. Обратите внимание на то, что кнопка активного Автофильтра подкрашивается синим цветом. Это означает, что фильтр включен.

3.3.2 Команда “Итоги”

Команда Итоги создает автоматические промежуточные итоги для каждой группы строк списка, что позволяет анализировать список при различных уровнях детализации данных. При этом можно использовать различные функции для вычисления итогов на уровне групп. Кроме того, команда Итоги создает общие итоги и создает структуру списка.

Для подведения итогов необходимо выделить любую ячейку в списке данных и выполнить команду Данные - Итоги (рис.3.9).

Теория по MS Excel

Рис. 3.9

На экране открывается диалоговое окно, содержащее следующие поля:

«При каждом изменении в» – определяется столбец, содержащий группы данных, для которых подводятся итоги. По этому столбцу список должен быть ранее отсортирован.

«Операция» – задается функция для расчета итогов

«Добавить итоги по» – помечаются щелчком мыши столбцы, содержащие значения, по которым подводятся итоги.

Для отмены команды Итоги в том же окне диалога надо выполнить команду Убрать все.

3.3.3 Формы

Применение форм позволяет упростить ввод данных в списки, а также изменение и удаление записей.

Укажите ячейку списка, начиная с которой следует добавлять записи, и выполните команду Данные – Форма. В появившемся окне диалога будут показаны значения полей вашего списка и команды, с помощью которых можно перемещаться по записям, добавлять и изменять данные.

Введите поля новой записи, используя клавишу TAB для перемещения к следующему полю. Для перемещения к предыдущему полю используйте сочетание клавиш SHIFT+TAB.

Чтобы добавить запись в список, можно нажать клавишу ENTER.

По завершении набора последней записи нажмите кнопку Закрыть, чтобы добавить набранную запись и выйти из формы.

Если поле списка содержит формулу, то в форме выводится ее результат. Изменять это поле в форме нельзя.

При добавлении записи, содержащей формулу, результат формулы не будет вычислен до нажатия клавиши ENTER или кнопки Закрыть.

Чтобы отменить добавление записи, нажмите кнопку Вернуть перед нажатием клавиши ENTER или кнопки Закрыть.

Microsoft Excel автоматически добавляет запись при переходе к другой записи или закрытии формы.


3 Электронные таблицы MS Excel               48

3.1 Создание таблицы     48

3.1.1 Структура книги и листа таблицы. Перемещение по листам и ячейкам. Выделение ячеек, строк и столбцов    48

3.1.2 Ввод и редактирование данных  49

3.1.3 Автозаполнение. Копирование формата          49

3.1.4 Формат ячеек 50

3.1.5 Связь между листами. Вставка и удаление.     51

3.2 Формулы. Диаграммы            52

3.2.1 Использование адресации ячеек в формулах. Применение арифметических операторов   52

3.2.2 Копирование формул. Автосумма.          52

3.2.3 Построение диаграмм        53

3.2.4 Функции. Применение статических функций   54

3.2.5 Вставка диаграмм и таблиц MS Excel  в документы MS Word         54

3.3 Списки    55

3.3.1 Сортировка записей. Фильтрация данных.      55

3.3.2 Команда “Итоги”        56

3.3.3 Формы 57

 

Наверх страницы

Внимание! Не забудьте ознакомиться с остальными документами данного пользователя!

Соседние файлы в текущем каталоге:

На сайте уже 21970 файлов общим размером 9.9 ГБ.

Наш сайт представляет собой Сервис, где студенты самых различных специальностей могут делиться своей учебой. Для удобства организован онлайн просмотр содержимого самых разных форматов файлов с возможностью их скачивания. У нас можно найти курсовые и лабораторные работы, дипломные работы и диссертации, лекции и шпаргалки, учебники, чертежи, инструкции, пособия и методички - можно найти любые учебные материалы. Наш полезный сервис предназначен прежде всего для помощи студентам в учёбе, ведь разобраться с любым предметом всегда быстрее когда можно посмотреть примеры, ознакомится более углубленно по той или иной теме. Все материалы на сайте представлены для ознакомления и загружены самими пользователями. Учитесь с нами, учитесь на пятерки и становитесь самыми грамотными специалистами своей профессии.

Не нашли нужный документ? Воспользуйтесь поиском по содержимому всех файлов сайта:



Каждый день, проснувшись по утру, заходи на obmendoc.ru

Товарищ, не ленись - делись файлами и новому учись!

Яндекс.Метрика