prepod

Путь к Файлу: /институт / КЛ информатика_1 курс -2семестр -5 неделя.doc

Ознакомиться или скачать весь учебный материал данного пользователя
Скачиваний:   0
Пользователь:   prepod
Добавлен:   30.12.2015
Размер:   357.5 КБ
СКАЧАТЬ

Тема 13. Организация труда

Раздел 1. Информационные системы при организации труда

Для специалиста в любой области правильная организация труда является важнейшей составляющей частью его работы. Трудно представить человека, который может руководить несколькими проектами, некоторую работу выполнять самостоятельно, учиться и к тому же у него остается время на отдых и развлечения. Таких людей называют успешными в бизнесе и жизни.

В управлении государством, регионом, городом или предприятием требуется умение человека так организовать свой труд, чтобы эффективно выполнять свои функции, но и быть человеком, которого могут назвать успешным. Достижение такого состояния позволяют три составляющие труда человека: знания, трудовая дисциплина и использование информационных технологий.

Наличие знаний позволяет человеку принимать правильные и обоснованные решения по решаемым задачам. Но знания не помогут достичь больших успехов, если они не подкреплены трудовой дисциплиной.

Под трудовой дисциплиной понимают совокупность правовых норм, установленных на предприятии, в учреждении или в организации, которая является обязательной для всех участников трудового процесса. Трудовая дисциплина состоит, в частности, в обязанности работника трудиться честно и добросовестно, своевременно и точно выполнять свою работу.

Одним из ключевых моментов при организации труда является своевременное выполнение комплекса определенных работ. Это условие наиболее сложное из всех остальных, поскольку оно сопряжено не только со знаниями предметной области, но и строгой внутричеловеческой организацией труда, которую можно только воспитать и регулярно помогать ей развиваться, используя существующие информационные технологии.

Основными помощниками в организации трудовой дисциплины человека могут служить различные календари, органайзеры, задачники и т.д. Дополнительными элементами являются представительские web-ресурсы, почтовые системы, системы коммуникации и т.д. Все эти элементы, связанные в единую систему организации труда, позволяют человеку существенно упорядочить свое трудовое и свободное время, обеспечив выполнение необходимых задач своевременно и с должным качеством.

Современные средства позволяют решить множество задач трудовой дисциплины. Использование персонального компьютера, ноутбука или карманного компьютера, с установленными на него офисными средствами, позволяет человеку максимально улучшить планирование своей деятельности.

Организовывая свой труд, человеку необходимо решать множество задач, связанных с учетом информации, расчетами математических показателей, организацией демонстраций, написанием документов, планированием своей работы и т.д. Чтобы успешно и высокоэффективно выполнять эти работы необходимо использовать современные информационные технологии.

Современные технологии позволяют выполнять множество этих задач с помощью различных технических средств, включающих в себя некоторое офисное программное обеспечение. Так, например, мобильные телефоны включают комплекс средств офисного сопровождения владельца телефона. К таким офисным средствам относятся: календарь или ежедневник, записная книжка, календарь задач и встреч и т.д. Эти средства позволяют человеку управлять своим временем, планируя свою деятельность, используя различные механизмы напоминания.

Другим примером использования информационных систем организации труда является использование карманных компьютеров, которые имеют большее количество офисных средств. В частности, в карманные компьютеры включаются кроме календаря задач и встреч, текстовый процессор, табличный процессор, средства рисования и т.д. Эти дополнительные средства, обладая небольшими возможностями, позволяют пользователю создавать несложные системы управления своей деятельностью. Дополнительно к средствам офисной обработки информации, в комплекте программного обеспечения карманных компьютеров включаются средства коммуникаций, позволяющие принимать и отправлять почтовые сообщения, просматривать web-ресурсы (Интернет-страницы). Эти же коммуникационные возможности включаются в современные мобильные телефоны, которые дополнительно могут служить для карманных компьютеров модемами, чтобы можно было свободно получать доступ к интернет-ресурсам.

Но самым мощным средством организации труда является персональный компьютер, позволяющий использовать все существующие возможности обработки и передачи информации. Именно персональные компьютеры позволяют человеку решать все задачи информатики, встающие перед ним в процессе осуществления своей профессиональной деятельности. А мобильные телефоны и карманные компьютеры являются, в этом случае, дополнительными мобильными средствами, обеспечивающими пользователю эффективное взаимодействие вне возможности использовать персональный компьютер.

В данном разделе будет рассмотрена технология комплексного использования программных информационных технологий, использующихся при профессиональной работе и в жизни. Использование комплексного подхода к организации труда дает возможность получить синергетический (обобщенный) эффект от выполнения работы. Еще раз точно сформулируем офисные средства, необходимые для организации труда и дадим их краткую характеристику, позволяющую определить место, где может каждое офисное средство использоваться:

· текстовый процессор (Microsoft Word) – это информационная система формирования текстовых документов с элементами внедрения различных оформительских и информационных блоков, улучшающих структуру и информационное наполнение документа;

· табличный процессор (Microsoft Excel) – это программное средство, используемое при необходимости проведения сложных математических вычислений или учета небольших объемов неструктурированной информации с применением элементарных статистических обработок данных. Данное средство обеспечивает дополнительные возможности по проведению статистического и аналитического анализа данных с целью принятия управленческого решения;

· система управления базами данных (Microsoft Access) – это программное средство, которое необходимо при учете больших объемов информации. Данное средство требует создания строго структурированных данных, обеспечивая возможности проведения быстрой обработки данных по операциям внесения и выборки данных. Дополнительные возможности СУБД позволяют создать приложение пользователя, обеспечивающее удобство ввода данных и вывода информации по информационным потребностям пользователя в удобном для чтения виде;

· средство презентаций (Microsoft PowerPoint) – это программное средство дает возможность провести демонстрацию получаемых результатов профессиональной работы в красивом графическом виде с элементами анимации, обеспечивая максимальный эффект усвоения представляемой информации;

· средство бизнес-графики (Microsoft Visio) – это средство является графическим пакетом с множеством стандартизованных графических элементов и позволяет пользователя с минимальными трудовыми затратами представить различные схемы и графики. Данное средство удобно использовать совместно с текстовым процессором и средством презентаций, позволяя создавать наглядные схемы;

· средство коммуникаций (Microsoft Outlook) – это программное средство является основным при организации трудовой дисциплины человека, обеспечивая планирование ежедневной деятельности и планирования выполнения ставящихся перед человеком задач. С помощью этого средства пользователь получает возможность отслеживать процессы выполнения поставленных задач, планировать встречи и различные акции. Дополнительно это средство обеспечивает пользователю обмениваться почтовыми сообщениями по Интернет-каналам.

Все представленные офисные средства объединяются в единый интегрированный офисный пакет Microsoft Office, обеспечивающий высокую эффективность работы по решению ставящихся перед человеком задач. В области управления предприятием, людьми, регионом, государством или городом все эти средства являются часто используемыми и объективно необходимыми.

Предположим некоторому человеку, являющемуся лицом, принимающим решения, необходимо организовать свою работу в области управления людьми по некоторой профессиональной деятельности. Область деятельности может быть любой: от управления процессом производства изделий, до планирования и проведения политических акций, или управления научными проектами, или руководством процессом обучения. Практически все виды деятельности человека подвержены одному и тому же процессу управления и ключевыми элементами являются люди, которыми необходимо управлять, и объекты деятельности, которые необходимо производить или реализовывать.

Для рассматриваемого примера возьмем задачу управления несколькими проектами в рамках некоторого абстрактного предприятия. Пусть предприятие будет производственным с собственными точками сбыта. Следовательно, у руководителя такого предприятия существует множество задач, которые он должен решать:

· учет кадрового состава, фиксируя качество выполняемой работы и размеры заработной платы и премий;

· учет реализуемых проектов, определяя основные экономические показатели: рентабельность проекта, экономический эффект от реализации проекта, сроки реализации и окупаемости проекта, потребности в материалах, потребности в конечном продукте по проекту и т.д.;

· учет финансовых показателей предприятия, фиксируя и оценивая множество финансово-экономических показателей, определяющих прибыль предприятия, в том числе, от реализации каждого из проектов;

· отслеживание технологического процесса по каждому из реализуемых проектов, фиксируя прохождение контрольных точек и соотношение этих точек с ранее сформированным планом реализации проектов;

· формирование комплекса документации по реализуемым проектам, обеспечивая архивирование документационного обеспечения.

Конечно, решать задачи управления можно с помощью ручки и бумаги, но это сопряжено с множеством проблем, которые не позволяют получить максимальный эффект от процесса управления:

· необходимо учитывать значительные финансовые затраты на расходные материалы, которые значительно быстрее заканчиваются, чем расходные материалы компьютерной техники;

· поиск нужной информации является достаточно трудоемким и долгим процессом, что не позволяет принимать оперативные решения. Особенно это сказывается, когда в управлении находится множество различных проектов;

· проведение вычислительных операций сопряжено с высокой вероятностью совершения математических ошибок, что приводит к увеличению времени для проведения аналитической и статистической обработки информации, а также к необходимости увеличению погрешности в точности вычислений;

· контроль за работой сотрудников осуществляется неэффективно, поскольку человеческие ресурсы не способны охватить весь объем контролируемых факторов. К тому же процесс управления требует не только контролировать работу, но и проводить аналитическую оценку качества работы каждого сотрудника, что также сложно сделать, используя только ручку и бумагу;

· высокие психологические и умственные нагрузки сильно влияют на здоровье лица, принимающего решения, поскольку комплекс уже оговоренных проблем и психологическое состояние самого человека нарушают работу иммунной системы и мозговой деятельности.

Существенным решение этих проблем является использование комплекса офисных программных и технических средств. Для решения задач учета данных используются системы управления данными или табличный процессор. Для проведения вычислительных операций используется табличный процессор, а данные для проведения сложных статистических вычислений можно получить с помощью систему управления базами данных. Для выполнения операций по формированию документов используется текстовый процессор, сопряженный с табличным процессором, средство бизнес-графики и системой управления базами данных. Для демонстрации полученных результатов используется средство презентаций, сопряженное со средством бизнес-графики и табличным процессором. Для планирования и организации работы, а также отслеживанию технологического процесса используется средство коммуникации и планирования деятельности.

КЛ информатика_1 курс -2семестр -5 неделя

Рисунок 458. Схема взаимодействия офисных средств

Естественно, что представленная схема иллюстрирует только возможный вариант взаимодействия офисных средств между собой. Используя технологии коммуникации между офисными средствами, пользователь может передавать данные между любыми офисными средствами. Дополнительно, технологии взаимодействия программных средств позволяют использовать в различных офисных средствах одинаковые средства описания данных. Например, конструктор формул можно использовать в текстовом процессоре, а также в средстве презентаций.

Таким образом, чтобы эффективно решать достаточно сложные задачи управления, возникающие в профессионально деятельности практически каждого специалиста, необходимо использовать комплексный подход в применении офисных программных средств.

В рассматриваемом примере для каждой задачи необходимо применить определенные программные средства:

Задача

Программное средство

1

учет кадрового состава, фиксируя качество выполняемой работы и размеры заработной платы и премий

Microsoft Access - используется для проведения учета персонала и формирования статистической информации по выполняемым работам и заработной плате

Microsoft Excel – используется для вычисления новой заработной платы на основании проведения статистического анализа статистической информации из базы данных

Microsoft Word – используется для формирования отчетных документов с дополнительными текстовыми вставками

2

учет реализуемых проектов, определяя основные экономические показатели: рентабельность проекта, экономический эффект от реализации проекта, сроки реализации и окупаемости проекта, потребности в материалах, потребности в конечном продукте по проекту и т.д.

Microsoft Outlook – используется для планирования деятельности персонала в рамках реализуемых проектов

Microsoft Access – используется для хранения информации о реализации проектов и участии в проектах сотрудников

Microsoft Excel - используется для проведения экономических расчетов показателей эффективности работы по проектам

Microsoft Word – используется для формирования аналитических документов, использующих экономические показатели, рассчитанные с помощью Microsoft Excel

Microsoft Visio – используется для формирования иллюстраций в отчетные документы по реализации проектов

Microsoft PowerPoint – используется для демонстрации результатов выполнения работ по проектам и обосновании экономической целесообразности дальнейшее работы по проектам

3

учет финансовых показателей предприятия, фиксируя и оценивая множество финансово-экономических показателей, определяющих прибыль предприятия, в том числе, от реализации каждого из проектов

Microsoft Access  – используется для сбора и хранения комплекса финансовых показателей по проектам

Microsoft Excel – используется для проведения сложных вычислений по экономическим показателям, используя механизмы сводных таблиц, поиска решений и статистических функций

Microsoft PowerPoint – используется для формирования презентаций, показывающих эффективность реализации проектов

4

отслеживание технологического процесса по каждому из реализуемых проектов, фиксируя прохождение контрольных точек и соотношение этих точек с ранее сформированным планом реализации проектов

Microsoft Outlook – используется для планирования технологического процесса и задач, которые необходимо выполнить в процессе реализации проектов

Microsoft Access – используется для учета процесса реализации проектов

5

формирование комплекса документации по реализуемым проектам, обеспечивая архивирование документационного обеспечения

Microsoft Word – используется для формирования отчетных форм документов по реализации проектов на основании информации из базы данных Microsoft Access и табличных вычислений Microsoft Excel

Таким образом, все выделенные функции управления проектами решаются с применением не одного конкретного офисного программного средства, а только в комплексе взаимодействия этих средств.

Для того, чтобы можно было воспользоваться механизмом комплексного использования программных средств, используется технология OLE вставок. Эта технология позволяет вставлять данные из других приложений, не теряя связь с приложением, которое создало эти данных. В результате, чтобы произвести изменения, достаточно вызвать приложения для работы со вставкой и все необходимые изменения автоматически будут внесены в исходный документ. Наиболее часто такой механизм используется при взаимодействии электронных таблиц и текстового процессора.

Чтобы вставить таблицу и часть данных электронной таблицы в текстовый документ Microsoft Word достаточно использовать механизм специальной вставки.

КЛ информатика_1 курс -2семестр -5 неделя

Рисунок 459. Вызов специальной вставки

Этот механизм вызывает диалоговое окно, в котором пользователь может выбрать правила, используя которые, система вставит сохраненный в буфере компьютера блок данных.

КЛ информатика_1 курс -2семестр -5 неделя

Рисунок 460. Диалоговое окно вставки

В рамках этого диалогового окна пользователь может определить основные механизмы, используемые при вставках. Стоит выделить, что в специальной вставке существует два механизма такой вставки: вставка данных, связав с именем приложения, которое является автором вставляемых данных; вставка данных, связав их с файлом, в котором эти данные хранятся.

При использовании первого варианта вставки пользователь определяет, что данные, вставленные в текст документа, являются самостоятельными элементами, но могут обрабатываться некоторым заранее определенным приложением. Например, вставив данные из электронной таблицы, пользователь определяет, что Microsoft Excel является приложение, обрабатывающим эти данные и активизация (двойной щелчок мыши на вставленных данных) этих данных приводит к запуску данного приложения, внутрь которого будут выведены данные для корректировки.

КЛ информатика_1 курс -2семестр -5 неделя

Рисунок 461. Активизация таблицы Microsoft Excel

В результате такой операции, не вызывая сам редактор электронных таблиц, пользователь может внести изменения, которые автоматически будут перенесены в текстовый документ. Аналогичным образом можно использовать этот механизм для вставки бизне-схем из средства Microsoft Visio. Или перенести данные из текстового документа, бизнес-схему, электронную таблицу или диаграмму в средство презентаций Microsoft PowerPoint.

Второй вариант вставки данных является более сложным, поскольку связывает текстовый документ не с самими данными, а файлом, из которого эти данные берутся. В диалоговом окне специальной вставки используется кнопка «Связать». В результате, если файл с данными доступен пользователю для экспорта данных в момент открытия файла, то данные будут отображены в документе, в противном случае, пользователю будет выведена ошибка о невозможности отобразить связанные данные.

КЛ информатика_1 курс -2семестр -5 неделя

Рисунок 462. Вызов связанного файла

Как и в первом случае, сделав двойной клик кнопкой мыши на вставленном элементе, произойдет вызов OLE-связки, которая вызовет файл, с которым связаны вставленные данные, в соответствующем приложении, применяемом для редактирования этих данных.

Дополнительно к этой возможности добавлен механизм, который позволяет редактировать данные в исходном документе, не открывая текстовый документ. В результате такой операции изменения в текстовый документ будут внесены после открытия документа, либо проведения обновления связи текстового документа с данными.

КЛ информатика_1 курс -2семестр -5 неделя

Рисунок 463. Обновление связи с данными

Аналогичным образом можно связать данные в средстве презентаций (Microsoft PowerPoint), табличном процессоре (Microsoft Excel), средстве бизнес-графики (Microsoft Visio).

Между табличным процессором и системой управления базами данных (Microsoft Access) также существует механизм связи данных, позволяющих автоматически вносить изменения в табличный процессор, изменяя их с помощью приложения базы данных. Для этого достаточно определить места расположения данных из базы данных

КЛ информатика_1 курс -2семестр -5 неделя

Рисунок 464. Открытие данных из базы данных

Стоит помнить, что механизм открытия данных связывает электронную таблицу только с одним блоком данных из базы данных. В связи с этим изначально необходимо сформировать результат, который нужно вставить в электронную таблицу, в виде запроса.

КЛ информатика_1 курс -2семестр -5 неделя

Рисунок 465. Определение данных для вставки

При наличии необходимо запроса по формированию данных для последующей статистической обработки, в списке данных для вставки будет отображен соответствующий запрос, который можно выбрать. В этом случае, в электронную таблицу будут добавлены данные результата реализации выбранного запроса.

КЛ информатика_1 курс -2семестр -5 неделя

Рисунок 466. Результат вставки из базы данных

Используя связи между приложениями, Microsoft Excel может изменить сведения, применяемые для анализа данных. Создав необходимое приложение обработки табличных данных в Microsoft Excel, пользователь может, изменив данные в базе данных, в максимально короткие сроки получить необходимый набор данных в форме аналитического отчета. Использовав связь с текстовым процессором, он может сформировать необходимый отчет по полученным данным статистической обработки.

Таким образом, совместив все приложения Microsoft Office, пользователь может создать единую комплексную систему обработки информации, не прибегая к помощи специалистов в области программирования. К тому же, эта интеграция программных средств создает простейшую интегрированную систему обработки данных, позволяющей быстро получать необходимые данные, освободив рабочее время для решения задач, для которых невозможно использовать стандартные программные средства.

Дополнительно к программным средствам организации обработки информации, пользователю необходимо пользоваться средствами коммуникации, чтобы оперативно передавать полученную информацию людям, участвующим в решении поставленных задач. В частности, используются механизмы электронной почты, чата для организации взаимодействия в реальном режиме времени и обменом короткими сообщениями, системы on-line общения для передачи более длинных сообщений в режиме реального времени, web-представительства для публикации сведений в Интернет. Все эти механизмы относятся к области мировых информационных ресурсов.

 

Наверх страницы

Внимание! Не забудьте ознакомиться с остальными документами данного пользователя!

Соседние файлы в текущем каталоге:

На сайте уже 21970 файлов общим размером 9.9 ГБ.

Наш сайт представляет собой Сервис, где студенты самых различных специальностей могут делиться своей учебой. Для удобства организован онлайн просмотр содержимого самых разных форматов файлов с возможностью их скачивания. У нас можно найти курсовые и лабораторные работы, дипломные работы и диссертации, лекции и шпаргалки, учебники, чертежи, инструкции, пособия и методички - можно найти любые учебные материалы. Наш полезный сервис предназначен прежде всего для помощи студентам в учёбе, ведь разобраться с любым предметом всегда быстрее когда можно посмотреть примеры, ознакомится более углубленно по той или иной теме. Все материалы на сайте представлены для ознакомления и загружены самими пользователями. Учитесь с нами, учитесь на пятерки и становитесь самыми грамотными специалистами своей профессии.

Не нашли нужный документ? Воспользуйтесь поиском по содержимому всех файлов сайта:



Каждый день, проснувшись по утру, заходи на obmendoc.ru

Товарищ, не ленись - делись файлами и новому учись!

Яндекс.Метрика